關于醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新的探討

摘 要：隨著經濟生產和人們生活對醫(yī)行需求的增加，醫(yī)院合同檔案管理工作內容不斷增多，管理工作變得越來越復大大提高了醫(yī)院合同檔案管理的難度。由于受到各種因素的影響，我國許多醫(yī)院的合同檔案管理工作起步比較晚，管理水平較低，與現(xiàn)代醫(yī)院的信息化發(fā)展要求不符，難以將醫(yī)院檔案中的信息價值充分的利用起來。本文針對新時期醫(yī)院檔案管理工作存在的問題，分析了加強醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的意義，提出了加強醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的措施。

關鍵詞：醫(yī)院；合同檔案；管理工作；創(chuàng)新

隨著社會主義市場經濟的不斷發(fā)展，我國的醫(yī)療衛(wèi)生領域發(fā)生了深刻變革，醫(yī)院之間的競爭更加激烈，醫(yī)院發(fā)展面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。醫(yī)院合同檔案管理工作對于推動醫(yī)院的技術與學術進步具有重要的意義。但是對目前我國大中型醫(yī)院進行跟蹤調查發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院檔案管理工作的開展面臨諸多現(xiàn)實間題，影響了醫(yī)院整體工作的系統(tǒng)性和完善性，阻礙了醫(yī)院整體水平的提升。本文針對對醫(yī)院檔案管理工作中的問題，如管理機制不完善、管理技術及設備老舊、檔案利用率低等是這一工作開展過程中出現(xiàn)的主要問題，進行分析和綜述，并提出關于創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的干頂措施。

1 醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的重要性

1）創(chuàng)新是社會發(fā)展的要求。創(chuàng)新是社會發(fā)展的要求，是國家興旺發(fā)達的動力，是民族進步的靈魂。創(chuàng)新是引導社會前進的強大力量，是我們適應新形勢、識別新事物的意識形態(tài)武器。根據(jù)社會發(fā)展的新要求，勇氣和創(chuàng)新將使我們能夠加深對客觀世界的理解。為了實現(xiàn)醫(yī)院合同檔案的可持續(xù)發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質化、過于依賴人力的檔案管理辦法自然難以滿足現(xiàn)階段我們對這一工作開展效果的要求，因此必須對合同檔案管理進行創(chuàng)新，這也是社會開放的必然要求。

2）創(chuàng)新是檔案管理工作適應時代發(fā)展的需要。隨著科學技術的飛速發(fā)展，科技成果向現(xiàn)實生產力的轉化速度日益加快，信息在經濟社會生活中的作用日益增強。從具體的工作過程來看，合同檔案管理主要包括不同信息的收集、整理、分析和存儲，傳統(tǒng)的管理方法不僅會導致工作效率的大幅降低，而且會增加人力物力資源。而創(chuàng)新是檔案管理工作適應時代發(fā)展的需要，對于合同檔案資料的及時歸檔、快速接受、細化分類以及調取管理等提供了現(xiàn)代化手段，使信息化得以在檔案管理工作中真正發(fā)揮實效，不斷推動醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新和發(fā)展。

2 醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

1）相關制度不健全。較多研究顯示，大部分醫(yī)院均是結合我國衛(wèi)生部制定的相關要求以及醫(yī)院的實際情況制定醫(yī)院的相關管理制度，而對合同檔案管理涉及的制度以及職責較少，醫(yī)院合同檔案管理制度不健全。使得醫(yī)院合同檔案管理工作開展無法可依、無章可循，是當前醫(yī)院合同檔案管理工作中存在的最主要問題之一。從而導致不能對各方面內容進行全面的分析，經常會出現(xiàn)管理混亂的現(xiàn)象，難以提升工作效果。

2）檔案管理意識不足。目前，許多醫(yī)院的高層領導對合同檔案的管理重視不夠，認為合同檔案的管理不會產生直接的經濟效益。同時，由于各科業(yè)務繁忙，工作量繁重，合同檔案簽訂收集完畢后，沒有及時組織和儲存，導致存檔時出現(xiàn)許多錯誤信息。

3）管理技術落后。隨著時代的發(fā)展，在合同檔案管理過程中提升信息化程度將成為必然，但根據(jù)現(xiàn)狀來看，大部分醫(yī)院都不能及時的將這些新型的技術應用到這一工作當中來。根據(jù)研究顯示，較多醫(yī)院未能建立現(xiàn)代化管控體系，只將信息技術應用于醫(yī)院的服務方面，沒有在合同檔案管理工作上靈活運用，從而導致工作效率較低，這十分不利于合同檔案收集工作的開展，無法有效地促進醫(yī)院不斷發(fā)展。

4）缺乏專業(yè)管理人員。隨著科技信息時代的來臨，為符合時代發(fā)展需要，對開展合同檔案管理工作的人員提出了更高的要求，其不僅需要掌握專業(yè)的醫(yī)院合同檔案管理知識，還需要掌握相關的技術知識。但是目前，部分醫(yī)院的檔案管理人員并非專業(yè)出身，學歷相對較低，對醫(yī)院檔案管理知識認知程度不夠，這就導致合同檔案管理工作的質量和效率無法得到快速提升，給醫(yī)院合同檔案管理工作創(chuàng)新造成極大阻礙。

3 醫(yī)院合同檔案管理工作的創(chuàng)新

1）健全檔案管理制度。為確保醫(yī)院合同檔案工作的順利開展，醫(yī)院的相關管理部門應結合相關的法律、法規(guī)以及醫(yī)院的實際情況健全醫(yī)院合同檔案管理制度，對崗位管理、合同檔案歸檔與借閱等進行分析，以便于健全相關制度。首先，我們應該明確合同檔案保管員的具體責任，以確保在實際工作過程中不缺乏明確性或冗余。同時，當問題出現(xiàn)時，我們應該能夠更快地發(fā)現(xiàn)和解決它們，從而使合同檔案管理能夠依法、按規(guī)定進行。此外，在制定合同文件管理制度時，還要將工作與醫(yī)院的操作系統(tǒng)、操作模式、經濟水平和企業(yè)文化結合起來，以確保該制度能夠有效協(xié)調各部門之間的合作，促進合同檔案管理的創(chuàng)新。

2）增加對醫(yī)院合同檔案管理工作的重視度。傳統(tǒng)的合同檔案管理工作方法已經不能有效滿足現(xiàn)代化檔案管理的需要，尤其是新醫(yī)改措施提出以后，創(chuàng)新管理理念對保證醫(yī)療機構持續(xù)發(fā)展十分重要。如果不對醫(yī)院檔案管理工作進行創(chuàng)新，就無法與醫(yī)院保持同步發(fā)展，無法在醫(yī)院的發(fā)展過程中提供有價值的參考信息。針對以上問題來說，我們在實際的合同檔案管理過程中首先要樹立以“檔案利用”為主的意識，從具體的檔案利用出發(fā)來展開合同檔案管理工作。在實踐過程中，將合同檔案管理工作與醫(yī)院核心竟爭力相結合，可以促進企業(yè)市場竟爭力的不斷提高，從而提升醫(yī)院的經濟效益和社會效益。

3）提高創(chuàng)新主體的綜合素質。合同檔案管理人員是檔案管理工作創(chuàng)新的主體，是管理工作的組織者和實施者，因此，必須提高合同檔案管理人員的綜合素質。在我國以往的醫(yī)院合同檔案管理工作中存在不少問題，主要表現(xiàn)合同檔案管理人員思想陳舊，大多管理方式和管理理念都處于落后階段，往往只是沿用以前的存檔方式，不善于利用現(xiàn)代化技術，缺乏一定的前瞻性和行動力。為了實現(xiàn)合同檔案的科學管理和合同檔案信息管理的現(xiàn)代化，合同檔案管理人員必須具備相關的現(xiàn)代科學知識和專業(yè)技能，特別是計算機操作技能，因此進行相關的業(yè)務培訓十分重要。只有通過提升自身管理工作水平，優(yōu)化其發(fā)展體系，達到預期的工作目的。

4）創(chuàng)新工作形式。信息技術在醫(yī)院合同檔案管理工作中的應用，對于提高合同檔案管理的效率和質量有著不可估量的作用。因此，醫(yī)院合同檔案管理部門應當創(chuàng)新工作形式，轉變傳統(tǒng)的紙張管理方式，利用電子檔案的方式對其進行收集與處理，合理應用計算機技術對資源進行存儲、調用。不僅能提高工作效率，還能確保數(shù)據(jù)的準確性和實效性。所以，在醫(yī)院的合同檔案管理中，要將現(xiàn)代化的技術充分利用起來，提供優(yōu)質的檔案信息服務。

總結：目前，合同檔案管理工作屬于大部分醫(yī)院發(fā)展中的一個薄弱環(huán)節(jié)，常存在管理制度不健全、管理意識薄弱專業(yè)管理人員缺乏和缺乏先進管理技術等問題。為了提升醫(yī)院合同檔案管理工作效果，相關部門在實際工作中，應當制定完善的管理方案，針對合同檔案管理各個流程的工作內容與要求，創(chuàng)新合同檔案管理形式，注重先進技術和信息化系統(tǒng)的應用，可以全面提升醫(yī)院合同檔案管理效率，最終促進醫(yī)院整體管理水平的提升。

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作者簡介

郭維婭（1984-），女，漢族，山東省青島市，合同檔案管理員，助理館員，本科，檔案管理。