提升辦公室檔案文書管理工作的措施分析

王蓉

摘 要：隨著時代的發(fā)展和社會的進(jìn)步，電視臺媒體機構(gòu)對于辦公室檔案管理的質(zhì)量要求也隨之得到了不斷的提高，文章從目前我臺在辦公室合同、檔案文書管理工作的相關(guān)特點入手，通過對其中所存在問題的分析和探究，概要闡明了辦公室檔案文書管理工作的若干提升措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案文書管理；措施

辦公室是電視臺媒體機構(gòu)處理日常業(yè)務(wù)、經(jīng)營管理、協(xié)調(diào)溝通、信息共享、消息傳達(dá)的重要辦公場所之一，其檔案文書管理工作對于電視臺媒體機構(gòu)的正常運轉(zhuǎn)意義重大。辦公室檔案文書管理工作直接影響著電視臺媒體機構(gòu)的運行效率和管理水平。因此，只有不斷提升辦公室檔案文書管理工作質(zhì)量，才能為我臺在未來的長期穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

1 辦公室檔案文書管理工作的特點

結(jié)合我臺實際情況來看，其辦公室檔案文書管理工作的特點主要表現(xiàn)為：

第一，復(fù)雜性特點。檔案文書管理工作與企業(yè)運營發(fā)展的方方面面都是密不可分的，因此其內(nèi)容種類囊括了企業(yè)行政管理、人事、財會、科技信息等等，在實際工作過程當(dāng)中既需要相關(guān)員工能夠?qū)I(yè)的工作能力，還需要其具備認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作態(tài)度。第二，辦公室檔案文書管理的工作流程具體包括檔案文件的收集、分類、運轉(zhuǎn)傳遞、辦理、整理歸檔等多個方面的內(nèi)容，因此其工作內(nèi)容與辦公室文件的傳達(dá)與辦理工作息息相關(guān)，二者相輔相成，不可分割。第三，企業(yè)辦公室檔案文書管理工作的重點在于對相關(guān)文件資料的收集和管理方面。檔案文書資料忠實的記錄了企業(yè)發(fā)展運營的整個過程，對于企業(yè)的發(fā)展決策具有著舉足輕重的指導(dǎo)性作用，因此在相關(guān)工作的開展過程當(dāng)中，理應(yīng)著重重視其完整性、真實性和安全性，以便有需要時，能夠及時調(diào)取。

2 辦公室檔案文書管理工作中存在的問題

就目前的普遍現(xiàn)狀來看，電視臺媒體機構(gòu)在辦公室檔案文書管理工作中存在的問題主要表現(xiàn)在：

第一，由于電視臺媒體機構(gòu)辦公室檔案文書管理的工作性質(zhì)等導(dǎo)致，檔案文書管理相關(guān)工作人員多為兼職就業(yè)，其在專業(yè)能力和工作責(zé)任感方面多數(shù)有所欠缺，因此阻礙了辦公室檔案文書管理工作質(zhì)量的提高與發(fā)展；第二，電視臺媒體機構(gòu)辦公室檔案文書的管理模式傳統(tǒng)落后，既難以滿足現(xiàn)代化信息時代發(fā)展的必然需求，同時也進(jìn)一步導(dǎo)致檔案文書缺失、破損、利用率不高等現(xiàn)象比比皆是；第三，由于辦公室檔案文書管理工作千頭萬緒、復(fù)雜多變，是一個需要花費大量時間、耐心和精力投入的工作，但正是由于日常工作過于繁忙，因此導(dǎo)致部分員工在實際工作的展開過程當(dāng)中，難以全身心的投入到工作當(dāng)中去，更有甚者，還會出現(xiàn)消極怠工、應(yīng)付了事等不良現(xiàn)象，因此對于辦公室檔案文書管理工作質(zhì)量水平的提高造成了極大的負(fù)面影響。

3 辦公室檔案文書管理工作的提升措施

只有積極提升辦公室檔案文書管理工作的質(zhì)量水平，才能不斷增強企電視臺的整體運行效率，為其長期穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。一般來說，辦公室檔案文書管理工作的提升主要可以從以下的幾個方面著手進(jìn)行展開：

3.1 完善管理制度

以電視臺為例來說，企業(yè)辦公室檔案文書管理工作質(zhì)量水平的提升發(fā)展，與相應(yīng)管理制度的嚴(yán)謹(jǐn)性、合理性程度是密不可分的。沒有規(guī)矩不成方圓，有效管理制度的制定是規(guī)范辦公室檔案文書管理工作的重要基礎(chǔ)。譬如落實個人責(zé)任制度、增強考核評價體系、完善監(jiān)督管理等等，都是辦公室檔案文書管理相關(guān)制度制定的重要方向和途徑。

3.2 增強員工積極性

員工工作積極性的增強和提高，是辦公室檔案文書管理工作質(zhì)量保障的必要因素之一。由于檔案文書管理工作相對較為基礎(chǔ)，即是做得好了也很難會有明顯的工作成果體現(xiàn)，長此以往，不可避免的將會對部分員工的工作積極性造成一定的不利影響。因此，在實際工作開展過程當(dāng)中，企業(yè)管理人員就應(yīng)該不斷加強對于檔案文書管理工作的關(guān)注和重視程度，對于員工工作成果也應(yīng)當(dāng)適時的予以關(guān)心和肯定，從而確保其能夠全身心的投入到工作當(dāng)中去。除此之外，由于電視臺辦公室檔案文書管理對于相關(guān)員工的專業(yè)知識水平和實踐能力同樣具有著極高的要求，因此電視臺方面還應(yīng)該不斷加強對于相關(guān)員工的專業(yè)培訓(xùn)工作，同時積極引進(jìn)具有專業(yè)素養(yǎng)的高素質(zhì)人才，全面提高辦公室檔案文書管理工作人員的整體質(zhì)量水平。

3.3 加強工作模式創(chuàng)新

加強電視臺辦公室檔案文書管理的工作模式創(chuàng)新，是提高辦公室檔案文書管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵所在。在實際工作開展過程當(dāng)中，電視臺方面主要可以通過增進(jìn)技術(shù)開發(fā)、提高部門創(chuàng)新意識和保護意識等多種方式手段，在電視臺內(nèi)部建立起更加高效完善的檔案文書管理系統(tǒng)，全面提高檔案文書管理的利用率，從而為企業(yè)辦公室檔案文書管理工作質(zhì)量的提高提供有效的保障。

3.4 發(fā)展信息化管理

隨著科技的發(fā)展和社會的進(jìn)步，時代發(fā)展對于辦公室檔案文書管理的信息化要求也隨之不斷提高，在此基礎(chǔ)上，電視臺媒體機構(gòu)上層管理人員理應(yīng)積極通過提高檔案文書管理工作的信息化硬件設(shè)施、建立和完善企業(yè)檔案文書信息化管理平臺等手段措施，與時俱進(jìn)，積極發(fā)展信息化檔案文書管理，進(jìn)一步對傳統(tǒng)的檔案文書管理手段加以補充和完善，積極促進(jìn)電視臺媒體機構(gòu)辦公室檔案文書管理工作的正常運行和發(fā)展提高。

4 結(jié)語

綜上所述，電視臺的穩(wěn)定運營和發(fā)展與辦公室的檔案文書管理工作開展是緊密相關(guān)的，良好的檔案文書管理質(zhì)量，有助于電視臺健康有序的實現(xiàn)長期可持續(xù)發(fā)展。因此，在辦公室檔案文書管理工作的開展過程當(dāng)中，理應(yīng)通過完善管理制度、落實個人責(zé)任等有效措施，進(jìn)一步提高對于檔案文書管理工作的質(zhì)量水平和重視程度，從而促進(jìn)其在電視臺發(fā)展過程中更好的發(fā)揮出應(yīng)有的積極效用。

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