小型企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計(jì)初探

彭治

【摘要】本文論述了辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則，辦公自動化系統(tǒng)的整體技術(shù)架構(gòu)，結(jié)合工作實(shí)際，提出辦公自動化系統(tǒng)的安全措施。從而為企業(yè)的現(xiàn)代化管理提供依據(jù)。

【關(guān)鍵詞】小型企業(yè)；辦公自動化系統(tǒng)；開發(fā)；設(shè)計(jì)

辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能與現(xiàn)代化辦公進(jìn)行結(jié)合而產(chǎn)生的新型辦公方式，通過實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公、辦公自動化，能夠有效優(yōu)化管理組織結(jié)構(gòu)，變更管理體制，提高管理效率與辦公協(xié)調(diào)能力，并加強(qiáng)了管理組織者決策的一致性，最終實(shí)現(xiàn)提升決策對企業(yè)效能影響的目標(biāo)。本文探討了小型企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計(jì)，以系統(tǒng)整體目標(biāo)的建設(shè)為原則，分析了系統(tǒng)構(gòu)架、安全策略等內(nèi)容，以期為小型企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)與設(shè)計(jì)提供參考依據(jù)。

一、辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則

（一）安全性與保密性。在對辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)時(shí)要將系統(tǒng)的安全性與保密性作為設(shè)計(jì)原則進(jìn)行周密的考慮，并在系統(tǒng)中提供權(quán)限管控、單據(jù)附件保密控制等多項(xiàng)功能，為企業(yè)數(shù)據(jù)信息的安全提供保障。

（二）開放性與靈活性。開放性與靈活性作為辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)原則是因?yàn)?，通過靈活、開放的模塊結(jié)構(gòu)可以提高各個(gè)模塊的獨(dú)立性，從而降低模塊間數(shù)據(jù)的偶合度，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)各個(gè)模塊對數(shù)據(jù)依賴的降低。另外，辦公自動化系統(tǒng)可借助于小型企業(yè)所使用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口進(jìn)行設(shè)計(jì)，從而更好地符合企業(yè)的實(shí)際情況，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)與外圍系統(tǒng)區(qū)域性的互聯(lián)互通。

（三）系統(tǒng)性與先進(jìn)性。系統(tǒng)性，即：從整個(gè)辦公自動化系統(tǒng)的角度出發(fā)，將設(shè)計(jì)的標(biāo)準(zhǔn)、代碼的編寫進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，并將系統(tǒng)采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一輸入，以此來實(shí)現(xiàn)一次輸入，全局共享。先進(jìn)性則是指，使用當(dāng)今時(shí)代較為成熟的信息技術(shù)，在滿足當(dāng)前業(yè)務(wù)需求的同時(shí)，留有功能拓展的空間。

（四）滿足企業(yè)的多方面需求。為企業(yè)決策者、管理者對公司實(shí)施業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的了解服務(wù)，并為其提供符合項(xiàng)目管理要求的項(xiàng)目管理模塊，彰顯重點(diǎn)項(xiàng)目的人員、問題、匯報(bào)、計(jì)劃、進(jìn)度、知識文檔等信息，且在設(shè)計(jì)時(shí)將系統(tǒng)使用簡易程度作為優(yōu)先考慮的問題。另外，還需將企業(yè)人力資源部門的需求作為設(shè)計(jì)原則，為其提供解決員工考勤、培訓(xùn)、社保、薪酬等問題的對策。

二、辦公自動化系統(tǒng)的整體技術(shù)架構(gòu)

（一）服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的部署方式。采用分層的技術(shù)架構(gòu)將服務(wù)器與數(shù)據(jù)庫服務(wù)器進(jìn)行分別部署，以此來增加安全性。應(yīng)用服務(wù)器相對面向使用者較容易受到威脅，將其分開部署，即使服務(wù)器出現(xiàn)差錯(cuò)，仍可保證數(shù)據(jù)的完好。另外，分層的技術(shù)架構(gòu)也便于日后對服務(wù)器或數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的擴(kuò)展與改進(jìn)。

（二）系統(tǒng)的部署方式。此系統(tǒng)應(yīng)采用B/S結(jié)構(gòu)進(jìn)行統(tǒng)一的集中部署，使不同區(qū)域人員的辦公可在同一平臺上進(jìn)行，并使用數(shù)據(jù)加密機(jī)制，保證數(shù)據(jù)在公網(wǎng)上傳輸時(shí)的安全性。

三、辦公自動化系統(tǒng)的安全措施

（一）防火墻。防火墻作為一種常見且較為安全的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)措施，因其良好的性能在計(jì)算機(jī)中得到了普遍的應(yīng)用，外部人員對企業(yè)信息服務(wù)器進(jìn)行入侵時(shí)，必須先經(jīng)過防火墻，才可接觸到目標(biāo)數(shù)據(jù)，在開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)時(shí)可對防火墻的安全等級進(jìn)行自行配置，降低網(wǎng)絡(luò)中病毒、木馬傳播的幾率。

（二）移動U-Key。此安全措施常見于政府、銀行等對安全需求較高場所的辦公系統(tǒng)，移動U-Key指的是系統(tǒng)管理端將每一位用戶分別制定一組身份識別嗎，并且將用戶的身份識別碼作為唯一驗(yàn)證方式儲存于與U盤相似的移動U-Key中，當(dāng)使用時(shí)，需將隨身攜帶的移動U-Key插入電腦，系統(tǒng)自動確認(rèn)其身份后才可登陸系統(tǒng)接觸數(shù)據(jù)，由此可見，采用移動U-Key能夠有效降低公司數(shù)據(jù)、信息等資源外泄傳播的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）用戶名與密碼。用戶名與密碼是一種較為常見的系統(tǒng)安全策略，使用者通過預(yù)先注冊號的賬號與密碼進(jìn)行登錄與身份的確認(rèn)，通常登錄后可直接接觸符合其權(quán)限等級的數(shù)據(jù)。

四、辦公自動化系統(tǒng)中數(shù)據(jù)信息的備份

（一）存儲備份。存儲備份指的是，工作人員對業(yè)務(wù)往來所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行自行備份，較為常見的則是使用U盤進(jìn)行備份，工作人員將U盤隨身攜帶，安全性較高。

（二）雙機(jī)熱備。雙機(jī)熱備指的是將中心服務(wù)器改裝為兩臺互為備份的服務(wù)器，且兩臺服務(wù)器不可再同一時(shí)間一起運(yùn)行，當(dāng)其中一臺運(yùn)行的服務(wù)器發(fā)生故障時(shí)，另一臺服務(wù)器會自行啟動，為整個(gè)辦公系統(tǒng)的穩(wěn)定性提供保障。

五、結(jié)束語

信息化建設(shè)是小型企業(yè)的畢經(jīng)之路，應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)可以為小型企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者、決策者提供更為清晰的企業(yè)走向，也可為企業(yè)各級管理工作提供便利條件，進(jìn)而提高管理效率，加強(qiáng)員工的工作意識，為企業(yè)帶來良好的影響。

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