醫(yī)院人事檔案科學(xué)化管理的有效途徑探究

張彩麗

【摘要】隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深化，醫(yī)院人事檔案管理在推動醫(yī)院管理改革中的作用愈加突顯，為此，如何實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的科學(xué)化管理值得深究。本文在進一步明確醫(yī)院人事檔案管理重要性的基礎(chǔ)上，指出現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理的局限性，并提出切實可行的解決策略，以期推動醫(yī)院管理改革的順利進行。

【關(guān)鍵詞】人事檔案；管理；途徑；醫(yī)院

一、加強醫(yī)院人事檔案管理的重要性

（一）有利于促進人力資源的科學(xué)配置。新時期，醫(yī)院綜合實力的提升有賴高素質(zhì)人才的引進及醫(yī)院現(xiàn)有員工能力的提升。醫(yī)院人事檔案記錄了醫(yī)院員工的學(xué)歷、職稱、科研成果、重要獎勵、專業(yè)特長等重要信息，醫(yī)院可以通過查詢?nèi)耸聶n案明確員工專長，優(yōu)化人力資源配置，提升醫(yī)院的綜合競爭實力。

（二）有利于提高醫(yī)院的整體管理水平。隨著物質(zhì)生活水平的提高，消費者對于醫(yī)院的醫(yī)護水平和服務(wù)質(zhì)量有了更高的要求。這就要求醫(yī)院熟悉每一個員工的工作業(yè)務(wù)情況，依據(jù)員工工作短板開展針對性的培訓(xùn)，以提升員工的綜合素質(zhì)水平。因而醫(yī)院檔案管理水平的提升是提高醫(yī)院整體管理水平工作中的重中之重。

二、醫(yī)院人事檔案管理的局限性

（一）人事檔案管理信息化程度不高。醫(yī)院人事管理工作主要包括人事檔案的生成、人事檔案的保管及人事檔案的利用三大部分。目前，醫(yī)院人事檔案管理信息化程度不高，還采用最傳統(tǒng)的管理方式，即管理人員用計算機生成檔案填寫表格，打印后內(nèi)容手動填寫，后續(xù)紙質(zhì)檔案資料的整理及歸檔。原始的檔案管理方式導(dǎo)致管理人員工作強度極大且工作效率低下。由于紙質(zhì)資料份額較大，嚴重影響了檔案資料的檢索及使用率?，F(xiàn)階段，如何提高醫(yī)院人事檔案的信息化管理水平成為改革醫(yī)院人事檔案管理工作的重中之重。

（二）人事檔案管理人員素質(zhì)不高。目前，醫(yī)院人事檔案管理部門專職員工較少，大多數(shù)員工均是從其他科室臨時抽調(diào)的員工，雖然員工中不乏高學(xué)歷者，但由于非檔案管理專業(yè)出身，對于檔案管理工作僅是局限于檔案資料的整理、歸檔等日常工作，缺少對于檔案管理工作的深入研究及創(chuàng)新。而且檔案管理部門員工流動性較大，且領(lǐng)導(dǎo)認為檔案管理工作較為簡單，為增加員工的穩(wěn)定性，聘用了一些學(xué)歷水平較低的專職檔案管理人員，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理人員整體素質(zhì)水平不高，檔案管理工作改革推進較難進行。

（三）醫(yī)院人事檔案管理硬件設(shè)施配套落后。醫(yī)院人事檔案管理設(shè)備包括場地設(shè)施和檔案管理系統(tǒng)設(shè)備。由于醫(yī)院人事檔案管理部門不像醫(yī)院各科室可以直接給醫(yī)院帶來收益和聲譽，所以醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理部門重視不夠，在檔案管理室的建設(shè)和管理等方面資金投入不足，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理硬件設(shè)施配套落后，檔案存放場所環(huán)境、衛(wèi)生、溫度等不達標(biāo)，檔案丟失、破損的現(xiàn)象時有發(fā)生。而且檔案資料主要以紙質(zhì)資料為主，檢索查閱及其不方便，導(dǎo)致檔案資料更新不及時，利用率不高。及時更新醫(yī)院人事檔案管理的配套設(shè)施是實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案價值的有效抓手。

三、實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案科學(xué)化管理的有效途徑

針對醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題，現(xiàn)提出如下解決策略：

（一）加快醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)。新媒體時代下，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化已經(jīng)成為大勢所趨，首先，醫(yī)院需要加大檔案信息化管理的資金投入，引入先進的檔案管理軟件，提升醫(yī)院檔案管理效率，提高醫(yī)院人事檔案利用率。其次，要加強醫(yī)院人事檔案信息化管理的安全建設(shè)，人事檔案涉及個人隱私，同紙質(zhì)檔案相比雖然不容易丟失，但是要防止黑客的入侵，盜取人事檔案資料或者對人事檔案資料進行破壞，所以要定期對人事檔案資料進行加密處理，或進行多次備份。最后，要適當(dāng)增加醫(yī)院人事檔案資料的開放性，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案信息資源共享，保證檔案信息資源在醫(yī)院建設(shè)與發(fā)展中的可持續(xù)利用。

（二）加強醫(yī)院人事檔案管理專業(yè)隊伍的建設(shè)。醫(yī)院人事檔案管理人員素質(zhì)、知識水平的高低，直接影響醫(yī)院人事檔案管理水平，為此，首先，需要引進高學(xué)歷的檔案專業(yè)人才，提高醫(yī)院人事檔案管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)，同時對現(xiàn)有檔案管理人員進行針對性的培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)水平。其次，針對檔案管理工作繁瑣的工作特點，建立科學(xué)的考評機制，對于工作認真負責(zé)，工作上有創(chuàng)新的員工給予適當(dāng)?shù)莫剟?，以提高檔案管理人員的工作熱情，激發(fā)其工作創(chuàng)意。最后，帶領(lǐng)醫(yī)院檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的《檔案法》，做到思想與時俱進，工作與時俱進。

（三）引進先進的醫(yī)院人事檔案管理配套設(shè)施。醫(yī)院要設(shè)立專門人事檔案管理建設(shè)資金，加強檔案庫房的維護和建設(shè)，確保檔案庫房內(nèi)的安全和整潔，防止過于潮濕造成檔案損壞或是過于干燥引發(fā)火災(zāi)，配備齊全滅火、滅蟲等安全設(shè)備，當(dāng)發(fā)生意外時可以盡可能地降低損失。同時，應(yīng)及時檢查相關(guān)硬件設(shè)備的更新速度，定期維護和更新常用機器設(shè)備的性能，并根據(jù)醫(yī)院實際經(jīng)營情況和管理需求確定規(guī)劃資金的投入度，合理引進先進設(shè)備，盡可能減少手工操作。另外，需及時更新計算機軟硬件，計算機管理平臺能夠有效節(jié)省檔案儲存的空間，還有容量大、出錯率低，便于檔案查找和閱讀，降低人力和物力成本等特點。及時更新檔案管理軟件，實現(xiàn)其與醫(yī)院各科室的動態(tài)鏈接，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案資料共享的同時，保證醫(yī)院檔案管理人員的辦公效率以及醫(yī)院檔案的利用率。

【參考文獻】

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