醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)探究

許麗

【摘要】檔案信息化建設(shè)工作是每一個(gè)單位都必不可少的管理部分。而人事管理部門在進(jìn)行管理工作過程中形成的醫(yī)院人事檔案，也是人事管理部門歷史面貌的反映。它能夠?yàn)槿耸鹿芾聿块T制定政策提供參考與思路，還能夠?yàn)槿耸虏块T的管理工作考評(píng)提供依據(jù)。在人事管理信息化的過程中起著重要的推動(dòng)作用。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)療；人事；檔案管理信息化建設(shè)

檔案作為一種實(shí)質(zhì)性的管理工具，有著它獨(dú)特的規(guī)范性特點(diǎn)，同時(shí)具有管理工具的實(shí)用性、真實(shí)性、交流性以及權(quán)威性特點(diǎn)，對(duì)于醫(yī)院人事管理工作具有舉足輕重的作用。人事部門的管理是醫(yī)院為社會(huì)提供更好服務(wù)的前提，而人事檔案的管理則是保證人事管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。辦公信息化潮流涌動(dòng)，檔案管理的信息化建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。如何通過信息化建設(shè)進(jìn)一步規(guī)范檔案管理，加強(qiáng)人事部門的辦公管理智能，提高醫(yī)護(hù)人員職業(yè)素養(yǎng)，是醫(yī)院單位應(yīng)該重視的問題。

一、醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作中存在的問題

（一）對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視程度不足。一方面，醫(yī)院檔案管理部門一直以醫(yī)療檔案管理為工作重心，長期以來，作為基層單位在文件管理方面偏重于醫(yī)療事務(wù)管理，對(duì)于人事檔案的管理則處于忽視狀態(tài)。另一方面是由于檔案信息化建設(shè)工作無法為醫(yī)院人事檔案管理部門帶來直接的效益，很多醫(yī)院并不重視對(duì)人事檔案管理的信息化建設(shè)，認(rèn)為其可有可無，導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)的資金投入不足、設(shè)備陳舊落后、工作人員思想積極性不足等問題。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提高。雖說現(xiàn)在有的醫(yī)院人事檔案管理部門開始重視人事檔案信息化建設(shè)工作，但是檔案信息化建設(shè)工作還未真正發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值作用，產(chǎn)生這樣情況的最根本因素是因?yàn)橛嘘P(guān)的檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)與工作能力不足。一方面，檔案的分類不合理，導(dǎo)致不能有效應(yīng)用檔案信息，致使資料數(shù)據(jù)獲得的時(shí)間受到制約，因而使檔案管理信息化建設(shè)在醫(yī)院人事檔案管理部門中的作用很難實(shí)現(xiàn)。另一方面，大多數(shù)檔案管理人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的理論知識(shí)掌握不到位，所以導(dǎo)致有關(guān)的管理人員未意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，導(dǎo)致工作態(tài)度出現(xiàn)問題，對(duì)檔案的管理造成嚴(yán)重影響。

（三）人事檔案的收集、歸類和保管的流程缺少信息化管理。人事檔案存在著很多收集整理與歸檔環(huán)節(jié)不規(guī)范的問題，為檔案管理信息化建設(shè)利用工作帶來了許多麻煩。一些有關(guān)處罰案件不能及時(shí)錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使得紙質(zhì)檔案與電子檔案不能同步，在某些案卷上無法完全匹配，對(duì)信息的傳遞造成阻礙，拉低了工作效率。同時(shí)醫(yī)院在不斷改建、擴(kuò)建，名稱也在不斷變化，而電子檔案的更新不夠及時(shí)，使得檔案信息前后幾年不能統(tǒng)一。這都是檔案收集、歸檔的工作流程不規(guī)范造成的?！度耸聶n案管理信息化建設(shè)制度》本身對(duì)人事檔案管理信息化建設(shè)的收集與整理做了總體要求，但在具體實(shí)施中，并沒有可行的方法流程規(guī)定，缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。加上醫(yī)院人事檔案的收集不及時(shí)，造成了一些醫(yī)院人事檔案缺失，只有信息化收集、整理、歸檔管理等工作程序規(guī)范，保證檔案真實(shí)有效，檔案管理信息化建設(shè)才是有價(jià)值的。

二、加強(qiáng)人事檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)建議

（一）加強(qiáng)宣傳，提升全體人員的重視程度。檔案信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，涉及醫(yī)院人事檔案管理部門工作的方方面面，在醫(yī)院人事檔案管理部門發(fā)展中有著不可替代的作用。隨著信息多元化時(shí)代的到來，檔案的作用已不僅僅局限于上傳下達(dá)和交流溝通上，新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)賦予了檔案新的內(nèi)涵和意義。因此，醫(yī)院人事檔案管理部門要提升全體工作人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視程度。首先，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)從提升領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識(shí)入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識(shí)到做好檔案信息化建設(shè)工作的重要性，最大程度地爭取到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的支持。其次，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工，對(duì)每一項(xiàng)具體的工作設(shè)置專職的管理崗位，將檔案信息化建設(shè)工作由被動(dòng)局面轉(zhuǎn)化為主動(dòng)，使工作人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。最后，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動(dòng)，普及與檔案管理信息化建設(shè)有關(guān)的知識(shí)，使全體工作人員意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性。

（二）抓制度建設(shè)，理順規(guī)范人事檔案管理信息化建設(shè)。由于社會(huì)形勢(shì)發(fā)生了很大的變化，傳統(tǒng)的檔案信息化建設(shè)工作存在很多不規(guī)范的地方，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。為了有效解決這一問題，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)完善檔案管理信息化建設(shè)制度，為檔案管理信息化建設(shè)的信息化進(jìn)行提供制度保障，從而逐漸實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的信息化、制度化、標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而推動(dòng)各項(xiàng)工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)。首先，醫(yī)院人事檔案管理部門要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》，并結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際制定本單位的檔案收集、立卷、歸檔、保管等工作流程制度，要求管理人員嚴(yán)格按照工作程序進(jìn)行檔案的收集、整理與立卷等基本工作，保證檔案的真實(shí)性和科學(xué)性。

（三）健全組織領(lǐng)導(dǎo)部門，提高檔案管理人員整體水平。檔案信息化建設(shè)離不開一支精英隊(duì)伍的支持，因此醫(yī)院首先要建立起一支適應(yīng)信息化管理的工作人員隊(duì)伍，為檔案管理信息化建設(shè)的信息化進(jìn)行提供人才保障。首先，醫(yī)院人事檔案管理部門要提升檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，在人員選拔上注重對(duì)他們專業(yè)知識(shí)以及工作經(jīng)驗(yàn)的考察，從源頭上提升檔案管理信息化建設(shè)隊(duì)伍的整體素質(zhì)。其次，醫(yī)院人事檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性地組織一些講座，或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì)，使一些新入職人員能夠在前輩那里學(xué)習(xí)并借鑒一些好的經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷提高檔案處理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。再次，醫(yī)院人事檔案管理部門應(yīng)當(dāng)積極對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)考核，確保其專業(yè)能力過關(guān)。最后，醫(yī)院人事檔案管理部門要對(duì)一些不能勝任檔案管理信息化建設(shè)要求工作的工作人員進(jìn)行及時(shí)教育，防患于未然。

（四）加強(qiáng)硬件建設(shè)，科學(xué)管理人事檔案。醫(yī)院人事檔案管理部門要及時(shí)更新檔案管理信息化建設(shè)設(shè)備，為檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行提供物質(zhì)保障。首先，醫(yī)院人事檔案管理部門要積極引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)。其次，為了保證檔案信息的安全，醫(yī)院人事檔案管理部門要引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)。最后，醫(yī)院人事檔案管理部門要及時(shí)淘汰舊的檔案設(shè)備。人事檔案的信息化還需要對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行雙套保險(xiǎn)保存。利用電子計(jì)算機(jī)保存重要檔案，另一方面也不能忽略紙質(zhì)檔案的保管。還可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，為工作人員提供一些不涉及隱私的必要信息，為工作人員提供方便的途徑查閱相關(guān)信息。同時(shí)，面對(duì)眾多龐大的資源和內(nèi)容，逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化利用是十分必要的。實(shí)現(xiàn)檔案利用的網(wǎng)絡(luò)化可以極大提高檔案的利用率，更好地服務(wù)于生產(chǎn)和生活。數(shù)字化是檔案信息化過程中的一個(gè)主要特點(diǎn)，所以要實(shí)現(xiàn)原有檔案資料的全部數(shù)字化是一個(gè)漫長的過程，應(yīng)從堅(jiān)持矛盾的普遍性與特殊性原則，明確重點(diǎn)、分步推進(jìn)的原則對(duì)原有檔案的項(xiàng)目首先進(jìn)行數(shù)字化；要對(duì)檔案資料做到具體問題具體分析。

（五）增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的安全性。檔案管理信息化對(duì)現(xiàn)在的醫(yī)院有很重要的作用，只有醫(yī)院檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。第一，建立健全相關(guān)的保密制度與規(guī)定，并以此對(duì)相應(yīng)的檔案管理信息化建設(shè)人員實(shí)行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴(yán)厲的處分，使檔案得到規(guī)范管理，確保檔案信息的安全性。第二，醫(yī)院應(yīng)主動(dòng)推廣計(jì)算機(jī)知識(shí)與網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，使醫(yī)院內(nèi)部的所有工作人員都能擁有網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，并對(duì)安全隱患所帶來的嚴(yán)重后果加以宣講，同時(shí)增強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理部門對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度。

三、結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)中信息化程度的高低既是對(duì)工作人員素質(zhì)和能力的一種考驗(yàn)，又是對(duì)檔案處理精益求精的具體體現(xiàn)，只有檔案管理信息化水平提高了，才能真正達(dá)到服務(wù)社會(huì)的作用。但是從目前來看，由于種種因素導(dǎo)致我國檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程較為緩慢。因此，檔案管理人員必須從原因著手，采取一系列具有針對(duì)性的措施，做好檔案信息化建設(shè)工作。

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