社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化

沈瑞珍

【摘要】傳統(tǒng)的檔案管理，管理方式粗放化，不利于檔案的保存、查找和再利用。信息時(shí)代，對(duì)檔案管理的要求越來越高，檔案管理借助現(xiàn)代化的管理工具，逐步實(shí)現(xiàn)了規(guī)范化管理。本文主要探討社會(huì)衛(wèi)生服務(wù)中心如何實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的檔案管理。

【關(guān)鍵詞】社會(huì)衛(wèi)生服務(wù)中心；檔案管理；規(guī)范化

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案主要是對(duì)社會(huì)衛(wèi)生服務(wù)的各項(xiàng)信息進(jìn)行記錄和保存，主要的檔案形式有：財(cái)務(wù)檔案、文書檔案、病例檔案、科研技術(shù)檔案等。做好社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理，在醫(yī)療體制不斷改革的形勢(shì)下，有著重要的意義。

一、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理人員的意識(shí)不強(qiáng)。對(duì)于檔案管理工作，普遍存在認(rèn)識(shí)不足的情況，從領(lǐng)導(dǎo)干部到基層人員，對(duì)于檔案管理工作都不夠重視，認(rèn)為檔案管理主要是對(duì)檔案進(jìn)行整理、裝訂，誰都可以勝任該項(xiàng)工作。在這種上下級(jí)都不重視的情況下，導(dǎo)致社區(qū)服務(wù)中心檔案管理工作存在許多問題，例如，病案的書寫潦草、檔案內(nèi)容不全、書寫不規(guī)范，甚至隨意修改檔案。

（二）檔案室建設(shè)不完善。由于檔案管理工作不受重視，對(duì)于檔案室的資金投入較少，導(dǎo)致檔案室在硬件、人員配置等方面都存在不足的情況。影響了檔案管理工作的正常開展，尤其是硬件設(shè)施的投入不足，嚴(yán)重限制了檔案管理的工作效率，檔案整理、檢索、開發(fā)利用等方面存在諸多難處。

（三）檔案管理不規(guī)范。缺乏完善的檔案管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范。例如，檔案管理未配備專門從事檔案管理的人員，工作人員身兼數(shù)職，導(dǎo)致管理工作較為混亂。檔案的收集、整理、裝訂、編目、檢索等工作不夠規(guī)范，存在內(nèi)容不全和隨意更改的情況。

二、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化的建議

（一）加強(qiáng)宣傳，提升重視程度。在信息化的今天，檔案成為重要的信息資源。鑒于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作不受重視的情況，應(yīng)該加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，從領(lǐng)導(dǎo)層到基層員工，都認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，配合檔案管理人員的工作。例如，規(guī)范自己的書寫行為，不亂涂亂改，書寫公正清楚等。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員。檔案管理工作的開展，離不開高素質(zhì)的檔案管理人員，才能保證社會(huì)服務(wù)中心檔案管理工作有條不紊地進(jìn)行。培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員，一方面，可以從外部聘請(qǐng)專業(yè)的檔案管理專業(yè)人才。另一方面，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)，提升其檔案管理的相關(guān)知識(shí)，組織人員學(xué)習(xí)檔案管理的相關(guān)法律以及病例書寫規(guī)范等，保證檔案管理工作的有效開展。

（三）完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為。檔案管理工作的開展，需要建立與之相適應(yīng)的檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的行為。根據(jù)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的日常工作內(nèi)容，建立具有可操作性的檔案管理制度，將工作實(shí)際同檔案管理相關(guān)法律相結(jié)合，逐步完善社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案的各項(xiàng)工作，例如，檔案的收集、歸檔、保存、借閱、移交和管理等。由于檔案管理的性質(zhì)，需要保證檔案的完整性和真實(shí)性，所以在檔案建立和收集時(shí)，需要對(duì)檔案進(jìn)行動(dòng)態(tài)的管理，保證檔案的完整性，發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)丟失或者遺漏的情況，及時(shí)進(jìn)行查找和補(bǔ)救。

（四）提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。傳統(tǒng)的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理，由于缺乏現(xiàn)代化設(shè)備的使用，導(dǎo)致檔案管理的工作效率極低，因此，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平，需要加大對(duì)檔案室的資金投入。硬件方面，加強(qiáng)硬件投入，是做好檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。為了保證檔案的管理，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，需要配備專門的庫房，并設(shè)置專門人員進(jìn)行檔案庫的管理，保證庫房的溫度和濕度，通常情況下，紙質(zhì)檔案的保存溫度需要維持在20-24度，濕度維持在45-50%。辦公室、檔案室、檔案閱覽室，三室分開，按照檔案管理的流程，進(jìn)行檔案管理工作。為了保證檔案管理的編目、檢索、借閱工作的開展，需要添加計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、攝像機(jī)、掃描儀等設(shè)備，依靠現(xiàn)代化設(shè)備，提升檔案管理的工作效率。

（五）創(chuàng)新管理理念，加強(qiáng)檔案管理的開發(fā)利用。檔案管理工作的開展，主要在于做好檔案的收集、整理、保存、開發(fā)和利用。當(dāng)前社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心對(duì)于檔案的管理工作，僅停留在檔案的收集、整理和保存方面，對(duì)于檔案的開發(fā)和利用不足。因此，檔案管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新理論，逐步改變被動(dòng)的檔案服務(wù)，主動(dòng)開發(fā)和利用檔案信息資源，將這些檔案資源轉(zhuǎn)換為資源，服務(wù)于臨床診療、用藥、檢查、護(hù)理等工作。例如，在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心，逐步建立起社區(qū)居民的家庭和個(gè)人健康檔案，可以根據(jù)檔案，了解社區(qū)居民的健康狀況，方便醫(yī)務(wù)人員對(duì)社區(qū)居民的健康情況進(jìn)行全面了解，根據(jù)社區(qū)居民健康檔案，開展有針對(duì)性的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)。

三、結(jié)束語

綜上所述，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作重視程度不足，檔案管理缺乏規(guī)范化，不利于檔案的收集、整理、保存和開發(fā)利用，為了最大化開發(fā)和利用社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案，需要從以下幾個(gè)方面，不斷完善檔案管理工作：加強(qiáng)宣傳，提升重視程度；培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人員；完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為；提升檔案管理的現(xiàn)代化水平；創(chuàng)新管理理念，加強(qiáng)檔案管理的開發(fā)利用。

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