計劃生育檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題

許雪梅

【摘要】近年來，我國經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，科技水平有了很大的進(jìn)步，尤其是在計算機(jī)信息化方面尤為突出，計算機(jī)信息化在其他領(lǐng)域的應(yīng)用也越來越多。計算機(jī)與計劃生育檔案管理的結(jié)合，能夠大大提升計劃生育檔案管理水平。檔案信息化對計劃生育的發(fā)展要求是時代發(fā)展的要求。

【關(guān)鍵詞】計劃生育檔案；檔案管理創(chuàng)新；檔案管理數(shù)字化

創(chuàng)新對國家的發(fā)展來說尤為重要，它體現(xiàn)著一個國家的經(jīng)濟(jì)與科技發(fā)展水平，體現(xiàn)著國家的綜合實力，對國家的長遠(yuǎn)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，創(chuàng)新還能夠體現(xiàn)國家的綜合國力。計劃生育檔案管理要不斷創(chuàng)新，提高適應(yīng)性，更好地為社會服務(wù)，更好地適應(yīng)未來發(fā)展的社會主義市場環(huán)境。計劃生育檔案管理要更好地為我國計劃生育工作服務(wù)，為計劃生育檔案管理創(chuàng)新研究和數(shù)字檔案分析管理提供強(qiáng)大動力，適應(yīng)數(shù)字化計劃和信息技術(shù)檔案管理發(fā)展的要求，合理解決計劃生育檔案管理創(chuàng)新和數(shù)字檔案管理存在的問題。

一、計劃生育檔案管理創(chuàng)新

（一）加強(qiáng)對計劃生育檔案管理創(chuàng)新重要性的認(rèn)識。計劃生育檔案是非常重要的，計劃生育檔案管理人員一定要加強(qiáng)對計劃生育檔案的重視程度，對檔案管理要做到仔細(xì)、謹(jǐn)慎。計劃生育檔案對于我國的發(fā)展來說有著至關(guān)重要的作用，實現(xiàn)計劃生育檔案的共享也是非常重要的。計劃生育工作檔案管理對促進(jìn)我國計劃生育政策具有重大影響，要定期推動計劃生育檔案管理人員深入了解計劃生育人事檔案管理工作。

（二）計劃生育檔案的規(guī)范化管理。要及時、有效地指導(dǎo)非專業(yè)人員的運(yùn)行，發(fā)揮更好的系統(tǒng)維護(hù)作用。利用高頻系統(tǒng)，特別是故障的使用將更加突出，運(yùn)行問題甚至延遲整個系統(tǒng)運(yùn)行幾天，重點是培訓(xùn)相關(guān)問題，提前指導(dǎo)預(yù)防。經(jīng)過正確的引導(dǎo)，確保有效的信息化建設(shè)效果。建立一定的制度來進(jìn)行維護(hù)管理，通過規(guī)范化管理和檔案管理的計劃生育工作，不斷提高檔案管理的真實性。

（三）提高計劃生育檔案管理人員的水平和裝備水平。要定期開展專業(yè)培訓(xùn)和計劃生育管理，不斷改革計劃生育檔案管理人員，增強(qiáng)計劃生育檔案管理人員的專業(yè)技能和解決問題的能力。就目前而言，我國的計劃生育檔案管理水平還處在落后狀態(tài)，所使用的設(shè)備也存在諸多問題，國家要加強(qiáng)在這方面的資金投入。近年來，互聯(lián)網(wǎng)與計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，使得各行各業(yè)都煥發(fā)出新的生機(jī)，計劃生育檔案管理也不例外，計算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對計劃生育檔案管理發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，對提高計劃生育工作效率的檔案管理、建立檔案管理系統(tǒng)起著非常重要的作用。

二、計劃生育檔案的數(shù)字化

（一）計劃生育檔案信息管理。計劃生育檔案管理是一項非常繁雜的工作，所涉及的文件復(fù)雜多樣，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展為計劃生育檔案管理提供了諸多方便，有利于建立完善的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，便于信息的查找和管理。為了在文件管理中使用新的信息，可以利用二進(jìn)制代碼建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)，統(tǒng)一計算機(jī)內(nèi)部的文件信息和數(shù)據(jù)?；ヂ?lián)網(wǎng)計算機(jī)技術(shù)將計劃生育檔案進(jìn)行有效的整合管理，保證計劃生育檔案更加規(guī)范化、科學(xué)化，使得計劃生育檔案的安全性有了很大程度的提升。將計劃生育檔案信息管理應(yīng)用于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)咨詢和實時瀏覽等功能，及時有效地更新計劃生育檔案信息?；ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)給計劃生育檔案管理帶來的不僅僅是信息的整合，還有資源的共享，計劃生育檔案管理工作需要越來越多的重視，從領(lǐng)導(dǎo)水平上，有效地推進(jìn)信息化建設(shè)，提供更多的人力、財力和物力的支持，并實施相應(yīng)的管理信息化規(guī)劃體系。為了加強(qiáng)對計劃生育檔案信息的管理，營造良好的硬件和軟件條件，使信息化建設(shè)達(dá)到信息化管理的實際效果。

（二）計劃生育檔案資源的虛擬化。通過信息技術(shù)對檔案的管理，希望能帶來更便捷的服務(wù)，檔案管理由于工作量大，需要通過信息技術(shù)來實現(xiàn)更高效、方便的工作。特別是社會作為一個整體，有效地覆蓋了綜合信息技術(shù)，人們的實際功能和方便性已經(jīng)被應(yīng)用于信息管理，信息化建設(shè)有利于社會使用背景、基本條件滿足、促進(jìn)相關(guān)技術(shù)的完善。除了面對未來大數(shù)據(jù)和信息管理的趨勢外，檔案信息管理已成為未來的發(fā)展趨勢，不僅可以提高工作效率，而且成為信息存儲和使用的必要方式。信息時代，計劃生育檔案管理需要配備相應(yīng)的人才。做好日常培訓(xùn)管理人員，提高員工的準(zhǔn)確性和操作安全，充分處理實際工作，了解相關(guān)操作程序和信息化建設(shè)規(guī)則，才能嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)章制度辦事，確保日常工作有序。做好日常工作中對人員的反饋，做出相應(yīng)的工作記錄中的實際問題，能有效地反映實際工作情況，并根據(jù)實際情況進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)管理，解決工作中的實際問題。

（三）效率的工作方式。隨著人口的不斷增長，檔案信息量也在逐漸增加，應(yīng)該通過計算機(jī)管理，將信息資料以重要性、價值、使用程度等情況不同進(jìn)行統(tǒng)一的管理和整理，提高工作效率的工作方式基本分為以下方面：首先針對開放性的檔案和使用幾率較大的檔案進(jìn)行優(yōu)先處理，以此來提高檔案管理的工作效率；另外檔案管理過程中也可以根據(jù)案卷類型不同，通過檔案的中心內(nèi)容和潛在特征將其著錄，不但可以減少著錄和錄入的條目，而且更加節(jié)約時間、人力、物力和財力，大大提高工作效率。

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