事業(yè)單位登記檔案管理工作探討

曾曉燕

【摘要】登記檔案管理是事業(yè)單位管理體系的重要組成要素，企業(yè)管理成效將會直接影響到檔案利用率，同時也會對事業(yè)單位的持續(xù)性發(fā)展帶來一定影響。為了進一步拓寬事業(yè)單位的發(fā)展空間，從根本上提升單位管理質(zhì)量，為社會發(fā)展提供良好的服務(wù)，事業(yè)單位必須從實際出發(fā)，對登記檔案管理工作進行創(chuàng)新與優(yōu)化，積極提出增強登記檔案管理效率與質(zhì)量的策略，完善單位管理體系。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；登記檔案；管理；工作方法

在市場經(jīng)濟深度發(fā)展的過程中，事業(yè)單位的改革進程也在逐步加快。登記檔案管理作為事業(yè)單位管理系統(tǒng)不可缺少的組成部分，更是要跟隨時代發(fā)展和單位建設(shè)的需求進行不斷的創(chuàng)新改革，從而獲得更加優(yōu)質(zhì)和全面的檔案信息，為事業(yè)單位的長遠建設(shè)提供參考與借鑒，進一步強化登記管理效能。事業(yè)單位要立足實際，對當(dāng)前的登記管理體系進行建設(shè)，做好檔案的保管與利用，確保檔案的完整性以及安全性，從而為有關(guān)的檔案信息需求者提供良好的信息服務(wù)。

一、事業(yè)單位登記檔案管理的意義

登記檔案管理在事業(yè)單位管理工作當(dāng)中占有舉足輕重的地位，做好登記檔案管理工作，不僅僅是事業(yè)單位穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的要求，同時也是推動社會進步以及國家發(fā)展的一件大事。事業(yè)單位做好登記檔案管理工作有著重要意義，具體體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，有助于落實事業(yè)單位的登記管理職能。通過對登記檔案管理內(nèi)容進行綜合分析可以有效掌握登記管理活動的實施狀況，讓事業(yè)單位在管理工作實踐當(dāng)中擁有更多的參考依據(jù)。同時，登記管理機關(guān)也可以利用這些信息掌握事業(yè)單位登記管理后的社會活動狀況，保障單位登記管理職能的全面實現(xiàn)。第二，能夠為登記管理機關(guān)和相關(guān)部門，查處事業(yè)單位違規(guī)違法行為提供依據(jù)，產(chǎn)生良好的監(jiān)督效果。第三，能夠有效彌補國家在檔案管理方面的空白，確保國家檔案信息的安全性以及完整性，為國家保存大量寶貴的資料信息。第四，有利于推動社會經(jīng)濟的長遠發(fā)展。在全面推進市場經(jīng)濟的過程中，事業(yè)單位作為市場主體的一個組成部分，在社會經(jīng)濟發(fā)展當(dāng)中的作用變得更加突出。事業(yè)單位做好登記檔案管理工作能夠為社會經(jīng)濟發(fā)展的各方面提供高價值的信息，進而推動社會經(jīng)濟進步。

二、事業(yè)單位登記檔案管理的措施

（一）樹立檔案管理意識，健全機構(gòu)設(shè)施。隨著事業(yè)單位改革建設(shè)步伐的加快，事業(yè)單位對于登記檔案管理工作的重視程度也在逐步增強，但是在當(dāng)前的檔案管理工作當(dāng)中仍然還有諸多缺陷與不足，制約了檔案管理工作的有序開展，同時也影響到了檔案管理的效率與質(zhì)量。比方說，單位在登記檔案的過程當(dāng)中存在著材料簡單、資料信息利用價值較低、可行性材料不齊全等問題，使得登記檔案管理工作的開展受到影響，給檔案部門的相關(guān)工作人員帶來了較大的工作難度。出現(xiàn)以上問題的主因就是檔案管理人員還未建立良好的檔案管理意識，同時相關(guān)的機構(gòu)設(shè)施也不夠健全。針對以上問題，事業(yè)單位需要從以下幾個方面著手：第一，事業(yè)單位檔案管理者必須樹立科學(xué)的檔案管理意識，從根本上提高對登記檔案管理工作的重視程度，積極主動的投入到檔案管理的綜合事務(wù)處理當(dāng)中。第二，事業(yè)單位需要對當(dāng)前階段的機構(gòu)設(shè)施進行建設(shè)，保證檔案管理工作擁有良好的載體與根據(jù)。單位可以專門設(shè)立宣傳部門，由這一部門負(fù)責(zé)對登記檔案管理工作的有關(guān)信息資料進行大力宣傳，讓更多的人了解登記檔案，進而做好檔案信息的利用工作。單位領(lǐng)導(dǎo)更是要發(fā)揮自身榜樣和帶動作用，提高檔案管理意識和能力，發(fā)揮模范帶頭作用。

（二）完善檔案管理制度，加強管理力度。登記檔案制度建設(shè)是事業(yè)單位強化登記檔案管理的根本所在，這是因為完善的檔案管理制度能夠為各項檔案管理工作的處理和開展提供完善的制度依據(jù)，規(guī)范檔案管理的各個工作環(huán)節(jié)，推動登記檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化發(fā)展。但是在當(dāng)前的單位發(fā)展過程中，檔案管理制度建設(shè)力度還需進一步加強，導(dǎo)致檔案管理人員出現(xiàn)消極懈怠等問題，直接影響了檔案管理工作的成效。為了從根本上解決這一問題，引導(dǎo)登記檔案管理人員提升工作效率和質(zhì)量，并且認(rèn)真負(fù)責(zé)地完成好檔案整理與利用工作，事業(yè)單位要在檔案管理制度建設(shè)方面加大工作力度。具體而言，事業(yè)單位需要對國家檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)進行認(rèn)真學(xué)習(xí)和分析，以便以此為依據(jù)制定與事業(yè)單位登記檔案管理工作相符合的管理制度，做好檔案保密工作，推動單位登記檔案管理的制度化發(fā)展。例如，事業(yè)單位在推進登記檔案管理工作的過程中要對國家頒布的《檔案法》等法律制度進行學(xué)習(xí)和借鑒，并在此基礎(chǔ)之上建立與單位內(nèi)部登記檔案管理相適應(yīng)的制度條款，并將這些制度作為檔案管理人員共同遵守的工作準(zhǔn)則，全面提升檔案管理質(zhì)量。構(gòu)建事業(yè)單位登記檔案管理的長效機制。

（三）積極運用信息技術(shù)，優(yōu)化信息管理。隨著時代的發(fā)展和社會進步步伐的加快，現(xiàn)代信息技術(shù)的普及范圍開始逐步擴大，先進的信息技術(shù)為事業(yè)單位的改革發(fā)展帶來了巨大的助力，特別是讓事業(yè)單位登記檔案的信息化管理成為現(xiàn)實。在信息技術(shù)的融入和應(yīng)用之下，事業(yè)單位登記檔案（下轉(zhuǎn)第133頁）（上接第122頁）管理的效率和質(zhì)量得到了快速提升，同時也推動了單位電子化檔案管理體系的建立。事業(yè)單位需要將信息化改革作為登記檔案管理的重要方向和目標(biāo)，結(jié)合單位改革發(fā)展的要求進行檔案管理的信息化建設(shè)，這樣檔案的查找和共享水平才能夠得到根本提升。具體而言，事業(yè)單位可以專門設(shè)置網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，積極推動電子化登記檔案管理工作，完整化的處理網(wǎng)上的電子檔案信息，從而極大程度上節(jié)省人力和物力的耗費，提高檔案的保存效果和利用率。在推動單位電子化檔案管理的進程中，檔案管理人員必須不斷提升信息素質(zhì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)的電子信息技術(shù)和電子檔案的管理技能，具備運用信息技術(shù)處理登記檔案工作的能力，以便更好地適應(yīng)檔案管理的崗位職能要求。

（四）提高工作人員素質(zhì)，完善管理隊伍。登記檔案管理人員是處理各項檔案管理工作的核心隊伍，因此他們在登記檔案管理方面的素質(zhì)和能力水平將會直接影響到檔案管理的效果。為了進一步提升事業(yè)單位登記檔案管理的質(zhì)量，最大化滿足單位檔案管理的工作需求，事業(yè)單位要加大對當(dāng)前檔案管理者的教育培訓(xùn)工作，打造一支綜合素質(zhì)過硬的檔案管理工作隊伍。第一，強化檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)。事業(yè)單位需要認(rèn)真分析當(dāng)前登記檔案管理工作的實際需要，明確檔案管理崗位的工作職責(zé)以及對相關(guān)工作人員的能力要求，以便以此為依據(jù)安排業(yè)務(wù)素質(zhì)培訓(xùn)的內(nèi)容。同時在教育培訓(xùn)過程當(dāng)中，事業(yè)單位需要認(rèn)真評估培訓(xùn)效果，及時發(fā)現(xiàn)培訓(xùn)過程當(dāng)中出現(xiàn)的問題和亟待改進的內(nèi)容，從而提升教育培訓(xùn)的整體質(zhì)量。第二，加強對檔案管理人員創(chuàng)新意識和創(chuàng)新能力的培養(yǎng)力度。創(chuàng)新可以說是檔案管理工作得以科學(xué)發(fā)展和長效進步的靈魂所在，只有確保每一個檔案管理人員都能夠擁有極高的創(chuàng)新能力，能夠?qū)?chuàng)新意識貫穿于管理工作的全過程，才能夠讓事業(yè)單位朝著更好的方向發(fā)展，從根本上提升檔案服務(wù)質(zhì)量。第三，事業(yè)單位要樹立開放性的理念，除了關(guān)注單位內(nèi)部檔案管理者的教育培訓(xùn)之外，還需要根據(jù)工作需求選拔聘用優(yōu)秀的檔案管理人才充實管理隊伍，讓他們能夠共同為事業(yè)單位檔案管理工作的開展作出積極努力。

登記檔案管理是事業(yè)單位檔案管理工作的重點，也是單位得以穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的動力，在事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)當(dāng)中發(fā)揮著積極作用。事業(yè)單位必須從根本上意識到登記檔案管理工作的重要性，認(rèn)真分析當(dāng)前登記檔案管理工作當(dāng)中存在的優(yōu)勢與不足，以便立足實際提出健全登記檔案管理工作的策略。具體而言，事業(yè)單位要樹立檔案管理意識，完善相關(guān)的制度設(shè)施，健全檔案管理制度，進行信息化的登記檔案管理，提高登記檔案管理者的綜合素質(zhì)，從而全面提升檔案管理的實效。