淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

呂游

【摘要】事業(yè)單位檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展而言具有重要的影響作用，主要因?yàn)闄n案內(nèi)容中包含事業(yè)單位的發(fā)展進(jìn)程內(nèi)容，且對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展與進(jìn)步具備重要作用。因此，檔案管理部門需制定完善的方案，針對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格的管理，保證在實(shí)際發(fā)展中，提升檔案管理工作效果，為其后續(xù)發(fā)展與進(jìn)步奠定基礎(chǔ)。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理現(xiàn)狀；對(duì)策

當(dāng)前，事業(yè)單位改革在不斷開展和深入進(jìn)行，而事業(yè)單位各項(xiàng)事務(wù)的平穩(wěn)、秩序、高效開展都離不開檔案作為基礎(chǔ)依據(jù)，從而檔案管理也面臨著自身改革和創(chuàng)新。近年來，信息化的飛躍發(fā)展，無紙化辦公給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來了新課題和新挑戰(zhàn)，如何實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新是我們面臨且應(yīng)當(dāng)重視的問題。加快推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新對(duì)于事業(yè)單位未來發(fā)展有著重大意義。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠。在事業(yè)單位中，從領(lǐng)導(dǎo)到職工都普遍存在不重視檔案管理工作的思想。一方面，部分職工認(rèn)為檔案工作無非就是分類、整理和保管的事務(wù)性工作，不是單位的主要工作，不能為單位創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益或是創(chuàng)造績效，是不太重要的工作。另一方面，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視程度不夠，未把檔案管理工作列為單位重點(diǎn)工作之一，在發(fā)展中，只能流于形式，不能制定完善的計(jì)劃方案，無法將檔案管理落實(shí)在每個(gè)工作環(huán)節(jié)中，甚至出現(xiàn)被動(dòng)應(yīng)付的現(xiàn)象，不能針對(duì)檔案管理工作進(jìn)行嚴(yán)格的協(xié)調(diào)與控制。

（二）缺乏專職管理人員，且業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。一是在大多數(shù)事業(yè)單位中，并未配備專職檔案管理員，檔案管理工作大部分處于分散管理的狀態(tài)，部分工作人員兼職管理檔案工作，往往沒有經(jīng)過培訓(xùn)，不熟悉檔案整理標(biāo)準(zhǔn)，大多數(shù)甚至不能分辨什么是檔案、什么是資料，為了應(yīng)付工作往往把覺得是檔案的放進(jìn)盒子保管起來。二是配備有專人管理檔案的單位，大多數(shù)檔案管理人員專業(yè)水平和管理素養(yǎng)水平不高，缺乏基礎(chǔ)理論和專業(yè)意識(shí)，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不夠豐富，對(duì)檔案的收集、整理、裝訂等工作程序缺乏工作規(guī)范，容易導(dǎo)致工作中產(chǎn)生各種疏漏，形成不規(guī)范的檔案，不利于檔案規(guī)范保管和有效利用。

（三）科學(xué)化、信息化管理程度不高。當(dāng)前，很多事業(yè)單位的檔案管理依然采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，這樣不僅會(huì)增加檔案專兼職工作人員的工作量，而且檔案在利用過程中效率低下，不利于高效解決工作中遇到的問題。辦公硬件和軟件越來越好，但管理檔案的軟件硬件更新?lián)Q代落后，技術(shù)水平低下是普遍存在的現(xiàn)象。檔案管理工作人員不能針對(duì)檔案進(jìn)行合理的備份管理，在實(shí)際管理期間，甚至不能明確數(shù)據(jù)文檔的備份位置，嚴(yán)重影響工作效果。其次，在日常管理期間，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案管理方面的疏漏問題，無法明確檔案物質(zhì)載體的管理要求，例如：光盤檔案載體出現(xiàn)隨意放置的現(xiàn)象，不能進(jìn)行妥善的保管。同時(shí)，在電子文檔管理工作中，未能樹立正確的安全觀念，無法提升電子檔案信息數(shù)據(jù)的保密性。最后，檔案管理的硬件設(shè)備與軟件系統(tǒng)落后，在實(shí)際使用期間，不能及時(shí)開展更新與維護(hù)等活動(dòng)，難以創(chuàng)建科學(xué)的管理體制，使得在電子檔案接收或是發(fā)送期間，容易侵入病毒，或是出現(xiàn)泄密等問題，嚴(yán)重威脅檔案數(shù)據(jù)信息的安全性。

二、事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

（一）建立健全檔案管理制度。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作而言，完善的法律法規(guī)較為重要，且健全的制度可以促進(jìn)各方面工作的良好實(shí)施。要有效改變檔案管理不清晰、不規(guī)范的現(xiàn)狀，必須依法建章立制，建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，確保單位檔案管理工作有法可依、有章可依、有跡可循，才能進(jìn)一步完善和規(guī)范檔案管理工作。要結(jié)合各單位的不同工作，根據(jù)實(shí)際工作中出現(xiàn)的具體問題，制定和調(diào)整相應(yīng)的制度和規(guī)范，使單位的制度規(guī)范具有靈活性、可行性和可操作性。同時(shí)，在日常工作中，擬定科學(xué)合理的檔案管理工作計(jì)劃，確保單位檔案管理工作有條不紊地開展。

（二）加強(qiáng)檢查檔案質(zhì)量的事中控制與管理。各單位應(yīng)定期或不定期對(duì)檔案管理進(jìn)行檢查。且在實(shí)際檢查的過程中，需轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的事后管理模式，將事前預(yù)防與事中管理作為主要內(nèi)容。在此期間，需在事前進(jìn)行合理預(yù)防，并在事中嚴(yán)格檢查與控制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理問題，并利用合理的措施進(jìn)行預(yù)防，明確安全隱患具體情況，采取科學(xué)的措施提升檔案管理工作效果。在此期間，需針對(duì)檔案管理行為進(jìn)行嚴(yán)格的管理，統(tǒng)一工作規(guī)范要求，采取科學(xué)的方式提高檔案管理工作的適應(yīng)性與可靠性，并在收集檔案資料的過程中，明確分類標(biāo)準(zhǔn)，提升管理效果。

（三）配足人員，提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。檔案管理是一門涉及面較廣的學(xué)科，檔案管理人員不僅僅是一名保管者，還應(yīng)該是一個(gè)具有較高的檔案管理知識(shí)并且能隨著科技的進(jìn)步革新管理技術(shù)，提高檔案管理水平的技術(shù)人員。因此，事業(yè)單位的檔案管理人員不僅具有工作能力和文化水平，還應(yīng)掌握檔案相關(guān)的法律法規(guī)、行政事務(wù)知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)、計(jì)算機(jī)知識(shí)等。在日常的工作中，應(yīng)增加檔案管理人員學(xué)習(xí)和培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，提升專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)。因此，一方面可以通過招聘優(yōu)秀的檔案管理人員來負(fù)責(zé)單位的檔案工作，盡量做到專崗專人專職；另一方面要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位人員的素質(zhì)教育，提高事業(yè)單位工作者對(duì)檔案的重視，強(qiáng)化檔案管理人員的質(zhì)量意識(shí)、保密意識(shí)和安全意識(shí)，定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，促使他們加強(qiáng)自身學(xué)習(xí)，提高檔案管理人員的道德素質(zhì)。

（四）制定信息化檔案管理方案。對(duì)于檔案管理的信息化發(fā)展而言，是全面提升檔案工作不可缺少的手段，近年來，各事業(yè)單位正在大力推進(jìn)檔案信息化管理，力圖使事業(yè)單位檔案工作效率得到有效提高，推動(dòng)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

1.需針對(duì)硬件系統(tǒng)進(jìn)行合理的建設(shè)。事業(yè)單位在檔案管理的過程中，需合理建設(shè)硬件系統(tǒng)，根據(jù)檔案管理工作要求與目的，提升檔案存檔的穩(wěn)定性，保證硬件系統(tǒng)的嚴(yán)謹(jǐn)性，提升檔案管理的安全性。在此期間，應(yīng)加大資金的使用力度，并保證硬件設(shè)備的先進(jìn)性，配備完善的檔案信息化硬件設(shè)施，將高水平技術(shù)滲透到檔案管理工作中，營造良好的檔案存儲(chǔ)氛圍。對(duì)于硬件系統(tǒng)而言，需合理開展檔案資料的保存工作，并充分發(fā)揮系統(tǒng)的電子存儲(chǔ)優(yōu)勢(shì)，保證檔案資料管理工作效果。同時(shí)，在電子文件管理期間，需保證文件的安全性，并結(jié)合信息存儲(chǔ)工作要求，增加其中的存儲(chǔ)量，做好檔案數(shù)據(jù)備份、有條件的要開展異地備份的方式。

2.需針對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行合理的開發(fā)。事業(yè)單位在實(shí)際發(fā)展的過程中，需針對(duì)軟件系統(tǒng)進(jìn)行合理的開發(fā)，根據(jù)市場(chǎng)實(shí)際發(fā)展情況，合理使用軟件技術(shù)方式。在此期間，還需針對(duì)檔案管理工作，篩選最佳的軟件技術(shù)方式，并提升檔案管理工作效果，制定完善的統(tǒng)籌規(guī)劃機(jī)制。在此期間，還需創(chuàng)建行業(yè)管理系統(tǒng)平臺(tái)，逐漸提升檔案信息數(shù)據(jù)的共享效果。

3.保證檔案信息的安全性。在檔案信息化建設(shè)期間，信息安全性的管理工作較為重要，需合理預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)問題，增強(qiáng)檔案信息安全管理的效果。首先，需針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行預(yù)防，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)開放情況，預(yù)防黑客與病毒，規(guī)避檔案時(shí)候數(shù)據(jù)丟失問題。其次，需針對(duì)硬件系統(tǒng)的風(fēng)險(xiǎn)問題進(jìn)行預(yù)防，針對(duì)硬件系統(tǒng)設(shè)置防火墻，并安裝病毒的防范軟件，保證可以建立安全性較高的隔離體系，在此期間，需針對(duì)系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)問題嚴(yán)格控制與管理，提高檔案管理工作效果。

三、結(jié)語

隨著時(shí)代的進(jìn)步，事業(yè)單位改革在不斷深化，檔案管理工作也將面臨更多的挑戰(zhàn)與創(chuàng)新。采用有效的措施改善事業(yè)單位檔案管理問題，根據(jù)自身發(fā)展需求，開展檔案管理創(chuàng)新活動(dòng)，制定完善的管控制度，并積極創(chuàng)建先進(jìn)的軟件系統(tǒng)與硬件系統(tǒng)，結(jié)合當(dāng)前工作情況改革管理方式，積極探索現(xiàn)代化自動(dòng)化辦公設(shè)備與系統(tǒng)，注重高素質(zhì)管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)。

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