淺談財政檔案管理存在的問題與對策

徐瓊 趙萍

【摘要】財政檔案是反映地區(qū)經(jīng)濟社會發(fā)展的重要憑據(jù)，也是領導層決策的重要依據(jù)。然而財政檔案管理仍存在不少問題，如檔案收集面窄、內(nèi)容單一、管理隊伍素質(zhì)不高、管理制度不完善、檔案保管條件落后等。本文針對上述問題認真探討解決辦法，以期進一步提高財政檔案管理效率。

【關鍵詞】財政；檔案管理；問題；對策

財政檔案管理工作主要是對財政檔案信息進行收集、整理、保管、利用的管理過程。財政檔案形式包括各類文書、照片實物、會計憑證等。這些財政信息能夠反映出一個地方的經(jīng)濟發(fā)展水平，也能為領導層作出正確的決策提供參考依據(jù)。可以說，財政檔案管理水平直接關系到國家財政收支狀況，也對繼續(xù)做好下一步的財政工作有著極為重要的意義。

一、財政檔案管理存在的問題

（一）檔案收集面窄，內(nèi)容單一?；鶎訂挝粚ω斦n案工作不夠重視，財政檔案收集面較窄，只重視會計憑證、報表、賬簿等相關財務檔案，而其它文書檔案、實物檔案的收集內(nèi)容過于單薄。特別是大事記、年報、年鑒等永久性保存的文檔，檔案人員一般都不注重收集。這造成了重業(yè)務檔案、輕視文書檔案的局面，檔案收集范圍過窄，內(nèi)容單一。

（二）缺乏有效的財政檔案管理制度。由于財政檔案管理不受重視，因此，也缺少健全的管理制度加以規(guī)范。隨著檔案管理信息化程度的提高，電子類檔案數(shù)量明顯增多。而財政檔案管理尚未制定相應的指導標準，仍是按照原有的機制進行管理，明顯不適應時代發(fā)展的要求。

（三）財政檔案管理人員素質(zhì)有待提高。傳統(tǒng)的人工檔案管理工作一般都很簡單，因此，單位領導習慣將年紀大、工作能力差的職工安排到檔案部門，并且招聘的職工多非專業(yè)人員。隨著檔案信息化的加快，要求檔案員要熟練運用計算機管理檔案。但是對這些老檔案員來說，電子檔案管理并非易事，也容易產(chǎn)生抵觸情緒，在一定程度上影響到電子檔案的建設。

（四）檔案保管條件滯后。不少基層財政所沒有建設專門的檔案庫房，一般將檔案放在辦公室或倉庫中保管。有的財政所即使有專門的檔案室，也未配備專門的檔案設施，檔案室管理也欠缺規(guī)范性。

二、加強財政檔案管理的措施

（一）高度重視，加強組織領導。要想搞好財政檔案管理工作，離不開廣大領導干部的重視與支持。從某種程度來講，領導干部對檔案管理工作的認識與態(tài)度，直接決定了檔案工作的前途命運。因此，必須提高財政領導干部的檔案管理意識，可從兩方面抓起：一是大力宣傳檔案管理的法律法規(guī)，利用多種途徑宣傳檔案管理的意義，增強領導干部的檔案意識，在財政部門上下營造一種濃厚的檔案管理氛圍。同時，要將財政檔案管理工作納入年度工作計劃。二是積極宣傳檔案信息開發(fā)利用成效，讓干部職工都能看到檔案工作實實在在的作用。

（二）健全管理制度，做好制度保障。參照《檔案法》及《湖北省檔案管理條例》等規(guī)章制度，結(jié)合財政檔案管理實際，制訂并完善自身的財政檔案管理制度，明確檔案的統(tǒng)一分類方案及保管期限。在制定過程中可主動向檔案部門咨詢，請求把關，或者向兄弟單位學習借鑒好的經(jīng)驗。分類方案及保管期限一經(jīng)制訂必須嚴格加以執(zhí)行，確保各類檔案的質(zhì)量。同時，對不同門類檔案的立卷、整理、保管等工作應做出詳細的規(guī)定與要求，確保檔案管理有章可循、有法可依。此外，還可將檔案管理工作納入績效考核體系，通過績效考核這一抓手，提高全體干部職工的檔案責任意識。

（三）重視檔案管理隊伍建設，提高檔案管理水平。財政檔案管理是一項內(nèi)容繁雜，需要過硬的專業(yè)水準的職業(yè)，因此，檔案管理員不僅要具備扎實的專業(yè)知識，還必須掌握現(xiàn)代信息傳播工具，熟悉財政檔案政策。同時，檔案員還應具備良好的職業(yè)道德，要確保財政信息真實可靠，絕不泄露國家機密。對此，財政部門要加強對檔案人員的業(yè)務培訓，有組織有計劃地開展教育培訓。一方面加強思想教育，培養(yǎng)他們的職業(yè)道德精神與奉獻精神。另一方面加強專業(yè)教育，學習前沿的檔案管理知識以及計算機知識，提高檔案信息化管理水平。

（四）加大資金投入，完善檔案管理設施?；鶎迂斦獙n案工作給予資金上的支持，將檔案經(jīng)費納入預算范疇。其中，要重點保障檔案保護與搶救、檔案信息化建設等方面的經(jīng)費。根據(jù)相關標準盡快建設規(guī)范化的綜合檔案室，配備檔案柜與其它設施，做好通風、采光、防火防盜、防蟲、防潮等工作，使財政檔案得到有效的保管。

三、結(jié)語

總之，財政檔案對財政部門乃至整個地區(qū)的經(jīng)濟發(fā)展都有著重要的意義。在新時期財政檔案管理工作面臨著前所未有的機遇與挑戰(zhàn)。作為國家行政機關，財政部門必須高度重視財政檔案管理，并在實踐中不斷探索完善，形成一套高效健全的財政檔案管理機制，實現(xiàn)財政檔案管理的規(guī)范化與現(xiàn)代化，使其在經(jīng)濟社會中發(fā)揮出重要的作用。

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