關于做好財務檔案管理的若干思考

潘曉紅

【摘要】不管是事業(yè)單位還是企業(yè)，財務檔案管理均是財務系統(tǒng)深入開展的重要環(huán)節(jié)，其不僅是財務工作的重要組成部分，也是事業(yè)單位各項活動得以順利開展的重要保障，其重要性毋庸置疑。筆者就如何做好財務檔案管理發(fā)表幾點自己的看法，希望為相關工作者和研究者提供參考和借鑒。

【關鍵詞】財務檔案；管理；對策

近年來，隨著我國經(jīng)濟的飛速發(fā)展，財務檔案管理工作也進入了一個新階段，在新形勢下，檔案財務管理面臨更多挑戰(zhàn)，因此必須準確把握財務檔案的性質，明確財務檔案管理的重要性，采取有效措施抓好財務檔案管理，以便財務檔案更好地為事業(yè)單位服務。

一、財務檔案及財務檔案管理

所謂財務檔案，即單位內部涉及財務情況資料檔案的統(tǒng)稱，也是機關及企事業(yè)單位經(jīng)營過程中，對自身資金支配情況和財務活動的詳細記載。財務檔案能夠準確地反映出最近幾年的財務情況，是企業(yè)領導制定未來發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)。財務檔案管理主要是指對涉及財務的資料檔案進行分析和管理，財務檔案管理的主要目的是保證資料的完整性，實現(xiàn)資金的合理利用。

二、做好財務檔案管理的意義

（一）有助于提高財政工作效率。隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)簡明化的財務檔案顯然已經(jīng)不再適用于日漸系統(tǒng)化和復雜化的財務信息，再加上資金賬目明細呈現(xiàn)出多維化特征，無疑對財務檔案管理工作提出了更高要求，同時也決定了財務檔案管理工作在財務管理中的重要地位。我國當前依然處于發(fā)展階段，從整體上看，經(jīng)濟水平和人們生活水平均有一定程度提高，在新形勢下，事業(yè)單位的財務檔案工作得到了高度重視，并對其進行了重新編制。因此，做好財務檔案管理，可以為單位整體發(fā)展提供科學的參考資料和數(shù)據(jù)，從而有助于提高財政工作效率。

（二）有助于防止資金亂象發(fā)展。對事業(yè)單位來說，其絕大部分的財政撥款用于履行國家職能或者公共職能，因此必須嚴格把關好資金的進出流程。但是，目前就我國事業(yè)單位的財務管理現(xiàn)狀而言，挪用資金和浪費資金的現(xiàn)象卻時有發(fā)生，導致國家財政資源的浪費。這些現(xiàn)象發(fā)生的主要原因是缺乏對資金的科學管理，因此，嚴格按照相關規(guī)范管理財務檔案，有效防止挪用和浪費資金等亂象，有助于保證國家財政資源不浪費。

三、做好財務檔案管理的對策

（一）做好財務檔案的保密工作。第一，關于財務檔案室的選址和建造方面，必須嚴格按照《檔案法》中相關規(guī)定選址和建造財務檔案室，確保財務檔案室和其他辦公區(qū)域的分離，財務檔案室和閱覽室的分離。要對財務檔案室的門窗進行加固處理，做好財務檔案室內的防潮和防盜工作。第二，財務檔案室應該指定專人看管，人員不可隨便進入，如果需要查看財務檔案資料，必須嚴格執(zhí)行登記程序。

（二）做好財務檔案備份和網(wǎng)絡安全管理。在會計電算化背景下，針對應用計算機形成的財務檔案數(shù)據(jù)信息，要對其及時備份并保存，主要是預防財務數(shù)據(jù)信息的丟失。要將財務檔案以紙質的形式連同其它財務檔案、電腦磁盤一起保管。除此之外，還應該做好計算機系統(tǒng)的安全管理和網(wǎng)絡的安全管理，聘請專業(yè)的網(wǎng)絡安全人員定期對單位的財務系統(tǒng)進行安全維護，以防不法分子惡意破壞網(wǎng)絡、篡改財務信息。

（三）對財務檔案的交接和銷毀嚴格規(guī)范。第一，關于財務檔案的交接，必須嚴格執(zhí)行相關法律法規(guī)，按照規(guī)定的交接程序執(zhí)行，假如財務檔案適合原單位繼續(xù)保存管理，則應該允許其繼續(xù)存檔，如果財務檔案需要轉交則需要上級管理或相關部門指定專門人員監(jiān)督交接過程，以保證財務檔案交接的公正性和合法性。第二，關于財務檔案銷毀，應根據(jù)相關規(guī)定對財務檔案存放期限的要求，及時銷毀達到存放期限的財務檔案。注意在銷毀過程中，必須嚴格執(zhí)行銷毀程序，履行相關程序，由專人監(jiān)督銷毀人員行為，以防財務檔案被隨意銷毀，待銷毀后還應立即上報給上級部門。

（四）建立健全財務檔案管理制度。古人有云“不以規(guī)矩難成方圓”，對事業(yè)單位的財務管理工作而言，同樣如此，要想做好財務檔案管理，必然少不了健全的管理制度作保障。對此，事業(yè)單位應充分結合自身財務檔案管理工作的現(xiàn)狀，將相關法律法規(guī)作為基礎，不斷建立健全財務檔案管理制度，財務檔案管理制度的內容應該包含財務信息的立卷和歸檔、利用和保密等等。待制度制定后，要求每個檔案管理人員必須執(zhí)行該制度，一旦發(fā)現(xiàn)有違背該制度的管理人員，要相應給予處罰，從而保證事業(yè)單位財務檔案管理工作有章可循、有法可依，確保各項財務檔案管理工作得以順利進行。

四、結語

綜上所述，財務檔案作為現(xiàn)代事業(yè)單位的重要構成部分，相關人員必須深刻意識到其管理的重要性，結合自身所在單位的檔案財務檔案管理現(xiàn)狀，采取有效措施，全面做好財務檔案管理，將財務檔案的作用充分發(fā)揮出來，推動事業(yè)單位健康發(fā)展。

【參考文獻】

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