淺談檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)

王紅崗

【摘要】隨著社會(huì)環(huán)境、市場(chǎng)環(huán)境的變化日趨復(fù)雜，檔案管理工作也將面臨諸多的難題與考驗(yàn)，若想高效、優(yōu)質(zhì)地完成具體的檔案工作，就必須結(jié)合所屬機(jī)構(gòu)的發(fā)展規(guī)劃、改革目標(biāo)、運(yùn)作特點(diǎn)，從思想、意識(shí)上開始轉(zhuǎn)變，與社會(huì)發(fā)展同步，逐步改進(jìn)、優(yōu)化檔案管理并加以創(chuàng)新，從而更好地服務(wù)于所屬機(jī)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；創(chuàng)新；發(fā)展；信息化

伴隨著社會(huì)的發(fā)展、城市化進(jìn)程的加快，可以說(shuō)檔案管理工作也在不斷地完善和發(fā)展。但是客觀來(lái)講，檔案管理工作中還存在很多問(wèn)題，檔案管理部門也在努力尋求解決的辦法。雖然檔案管理工作存在這樣或者那樣的問(wèn)題，但是整體來(lái)講檔案管理工作還是取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，還在不斷地進(jìn)步和完善當(dāng)中。本文主要介紹了檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，希望引起廣大檔案管理工作者的關(guān)注和共鳴。

一、檔案管理工作文件材料存貯的數(shù)字化

隨著信息時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)的普及程度讓我們驚訝，網(wǎng)絡(luò)的大面積覆蓋和計(jì)算機(jī)的普及給我們的生活和工作都帶來(lái)了方便。隨著計(jì)算機(jī)辦公自動(dòng)化和輔助設(shè)計(jì)的普及，從形成過(guò)程看，文本、表格、圖形、圖像等都以電子文檔的形式保存下來(lái)，電子文件成為日益重要的信息資源。從以往的檔案管理方式來(lái)看，不但繁瑣、復(fù)雜，不便于保管，還占用了大量的空間，耗費(fèi)了不少人力、物力，同時(shí)檢測(cè)、查閱起來(lái)也非常不方便。而檔案文件材料存貯數(shù)字化的好處就是存儲(chǔ)起來(lái)更方便。我們?cè)賮?lái)談一談數(shù)字化存儲(chǔ)檔案的介質(zhì)，一般來(lái)講是U盤、硬盤和光盤等一系列具有大容量同時(shí)又修改方便、便于攜帶的存儲(chǔ)設(shè)備，節(jié)省了大量的人力、物力和存放空間。所以說(shuō)電子化檔案將最終徹底改變檔案資料、庫(kù)房設(shè)施的傳統(tǒng)觀念，建立起全新的電子檔案管理體系。

二、檔案管理工作查詢利用檢索的網(wǎng)絡(luò)化

檔案工作的重要性之一就是歸檔資料的查詢和利用。以城鄉(xiāng)規(guī)劃工作而言，檔案管理工作就是為了在以后城鄉(xiāng)規(guī)劃和建設(shè)過(guò)程中作為重要的歷史依據(jù)便于借鑒。如果按照傳統(tǒng)的管理方式，只能按照歸檔的分類方式進(jìn)行固定模式、固定條件的簡(jiǎn)單查詢，檢索條件簡(jiǎn)單，查詢結(jié)果也比較單一。如果我們實(shí)行了檔案管理工作的數(shù)字化存檔和管理，就可以便捷地進(jìn)行任意條件的查詢，可以將多種條件組合在一起進(jìn)行復(fù)合條件的查詢，可以根據(jù)查詢目標(biāo)進(jìn)行大范圍的模糊查詢，還可以根據(jù)主題詞、關(guān)鍵字進(jìn)行全文檢索，將極大地提高檔案信息查詢的完整性、準(zhǔn)確性。所以檔案管理工作查詢利用檢索的網(wǎng)絡(luò)化，大大方便了檔案的檢索工作，不但節(jié)省時(shí)間還特別精準(zhǔn)。

三、檔案管理過(guò)程的現(xiàn)代化

傳統(tǒng)的檔案管理模式是手工登記、著錄、編目、造冊(cè)、檢索，只能按類別、年份進(jìn)行比較粗的分類，標(biāo)準(zhǔn)性差。建立計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)歸檔、編目、查詢檢索和借閱管理的自動(dòng)化。想保證館庫(kù)管理科學(xué)合理，一是加強(qiáng)館庫(kù)建設(shè)，增加軟硬件投入。二是豐富檔案資源，優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高檔案管理的規(guī)范化和工作效率。因此檔案管理工作過(guò)程正在向著現(xiàn)代化的方向發(fā)展，以適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。

四、檔案管理工作人員需求的變化

數(shù)字化信息化時(shí)代的到來(lái)，對(duì)于檔案管理工作人員的要求也將變得更加嚴(yán)格。我們不難分析，新的歷史時(shí)期檔案管理工作對(duì)于計(jì)算機(jī)人才的需求是一個(gè)必然。各單位要致力于培養(yǎng)和吸納計(jì)算機(jī)人才，對(duì)于本單位的工作人員要定期組織培訓(xùn)，可以提前培訓(xùn)計(jì)算機(jī)技術(shù)，普及計(jì)算機(jī)知識(shí)。二來(lái)也可以適當(dāng)吸納計(jì)算機(jī)人才，為檔案管理工作注入新鮮血液。同時(shí)新的時(shí)期對(duì)于人才的需求是多樣性的，是綜合性比較強(qiáng)的，不僅僅要掌握一定的檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)還要具備吃苦耐勞、兢兢業(yè)業(yè)的工作精神。因此檔案管理工作人員的需求變化也要引起各單位的注意，及時(shí)培養(yǎng)新型人才，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。

五、檔案管理信息平臺(tái)深化應(yīng)用的前景

在現(xiàn)行檔案管理信息平臺(tái)的應(yīng)用基礎(chǔ)上，可進(jìn)一步規(guī)范檔案數(shù)字化信息標(biāo)準(zhǔn)接口，開發(fā)檔案掛接輔助工具包，精細(xì)權(quán)限分層分級(jí)控制，完善檔案日志跟蹤，強(qiáng)化檔案元數(shù)據(jù)管理和統(tǒng)計(jì)報(bào)表管理，提供主動(dòng)性推送服務(wù)。待檔案管理信息平臺(tái)逐步完善并深化應(yīng)用后，將建立以高速信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)、檔案數(shù)據(jù)管理為核心、內(nèi)容建設(shè)為重點(diǎn)的統(tǒng)一有序的綜合資源檔案管理系統(tǒng)。仍以城鄉(xiāng)規(guī)劃工作為例，新的檔案信息管理系統(tǒng)將實(shí)現(xiàn)歷史、現(xiàn)在、將來(lái)的檔案管理，涵蓋城鄉(xiāng)規(guī)劃?rùn)n案管理的接收、整理、利用和保管等環(huán)節(jié)，將檔案管理的全部流程納入系統(tǒng)的一體化管理，并與各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共建共享，從而將檔案管理信息平臺(tái)進(jìn)一步演化為專屬城鄉(xiāng)規(guī)劃的、資源更加豐富的、功能更加強(qiáng)大的、自動(dòng)化程度更高的數(shù)字化檔案館。

檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實(shí)現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不單憑幾個(gè)計(jì)算機(jī)技術(shù)人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導(dǎo)作用。

六、結(jié)束語(yǔ)

信息化是科技檔案管理的必經(jīng)之路。要使檔案工作有新的進(jìn)展和突破，就要抓住當(dāng)前有利時(shí)機(jī)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷改革創(chuàng)新，沖出原有的思路、模式，形成一整套新的檔案思想、檔案觀念，才能適應(yīng)檔案事業(yè)的發(fā)展，并為實(shí)現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

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