淺談如何做好企業(yè)會(huì)議管理工作

吳昊

【摘要】企業(yè)要具備強(qiáng)大的競(jìng)爭(zhēng)力就要集眾人之所長(zhǎng)，這就意味著企業(yè)的協(xié)調(diào)溝通工作變得十分重要，因此企業(yè)的會(huì)議管理工作在這其中發(fā)揮著十分重要的作用，為解決企業(yè)的問題提出有效的解決方式，對(duì)有效管理企業(yè)起著十分重要的作用。本文就企業(yè)會(huì)議管理工作的重要性和需要做好的方面及解決的措施進(jìn)行闡述。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)會(huì)議；管理工作

一、會(huì)議管理的重要性

（一）聯(lián)系企業(yè)內(nèi)外部，使得各部門得到溝通。企業(yè)內(nèi)部需要加強(qiáng)與企業(yè)外部的聯(lián)系，企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息也需要及時(shí)溝通，信息能夠公開化共享。這樣管理的人才能綜合各部分信息做出最正確的判斷。提高效率，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)步運(yùn)行。

（二）規(guī)范企業(yè)，規(guī)劃進(jìn)度，統(tǒng)籌全局。當(dāng)問題出現(xiàn)時(shí)，要解決這個(gè)問題就需要集眾人之所長(zhǎng)，這就需要會(huì)議去綜合各個(gè)方面，得到最有效的方法。一個(gè)企業(yè)正常的運(yùn)行需要各個(gè)部門有條不紊地進(jìn)行工作，不能耽誤工作的進(jìn)度，會(huì)議管理工作很好地解決了這個(gè)問題，將保證工作合理得到安排。

二、做好企業(yè)會(huì)議管理工作的具體內(nèi)容

（一）完善會(huì)議管理規(guī)范制度，提升工作質(zhì)量。規(guī)范制度的目的是使企業(yè)得到標(biāo)準(zhǔn)化的管理，可以規(guī)范員工的行為，規(guī)范管理企業(yè)是每個(gè)人在制度面前人人平等。如果有全面完善的制度，內(nèi)部的工作人員可以積極地進(jìn)行工作。有了制度的規(guī)范，在遇到一些糾紛和爭(zhēng)議的時(shí)候依照制度來辦事，沒有規(guī)矩不成方圓，有了規(guī)矩就能起到這樣的作用。

（二）應(yīng)對(duì)大型會(huì)議，組織、調(diào)動(dòng)公司各部門協(xié)同高效合作。企業(yè)會(huì)議的管理工作，還要包括協(xié)調(diào)組織公司的各個(gè)部門的運(yùn)行和合作，每個(gè)部門都有自己專屬的領(lǐng)域，但是他們之間沒有很好地溝通，這會(huì)讓企業(yè)的工作很難有效地開展，因此溝通和協(xié)調(diào)公司的各個(gè)部門是非常重要的。

（三）采取措施或備用方案應(yīng)對(duì)突發(fā)事件以保證會(huì)議順利召開。有的時(shí)候當(dāng)會(huì)議的進(jìn)行遇到某些情況會(huì)發(fā)生一些突然的情況，這個(gè)時(shí)候就需要會(huì)議企業(yè)的管理者有預(yù)備方案來應(yīng)對(duì)緊急突發(fā)的事情，保障會(huì)議的順利進(jìn)行，即使再有突發(fā)事件的情況下也能順利進(jìn)行。

（四）合理安排、制定會(huì)議計(jì)劃。召開會(huì)議的時(shí)候，一般都由特定的會(huì)議管理工作者合理制定會(huì)議的議程，根據(jù)時(shí)間根據(jù)人員來安排會(huì)議的內(nèi)容?？刂乒?jié)奏，把握進(jìn)度，合理占用時(shí)間發(fā)揮好會(huì)議組織的作用，使每一個(gè)環(huán)節(jié)都能適當(dāng)占用適當(dāng)?shù)臅r(shí)間取得合理的效果，確保會(huì)議的內(nèi)容得到有效的解決。

三、提高企業(yè)會(huì)議管理工作質(zhì)量的措施

（一）加強(qiáng)會(huì)中的管理監(jiān)控，有效杜絕違反會(huì)議規(guī)定的情況出現(xiàn)或減少違規(guī)現(xiàn)象。會(huì)議前，可以采用隨機(jī)抽取參會(huì)人員準(zhǔn)備工作的方式進(jìn)行監(jiān)督，審核人員要檢查與會(huì)者的準(zhǔn)備文件以及其他方面準(zhǔn)備工作。在會(huì)議進(jìn)行的過程中，首先通過人員或機(jī)器設(shè)備的有效監(jiān)控來對(duì)參加會(huì)議的人的行為和發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行有效監(jiān)督。其次對(duì)會(huì)議進(jìn)行一定程度的記錄，與會(huì)者的發(fā)言不能是“朗讀文件”的形式。此外，紀(jì)檢部門的工作要對(duì)參加會(huì)議時(shí)人員的紀(jì)律進(jìn)行規(guī)范和監(jiān)督。最后還要進(jìn)行集中總結(jié)。例如：南昌供電公司的措施，每年年底前，由辦公室、財(cái)務(wù)資產(chǎn)部共同對(duì)公司總部會(huì)議計(jì)劃執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，形成分析報(bào)告，向總經(jīng)理辦公會(huì)議或有關(guān)會(huì)議報(bào)告。

（二）違規(guī)現(xiàn)象一旦出現(xiàn)進(jìn)行處罰，起到懲戒的效果。針對(duì)監(jiān)控中出現(xiàn)的種種違反制度規(guī)定的行為，進(jìn)行一定的處罰，根據(jù)行為的嚴(yán)重程度進(jìn)行不同程度的處罰。遲到或會(huì)議準(zhǔn)備不充分這樣的低級(jí)錯(cuò)誤要進(jìn)行較為嚴(yán)重的處罰，比如績(jī)效扣分或一定程度的金額扣罰。另外對(duì)于不積極參與的人員，或者被查到?jīng)]有做好準(zhǔn)備工作的工作人員進(jìn)行處罰，處罰方案參照公司規(guī)定。在這個(gè)過程中，紀(jì)檢部門做好監(jiān)督的工作。

（三）提高會(huì)議的組織能力和會(huì)議服務(wù)水平。提高會(huì)議的組織能力和服務(wù)水平的關(guān)鍵在于組織者及其相關(guān)的人員。會(huì)議前對(duì)會(huì)議的內(nèi)容要清晰，準(zhǔn)備要充足，要能把握住進(jìn)度和節(jié)奏，把握住會(huì)議進(jìn)行的方式。比如，會(huì)議以一種什么樣的方式進(jìn)行：展示PPT，拋出問題群策群力找到解決方案。會(huì)議需要的文件要及時(shí)準(zhǔn)備。會(huì)議進(jìn)行時(shí)，及時(shí)與會(huì)議人員做好溝通，記錄相關(guān)事宜。會(huì)議后，對(duì)會(huì)議產(chǎn)生的文件等進(jìn)行整理，以備不時(shí)之需。

四、結(jié)束語

現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議管理工作仍然存在著一些問題，這就需要我們提前采取一些措施來應(yīng)對(duì)，比如明確會(huì)議的主題，安排合理的進(jìn)程，條理清晰，促進(jìn)工作完成情況需要監(jiān)督推進(jìn)統(tǒng)籌規(guī)劃各部門，保證會(huì)議的質(zhì)量，總結(jié)會(huì)議的要點(diǎn)，會(huì)后還要進(jìn)行整理文件。管理者對(duì)過去的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行改革，通過創(chuàng)新來開拓新的思路，使得在各個(gè)方面都取得了有效的進(jìn)步并且積累了經(jīng)驗(yàn)?？傊?，會(huì)議需要有效的進(jìn)行來保證企業(yè)的發(fā)展，只有這樣企業(yè)的管理者才能很好地對(duì)企業(yè)進(jìn)行掌握，把握企業(yè)的方向。

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