加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理探究

顧建杰

【摘要】經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展使得醫(yī)療事業(yè)取得巨大的進(jìn)步，而醫(yī)院的人事檔案管理對其開展各項(xiàng)工作均有顯著影響，信息化管理更能強(qiáng)化醫(yī)院人事管理，加快醫(yī)院人事改革進(jìn)程，促進(jìn)醫(yī)院取得更大的發(fā)展與進(jìn)步。本文對加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性與策略進(jìn)行探究，以期為醫(yī)院的管理與發(fā)展提供助力。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；檔案管理；人事檔案；信息化

為積極響應(yīng)國家發(fā)展信息化管理工作的號召，醫(yī)院應(yīng)利用信息技術(shù)科學(xué)有效地管理人事檔案，加快醫(yī)院信息化管理步伐。人事檔案詳細(xì)記錄著醫(yī)院人員的個(gè)人經(jīng)歷和社會實(shí)踐，反映出醫(yī)院人員的工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力與業(yè)績，是醫(yī)院非常重要的人事信息資源。這就要求醫(yī)院提高對人事檔案管理的重視度，有效實(shí)施信息化管理，以順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要。

一、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性

在醫(yī)院傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案占據(jù)主要地位，但醫(yī)院人員眾多，檢索紙質(zhì)檔案的效率較低，反復(fù)查閱還會嚴(yán)重?fù)p壞紙質(zhì)檔案，增加人事檔案管理難度。而積極引入信息技術(shù)，加強(qiáng)人事檔案信息化管理，就能顯著提高檢索人事檔案的效率，從而提高檔案管理效率。與此同時(shí)，加強(qiáng)人事檔案信息化管理對醫(yī)院優(yōu)化資源配置也有至關(guān)重要的作用。在醫(yī)院傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，紙質(zhì)資料對醫(yī)院內(nèi)部人員的對比不利，無法通過有效的對比合理安排人員，無法科學(xué)配置醫(yī)院的人力資源。如果使用信息化管理手段，就能有效篩選醫(yī)院人事管理資料，促進(jìn)工作人員的有效對比，多角度調(diào)整人員，優(yōu)化配置醫(yī)院人力資源，顯著提高醫(yī)院管理效率。

二、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的策略建議

（一）建立標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的信息系統(tǒng)軟件。醫(yī)院應(yīng)積極建立標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化的人事信息系統(tǒng)應(yīng)用軟件，為加強(qiáng)人事檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)。醫(yī)院可同時(shí)開展建立各種資料數(shù)據(jù)庫、錄入數(shù)據(jù)、開發(fā)應(yīng)用軟件、建設(shè)高速網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等環(huán)節(jié)，而采集信息資源是基礎(chǔ)和重點(diǎn)，采集和報(bào)送人事檔案信息的工作應(yīng)當(dāng)做到制度化、規(guī)范化。醫(yī)院務(wù)必要將人事檔案管理視為一項(xiàng)經(jīng)常性工作來抓，而完整、規(guī)范、準(zhǔn)確的信息資源是系統(tǒng)的生命，需進(jìn)一步增加投入，持續(xù)改進(jìn)、完善并提高系統(tǒng)整體功能，提升整體應(yīng)用水平，讓整個(gè)系統(tǒng)不斷趨于完善，加強(qiáng)對成熟經(jīng)驗(yàn)的普及與推廣，真正滿足醫(yī)院人事管理需求。

（二）有效防范人事檔案信息資源安全風(fēng)險(xiǎn)。安全是醫(yī)院加強(qiáng)人事檔案信息化管理的關(guān)鍵所在，為有效防范人事檔案信息資源安全風(fēng)險(xiǎn)，醫(yī)院應(yīng)做好幾方面工作：一是建立健全人事檔案信息安全管理制度，盡可能多開發(fā)信息，體現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)性，共享檔案信息資源，其核心就在于完善建立安全管理制度，并針對數(shù)字化人事檔案形成嚴(yán)格的、一整套的安全措施，全面預(yù)防信息失真。與此同時(shí)，由于醫(yī)院人事檔案具備保密性、機(jī)要性，醫(yī)院在確保網(wǎng)絡(luò)安全的基礎(chǔ)上還要確保檔案信息前處理工作、外聘人員安全等問題得到領(lǐng)導(dǎo)的重視，逐漸增加人事檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，確保其持續(xù)發(fā)展。二是醫(yī)院檔案管理人員要加強(qiáng)人事檔案信息化管理安全操作風(fēng)險(xiǎn)。檔案人員要定期備份已經(jīng)歸檔的人事檔案電子文件，定期檢測數(shù)據(jù)庫以及存放服務(wù)器等的防攻擊、防毒、殺毒等能力。針對電子檔案檢測與拷貝，務(wù)必要建立跟蹤記錄，預(yù)防因人為操作失誤而威脅人事檔案信息資源的安全性，切實(shí)加強(qiáng)人事檔案信息化管理。三是強(qiáng)化硬件防護(hù)，有效提高系統(tǒng)安全性能。電子檔案載體很容易被環(huán)境所影響，所以務(wù)必要加強(qiáng)監(jiān)測和維護(hù)，每年應(yīng)定期檢測一次，通過抽樣方式進(jìn)行，樣品的數(shù)量不少于所有人事檔案信息資源的10%；每隔4年應(yīng)拷貝一次，且多重備份，避免數(shù)據(jù)丟失，且繼續(xù)保留原載體的時(shí)間不能少于4年，全面提高醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的安全性。

（三）注重開發(fā)并利用好人事檔案信息資源。注重開發(fā)醫(yī)院人事檔案資源，充分利用信息資源服務(wù)于醫(yī)院的管理和發(fā)展，這是加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理的最終目的。一是建立健全檔案信息庫，及時(shí)使醫(yī)院的在職、退休、離職三類人事檔案依據(jù)姓氏、編號等分類錄入系統(tǒng)，按照人事、組織、勞資等部門在人員的培養(yǎng)、使用、選拔等工作中形成的個(gè)人經(jīng)歷、學(xué)歷情況、社會關(guān)系、業(yè)務(wù)能力、思想品德、獎(jiǎng)勵(lì)處罰等原始記錄形成準(zhǔn)確而完整的電子檔案，為醫(yī)院在職員工評職稱、職位晉升、改變薪資、辦手續(xù)等日常使用提供及時(shí)、準(zhǔn)確、快捷的人事檔案信息查詢，同時(shí)方便相關(guān)人事資料進(jìn)檔。二是建立醫(yī)院干部人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中及時(shí)更新并錄入干部信息，以此為基礎(chǔ)建立實(shí)用數(shù)據(jù)庫，利用醫(yī)院局域網(wǎng)將人事檔案和醫(yī)德醫(yī)風(fēng)考核檔案、衛(wèi)生技術(shù)考核檔案等關(guān)聯(lián)起來，及時(shí)更新，動(dòng)態(tài)管理干部信息，方便醫(yī)院培養(yǎng)、提拔優(yōu)秀干部。三是醫(yī)院不僅要重視維護(hù)數(shù)據(jù)、保證系統(tǒng)安全，還要將檢索信息、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等操作程序設(shè)置得更簡便、更容易操作，專門安排檔案人員及時(shí)更新、核準(zhǔn)數(shù)據(jù)庫，促使人事檔案信息能最大化服務(wù)于醫(yī)院事業(yè)。

三、結(jié)語

人事檔案管理是推動(dòng)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)保障之一，有序開展人事檔案管理工作不但能保證資料的全面性，還能使人事管理更有序、更高效。尤其是在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，科技全面進(jìn)步，加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化管理是順應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢，醫(yī)院務(wù)必要充分認(rèn)識其重要性，并探索更多行之有效的策略推動(dòng)人事檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)與發(fā)展，促進(jìn)醫(yī)院不斷提升人事檔案管理水平，最大限度發(fā)揮檔案信息的價(jià)值。

【參考文獻(xiàn)】

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