安徽省高校檔案館網(wǎng)站建設(shè)情況研究

李雅玲

【摘要】檔案網(wǎng)站建設(shè)已經(jīng)成為檔案數(shù)字化建設(shè)的重要組成部分，為加快學(xué)校信息化建設(shè)的步伐，通過對(duì)安徽省內(nèi)高校檔案網(wǎng)站的調(diào)查研究，提出要積極創(chuàng)建能夠滿足用戶群的檔案網(wǎng)站，從而促使其館藏檔案價(jià)值得到充分體現(xiàn)，更好地為檔案利用者及管理人員工作提供便利。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案；網(wǎng)站

對(duì)于高校而言，檔案管理網(wǎng)站具有重要的意義，不僅是校園網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)，以滿足電子校務(wù)需求，同時(shí)也是檔案信息發(fā)布以及專業(yè)信息服務(wù)的高端平臺(tái)。為此，檔案館網(wǎng)站對(duì)于高校實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化具有重要的意義。為更好地了解安徽省內(nèi)高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的現(xiàn)狀，筆者從省內(nèi)100多所高校中選取中國科技大學(xué)、合肥工業(yè)大學(xué)、安徽大學(xué)、安徽師范大學(xué)等12所高校作為研究對(duì)象，其中6所高校的檔案工作網(wǎng)站都建立在學(xué)校黨辦、院辦網(wǎng)站內(nèi)容中，沒有形成獨(dú)立的網(wǎng)站管理平臺(tái)。通過比較分析各高校檔案工作網(wǎng)站的內(nèi)容建設(shè)、版式設(shè)計(jì)及管理維護(hù)等方面的情況，能夠?yàn)槲倚n案網(wǎng)站建設(shè)提供些許有益的參考價(jià)值。

一、檔案網(wǎng)站內(nèi)容的比較與分析

高校檔案網(wǎng)站一般是以檔案部門為主導(dǎo)，以檔案信息資源為基礎(chǔ)，借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而創(chuàng)建的，其具有較強(qiáng)的專業(yè)性，不僅能夠作為學(xué)校的對(duì)外宣傳窗口，還可以作為開發(fā)新資源的重要渠道。為此，在就檔案網(wǎng)站進(jìn)行設(shè)計(jì)的過程中，還需要就設(shè)計(jì)目標(biāo)、用戶需求等方面的內(nèi)容予以明確，促使服務(wù)型功能定位得到突顯。

高校檔案網(wǎng)站運(yùn)行模式各種各樣，既有獨(dú)立運(yùn)行的，也有借助其他網(wǎng)站進(jìn)行運(yùn)營的，還有和其他網(wǎng)站進(jìn)行融合而共同運(yùn)營的。其中高校應(yīng)用最為頻繁的運(yùn)營模式便是嵌入校園辦公式網(wǎng)站，之所以該模式能夠深受歡迎，主要是因?yàn)槠淠軌虼偈箤W(xué)校教職人員盡快獲取信息資源。高校檔案網(wǎng)站，除了傳統(tǒng)的檔案信息管理功能外，還增設(shè)了一些其他方面的功能，諸如職能信息、檔案工作信息等內(nèi)容。為此，無論檔案網(wǎng)站處于何種板塊下，其都必須要滿足利用者的需求，這才是檔案網(wǎng)站的終極目標(biāo)。

對(duì)于高校來說，檔案網(wǎng)站的服務(wù)對(duì)象不僅僅是本校的教職人員以及學(xué)生，還包括社會(huì)各界的人事部門，促使其更快獲得所需的檔案信息。在本次研究中，筆者對(duì)研究檔案網(wǎng)站的信息設(shè)置的情況進(jìn)行比較，對(duì)這些檔案網(wǎng)站一級(jí)類目和主頁內(nèi)容信息進(jìn)行分析整理，各高校檔案館網(wǎng)站都設(shè)置了檔案館基本概況、館藏概況、工作動(dòng)態(tài)、最新消息、公告通知這些內(nèi)容，各高校在創(chuàng)建檔案網(wǎng)站過程中，對(duì)于館藏以及工作狀況都保持著高度關(guān)注，促使其能夠更好地指導(dǎo)業(yè)務(wù)開展，確保相關(guān)法規(guī)得到更好的宣傳。高校借助檔案管理網(wǎng)站，促使校史、校友、校風(fēng)等得到全面呈現(xiàn)。有些高校將本校檔案管理系統(tǒng)公布在網(wǎng)頁上，也具有了信息查詢的功能，高校的檔案網(wǎng)站也比較重視和其他單位網(wǎng)站的交流，借助超鏈接，促使信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)互補(bǔ)共享。網(wǎng)站導(dǎo)航能夠使用戶在使用過程中盡快找到相應(yīng)欄目、分類等。

在當(dāng)前的檔案學(xué)領(lǐng)域中，電子文件屬于較為熱門的內(nèi)容。然而，對(duì)于高校檔案館來說，其并未得到充分體現(xiàn)，在諸多高校的一級(jí)類目中，僅有4所高校就電子文件進(jìn)行了體現(xiàn)，檔案編研、專題推薦有4所高校設(shè)置，由于每所高校檔案管理工作發(fā)展程度不同，所設(shè)置的類目也不盡相同，有些內(nèi)容可能設(shè)置在二級(jí)、三級(jí)類目中，但大多數(shù)高校能夠突出本館的特色，為閱覽者提供更全更新的檔案信息。

值得借鑒的是有些高校在設(shè)計(jì)檔案網(wǎng)站主頁時(shí)，充分考慮不同的展現(xiàn)形式，除了傳統(tǒng)的文字、圖片之外，還加入了視頻、動(dòng)圖等形式，使高校的人文特色得到充分體現(xiàn)。部分高校設(shè)置有館長信箱、意見反饋以及在線交流等欄目，從而為用戶提供了意見反饋渠道，更好地表達(dá)自己的看法，提出相關(guān)問題。安大、安師大等學(xué)校在檔案網(wǎng)站檢索功能方面表現(xiàn)較為出色，用戶通過輸入關(guān)鍵詞，就可以快速查詢到所需的相關(guān)信息，這些都是我們學(xué)習(xí)借鑒之處，安徽大學(xué)檔案網(wǎng)站還提供了全文檢索、畢業(yè)生檔案郵寄地址查詢等，相較于目錄檢索，能夠更好地滿足用戶需求，促使其有更好的用戶體現(xiàn)。

因此，應(yīng)該結(jié)合本校的實(shí)際情況，緊密圍繞檔案館的內(nèi)部結(jié)構(gòu)以及業(yè)務(wù)需求，促使網(wǎng)站主題能夠在各主欄目中得到體現(xiàn)，要保證主題欄目在總欄目中的優(yōu)勢(shì)地位，使網(wǎng)站能夠向?qū)I(yè)化方向發(fā)展，使主題更加突出。同時(shí)，還需要積極應(yīng)用新媒體技術(shù)，創(chuàng)建互動(dòng)欄目、設(shè)置檢索工具，使用戶需求能夠得到更好的滿足，便于其查詢相關(guān)信息，能夠更好地獲取其所需要的信息資源，提高信息查詢效率。

綜上所述，筆者在對(duì)安徽省12個(gè)高校檔案網(wǎng)站調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，參照其他高校檔案網(wǎng)站的成功案例，結(jié)合我校綜合檔案室工作的實(shí)際情況，列出了8個(gè)主要一級(jí)欄目及其子欄目，一級(jí)欄目包括：首頁、新聞動(dòng)態(tài)、服務(wù)指南、檔案法規(guī)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、學(xué)習(xí)交流、人物風(fēng)采及網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航八個(gè)欄目。除此之外，還應(yīng)增添老照片、管理系統(tǒng)登錄框、網(wǎng)站地圖、聯(lián)系我們等內(nèi)容，促使網(wǎng)站功能得到極大程度的豐富。由于我校有些檔案沒有歸檔，散落在各部門，針對(duì)這一狀況可以開發(fā)檔案回收欄目，發(fā)出請(qǐng)求，歡迎用戶將遺失在外的一些珍貴檔案送檔案室保管，豐富館藏。

二、檔案網(wǎng)站的版式設(shè)計(jì)

網(wǎng)站的整體設(shè)計(jì)應(yīng)遵循美觀性、規(guī)范性、安全性和易用性的原則。在檔案網(wǎng)頁設(shè)計(jì)過程中，要借助文字、圖像以及動(dòng)畫等形式，促使網(wǎng)頁美感得到提升，從而使其受到用戶的關(guān)注，使用戶能夠更好地理解網(wǎng)頁內(nèi)容。此外，在網(wǎng)頁設(shè)計(jì)過程中，還可加入一些具有提示作用的新聞圖片等，從而滿足當(dāng)代讀者在閱讀方面的習(xí)慣。網(wǎng)頁設(shè)計(jì)過程中，文字設(shè)計(jì)也是關(guān)鍵性內(nèi)容之一，要保證文字字體的美感，大小的適合性、顏色的合適性，促使圖片以及動(dòng)畫等形式的內(nèi)容在切換過程中，能夠更加便捷、流暢。在就網(wǎng)站風(fēng)格進(jìn)行了解時(shí)，還需要從配色、排版、架構(gòu)、特效等幾個(gè)方向來探討。這些項(xiàng)目都與網(wǎng)頁風(fēng)格有密切的關(guān)系，當(dāng)然網(wǎng)頁的風(fēng)格不是某一項(xiàng)相同，網(wǎng)站就有整體感，而是需要各項(xiàng)目的合理搭配應(yīng)用，才能達(dá)到完美的效果。

因此，首先要就主體色予以明確，而后基于實(shí)際需求，從而進(jìn)行整個(gè)頁面的配色工作，并加強(qiáng)對(duì)比，從而確定最佳的配色方案。在此過程中，需要注意的是單個(gè)網(wǎng)站在標(biāo)準(zhǔn)色方面應(yīng)控制在三種以內(nèi)。從顏色理論上分析，對(duì)于大學(xué)來說，白色以及淺綠色是最為適合顏色，能夠充分表現(xiàn)出大學(xué)生群體身上所特有的青春氣息。此外，在網(wǎng)頁上還應(yīng)就新聞相關(guān)的圖片進(jìn)行呈現(xiàn)，使其實(shí)現(xiàn)自主切換，而用戶根據(jù)自身需求，選擇訪問對(duì)象。安徽工業(yè)大學(xué)藍(lán)白色相間，主頁欄目清晰、一目了然，能夠讓瀏覽者快速找到所需信息；安徽師范大學(xué)檔案館網(wǎng)站老照片的展示更是能夠吸引瀏覽者興趣，讓人難以忘懷。

各大高校在設(shè)計(jì)檔案網(wǎng)站的過程中，能夠促使整體風(fēng)格得到突顯，并積極調(diào)動(dòng)各類原色，從而營造出良好的視覺效果。多數(shù)高校在設(shè)計(jì)檔案網(wǎng)站過程中以冷色為基調(diào)，以淺色調(diào)為底色，文本多為宋體黑色字，段落層次分明，結(jié)構(gòu)清晰，整體藝術(shù)風(fēng)格莊重和諧，符合高校檔案工作的特點(diǎn)。

總而言之，在網(wǎng)站設(shè)計(jì)過程中，要明確網(wǎng)站的定位，就瀏覽用戶的實(shí)際情況進(jìn)行考慮，比如其文化背景等，促使網(wǎng)站能夠在美觀上得到保障，促使主題得到突出，給人以精致、典雅的感覺。在網(wǎng)頁方面，要注重色彩的和諧性，做到形式與內(nèi)容的統(tǒng)一。通過對(duì)比調(diào)和，節(jié)奏韻律等手段，促使空間、文字、圖形間能夠形成均衡狀態(tài)，并生成和諧的美感。

三、做好網(wǎng)站的管理維護(hù)

在網(wǎng)站創(chuàng)建完成后，還需要對(duì)其進(jìn)行常規(guī)性的維護(hù)，促使其功能得到充分體現(xiàn)。常規(guī)網(wǎng)站維護(hù)主要包括下述幾個(gè)方面的內(nèi)容：

（一）檔案網(wǎng)站內(nèi)容的維護(hù)和更新。檔案網(wǎng)站在內(nèi)容方面要堅(jiān)持定期定時(shí)更新，并且還需要加強(qiáng)對(duì)內(nèi)容的分類，將一些關(guān)鍵性的內(nèi)容呈現(xiàn)在網(wǎng)站主頁上，要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的報(bào)道。只有在保證首頁更新頻率等情況下，才能在內(nèi)容上吸引用戶。此外，檔案部門還需要就網(wǎng)站信息進(jìn)行全面考慮，從而創(chuàng)建出一套能夠滿足網(wǎng)站信息處理的管理規(guī)制。在此過程中，既要就信息的準(zhǔn)確度以及安全性予以考慮，又要對(duì)信息更新的及時(shí)性進(jìn)行關(guān)注。

（二）動(dòng)態(tài)功能支持在線更新。為促使動(dòng)態(tài)功能的實(shí)現(xiàn)能夠得到保證，筆者認(rèn)為還需要?jiǎng)?chuàng)建對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。檔案管理人員，登錄管理后臺(tái)，做好模板的創(chuàng)建、發(fā)布、修改工作，促使數(shù)據(jù)庫能夠得到及時(shí)更新，這樣，工作人員在更新維護(hù)網(wǎng)站的過程也會(huì)變得更加簡單。

（三）網(wǎng)頁的優(yōu)化及文件備份。網(wǎng)頁優(yōu)化在網(wǎng)站創(chuàng)建過程中是極為關(guān)鍵的。優(yōu)化過程決定了頁面的瀏覽速度以及適用性，促使瀏覽者能夠?qū)W(wǎng)站有良好的印象。要加強(qiáng)對(duì)檔案網(wǎng)站鏈接的檢查，促使URL的使用效率得到全面提升，促使各類文件能夠得到合理的儲(chǔ)存，避免出現(xiàn)根目錄存儲(chǔ)文件過多的情況，要加大子目錄創(chuàng)建力度，但是需要注意的是目錄層次應(yīng)該控制在3層以內(nèi)，這樣維護(hù)管理工作較為簡單。就當(dāng)前情況來看，軟件Bug較為廣泛，并且病毒種類較多。為此，在網(wǎng)站創(chuàng)建完成并發(fā)布之后，還需要進(jìn)行技術(shù)信息存儲(chǔ)管理，做好安全備份工作，以絕后患。

（四）重視網(wǎng)站服務(wù)與回饋工作。要做好回饋工作，促使網(wǎng)站訪問者的相關(guān)問題能夠得到及時(shí)的回復(fù)，以做好在線服務(wù)工作，促使網(wǎng)站在此方面的功能得到增強(qiáng)。諸如創(chuàng)設(shè)檔案論壇，促使網(wǎng)站在互動(dòng)性上得到改善，使信息得到充分利用。

綜上所述，立足于我校綜合檔案室業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，要充分發(fā)揮檔案室在檔案存儲(chǔ)方面的作用，變被動(dòng)為主動(dòng)，促使館藏情況得到及時(shí)地公布，增強(qiáng)工作的影響力，促使人們對(duì)檔案管理網(wǎng)站的功用有全面的認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化師生在檔案資源方面的保護(hù)意識(shí)。相信隨著學(xué)校綜合實(shí)力的不斷增強(qiáng)，學(xué)校檔案網(wǎng)站建設(shè)也會(huì)長足發(fā)展，以便于更好地為全校師生服務(wù)，為學(xué)校數(shù)字化校園的建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

【本文為安徽省2018年高校檔案學(xué)會(huì)基金項(xiàng)目，項(xiàng)目名稱：2018年安徽省高校檔案工作協(xié)會(huì)基金項(xiàng)目。項(xiàng)目編號(hào)：2018yb25】

【參考文獻(xiàn)】

[1]鐘其炎.我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的問題分析[J].云南檔案，2008（6）.

[2]翟麗娜.我國高校檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀的調(diào)查與分析[J].檔案管理，2008（2）.

李娜.高校檔案網(wǎng)站建設(shè)現(xiàn)狀及對(duì)策[J].中國科技信息， 2008（12）.