企業(yè)公文管理信息系統(tǒng)的常見問題及對策

摘要：公文管理信息系統(tǒng)是以實用、可靠、安全、高效為原則，以公文流轉(zhuǎn)為核心的辦公自動化系統(tǒng)。本文著重從公文管理系統(tǒng)的優(yōu)勢、運行常見問題及對策等方面展開論述，以利于公文管理人員提高工作效率，促進企業(yè)提高公文管理質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：公文處理；公文撰寫；信息化；保密

公文管理信息系統(tǒng)是企業(yè)日常運行中的重要組成部分，其對企業(yè)的發(fā)展、管理、決策具有舉足輕重的意義。如何提高公文流轉(zhuǎn)的效率，盡快完成文件批復、審核、印發(fā)等運行流程，是公文管理信息系統(tǒng)的一項重要課題。

一、公文管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢

公文管理信息系統(tǒng)的主要對象是公文。公文是對企業(yè)發(fā)展具有重大作用的指導性文件，是溝通和交流的載體。通過公文流轉(zhuǎn)的審批、傳達，可及時響應上級有關(guān)政策號召，抓好工作落實，促進企業(yè)發(fā)展。

增強公文處理時效。公文管理信息系統(tǒng)可實現(xiàn)發(fā)文、收文等文種的流轉(zhuǎn)、審批、催辦督辦，對公文辦理過程提供實時的監(jiān)控。特別是當業(yè)務人員異地出差、開會致使一些緊急、重要的文件得不到審批時，公文管理信息系統(tǒng)便可發(fā)揮自身功用，有效解決上述問題。

明確辦文人員責任。登錄公文管理信息系統(tǒng)，不同的人員具有不同權(quán)限，各自有用戶名和密碼。成功登錄后，可在個人辦公欄內(nèi)查詢待處理、未讀等多種分類文件，處理流程清晰，責任明確到人。如人員因不在崗位而接收不到公文，可通過公文管理信息系統(tǒng)擬定代辦人，由代辦人暫代處理公文。

推進公文信息化進程。公文管理信息系統(tǒng)實現(xiàn)了電子化公文傳閱，目前公文傳送接收、審批、流轉(zhuǎn)等業(yè)務都可通過網(wǎng)絡(luò)應用實現(xiàn)，整個處理流程節(jié)省了大量的人力、物力，僅是紙張、印刷就可為企業(yè)節(jié)約大量資金。從經(jīng)濟角度看，每份公文一般可節(jié)省2-3天的流轉(zhuǎn)時間，時間效率相當驚人。

二、公文管理信息系統(tǒng)運行中的主要問題

公文流轉(zhuǎn)效率和質(zhì)量對現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展具有重要的影響和作用，目前許多企業(yè)越來越重視公文系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)效率和質(zhì)量，將其作為保持政令暢通、提高執(zhí)行效率和工作績效的重要抓手。

（一）公文撰寫常見錯誤

標題擬定不當。規(guī)范的公文標題通常由“發(fā)文機關(guān)+關(guān)于+事由+文種”組成，但在實際中不合寫作規(guī)范的問題較為突出。比如，公文標題不能反映正文主旨；公文標題不夠精練，一些公文標題長達幾十個字，變成了正文內(nèi)容的縮寫。

文種使用不準確。部分單位公文管理人員對文種、文體概念模糊、內(nèi)容不清，導致應用錯誤。如請示、報告文種的用法不當。日常工作中，經(jīng)常會出現(xiàn)該用報告不用報告，或請示和報告亂用的現(xiàn)象。

公文語言拖沓。起草的公文或多或少存在內(nèi)容質(zhì)量不高，語言不精辟，懇求事項不明或一文多事的現(xiàn)象。

公文格式不規(guī)范。正文中的數(shù)字、日期、單位用法不準，如公文中出現(xiàn)“二〇一六年一月五日”等格式日期。

排版不符合要求。公文的用紙幅面、版面尺寸等都具有詳細的規(guī)定。在公文起草工作中，有的公文沒有設(shè)置頁面和排版，字體字號“隨心所欲”，影響公文的美觀，也破壞了公文的嚴肅性。

錯別字現(xiàn)象時有發(fā)生。有的文件中出現(xiàn)多字、漏字、錯字、詞語搭配不當?shù)痊F(xiàn)象。此外，還有標點符號濫用現(xiàn)象。比如在行文題目中出現(xiàn)《關(guān)于部分合同‘履約保函變更為‘履約保證金的請示》。

（二）公文流轉(zhuǎn)常見問題

公文處理慢。兼職公文管理人員在處理專業(yè)工作時，經(jīng)常造成公文無人接收或接收不及時，補位接收人員對業(yè)務不熟練，導致未及時在工作日內(nèi)處理，造成工作延誤等情況發(fā)生。

審核把關(guān)松。公文管理人員工作積極性不高，工作態(tài)度不嚴謹，對報送的公文審看不細致，給最終環(huán)節(jié)的公文審核增大工作量。

保密意識弱。在日常公文流轉(zhuǎn)中經(jīng)常會接觸大量的技術(shù)信息等重要文件，公文管理人員若保密意識較弱，易發(fā)生泄密行為。

（三）公文管理系統(tǒng)自身存在的問題

運行效率低。公文系統(tǒng)中的起草人、審核人、聯(lián)系電話等信息填寫不全，至公文管理人員發(fā)文時，系統(tǒng)提示信息填寫不全，必須填寫后才能發(fā)文，造成篩選條件滯后，降低了工作效率。

提示郵件多。公文在流轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)大量提示郵件，尤其是公文管理人員，每天的郵件量高達上百份，造成部分普發(fā)郵件未能及時查看或疏漏。

三、公文管理信息系統(tǒng)問題的處理建議

（一）深化認識，轉(zhuǎn)變觀念

公文處理體現(xiàn)企業(yè)的工作運行程度，影響著內(nèi)部政令能否暢通。因此，要切實注重公文處理工作，嚴格恪守公文處理順序，實時補充公文管理人員，完善辦公設(shè)備，優(yōu)化模塊系統(tǒng)，最大限制地激起公文管理人員的工作積極性，增強其榮譽感和自豪感。

（二）完善機制，規(guī)范操作

公文管理人員加大審核把關(guān)力度，對公文運轉(zhuǎn)進行全方位檢查跟蹤。制訂科學規(guī)范的公文處理工作機制，并嚴格按規(guī)范落實，切實提高公文運轉(zhuǎn)效率。制訂公文打印、復制、借閱方面的規(guī)章準則，謹防公文泄密。實施責任追查準則，執(zhí)行工作責任制，不斷加強公文管理人員的工作責任感。

（三）加強培訓，提高素質(zhì)

加強公文業(yè)務培訓。按期組織開展公文處理業(yè)務培訓，提高公文管理人員的業(yè)務水平，規(guī)范辦文順序，改良公文處理質(zhì)量，提高公文處理效能。采取有效措施，增進企業(yè)各層級人員對公文處理知識的了解，為公文處理工作高效運轉(zhuǎn)打下堅實基礎(chǔ)。積極組織并支持公文管理人員參與公文管理學習培訓，提高寫作水平和辦文質(zhì)量。

（四）強化意識，嚴防泄密

在全球化、信息化的大背景下，要深刻認識保密工作的艱巨性、復雜性和長期性。要加強保密宣傳教育，增強公文保密意識，確保公文管理人員時刻繃緊保密弦，樹立“保密責任重如泰山”的意識，切實擔負責任，抓住重點環(huán)節(jié)，積極主動地做好公文保密工作。

總之，公文管理信息系統(tǒng)對企業(yè)管理水平的提升具有重要的意義，是建立現(xiàn)代企業(yè)制度中的重要一環(huán)。規(guī)范建立現(xiàn)代化公文信息管理制度，有利于提升企業(yè)的工作效率，提高政策執(zhí)行和企業(yè)發(fā)展的速度，最終促進企業(yè)在激烈的市場競爭中取得長足發(fā)展優(yōu)勢。

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作者簡介：

李林，男，漢族，出生日期：1979.6.20，學歷：碩士研究生，職稱：政工師/經(jīng)濟師。