事業(yè)單位管理檔案管理中現(xiàn)代化方式的運(yùn)用

趙艷安

【摘 要】 在當(dāng)代社會(huì)，人們無論是生活質(zhì)量還是工作質(zhì)量都得到了很大的提高，尤其是檔案管理工作，這項(xiàng)工作本身復(fù)雜瑣碎，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不符合時(shí)代的發(fā)展要求，可見事業(yè)單位管理檔案管理利用現(xiàn)代化方式顯得十分重要。

【關(guān)鍵詞】 事業(yè)單位管理；檔案管理；現(xiàn)代化方式

信息化的發(fā)展給人們帶來了緊張和壓力，也給人們帶來了機(jī)遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的模式在新時(shí)代中站不住腳，尤其是事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)，它作為我們國家管理系統(tǒng)的保障，是我們國家貫徹落實(shí)可持續(xù)發(fā)展的不竭動(dòng)力，如果事業(yè)單位的檔案管理出現(xiàn)問題會(huì)影響到國家的進(jìn)步和發(fā)展，為了保證檔案的安全和管理的完善并加強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全模式，就必須在事業(yè)單位管理檔案管理中找出問題，并及時(shí)加以解決，利用現(xiàn)代化對(duì)事業(yè)管理中檔案管理創(chuàng)新調(diào)整，解決檔案管理中的不安全問題。

1 管理檔案管理中出現(xiàn)的一系列問題。

1.1 檔案管理工作中檔案數(shù)據(jù)的可信性

傳統(tǒng)的檔案管理方法，使檔案的公信力受到嚴(yán)重質(zhì)疑。作為重要數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)場(chǎng)所，機(jī)構(gòu)檔案管理必須有效地保證百分之一百的可信度?，F(xiàn)代信息傳播給機(jī)構(gòu)檔案管理帶來了巨大挑戰(zhàn)，信息傳播速度大幅度下降。事業(yè)單位檔案管理應(yīng)始終確保信息真實(shí)有效。傳統(tǒng)的機(jī)構(gòu)檔案管理模式不能有效保證文件數(shù)據(jù)的安全性。使用傳統(tǒng)的文件管理方法，很容易篡改數(shù)據(jù)或刪除數(shù)據(jù)而無需跟蹤。嚴(yán)重缺乏可靠性。數(shù)據(jù)的真實(shí)性受到嚴(yán)重質(zhì)疑。在一個(gè)公共機(jī)構(gòu)的檔案文件中，形成了數(shù)據(jù)的真實(shí)性，如存放傳統(tǒng)電子文件中文件的形成。所起草文件上的文件不能留下真實(shí)的筆跡。單位領(lǐng)導(dǎo)不能在磁盤上發(fā)布文件，所以稍后很難驗(yàn)證副本。材料是否真實(shí)、權(quán)威，或者是否有人刪除了傳統(tǒng)電子文檔中存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)，也很難找到和確定。

1.2 各機(jī)構(gòu)檔案管理的保密性很低。

為了保證高校檔案管理的保密性和信息技術(shù)的發(fā)展，這是很容易解決機(jī)構(gòu)傳統(tǒng)的文件管理系統(tǒng)，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，使許多不法分子可以利用它，和保密性無法得到有效的保證，而傳統(tǒng)的手寫文件比它更現(xiàn)代。電子文檔容易丟失，字跡保存不好，丟失時(shí)間長(zhǎng)，無法檢索，但不能有效保證電子文件的安全和安全?，F(xiàn)代電子文件可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在同一時(shí)間和任何地點(diǎn)發(fā)送到許多不同的網(wǎng)絡(luò)終端。通信設(shè)備的傳輸速度非?？?。對(duì)現(xiàn)代電子文獻(xiàn)內(nèi)容整合的思考是對(duì)傳播學(xué)的嚴(yán)峻考驗(yàn)。同時(shí)，現(xiàn)代電子檔案的效率也為檔案保密。性構(gòu)成巨大威脅。為了保持檔案在檔案管理中的長(zhǎng)期存在，許多機(jī)構(gòu)將選擇使用計(jì)算機(jī)進(jìn)入，而無紙化辦公也在高校中尤為普及。使用信息保存文件和文件也簡(jiǎn)單方便。所有數(shù)據(jù)、信息和時(shí)間都可以在前后存儲(chǔ)。在電子文件中，人們可以獲得操作鼠標(biāo)和鍵盤所需的信息?，F(xiàn)代手段在檔案管理中的應(yīng)用，大大簡(jiǎn)化了工作程序，提高了辦公效率。但是一旦計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)突然崩潰或崩潰，它可能會(huì)導(dǎo)致存儲(chǔ)在現(xiàn)代電子文檔中的數(shù)據(jù)同時(shí)消失。這不僅會(huì)造成文字的損失，還會(huì)給組織的檔案管理帶來巨大的損失，造成不可挽回的后果。

2 事業(yè)單位檔案管理中結(jié)合現(xiàn)代化方式的轉(zhuǎn)變

2.1 計(jì)算機(jī)在事業(yè)單位檔案管理中的合理應(yīng)用。

在機(jī)構(gòu)檔案管理中，現(xiàn)在可以在目錄中找到，這樣可以方便地查找文件，方便文件的傳輸。隨著中國信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，在現(xiàn)代檔案管理機(jī)構(gòu)中的應(yīng)用也越來越重要，特別是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和發(fā)展，在當(dāng)今的時(shí)代帶來了令人難以置信的變化，甚至改變了生產(chǎn)、生活和工作。這使得數(shù)據(jù)的復(fù)制和保存更加容易，將所有的文件目錄和相關(guān)信息記錄到計(jì)算機(jī)中，然后根據(jù)特定的分類標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)對(duì)文件進(jìn)行分類，為以后的文件調(diào)用提供了極大的方便。不僅如此，USB的使用、數(shù)據(jù)備份，重要數(shù)據(jù)可以備份到各種數(shù)據(jù)庫中，數(shù)據(jù)庫得到保存和保密，建立了專門的保密系統(tǒng)，保證了數(shù)據(jù)保密監(jiān)督機(jī)構(gòu)的丟失。還體現(xiàn)在詢價(jià)文件的數(shù)，數(shù)據(jù)管理軟件會(huì)顯示相應(yīng)的文件的位置，包括數(shù)據(jù)的主要內(nèi)容和主要內(nèi)容，提高工作效率和準(zhǔn)確性。為了我們不僅要使用電腦，熟悉相關(guān)人員，還對(duì)有關(guān)單位的人員應(yīng)充分發(fā)揮自己的創(chuàng)新精神和自己的智慧，并進(jìn)一步整合高校檔案管理現(xiàn)代化的文件管理中的應(yīng)用。計(jì)算機(jī)在管理方面的效率對(duì)工作的各個(gè)方面都是方便的。

2.2 建立事業(yè)單位檔案管理的網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)。

計(jì)算機(jī)在管理中的應(yīng)用也非常廣泛，大面積的網(wǎng)絡(luò)模式必須有相應(yīng)的順序，技術(shù)建立文件網(wǎng)絡(luò)。管理實(shí)時(shí)控制管理，建立了相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。在當(dāng)今時(shí)代，檔案部門的效率已成為各檔案部門競(jìng)爭(zhēng)的主要標(biāo)志。建立相應(yīng)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)是傳統(tǒng)，檔案管理突破的重要體現(xiàn)。它不僅可以滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)的需求，而且可以促進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的普及和應(yīng)用。最重要的一個(gè)組織的檔案管理是建立一個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，屬于自己的地區(qū)根據(jù)自身的發(fā)展和工作的需要，提供更方便的渠道資源和信息共享制度的傳輸，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)軟件的共享，并建立檔案管理部門和其他有關(guān)部門。

2.3 信息時(shí)代檔案管理的定義與特點(diǎn)

檔案管理工作包括收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和使用檔案等一系列活動(dòng)。所有這些工作都是圍繞著各種商業(yè)交易和人事鑒定的檔案文件。文件都是分散的，凌亂的，大的和孤立的，所有這些都增加了管理的難度，和搜索部門的統(tǒng)一的系統(tǒng)是有限的，以后的維修和鑒定工作不到位，導(dǎo)致在相關(guān)文件的早期使用客戶的實(shí)際需求滿意的不足，并對(duì)相關(guān)部門的滿意度不高。隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的改革和應(yīng)用，信息時(shí)代檔案管理的方法和形式也有了新的定義。信息時(shí)代的檔案管理與傳統(tǒng)管理有著明顯的區(qū)別。傳統(tǒng)檔案管理主要依靠負(fù)責(zé)人員進(jìn)行簡(jiǎn)單的文件存儲(chǔ)、整理和收集。紙質(zhì)版的存儲(chǔ)模式不僅對(duì)檔案管理部門的面積和存儲(chǔ)量有很高的要求，而且極為不利。查詢、識(shí)別和分類文檔。先進(jìn)的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，極大地提高了檔案管理的質(zhì)量。利用現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將大量紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成更為方便的電子文檔，減少了人員文檔的工作量，大大方便了文件信息。

3 結(jié)語

事業(yè)單位管理檔案管理作為信息管理和資料的主要收集地點(diǎn)，也是事業(yè)單位管理檔案管理工作的主要部分，如何將現(xiàn)代化技術(shù)切實(shí)應(yīng)用到檔案管理中就變成了目前相關(guān)人士關(guān)注的問題，也是我國事業(yè)單位管理的發(fā)展是要求和內(nèi)在需要。檔案管理信息管理的發(fā)展是未來事業(yè)單位管理的必然趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)信息的合理收益。用能夠使事業(yè)單位管理檔案管理變的高效安全，為事業(yè)單位管理檔案管理提供強(qiáng)有力的保證。

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