關(guān)于企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新的思考

張靜

摘要：辦公室是企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作的重要場(chǎng)所，企業(yè)必須重視辦公室管理?；诖?，文章闡述了企業(yè)辦公室管理的內(nèi)涵，介紹了新時(shí)期企業(yè)辦公室工作的特點(diǎn)，通過分析企業(yè)辦公室管理存在不足，總結(jié)了相應(yīng)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)辦公室；管理；創(chuàng)新

引言：辦公室是企業(yè)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作過程中的綜合性、全局性管理和服務(wù)機(jī)構(gòu)，其管理效果直接決定著企業(yè)的運(yùn)行效率和經(jīng)營(yíng)成效，還能夠反映出企業(yè)的運(yùn)營(yíng)能力和綜合實(shí)力，辦公室管理在企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中發(fā)揮著重要作用。同時(shí)，隨著社會(huì)的快速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，因而企業(yè)必須積極尋找強(qiáng)化辦公室管理的措施，為管理人員更好地進(jìn)行經(jīng)營(yíng)決策提供保障，保證各項(xiàng)事務(wù)的正常運(yùn)行，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)定、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

1企業(yè)辦公室管理的內(nèi)涵

1.1輔助領(lǐng)導(dǎo)決策

辦公室是企業(yè)的綜合管理機(jī)構(gòu)，具有接觸工作面廣、信息范圍大等特點(diǎn)，能夠通過搜集信息提出多種備用方案和建設(shè)性參考意見，為企業(yè)的管理部門提供全面、詳盡的決策依據(jù)，為提高企業(yè)的整體工作效益提供保障，做好企業(yè)管理者進(jìn)行科學(xué)決策的參謀和助手。

1.2協(xié)調(diào)職能

辦公室在企業(yè)高效工作、有序進(jìn)行中具有協(xié)調(diào)作用，其主要負(fù)責(zé)與外單位和企業(yè)內(nèi)部各部門進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，為及時(shí)傳達(dá)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示精神提供保障，以促進(jìn)企業(yè)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作的全面發(fā)展，為實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)計(jì)劃目標(biāo)提供保障。其主要包括協(xié)調(diào)與上級(jí)單位、平級(jí)單位等與企業(yè)之間的關(guān)系，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供良好的外部環(huán)境，還包括企業(yè)內(nèi)部各部門之間關(guān)系的協(xié)調(diào)，為企業(yè)的穩(wěn)定、和諧發(fā)展創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。

1.3信息溝通

現(xiàn)階段，企業(yè)接受的信息量比較大，其管理目標(biāo)是有效地控制和管理接受的信息。良好的信息溝通機(jī)制能夠?yàn)樾畔鬟_(dá)的及時(shí)性和暢通性提供保障，進(jìn)而有效地保證企業(yè)的決策和執(zhí)行力。同時(shí)，在企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)中，有效地實(shí)現(xiàn)溝通、完成經(jīng)營(yíng)管理的目標(biāo)是提高信息的透明度和反饋程度，并且，企業(yè)辦公室還應(yīng)該改善溝通環(huán)境、健全溝通機(jī)制，建立現(xiàn)代化、科學(xué)化的信息網(wǎng)絡(luò)。除此之外，企業(yè)辦公室不僅需要培養(yǎng)素質(zhì)良好、開拓意識(shí)較強(qiáng)的信息人才隊(duì)伍，還應(yīng)該通過信息溝通機(jī)制，建設(shè)并不斷強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制，并制定與企業(yè)經(jīng)營(yíng)目標(biāo)相結(jié)合的信息管理制度，明確各個(gè)工作人員的崗位職責(zé)，并予以監(jiān)督考核。除此之外，在信息溝通過程中，企業(yè)應(yīng)該利用現(xiàn)代化科技降低信息不對(duì)稱的不利影響，企業(yè)辦公室應(yīng)該合理地把握信息的客觀真實(shí)性，為信息的準(zhǔn)確性、安全性和暢通性提供保障，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展服務(wù)。

1.4提高管理效能

企業(yè)管理人員應(yīng)該清楚、準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)管理職責(zé)，有效地發(fā)揮出辦公室的管理職能。同時(shí)，辦公室不僅要完成企業(yè)管理人員的各項(xiàng)計(jì)劃工作任務(wù)，還要與企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門建立和諧的工作關(guān)系，并在管理的同時(shí)加強(qiáng)溝通，避免因空白管理和重復(fù)管理造成時(shí)間、人力和成本的浪費(fèi)，進(jìn)而有效地提升企業(yè)管理的效率。

2新時(shí)期企業(yè)辦公室工作的特點(diǎn)

在行政管理過程中，企業(yè)辦公室的工作主要是面對(duì)領(lǐng)導(dǎo)以及企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門的工作人員，并有效地完成上級(jí)部門及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的各項(xiàng)行政管理工作?，F(xiàn)階段，企業(yè)辦公室的管理職能主要具有以下特點(diǎn)：

2.1參謀性

通常情況下，企業(yè)工作人員需要深入工作一線，為進(jìn)一步聽取群眾意見、了解基層情況提供保障。同時(shí)，企業(yè)在關(guān)鍵時(shí)期，還需要在此基礎(chǔ)上總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，并據(jù)此提出具有建設(shè)性的參考意見，及時(shí)向企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行匯報(bào)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供參考。

2.2協(xié)調(diào)性

辦公室在企業(yè)管理過程中，主要負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和溝通，維持企業(yè)辦公室工作的正常運(yùn)行，并及時(shí)向各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)指示精神。

2.3保障性

企業(yè)辦公室不僅要為及時(shí)、有效地完成上級(jí)主管部門及企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)具體工作事務(wù)提供保障，還必須與企業(yè)內(nèi)部各部門建立良好的工作關(guān)系，以達(dá)到充分調(diào)動(dòng)工作人員積極性，同心協(xié)力完成工作任務(wù)的目的。

3企業(yè)辦公室管理存在不足

3.1管理觀念缺乏創(chuàng)新

現(xiàn)階段，企業(yè)辦公室管理不僅要體現(xiàn)出信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理，還強(qiáng)調(diào)人性化管理，工作人員往往不會(huì)受機(jī)器束縛，還應(yīng)該擁有彈性的工作時(shí)間，以提升工作人員的積極性和主動(dòng)性。目前，我國(guó)很多企業(yè)一直延續(xù)傳統(tǒng)的管理觀念，在辦公室管理遇到瓶頸期時(shí)，自身難以得到發(fā)展和壯大，比如，很多企業(yè)采用家族式、小作坊式經(jīng)營(yíng)模式，其管理一直固守傳統(tǒng)思想，尚未實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、人性化管理。

3.2管理水平有待提高

在企業(yè)辦公室管理過程中，往往一個(gè)細(xì)小的失誤都有可能造成嚴(yán)重的不良后果。因此，企業(yè)只有建立起一整套科學(xué)高效的管理制度，不斷提高辦公室工作管理水平，才能確保辦公室日常工作的有效展開，并提前做好公文收發(fā)、公務(wù)接待、公務(wù)督辦、客戶商洽、信息收集等這些瑣碎的工作，才能充分地發(fā)揮辦公室的職能，并使其功效達(dá)到最大化。因此，新時(shí)期背景下的企業(yè)辦公室人員要根據(jù)工作實(shí)際，摒棄舊制度、探索新方法、發(fā)掘新潛能，用科學(xué)的思想和辦法高質(zhì)量完成工作。

4創(chuàng)新辦公室管理的具體措施

4.1創(chuàng)新管理理念

現(xiàn)代企業(yè)辦公室管理的核心是為企業(yè)發(fā)展大局服務(wù)，保障各部門工作的順利推進(jìn)。因此，辦公室管理必須創(chuàng)新工作思路，改進(jìn)管理方法，挖掘不同崗位的潛能，調(diào)動(dòng)員工的積極性與創(chuàng)造性，通過制度約束的力量保障管理創(chuàng)新的方式落實(shí)到位。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)調(diào)整優(yōu)化企業(yè)文化及制度規(guī)范，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)、管理和發(fā)展提供保障。

4.2規(guī)范辦公室管理制度

通常情況下，在企業(yè)運(yùn)營(yíng)中，工作的流程比較復(fù)雜，其涉及面比較廣，在一定程度上增加了辦公室管理工作的難度。因此，企業(yè)在具體的工作過程中，需要建立一套嚴(yán)格的規(guī)章制度，避免在工作中出現(xiàn)盲目工作的問題。比如，企業(yè)有重大會(huì)議時(shí)，需要和其他的單位相互聯(lián)系和溝通，在這種工作的環(huán)境中需要企業(yè)有很好的管理辦法。除此之外，企業(yè)要想優(yōu)化工作流程，就要在工作中做好工作計(jì)劃，并保證整個(gè)工作內(nèi)容具有可行性。

4.3協(xié)調(diào)和處理好各個(gè)部門之間的關(guān)系

辦公室是企業(yè)發(fā)展中的重要工作樞紐，工作人員的綜合素質(zhì)是協(xié)調(diào)和處理企業(yè)各個(gè)部門之間關(guān)系的重要影響因素。因此，辦公室人員應(yīng)善于動(dòng)腦思考，并靈活處理工作事宜，同時(shí)還要掌握企業(yè)各個(gè)部門的工作，掌握工作人員的崗位職責(zé)。同時(shí)，在企業(yè)工作協(xié)調(diào)過程中，辦公室人員必須積極主動(dòng)做事，并對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)的會(huì)議精神及時(shí)轉(zhuǎn)告給各個(gè)部門員工，同時(shí)還要將員工的意見及時(shí)上報(bào)。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，現(xiàn)階段，為了強(qiáng)化企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新及方法創(chuàng)新，企業(yè)辦公室人員應(yīng)該站在時(shí)代發(fā)展的角度上考慮問題，根據(jù)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的實(shí)際情況，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)和管理方法，還要在工作中不斷摸索出企業(yè)辦公室管理創(chuàng)新機(jī)制，在日常工作中做好自身的本職工作，提高企業(yè)辦公室管理水平，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室管理的創(chuàng)新發(fā)展。

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