新形勢下人力資源和社會保障局的檔案管理對策

李小偉

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，人才的競爭已經(jīng)成為各單位的主要競爭因素。地區(qū)人力資源與社會保障局是地方人才儲備、引進及人員管理調(diào)動的主要服務(wù)部門，檔案管理屬于人力資源和社會保障局的基本性工作內(nèi)容，對于企事業(yè)單位與個人的相關(guān)工作開展與需求提供服務(wù)，維持了社會的基本運作。在新形勢下如何進行科學合理的檔案管理，并充分利用人事檔案更好地推動社會的發(fā)展，值得我們深入研究。

關(guān)鍵詞：人力資源；社會保障局；檔案管理；制度建設(shè)

檔案管理主要是通過對文字、圖表、聲像等材料做對應(yīng)的記錄、保管等工作，其主要內(nèi)容包括資料的收集、征集、整理、保管、編目、檢索、編輯、研究、統(tǒng)計匯總與使用等各方面功能的服務(wù)。人力資源和社會保障局相關(guān)的檔案管理工作關(guān)系到相關(guān)檔案的收集、整理、保存管理、鑒定、統(tǒng)計與服務(wù)使用，對于我國人力資源統(tǒng)籌運用管理以及勞動力喪失后生活保障起到一定輔助作用，其管理水平的高低直接關(guān)系到相關(guān)工作開展的便捷與有效性。

一、檔案管理的重要性

檔案管理工作從國家層面來說，是國家秩序有效開展的基本工作內(nèi)容，為社會各項工作開展提供有效的人力資源保障。同時也對民生發(fā)展、黨與國家的事業(yè)、社會穩(wěn)定起著重要的保障作用。從個人角度而言，檔案管理相關(guān)工作與企事業(yè)單位員工個人的職位晉升，農(nóng)民就業(yè)、學生發(fā)展等起到一定輔助作用。隨著我國人事制度的不斷改革變化，經(jīng)濟的快速的發(fā)展，相關(guān)檔案管理工作也逐步受到重視與升級，在檔案管理的人員與技術(shù)上逐步的專業(yè)化與高科技化，同時也對相關(guān)從業(yè)人員來說提出了更多的挑戰(zhàn)，但是對于民眾而言提供了更多的便捷性。

二、檔案管理中存在的主要問題

（一）人力資源檔案管理意識比較淡薄

在人力資源檔案管理中，管理人員缺乏對人力資源檔案管理的認識，這種意識的原因主要是人力資源管理人員在思想上沒有能夠?qū)n案管理工作充足的認識，在他們的思想意識里，檔案管理只是對個人的經(jīng)歷進行記錄并完成抄寫和整理工作就可以，因此，不需要花費特別多的精力在檔案管理上。但是，在新形勢下，檔案管理非常重要，它不僅僅影響到人才的流動而且對單位生產(chǎn)力的提高也有這至關(guān)重要的作用，因此，在新形勢下，加強管理人員對人力資源檔案管理的重視程度十分的必要。

（二）管理模式滯后

在我國的檔案管理秩序中，更多的采用傳統(tǒng)管理模式，通過按卷管理的方式，這種管理方式導致檔案管理存在巨大的工作量，同時容易出現(xiàn)差錯，操作更為繁瑣，需要的管理工作人員更多，成本投入更大，操作運用不便捷，相關(guān)交接工作量較大，工作效率較為滯后。缺乏全面有效的先進技術(shù)運用，相關(guān)先進化管理設(shè)備與模式的投入較為缺乏，沒有充分意識先進信息技術(shù)運用的優(yōu)越性。不僅消耗了更多的檔案管理投入，同時也造成檔案使用、管理的不便利。相關(guān)管理上缺乏足夠人員與硬件設(shè)備的投入，導致工作量大，因此無法導致工作高效產(chǎn)生，在管理上也缺乏先進理念的改良。

（三）檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)有所欠缺

檔案管理更多情況下需要人力支持來完成具體的執(zhí)行工作，如果工作人員專業(yè)素養(yǎng)與技術(shù)缺乏，則會直接導致檔案管理工作無法達到規(guī)范合理性。首先，相關(guān)工作人員缺乏專業(yè)穩(wěn)定性，部分人員屬于兼職或者臨時性工作狀態(tài)，不能長時間穩(wěn)定性的保持專業(yè)對口工作，進而導致工作不積極，檔案收集與管理較為散漫，缺乏責任心，對于從事相關(guān)工作的人員缺乏專業(yè)規(guī)范的指導，操作較為隨意。其次，部分人員缺乏專業(yè)意識與技能，簡單的認為檔案管理只是將資料收集后裝訂整齊上交給對應(yīng)檔案室就可以，缺乏檔案整理規(guī)范的了解，同時也不知道上交資料的具體內(nèi)容與范圍，操作較為盲目，缺乏規(guī)范的流程要求。同時對于檔案的充分利用缺乏自主意識，檔案管理流于形式，檔案不完整、受損、錯漏等情況無法有效避免，無法有效提升其利用價值。

三、新形勢下加強檔案管理工作的措施

（一）強化檔案規(guī)范化意識

要提升領(lǐng)導到基層執(zhí)行人員的檔案管理規(guī)范化意識，做好管理工作日常規(guī)劃與監(jiān)督檢查，做好檔案管理工作宣傳，提升工作對其價值的認識。對日常所做的檔案收集、整理、統(tǒng)計、使用等情況做對應(yīng)的記錄，完善相關(guān)管理流程，對于資料的狀態(tài)與存在位置做有效的了解，做好檔案的全程化監(jiān)管，哪個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題由相關(guān)環(huán)節(jié)工作人員承擔對應(yīng)責任。要完善監(jiān)督機制，對日常工作做頻繁性的考核監(jiān)督，提升工作人員的謹慎度。

（二）加強檔案管理制度建設(shè)

檔案管理需要一整套系統(tǒng)規(guī)范的管理制度，才能有效的促使整體的管理有序進展。具體管理制度上，應(yīng)該細化到具體的檔案登記、評估、統(tǒng)計等操作制度，同時也要針對人員工作質(zhì)量進行獎懲制度以及對應(yīng)的工作評估標準與制度，明確工作人員工作職責，做到責任到人，提升相關(guān)責任人的管理與執(zhí)行嚴謹高效性，做好業(yè)務(wù)工作流程管理，加強相關(guān)監(jiān)督制度管理，強化監(jiān)督力度。嚴格執(zhí)行管理制度，提升制度的權(quán)威性。同時要針對現(xiàn)有情況與實際時代變化特點做對應(yīng)的制度改良完善，確保制度管理與時俱進。對于檔案丟失與不規(guī)范歸檔情況要及時發(fā)現(xiàn)、糾正，日常要做好對應(yīng)的工作的核查，做好工作質(zhì)量監(jiān)察考評，提升工作人員積極性。注重日常培訓管理，重視人才培養(yǎng)體系的建設(shè)，聘用專業(yè)人才培養(yǎng)講師，鼓勵工作人員進行專業(yè)深造。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理人員專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)關(guān)系到人力資源和社會保障局人事檔案管理水平的高低；對此，檔案管理機構(gòu)要對工作人員加強管理力度。首先應(yīng)加強工作人員對檔案管理重要性的認識，并加大相關(guān)知識的培養(yǎng)力度。其次，將社會責任理念融入到培訓工作中，以創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境。再者，檔案管理機構(gòu)在聘用工作人員時，應(yīng)對其進行予以嚴格的篩選和選拔，選用合格的管理人員。另外，要加強培訓工作人員計算機應(yīng)用以及安全防范等方面的知識，并對其實施施績效考核，針對不合格者應(yīng)再次給予培訓或者給予開除。

（四）強化工作要求，加強現(xiàn)代化檔案管理

對于人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作，要做到有計劃，有戰(zhàn)略部署，不僅要對其創(chuàng)意計劃進行有效設(shè)定，并且要采取一系列有效措施，不斷深入，不斷加強推進人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理工作的順利進行，人力資源與社會保障監(jiān)察檔案管理平臺負責對投訴信息進行統(tǒng)一受理，并將其分配，避免了重復(fù)監(jiān)察，提高了工作效率。對于監(jiān)察案件與協(xié)管案件來講，要對其進行實時監(jiān)控、全程管理、動態(tài)監(jiān)控。如果遇到特殊事件或意外事件后，需要通過GPS系統(tǒng)以及攝像監(jiān)控系統(tǒng)對其進行監(jiān)察。提高處理能力，并且可以根據(jù)不同的情況進行實時指揮。并且在與社會保障監(jiān)察檔案管理工作中，在用人單位中，也要根據(jù)勞動保障手法誠信記錄分類監(jiān)管，將有過多次違法亂紀的人進行重點監(jiān)察。

四、結(jié)語

人力資源和社會保障局檔案管理需要充分受到相關(guān)領(lǐng)導層的認可與重視，從而有效的人員、配套設(shè)備設(shè)施、制度的不斷改良完善，有效的促使各部門人員的有效配合，從而推進檔案管理工作的有序開展。

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