電子檔案長期保存的方法探究

趙聰

信息化時代改變了人們對于信息的傳播和存儲方式，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案現(xiàn)在也運用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，數(shù)字化信息具有易于傳播和復(fù)制的特性，那么怎么才能長期保存電子檔案就是我們接下來要討論的問題。

一、電子檔案要想長期保存所要面對的問題

想要長期保存主要受到以下幾個方面的影響：人為因素，自然災(zāi)害，系統(tǒng)的安全性能，載體的安全性能，電子檔案真實性安全等因素，檔案真實性主要體現(xiàn)在（1）紙質(zhì)檔案掃描成電子檔案的真實性（2）系統(tǒng)信息產(chǎn)生的真實性。

二、電子檔案長期保存的方法

1.建設(shè)相關(guān)的政策法規(guī)，目前我國對于電子檔案長期保存的法律法規(guī)還不健全，要保證相關(guān)法律法規(guī)的完整配套，建立檔案安全評估制度保證電子檔案長期保存的結(jié)構(gòu)體系，建立檔案信息安全的標(biāo)準(zhǔn)制度，加強有關(guān)網(wǎng)絡(luò)安全的防范和信息安全系統(tǒng)，研究出適合我們檔案工作的安全管理標(biāo)準(zhǔn)和制度。

2.數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)

建立數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制降低發(fā)生電子檔案災(zāi)害時的損失，定期大量備份，服務(wù)器的數(shù)據(jù)也要同步很更新備份。

3.設(shè)置防火墻和相關(guān)防病毒技術(shù)

?可以安裝防火墻軟件或者防火墻設(shè)備，防火墻的安全保證主要有兩種形式，一是將所有通訊都禁止，只有接收到允許指令數(shù)據(jù)才能通過，另一種是除了被禁止的，都允許通過。還有一種方法就是安裝殺毒軟件，定時掃描更新病毒庫殺毒，建立局域網(wǎng)，檔案系統(tǒng)不接入互聯(lián)網(wǎng)，并限制使用移動設(shè)備，以及預(yù)訂電子郵件病毒報警服務(wù)使得整個網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的運行安全得到保證。

?4.電子檔案數(shù)據(jù)遷移和仿真技術(shù)

?電硬子檔案的遷移是指將電子資源根據(jù)軟件的不同發(fā)展遷移到不同的軟件和硬件的環(huán)境下，使得電子檔案的信息資源能在發(fā)展的環(huán)境中被識別，使用和檢索，從而使電子檔案能長期保存。遷移有很多種，主要有硬件遷移，軟件遷移，版本遷移，格式遷移，載體遷移，數(shù)據(jù)遷移，是電子檔案長期保存的較佳選擇，遷移過程中可以改變儲存載體便于用戶判斷信息的真實可靠性，但數(shù)據(jù)遷移有數(shù)據(jù)和格式丟失，信息失真的風(fēng)險，費用又高，運用仿真技術(shù)就可避免這一問題的發(fā)生，遷移技術(shù)和電子仿真技術(shù)都是電子檔案長期保存的方法，所以在應(yīng)用時要按照事假情況選擇，為了電子檔案的真實性得到保證，工作人員在進(jìn)行數(shù)據(jù)遷移

?5.物理安全方法

?保證計算機硬件設(shè)備的安全，例如：系統(tǒng)，服務(wù)器，網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的安全，主要措施有以下幾個：一是嚴(yán)格遵守相關(guān)管理制度，嚴(yán)禁外人入內(nèi)，防止信息被竊取。二是嚴(yán)格控制電子檔案服務(wù)器等設(shè)備的訪問權(quán)限，確保安全性。三是確保服務(wù)器有良好的工作環(huán)境以防電磁泄露。

?6.光盤備份是最有效的長期保存方法

?脫機備份和光盤備份是一個實際有效的方法，電子檔案的脫機備份，異地備份中光盤備份具有存儲適量，不可更改成本低，便于查找數(shù)據(jù)可檢測等突出優(yōu)點在電子檔案長期保存上得到認(rèn)同，光盤已經(jīng)具備的長期保存的載體條件，光盤材料保護(hù)層對紫外光極為敏感陽光直射會導(dǎo)致光盤老化，因此要注意避光，為了長期保存電子檔案磁盤每2年，光盤每5年轉(zhuǎn)儲一次，光盤比磁盤的抗干擾能力強，穩(wěn)定性也是光盤較好，因此，為了使電子檔案能長期保存下來，在實際使用中光盤存儲實屬最佳選擇。