淺談基層單位檔案管理存在的問題

王安瑩

摘要：基層單位檔案是基層組織工作活動的真實記錄，是基層單位不可再生的寶貴財富，檔案涉及的范圍廣泛，具有豐富的內(nèi)容，是翔實可靠的憑證，較之其他信息，具有自身非常大的優(yōu)勢。

關(guān)鍵詞：基層單位；檔案管理；存在問題

一、引言

基層單位檔案是基層組織工作活動的真實記錄，是基層單位不可再生的寶貴財富，檔案涉及的范圍廣泛，具有豐富的內(nèi)容，是翔實可靠的憑證，較之其他信息，具有自身非常大的優(yōu)勢。隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸走進人們的工作生活，我國的檔案管理在取得發(fā)展的同時，也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。我國傳統(tǒng)的檔案管理是以檔案實體的保管和利用為重心，社會的發(fā)展使檔案的管理逐步走向以檔案信息存儲和利用為重心，走向規(guī)范化和信息化。

二、基層單位檔案管理中出現(xiàn)的問題

1.基層檔案意識淡薄

檔案意識是管理人員對于檔案及其工作等這些客觀情況的一種認知程度，某些單位的領(lǐng)導(dǎo)對于這些方面的工作缺乏全面的認識，忽視了檔案本身具有的重要作用，檔案的工作被排擠到邊緣的位置，認為檔案的工作只要不出問題就可以了，這種模糊的認識存在于一些領(lǐng)導(dǎo)的頭腦中，因此造成在工作中檔案工作得不到重視，以致于有些管理人員不了解檔案本身的寶貴歷史財富，在工作中，流于形式，不重視檔案的積累和保護，更有甚者不知“何為檔案”，混淆了“檔案”與“文件”的概念，忽視了文件和檔案的本質(zhì)區(qū)別。有些單位還存在著檔案流失的現(xiàn)象，直接影響到基層單位的生存和發(fā)展。正是由于觀念的淡薄，造成檔案的管理處于散亂的狀態(tài)。

2.檔案管理人員不穩(wěn)定，素質(zhì)參差不齊，管理不規(guī)范

有些基層單位的檔案管理人員中兼職的現(xiàn)象普遍，有的一人兼數(shù)職，疲于應(yīng)付日常的事情，無心從事檔案管理工作。這些人員流動性比較頻繁，造成了很多人員對于檔案管理方面的業(yè)務(wù)一知半解，直接影響了檔案管理的持續(xù)性和穩(wěn)定性。許多人員沒有接受過培訓(xùn)，在專業(yè)素質(zhì)、文化程度等方面存在較大的差異，專業(yè)出身的管理人員較少，知識結(jié)構(gòu)不合理，思想觀念和管理水品不能跟上時代的發(fā)展，這些管理人員的素質(zhì)嚴重影響了檔案管理水平，以致于某些文件不能得到及時整理，造成檔案的流失，這是巨大的文獻資料損失。

3.檔案管理的投入不足

由于受到各方面的限制，基層單位對于檔案工作不是太重視，因此，對于這方面的投入也是有限的，造成在技術(shù)和管理上往往都比較落后。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等逐漸在一些大檔案的管理中得到運用，但是基層單位運用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的比較少，還停留在手工收集、檢索的階段，檔案的信息量較小，檔案的利用和開發(fā)不夠。

4.基層單位的檔案開發(fā)不足

當前，很多基層單位檔案部門的內(nèi)部管理自成體系，相互之間沒有積極地溝通和聯(lián)系，使得各部門間較為封閉，一些館藏的信息很難實現(xiàn)資源的共享，造成了“各自為政”的尷尬局面，檔案管理的信息功效沒有充分發(fā)揮，檔案的管理效率和利用的效果不足，這是當前一個亟待解決的問題。

5.聲像檔案的管理亟待完善

聲像檔案有很強的時效性和特殊的歸檔要求，這種獨特的特點使得它們在存檔時也要制定相適應(yīng)的措施，比如一些影像和照片的資料，需要及時添加文字說明，這對于以后的存檔具有非常重要的作用。如果沒有能夠及時添加，日后攝影的當事人也很難追憶。同時聲像檔案不同于一般的文字檔案，聲像檔案的管理明顯落后于檔案工作的整體水平。多數(shù)基層單位由于受到條件的限制，在保存聲像檔案上也存在一些問題，很少具備保存聲像檔案的條件。聲像檔案存在著保管條件差、管理混亂的問題，最為突出的問題在于當前基層單位的檔案庫無法滿足工作的需要，直接影響了聲像檔案的保管和利用。

三、應(yīng)對措施

1.提高檔案管理的意識，增強組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案管理是一項基礎(chǔ)性的工作，不能夠直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，因此，檔案工作往往得不到重視，一些基層單位的檔案管理人員和領(lǐng)導(dǎo)將工作的重心放在現(xiàn)實工作中，不重視檔案資料的積累和檔案管理的基礎(chǔ)工作，造成管理工作的混亂。針對這樣的問題，應(yīng)該提高相關(guān)人員的檔案意識，使他們認識到檔案的重要性，這是做好檔案管理工作的前提。為了使他們意識到檔案是企業(yè)的寶貴財富，是不可再生和替代的信息資源，可以讓他們學(xué)習(xí)檔案法律、法規(guī)和相關(guān)的管理規(guī)定，提高管理人員的意識和綜合素質(zhì)。

2.保持管理人員的穩(wěn)定性，提高綜合素質(zhì)

檔案工作需要高強度的專業(yè)型，同時它還具有較強的實踐性和操作性，只有扎扎實實做好本職工作，才能夠取得較好的成績，這也就決定了必須加強和提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。第一，提高他們的工作意識，培養(yǎng)良好的素質(zhì)，調(diào)動他們的積極性和自覺性。第二，參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，根據(jù)基層單位檔案工作的實際情況，在工作中注重實用性，采取多種多樣的培訓(xùn)方法，并根據(jù)每個人的實際情況“因材施教”。

3.完善基層單位檔案管理的軟硬件建設(shè)

根據(jù)單位的實際情況，增強部門對于檔案管理的財政支持，實現(xiàn)檔案開發(fā)和檔案管理的電子化和信息化。檔案部門要積極參與信息化建設(shè)，檔案管理要應(yīng)用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這些新技術(shù)的應(yīng)用領(lǐng)域主要涉及到以下幾個方面：檔案整編、檢索、統(tǒng)計和借閱。可以從以下幾個方面著手：第一，利用計算機編制檔案檢索工具；第二，利用計算機進行檔案檢索；第三，利用計算機登記各種數(shù)據(jù)。在檔案的管理中利用計算機、光盤掃描、縮微等設(shè)備進行管理，可以有效地發(fā)揮其信息作用，同時注重改善檔案保管的保護條件，要具備“三鐵八防”的要求，做到檔案保管的安全統(tǒng)一，整齊規(guī)范。

4.提高檔案利用的效率

作為檔案部門最主要就是為用戶提供相關(guān)檔案資料的服務(wù)，提供準確的信息是最基本的業(yè)務(wù)要求。因此，基層檔案部門必須將最基本的服務(wù)做好。檔案的管理就要打破傳統(tǒng)的模式，創(chuàng)新管理的環(huán)境，營造開放的工作氛圍，獲取多渠道的信息，同時要重視本行業(yè)之間的溝通交流，搭建與其他檔案部門之間的橋梁，多多向本行業(yè)的優(yōu)秀部門學(xué)習(xí)，借此提高自己。

5.檔案管理機制的轉(zhuǎn)變

檔案管理要適應(yīng)社會發(fā)展的需求，這不僅體現(xiàn)在對于一些聲像檔案的保存上，還體現(xiàn)在管理機制的轉(zhuǎn)變上。對于那些比較特殊的聲像檔案，應(yīng)該采取必要的措施，設(shè)定相關(guān)的責(zé)任人直接管理聲像資料，同時在單位的主要庫房里，單獨設(shè)立聲像資料室，便于查找。對于剛剛收集的聲像資料要及時記錄、及時保存，這樣才不會使資料遺失，保持資料的原始真實狀態(tài)。

6.依法治檔

作為基層單位的檔案部門，要認識到法律法規(guī)在管理檔案中的重要性。檔案管理人員要認真貫徹《檔案法》等法律法規(guī)，貫徹落實各項規(guī)章制度，依法管檔，從而確保檔案的完整性和安全性。在檔案的提供和管理環(huán)節(jié)中，要嚴格執(zhí)行檔案法律法規(guī)，同時繼續(xù)完善檔案工作責(zé)任追究制度，做到查閱、借閱檔案有登記，提供準確，避免造成檔案泄密、涂改等違法行為。

四、結(jié)語

檔案管理是檔案部門對檔案試題進行管理并提供服務(wù)等各項工作的總稱，是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分。針對基層單位檔案管理中存在著缺乏領(lǐng)導(dǎo)重視、檔案意識薄弱、管理條件落后等一系列的問題，提出了實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、規(guī)范化的可行對策。隨著人事檔案制度的建立健全，人事檔案管理工作逐步規(guī)范化、標準化、科學(xué)化，但是在基層單位人事檔案管理實際工作中仍然存在著各種各樣的問題，這就要求我們基層檔案管理員必須不斷學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，更新觀念，積極創(chuàng)新人事檔案管理工作，根據(jù)文件精神和上級部門的要求，針對問題及時采取有效措施。

參考文獻

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（作者單位：吉林省梨樹縣房屋產(chǎn)權(quán)管理中心）