財務共享服務模式在高校資金管理的應用

郭 敏

（揭陽職業(yè)技術(shù)學院 財務處，廣東 揭陽522051）

“財務共享”服務是財務領(lǐng)域的高頻詞匯，目前國內(nèi)越來越多企業(yè)選擇將財務共享服務作為財務轉(zhuǎn)型的契機［1］?！柏攧展蚕怼狈帐且劳胸攧招畔⒕W(wǎng)絡系統(tǒng)的工程，將集團下屬各財務人員和標準化、同質(zhì)化的財務會計業(yè)務集中于一個新的成本利潤中心，為集團內(nèi)不同單位部門提供專業(yè)化財務服務，本質(zhì)上是一次觀念、人員、組織、流程、系統(tǒng)的再造，對提高會計業(yè)務效率、減低成本、優(yōu)化流程、綜合提升企業(yè)管理與服務的水平和質(zhì)量具有重要意義［2］。企業(yè)成功的經(jīng)驗值得我國高校借鑒。高校的發(fā)展離不開資金的支撐，資金是高校從事各項經(jīng)濟活動的基本要素，其資金流向、流量和流速都能直接反映高校的管理和發(fā)展情況，資金管理工作尤為重要。然而“財務共享”服務一般適用于大型集團企業(yè)或財務核算比較同質(zhì)化的公司，其服務模式是否也同樣適用于高校？如何將高校“財務共享”服務模式推廣應用到資金管理信息網(wǎng)絡系統(tǒng)等問題都值得探討。

一、高校傳統(tǒng)、非共享模式下資金管理的困境

(一)高校傳統(tǒng)、非共享模式資金管理模式

資金管理包括收支管理和銀行對賬、銀行賬戶開戶和銷戶、銀行賬戶體系設置和維護、資金調(diào)撥處理和提供資金運作的決策支持信息等內(nèi)容。收款、付款和轉(zhuǎn)賬業(yè)務辦理是高校資金管理核心內(nèi)容，是記錄資金（一般指現(xiàn)金和銀行存款）以及涉及資金管理的業(yè)務，提供資金分析報表。目前高校主要通過“手工賬”或者“會計財務軟件”（以下稱為“非共享模式”）來管控具體資金。整個業(yè)務流程包括安排收款付款、填制支票匯款單、登記日記賬、實現(xiàn)收款付款和提供報表，相對應涉及到多個其他系統(tǒng)軟件參與資金管理調(diào)控（以下以“**高校非共享模式資金管理”為例），分別是票據(jù)通系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)、財政國庫單一賬戶付款系統(tǒng)（或代理銀行支付系統(tǒng)）和財務系統(tǒng)，見圖1。

圖1 非共享模式下資金管理流程

登記傳統(tǒng)“手工賬”資金管理模式主要是指手工填制各種票據(jù)、登記會計科目和會計賬戶，運用復式記賬原理編制會計分錄，完成紙質(zhì)的現(xiàn)金與銀行存款日記賬、總賬和明細分類賬的登記，最后通過試算賬戶之間的平衡關(guān)系編制會計報表，從而達到對高校資金的來龍去脈、收入支出數(shù)目管控的目的。

采用“會計財務軟件”（單機版）資金管理模式關(guān)鍵是利用計算機安裝財務軟件對賬目完成人工登記，通過計算機網(wǎng)絡技術(shù)人工智能完成賬務處理和報表編制工作，實現(xiàn)對資金進行管理，是傳統(tǒng)“手工賬”資金管理模式的“升級版”。

（二）高校傳統(tǒng)、非共享資金管理模式存在的問題

非共享資金管理模式是高校為了科學管控具體資金保持內(nèi)部健康發(fā)展運作所采取的管理手段，是提升高校財務管理水平，加強資金管理應用的主要措施?！皶嬝攧哲浖保▎螜C版），雖實行會計電算化管理，但僅限于通過內(nèi)部局域網(wǎng)利用財務軟件來登賬處理賬目實現(xiàn)對資金管理，僅僅是“手工賬”的替代工具，與傳統(tǒng)紙質(zhì)“手工賬”資金管理模式都存在一些共性的不足。

1.“信息孤島”——帶來風險安全挑戰(zhàn)

目前高校資金管理主要是管控具體資金，包括取款、存款、付款、貸款、還款、對內(nèi)結(jié)算、對外結(jié)算、拆借款等，它涉及跨部門、銀行、財政局，以及業(yè)務部門的協(xié)同操作。由于非共享資金管理模式基于手工或單機使用財務軟件管理，各“協(xié)同部門”信息系統(tǒng)之間不能通過相互連接而實現(xiàn)財務信息共享，造成信息孤島現(xiàn)象，使得協(xié)同部門對資金管理相關(guān)信息了解不及時，滯后性會引發(fā)一系列資金安全問題。以資金轉(zhuǎn)賬支付為例，涉及高校財務支付系統(tǒng)和票據(jù)通系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)、財政國庫單一賬戶付款系統(tǒng)（或代理銀行支付系統(tǒng)）協(xié)同，高校財務部門與申請付款部門、財政局（或代理銀行）諸多機構(gòu)或部門。因為非共享模式，各部門系統(tǒng)數(shù)據(jù)被封閉在各個系統(tǒng)內(nèi)部，導致各系統(tǒng)導入輸出數(shù)據(jù)工作機械重疊，增加了財務人員工作量，影響差錯率，挑戰(zhàn)了資金的安全性；資金支付從填制支票匯款單、登記日記賬、辦理付款到編制報表，即使是采用會計電算化（單機版）管理也都需要“手工”輸入填制各個系統(tǒng)數(shù)據(jù)端口，“人為”登記、復核、審批和向開戶銀行發(fā)送指令等，更何況是純手工記賬模式。兩種模式都避免不了人為干涉、徇私舞弊、差錯漏洞的弊端，也敲響了風險防范、資金安全預防的警鐘。

2.“各自為政”——造成審批盲目性和預算無效性

由于非共享資金管理模式一定程度上是“獨立”處理資金數(shù)據(jù)，沒有使資金數(shù)據(jù)實現(xiàn)“共享”而造成收付款流程沒有納入共享的范圍，導致不便于從收付款系統(tǒng)引入預算管理的共享數(shù)據(jù)，導致兩個系統(tǒng)數(shù)據(jù)斷層，各自為政，收付款資金管理難以到達預算管理的高度統(tǒng)籌安排收付款，影響了審批和預算管理的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。主要表現(xiàn)為：其一，無法提供實時的預算執(zhí)行信息，削弱了資金收款或付款的計劃性和效率性，資金經(jīng)費完成進度、情況只有個別相關(guān)財務人員掌握，負責審批的部門或領(lǐng)導難以掌握實時動態(tài)，造成審批盲目性；其二，預算編制時不能對收入和支出數(shù)據(jù)迅速作出精準、高效的預算，造成資金預算缺位，影響了預算執(zhí)行力，導致陷入“重編制、輕執(zhí)行”的怪圈，同時資金管理預算基本停留于“形式”層面，對資金撥付和使用的事前與事中控制工作不足［3］，更無法根據(jù)進度合理安排資金的具體使用，預算編制缺乏目的性、細化程度低、覆蓋部門和項目不全面、易受人為因素操縱、監(jiān)管力度不夠等，使得預算管理流于形式，引發(fā)預算無效性。

3.“條塊分割”——影響工作服務效率

資金報銷流程涉及到的主要系統(tǒng)模塊如預算申報、預算控制、領(lǐng)導審批、教師報銷、資金支付等，因沒有通過網(wǎng)絡實現(xiàn)信息共享，導致資金報銷流程不流暢、信息滯后，影響工作服務效率［4］。以資金轉(zhuǎn)賬支付為例，申請者需要連續(xù)奔波于多個單位（或部門）進行辦理，申請者所在部門領(lǐng)導核實、部門交叉審核、財務部門審核、分管校領(lǐng)導審批、主管校領(lǐng)導審批等流程。由于“條塊分割”，審核部門、審批領(lǐng)導不能實時查詢和掌握預算進度情況、資金運行情況，對資金利用效益如何、舉債是否適度、是否存在資金沉淀，決策者心中無數(shù)，影響審批效率性和合理性。另外，有時找不到領(lǐng)導簽字，還得迂回反復多次，費時費力，報銷流程不流暢。與此同時，資金報銷都要經(jīng)過會計崗位審核記賬完畢、復核崗位復核無誤后，出納才能辦理配款或進行下一步的結(jié)算手續(xù)。隨著高校規(guī)模擴大，跨部門分支機構(gòu)增多，資金核算以及結(jié)算業(yè)務量也不斷增長，條塊不集成嚴重影響會計人員和出納人員的工作效率。除此以外，由于高校各系、院、部通常都是一個個相對獨立的個體，因此各個系、院、部之間的預算和聯(lián)系都缺乏緊密性，加之各系統(tǒng)數(shù)據(jù)無法實現(xiàn)共享，這就使得各系、院、部在使用資金的過程中不可避免地出現(xiàn)重復的可能性，比如固定資產(chǎn)、教學器材等,從而造成了巨大浪費，資金運作效率低，影響工作服務效率。

二、高校推廣財務共享模式資金管理應用的途徑

通過對廣東省16所高校關(guān)于“資金管理”的調(diào)研，以及對其中9所高校財務部門的實地考察和個別財務主管和技術(shù)人員訪談，了解到目前各高校根據(jù)自身發(fā)展的需要及具體環(huán)境的限制，資金管理模式主要有三種類型，見表1。

表1 廣東各高校資金管理模式

調(diào)查發(fā)現(xiàn)，只有Z高校在會計電算化的基礎(chǔ)上率先推行應用了財務管理信息化系統(tǒng)，由友財**公司為Z高校量身定做FSB（Financial Service Bus，中文譯為“友財財務服務總線”）財務管理信息系統(tǒng)。該系統(tǒng)利用信息網(wǎng)絡數(shù)據(jù)平臺，將預算管理系統(tǒng)、會計核算系統(tǒng)、薪酬個稅系統(tǒng)、收費系統(tǒng)、固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)、報表發(fā)布系統(tǒng)和決策分析系統(tǒng)等，及財務處、人事處、教務處、科研處、代理銀行等部門單位的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)集成，打通了財務系統(tǒng)與智慧校園建設的邊界，實現(xiàn)了財務系統(tǒng)與高校的各項業(yè)務連接，見圖2。

圖2 友財公司FSB財務管理信息系統(tǒng)（Z高校應用）

在審視高校資金傳統(tǒng)模式下管理的現(xiàn)狀和Z高校成立財務共享服務中心職能機構(gòu)與其他系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享的基礎(chǔ)上，設想的總體思路為：由高校財務管理部門牽頭成立財務共享服務中心職能機構(gòu)，搭建資金管理共享系統(tǒng)，可以從以下四個方面持續(xù)開展開拓性工作，不斷優(yōu)化共享服務。

（一）技術(shù)建設

在高校財務部門設立SOA信息系統(tǒng)，為共享服務資金管理模式在高校中的應用奠定技術(shù)基礎(chǔ)。SOA是一種軟件結(jié)構(gòu)框架，也是一種分布式軟件設計和開發(fā)方法，強調(diào)軟件的設計和開發(fā)圍繞服務進行。SOA將應用服務器上的多種邏輯層面遷移到總線以及連接點上?；赟OA的基礎(chǔ)架構(gòu)功能，支持異構(gòu)環(huán)境中的服務、消息以及基于事件的交互，并且具有適當?shù)姆占墑e和可管理性。信息系統(tǒng)的深入應用離不開信息化技術(shù)的支持，實現(xiàn)大量信息交換和最大限度的信息共享是未來信息化技術(shù)建設努力方向和突破拐點。

（二）功能模塊建設

財務共享資金管理模式的應用是信息網(wǎng)絡技術(shù)發(fā)展的必然趨勢，是為化解非共享模式下資金管理系統(tǒng)模塊“信息孤島”“各自為政”“條塊分割”困境而產(chǎn)生的。非共享模式下圖1所示資金管理業(yè)務流程包括安排收款付款、填制支票匯款單、實現(xiàn)收款和付款、登記日記賬和提供報表，相對應涉及到多個其他系統(tǒng)軟件（分別是票據(jù)通系統(tǒng)、財政國庫單一賬戶付款系統(tǒng)或代理銀行支付系統(tǒng)，以及財務總賬系統(tǒng)）參與資金管理調(diào)控。由于沒有實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，出納人員需要分別逐個手工錄入數(shù)據(jù)到各個相對應系統(tǒng)，耗時費力、準確性差、信息滯后影響服務效率。共享模式下所設計的資金管理系統(tǒng)用于實現(xiàn)跨單位、部門間的協(xié)同操作，是發(fā)揮提效增速的重要組成保證，其系統(tǒng)的基本功能為：

1.該系統(tǒng)以FSB友財統(tǒng)一服務總線智能業(yè)務為引擎，將信息技術(shù)運用于資金報銷流程，利用信息網(wǎng)絡將資金管理所涉及到的其他系統(tǒng)如收入系統(tǒng)、票據(jù)通系統(tǒng)、預算系統(tǒng)、資產(chǎn)系統(tǒng)、財政國庫單一賬戶付款系統(tǒng)（或代理銀行支付系統(tǒng)）、財務系統(tǒng)等實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，出納人員只需在網(wǎng)上做單錄入一次即可，通過FSB服務總線網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)流程合并，完成其他系統(tǒng)數(shù)據(jù)直接導入，提高了管理效率，見圖3。

圖3 共享模式下資金管理系統(tǒng)設計流程

2.系統(tǒng)采用資產(chǎn)系統(tǒng)框架和預算系統(tǒng)框架用于資金管理業(yè)務模塊的數(shù)據(jù)交換和處理流程控制，對資金管理實現(xiàn)實時動態(tài)監(jiān)控，以“支出預算控制”和“資金平衡控制”為剛性約束，實行高校收支兩條線規(guī)范業(yè)務流程，強化了單據(jù)審核控制，實現(xiàn)了事前、事中、事后控制的管理目標。

3.利用網(wǎng)絡便捷性，完成財務共享服務與網(wǎng)上銀行的結(jié)合，通過網(wǎng)上銀行進行“收付現(xiàn)金”“票據(jù)聯(lián)打”“公務卡結(jié)算”“網(wǎng)上轉(zhuǎn)賬”等收付款業(yè)務處理，最大限度地減少了現(xiàn)金結(jié)算帶來的安全隱患及產(chǎn)生的諸多麻煩，降低了核算運行成本，減少了人為錯誤，也優(yōu)化了服務水平。

4.實現(xiàn)了“執(zhí)行控制分析統(tǒng)計”，形成“事前有預算、事中有控制、事后有分析”的良好機制。通過業(yè)務流程標準規(guī)范化、公開透明化，讓資金的走向脈絡更加清晰，可供全體教職員工根據(jù)權(quán)限查閱，控制業(yè)務舞弊，提升了資金效率和安全性。

（三）安全監(jiān)管建設

資金管理財務共享服務實質(zhì)是通過互聯(lián)網(wǎng)接入，由信息網(wǎng)絡技術(shù)推動資金運營管理的變革與創(chuàng)新。隨著信息化技術(shù)不斷滲透，系統(tǒng)容易受黑客、病毒入侵，網(wǎng)絡安全問題持續(xù)引起高度關(guān)注，安全監(jiān)管建設不容忽視。系統(tǒng)部署可分為硬件安全防護、軟件安全防護和內(nèi)部規(guī)范防護。加固網(wǎng)絡隔離設備，控制安全防護區(qū)對網(wǎng)絡的訪問；采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)和數(shù)據(jù)等技術(shù)手段保障網(wǎng)絡安全；規(guī)范用戶的操作方式及操作權(quán)限，制定安全制度，建立內(nèi)控體系，確保系統(tǒng)安全運行。

（四）理念更新建設

財務共享服務是新生事物，很多財務人員在認識上存在著“誤區(qū)”，認為財務共享等同于將人員集中進行核算。其實，有了信息化支撐后，后臺處理能力加強，客觀上就不需要那么多財務人員再進行集中核算了。財務共享服務模式的推廣應用，不單純是推廣系統(tǒng)軟件本身，更重要的是推廣科學先進的理念和管理方法等。共享模式下，單位對財務人員的要求也會越來越高，要求財務人員提高自身業(yè)務素質(zhì)，轉(zhuǎn)變會計職能，提高工作效率，提高服務質(zhì)量，更好地為廣大教職員工服務。

三、財務共享模式應用于高校資金管理的必要性

財務共享資金管理服務模式是網(wǎng)絡會計與財務管理信息化下的產(chǎn)物，以財務信息網(wǎng)絡平臺為載體，將財務資金數(shù)據(jù)與其他部門基礎(chǔ)數(shù)據(jù)相結(jié)合，建立現(xiàn)代化的資金管理信息“財務共享”系統(tǒng)，為高校高效發(fā)展、管控決策和校園內(nèi)部運作管理提供有效、及時的資金信息，創(chuàng)新了高校財務的管理模式。

（一）財務共享模式是構(gòu)成財務管理信息化的重點和核心內(nèi)容，是實現(xiàn)數(shù)字化校園的關(guān)鍵

財政部頒發(fā)的《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》（財會［2013］20號）第三十四條明確指出：“應當探索利用信息技術(shù)促進會計工作的集中，逐步建立財務共享服務中心?！保?］資金管理財務共享服務模式實質(zhì)是一場由信息網(wǎng)絡技術(shù)推動的資金運營管理模式變革與創(chuàng)新的革命，隨著大數(shù)據(jù)、云計算、移動應用等新技術(shù)的推動，財務共享服務模式是以信息網(wǎng)絡平臺為載體實現(xiàn)了系統(tǒng)資源共享，構(gòu)成財務管理信息化的重點和核心內(nèi)容。

當下“數(shù)字化校園”是數(shù)字化信息時代發(fā)展的產(chǎn)物，是利用先進的信息化手段，將學校相關(guān)的信息資源進行數(shù)字化處理并實現(xiàn)數(shù)字化的信息傳播和管理的方式?！皵?shù)字化校園”不可能建立在單一的應用系統(tǒng)之上，它需要系統(tǒng)間的信息數(shù)據(jù)進行交換和最大限度的信息共享。財務共享服務模式剛好契合了這樣的需求，所以說資金管理共享模式也是實現(xiàn)數(shù)字化校園的關(guān)鍵。

高校只有實現(xiàn)財務共享資金管理模式，以財務信息網(wǎng)絡平臺為載體，將信息技術(shù)運用于資金報銷流程，利用信息網(wǎng)絡將資金管理所涉及到的其他系統(tǒng)如票據(jù)通系統(tǒng)、財務核算系統(tǒng)、財政國庫單一賬戶付款系統(tǒng)（或代理銀行支付系統(tǒng)）、財務總賬系統(tǒng)等實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享服務，才能解決傳統(tǒng)、非共享服務模式難以解決的問題。

（二）財務共享模式是提高資金管理效率和安全性的重要環(huán)節(jié)

“服務”是共享模式有別于傳統(tǒng)、非共享模式下資金管理的特有亮點，資金收付時限、流程報銷便捷程度、服務態(tài)度等都是衡量服務好壞的重要指標。在共享模式下資金管理數(shù)據(jù)整合、資金“非現(xiàn)金”結(jié)算和風險控制是其核心職能。

通過信息網(wǎng)絡實現(xiàn)資源共享，進入資金管理共享服務平臺，教職工可以在系統(tǒng)上自主查詢資金付款情況和審批等流程。出納人員利用系統(tǒng)數(shù)據(jù)資源整合，減少“手工”輸入填制各個系統(tǒng)數(shù)據(jù)端口，在系統(tǒng)上完成登記、復核和向開戶銀行發(fā)送指令等流程，實現(xiàn)辦公自動化，優(yōu)化了報銷流程，提高了工作效率。值得一提的還有，將資金管理的全部流程納入共享的范圍，便于內(nèi)部資源合理配置，避免了不必要的浪費和人為舞弊。同時以資金管理辦公自動化支撐預算執(zhí)行控制，助力各使用部門（人員）或領(lǐng)導獲得更加及時準確的預算執(zhí)行情況，以達到事前控制，實現(xiàn)審批和預算管理的協(xié)同，強化了高校內(nèi)部控制、降低風險、提高資金管理效率。這是完善資金管理體系，健全資金風險預警機制的重要工具［6］。

在資金結(jié)算方面，財務共享模式下資金結(jié)算方式有“網(wǎng)上銀行”和“銀企直聯(lián)”兩種。這兩種方式都是利用信息網(wǎng)絡通過資金管理平臺進行資金結(jié)算，實現(xiàn)“無現(xiàn)金”結(jié)算。這在加強資金集中管控、提高工作效率、消除或最大限度減少現(xiàn)金結(jié)算帶來的安全隱患及收付現(xiàn)金的諸多麻煩、降低核算運行成本、減少人為錯誤、優(yōu)化服務水平等方面的優(yōu)勢突出。

（三）財務共享模式是促進財務信息公開，打造廉潔校園的重要載體

利用信息網(wǎng)絡實現(xiàn)各系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享，突破空間限制，各個系統(tǒng)的集成統(tǒng)一對資金管理實現(xiàn)了實時動態(tài)監(jiān)控，實現(xiàn)了財務信息公開，滿足了了解和監(jiān)督高校管理的客觀要求。在財務共享模式下實現(xiàn)審批、收入、支付、預算等模塊系統(tǒng)的完整統(tǒng)一，以資金支付剛性約束為突破點，使整個收支系統(tǒng)、預算審批業(yè)務流程完整統(tǒng)一，具有強大的監(jiān)控能力。將資金支付流程標準化、規(guī)范化，在資金管理平臺系統(tǒng)上設置資金支付標準與硬性規(guī)定，使資金的運作更加透明，杜絕基于人情世故層面“故意”徇私舞弊等不良現(xiàn)象，同時在資金管理平臺系統(tǒng)上可實現(xiàn)“事前可授權(quán)，事后可追溯”有效控制資金風險，助力打造廉潔校園。

四、結(jié)論

財務共享服務模式利用信息網(wǎng)絡技術(shù)打通了財務、業(yè)務和管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)了資金管理流程的顯性化和規(guī)范化，具有廣泛推廣效應。目前高校財務共享資金管理模式還未被廣泛應用，很多方面還需要提升，在推廣應用共享模式的過程中，需要從技術(shù)建設、功能模塊建設、安全監(jiān)管建設以及理念更新等方面進行實施與突破。然而，隨著共享研究的深入和應用的發(fā)展，云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)等前沿理論的積極推進，未來高校資金管理共享模式需要與前沿理論有機融合，開拓高校財務人員的眼界和服務邊界，更好地為高校提效增質(zhì)健康發(fā)展發(fā)揮作用。

［1］張慶龍，潘麗靖，張羽瑤.財務轉(zhuǎn)型始于共享服務［M］.北京：中國財政經(jīng)濟出版社,2015:1.

［2］陳虎,董皓.財務共享服務［M］.北京：中國財政經(jīng)濟出版社,2009:73.

［3］鄒志成,付浩海,靖向黨.高校資金使用審批管理系統(tǒng)的開發(fā)與應用［J］.會計之友,2013(26):102-104.

［4］張小春.財務共享服務系統(tǒng)在高校管理會計中的應用——以A高校為例［J］.南寧職業(yè)技術(shù)學院學報,2016(1):56-60.

［5］財政部.財政部關(guān)于印發(fā)《企業(yè)會計信息化工作規(guī)范》的通知［EB/OL］.（2013-12-05）［2018-01-12］.http://www.mof.gov.cn/zhengwuxinxi/caizhengwengao/wg2013/wg201312/201406/t20140609/1092515.html.

［6］鄭琳.新時期我國高校資金管理的現(xiàn)狀和方式探討［J］.現(xiàn)代商業(yè),2013(23):196.