淺析如何提升辦公室檔案管理效率

陶立

摘 要：辦公室檔案的完整性和有序性對(duì)于高校的發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用，因此很多高校需要專門的人員進(jìn)行辦公室檔案管理工作。但是，目前很多企業(yè)的辦公室檔案管理工作效率有待提升，本文通過(guò)總結(jié)目前辦公室檔案管理工作效率方面存在的問(wèn)題，提出促進(jìn)效率提升的重要途徑。

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案；管理；效率

前言：對(duì)于辦公室檔案管理來(lái)講，一定要堅(jiān)持檔案管理的完整性以及科學(xué)性原則，結(jié)合辦公室檔案管理的實(shí)際工作不斷完善以及創(chuàng)新，保證辦公室檔案管理質(zhì)量基礎(chǔ)上，能夠真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。檔案管理一直是辦公室管理中非常重要的內(nèi)容，需要制定專門的檔案管理制度作為管理基礎(chǔ)，同時(shí)還需要完善辦公室檔案管理中存在的不足，保證辦公室檔案管理的安全，制定更加適合辦公室管理的方式進(jìn)行辦公室檔案管理。

1 辦公室檔案管理工作效率方面存在的問(wèn)題

1.1辦公室檔案管理工作手段較為落后

目前，很多高校仍然采用人工管理檔案的傳統(tǒng)管理手段，這種管理工作手段較為落后，形成了很多不良后果，主要體現(xiàn)在：第一，沒有充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，使得很多檔案管理人員雖然耗費(fèi)大量的精力，但是無(wú)法更好地提高辦公室檔案管理工作效率；第二，沒有將信息技術(shù)應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，很容易造成資料缺失，很多資料在整理過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，無(wú)法對(duì)資料進(jìn)行快速備份和恢復(fù)，為高校帶來(lái)較大損失[1]。

1.2辦公室檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

對(duì)于很多高校來(lái)講，辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)還有待提高，在工作中往往展現(xiàn)出很多不足，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，很多辦公室檔案管理工作人員，不能熟練利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，還需要經(jīng)過(guò)較長(zhǎng)的時(shí)間熟悉和使用計(jì)算機(jī)，使得辦公室檔案管理工作無(wú)法高效開展；第二，很多辦公室檔案管理工作人員認(rèn)為自己進(jìn)行的是打雜的工作，沒有在工作過(guò)程中承擔(dān)起自己應(yīng)盡的責(zé)任，很多工作往往都是拖到最后，極大地降低了辦公室檔案管理工作的效率[2]。

1.3管理制度不健全

要推動(dòng)辦公室檔案管理工作的順利開展，就必須健全管理制度，制定切實(shí)可行的規(guī)章條例。檔案管理制度主要包括收集機(jī)制、檔案分類、查閱借閱規(guī)定、保管期限、歸整規(guī)范、介質(zhì)區(qū)分等，可見，從新資料的產(chǎn)生到資料使用周期的結(jié)束，檔案管理制度貫穿始終。若要完善和健全檔案管理制度，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)必須充分重視檔案管理工作，但目前大部分辦公室仍未建立單獨(dú)的檔案管理資料室，更缺乏系統(tǒng)、合理的檔案管理體制，導(dǎo)致檔案管理工作整體效率低下，結(jié)構(gòu)機(jī)制混亂。

2 提高辦公室檔案管理效率的策略

2.1創(chuàng)新管理體制

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個(gè)好的工作體制的管理下，才能進(jìn)而完善其他方面。我們應(yīng)當(dāng)不斷完善管理體制，增加管理手段，適當(dāng)建立賞罰制度來(lái)激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對(duì)管理體制進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過(guò)建立網(wǎng)絡(luò)檔案目錄、建立辦公室檔案服務(wù)反饋機(jī)制、開發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對(duì)辦公室檔案實(shí)現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益得到進(jìn)一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性[3]。

2.2建立辦公室檔案管理工作的反饋機(jī)制

對(duì)于很多高校來(lái)講，都需要及時(shí)匯報(bào)員工的工作，從而使得高校領(lǐng)導(dǎo)者能夠了解員工的工作內(nèi)容，并且對(duì)未來(lái)的工作內(nèi)容進(jìn)行合理規(guī)劃。因此，在提高辦公室檔案管理工作效率的過(guò)程中，可以建立辦公室檔案管理工作的反饋機(jī)制，為此，可以從以下幾點(diǎn)入手：第一，鼓勵(lì)員工積極反映和反饋工作中的問(wèn)題，反饋意見的收集人員可以對(duì)意見進(jìn)行整理和匯總，使得高校管理者能夠充分參考這些意見，對(duì)現(xiàn)有的辦公室檔案管理工作進(jìn)行改革[4]；第二，辦公室檔案管理工作可以根據(jù)不同的部門對(duì)資料的重視程度等進(jìn)行分門別類地整理，這不僅僅有利于資料的保存和檢索，也可以使辦公室檔案管理工作人員及時(shí)了解資料用途，為不同資料分配不同的整理資源。

2.3提高檔案信息管理意識(shí)

檔案信息管理系統(tǒng)的建立，需要樹立全新的管理意識(shí)，突破傳統(tǒng)檔案管理意識(shí)中存在的缺陷，充分認(rèn)識(shí)到辦公室檔案管理的重要性。加強(qiáng)管理意識(shí)重視的基礎(chǔ)上，還需要投入大量管理資金，為檔案信息管理提供保障，奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。檔案信息系統(tǒng)建設(shè)完善過(guò)程中，需要涉及很多信息技術(shù)以及設(shè)備，因此需要花費(fèi)大量的資金，所以在資金方面一定要保證充足。例如檔案信息管理系統(tǒng)中，包含檔案管理系統(tǒng)、檔案采集系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)，不同檔案系統(tǒng)在建設(shè)以及完善上包含很多不同，檔案管理系統(tǒng)主要職責(zé)是對(duì)檔案材料進(jìn)行收集、鑒別以及整理、保管等，其包含不同模塊，比如說(shuō)業(yè)務(wù)管理、系統(tǒng)維護(hù)等[5]。檔案采集系統(tǒng)主要是將紙質(zhì)檔案歸檔到數(shù)字化檔案形式的過(guò)程，主要包含目錄整理、檔案采集、檔案審核、系統(tǒng)維護(hù)四大功能，需要利用檔案軟件形式實(shí)現(xiàn)檔案管理。網(wǎng)絡(luò)查閱系統(tǒng)主要是根據(jù)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展作為基礎(chǔ)，利用B/S等形式實(shí)施查檔或是閱檔等，從整體上來(lái)講，檔案管理信息系統(tǒng)完善需要耗費(fèi)大量資金，所以在資金方面一定要保證充足。

2.4增強(qiáng)管理者業(yè)務(wù)素養(yǎng)

相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)組織辦公室檔案管理人員參加各種各樣的專業(yè)技能培訓(xùn)，增強(qiáng)他們對(duì)辦公室檔案管理工作的靈活性、準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性的認(rèn)識(shí)，并及時(shí)了解最新的專業(yè)技巧和理論知識(shí)。此外，檔案管理人員也應(yīng)當(dāng)自覺提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德水平，更加客觀、公正、合理地處理檔案信息。同時(shí)，辦公室檔案管理人員要全面系統(tǒng)地了解和把握職位要求，并在此基礎(chǔ)上及時(shí)改正自身不足，提升自身的工作勝任能力，進(jìn)而做好本職工作。除此之外，檔案管理人員時(shí)常會(huì)面臨工作調(diào)動(dòng)，這就要求檔案管理者必須在動(dòng)態(tài)職業(yè)環(huán)境中，學(xué)會(huì)處理相關(guān)工作關(guān)系，并遵守職業(yè)道德，嚴(yán)守機(jī)密信息。與此同時(shí)，辦公室檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)提升自身的協(xié)調(diào)能力，并能夠恰當(dāng)處理人際關(guān)系，為檔案管理打好基礎(chǔ)。

2.5科學(xué)設(shè)置檔案管理組織

相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的辦公室檔案管理崗位，并安排專職人員進(jìn)行信息錄入、收集、修改、歸檔、核對(duì)和更新等工作，以增強(qiáng)檔案管理的時(shí)效性。除此之外，還應(yīng)當(dāng)完善檔案管理制度，以授權(quán)形式約束借調(diào)檔案、查閱資料等情況，以便增強(qiáng)檔案管理的保密性，防比檔案信息外泄。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)構(gòu)建一個(gè)上卜銜接、及時(shí)溝通的檔案收集系統(tǒng)，并在此基礎(chǔ)上明確檔案管理人員、各部門領(lǐng)導(dǎo)的具體職責(zé)，確保檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)工作都能夠落實(shí)到位。此外，還要將檔案收集工作滲透到辦公室工作程序、崗位職責(zé)、工作計(jì)劃中。各部門負(fù)責(zé)人也應(yīng)當(dāng)支持和幫助檔案管理人員順利開展相關(guān)工作，并通過(guò)整理、收集和歸檔，將檔案完整、齊全、準(zhǔn)時(shí)地移交相關(guān)部門。

結(jié)語(yǔ)：辦公室檔案管理工作需要根據(jù)信息化檔案管理系統(tǒng)以及完善的檔案管理制度作為基礎(chǔ)，才能更好地提高檔案管理的質(zhì)量。并且辦公室檔案管理工作涉及的方面比較多，所以需要及時(shí)聽取工作人員意見，逐層進(jìn)行完善。

參考文獻(xiàn)：

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[4]梁珍，丁寧寧. 淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2014（23）：205-206.

[5]周宏. 談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J]. 管理觀察，2013（29）：179-180.