高校外事檔案管理存在的問題與對(duì)應(yīng)措施分析

黃琛 段文婕 詹卉 秦云帆

摘要：外事檔案不但記錄了高校對(duì)外合作的全過程，同時(shí)也體現(xiàn)出來對(duì)外交流合作的重要性，當(dāng)然也是高校和國(guó)外機(jī)構(gòu)連接的橋梁。痕跡管理自身具有一定程度的實(shí)效性和經(jīng)濟(jì)性，這對(duì)于檔案管理來說也有著一定的作用和效果，落實(shí)痕跡管理也是實(shí)現(xiàn)管理工作的前提條件。本文首先簡(jiǎn)單的介紹了外事檔案管理工作的重要性，然后分析了檔案管理工作存在的問題和不足，最后針對(duì)問題提出了幾點(diǎn)解決對(duì)策，希望能夠有助于相關(guān)工作的開展。

關(guān)鍵詞：高校；外事檔案管理；問題；措施；分析

前言

外事檔案是高校和國(guó)外機(jī)構(gòu)進(jìn)行學(xué)術(shù)交流、科研合作等活動(dòng)中最有保存價(jià)值的文字、圖片、錄像等載體材料，同時(shí)也是對(duì)外合作、交流的正式依據(jù)。隨著對(duì)外交流工作的不斷普及，我國(guó)各大高校的外事檔案內(nèi)容也變得越來越豐富，但在整體的管理過程中還存在非常多的問題和不足，這也是需要相關(guān)人員提高重視的地方。

1、高校外事檔案管理的重要性

身為記錄高校對(duì)外合作和交流信息的一種方式，其外事檔案管理不但體現(xiàn)出了高校對(duì)外合作交流的整個(gè)過程，而且也為高校未來的發(fā)展提供了重要的數(shù)據(jù)和材料支撐[1]。其次，外事檔案管理還是連接高校和國(guó)外高校的橋梁，它不但能提升高校外事工作的管理水平，同時(shí)也能為高校帶來更完善的科研技術(shù)和教學(xué)模式，這對(duì)于促進(jìn)高校國(guó)際化發(fā)展有著非常重要的作用和意義。

2、檔案痕跡化管理原則

檔案痕跡管理要堅(jiān)持檔案管理原則，即要嚴(yán)格按照管理的要求和條例來展開工作，這樣才能讓達(dá)到預(yù)期的效果。所以，相關(guān)人員在展開痕跡管理時(shí)，其應(yīng)該要堅(jiān)持以下幾個(gè)管理原則：第一，規(guī)范化。不單單是檔案管理要準(zhǔn)守規(guī)范化原則，其痕跡管理也應(yīng)該準(zhǔn)守規(guī)范原則，通過合理的整理和收集讓文件資料都形成電子化、紙質(zhì)化的檔案。第二，標(biāo)準(zhǔn)化。在遵循標(biāo)準(zhǔn)化的同時(shí)也要對(duì)整個(gè)體系進(jìn)行創(chuàng)新和完善，這樣才能體現(xiàn)出痕跡管理的價(jià)值和作用。第三，精細(xì)化。整個(gè)管理的過程都應(yīng)該堅(jiān)持精細(xì)化管理，這樣才能讓收集、歸檔工作處于合理的范圍之內(nèi)，從而提升管理工作的效率。

3、目前高校外事檔案管理中普遍存在的問題

3.1缺乏責(zé)任感，輕視外事檔案的管理工作

我國(guó)教育部門在高校外事工作的基本原則中這樣規(guī)定，即外事檔案管理工作一定要集中，要采取統(tǒng)一管理的方法來保證整個(gè)系統(tǒng)的安全和準(zhǔn)確，這樣才能方便信息的開發(fā)和利用。但是在實(shí)際的管理工作中，由于國(guó)外來訪或高校出訪等活動(dòng)開展得非常的頻繁，而外事工作量的不斷提升也讓整體的工作壓力變得越來越大，但相關(guān)的外事工作人員數(shù)量卻沒有得到增加，僅有的人員需要忙于迎接送客，導(dǎo)致沒有多余的精力來完成文件資料的收集和歸檔工作[2]。另外，大部分外事人員對(duì)檔案管理工作并不是很重視，即常常出現(xiàn)誰負(fù)責(zé)外事工作就由誰來保管資料的情況，即對(duì)于歸檔工作并沒有專業(yè)的人員負(fù)責(zé)，從而導(dǎo)致文件出現(xiàn)損壞、丟失等現(xiàn)象。

3.2管理手段落后、時(shí)效性不強(qiáng)

現(xiàn)階段各大高校的外事檔案管理工作依然使用傳統(tǒng)的管理模式來展開，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量上不去，并且長(zhǎng)期處于消極、被動(dòng)的狀態(tài)中，當(dāng)然也不能發(fā)揮出檔案管理的作用和價(jià)值。規(guī)范的高校外事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和信息網(wǎng)絡(luò)查閱系統(tǒng)還沒有建立，大多數(shù)的外事檔案查詢工作仍然按照傳統(tǒng)的查找方式來展開，這也是導(dǎo)致信息更新不及時(shí)、外事工作難同步的主要原因，甚至直接影響了外事資源對(duì)高校教學(xué)、科研等方面的價(jià)值。

3.3缺乏專門人才，管理無章可循

現(xiàn)階段大多數(shù)的高校外事檔案管理工作并沒有一個(gè)領(lǐng)頭的人員，即整個(gè)體系的工作都是由檔案部門的工作人員來兼職管理的[3]。這些工作人員大多數(shù)都不具備檔案管理的專業(yè)知識(shí)和技術(shù)，并且也沒有接受過專業(yè)的培訓(xùn)，導(dǎo)致在工作的過程常常出現(xiàn)沒有文件目錄、沒有保管期限、沒有案卷目錄等各式各樣的問題，而這也是導(dǎo)致檔案使用率低，管理混亂的主要原因。其次，由于文件在歸檔是存在問題，其查找起來變會(huì)非常的困難，同時(shí)也給資料調(diào)閱增添了很多不必要的麻煩，加上相關(guān)人員長(zhǎng)期忙于擴(kuò)展國(guó)際交流、校企合作等方面的事情，所以外事檔案管理工作的規(guī)范管理和科學(xué)利用也就很難實(shí)現(xiàn)。

3.4缺乏網(wǎng)絡(luò)技術(shù)支撐，外事檔案管理手段落后

隨著我國(guó)社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，信息化管理技術(shù)也開始應(yīng)用到檔案管理工作中，而高校身為人才、科技最集中的一個(gè)地方，其更應(yīng)該利用這樣的優(yōu)勢(shì)，即利用科研平臺(tái)把信息化技術(shù)結(jié)合到檔案管理工作中，目的是為了改變傳統(tǒng)的檔案收集和整理的方式。當(dāng)前我國(guó)高校的外事檔案管理信息化的建設(shè)水平還不是很到位，合理的數(shù)據(jù)資源庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)查詢系統(tǒng)并沒有真正的建立，而大部分高校的外事檔案查詢依然按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件查找方式來展開。我們都知道外事檔案管理工作的內(nèi)容就是最普通的文件保管，而工作人員則類似于倉(cāng)庫(kù)的管理員，整體的工作通常都是圍繞材料收集和材料歸檔來展開，導(dǎo)致工作長(zhǎng)期處于一個(gè)被動(dòng)的狀態(tài)，同時(shí)也不能體現(xiàn)出檔案管理的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值。

4、做好高校外事檔案工作的幾點(diǎn)建議

4.1完善外事檔案管理的制度化建設(shè)

高校要嚴(yán)格按照我國(guó)出臺(tái)的《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家教育部門制定的《高等學(xué)校檔案管理辦法》來展開工作，即根據(jù)高校外事工作實(shí)際的情況來設(shè)計(jì)符合管理要求的制度和操作流程，目的是為了讓收集、歸檔等方面的工作變得更規(guī)范。需要注意的是，相關(guān)人員在歸檔文件資料時(shí)，其一定要反應(yīng)出整個(gè)活動(dòng)的全過程，要保證這些信息資料的準(zhǔn)確性和完整性[4]。

4.2加強(qiáng)外事檔案管理人員的培訓(xùn)

對(duì)于外事檔案工作各大高校也應(yīng)該歸入到外事管理制度當(dāng)中，各個(gè)環(huán)節(jié)的工作和要求也應(yīng)該落實(shí)到位，要讓相關(guān)的工作人員了解自己的工作范圍，目的是為了實(shí)現(xiàn)檢查、總結(jié)工作的同步展開。另外，高校內(nèi)部的檔案部門要定期對(duì)外事工作人員展開培訓(xùn)，培訓(xùn)的內(nèi)容主要分為兩部分，即專業(yè)知識(shí)和管理技術(shù)，這樣才能提升外事人員自身的工作水平，從而掌握全面的整理技術(shù)。外事人員在不斷學(xué)習(xí)新的整理方法之外，其也應(yīng)該多和合作院校的管理人員交流經(jīng)驗(yàn)。

4.3采用靈活多樣的外事檔案收集方式

外事檔案自身具有一定的特殊性，即它的形成規(guī)律可以是照片、錄像帶、膠片等不同類型的載體來形成，而這些資料在高校的外事檔案管理工作中的作用是非常明顯的，當(dāng)然和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比有一個(gè)共同點(diǎn)，即都能直接反映出高校外事工作的整體水平。但是，在日常的管理工作中，工作人員常常會(huì)無視這些檔案資料，這也是需要注意的地方，應(yīng)該要根據(jù)不同的類型來選擇不同的整理方法。對(duì)于那些重大時(shí)間的資料收集，高校的檔案部門應(yīng)該提前做好準(zhǔn)備工作，同時(shí)要和涉及活動(dòng)的各個(gè)部門進(jìn)行溝通，這樣才能實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量的配合。針對(duì)那些持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)、工作不連貫的外事工作，高校的檔案部門也應(yīng)該和相關(guān)部門進(jìn)行溝通，然后按照每次活動(dòng)產(chǎn)生的資料分階段來進(jìn)行整理，目的是為了保證每次活動(dòng)資料的完整性，提升資料自身的使用價(jià)值。

4.4加強(qiáng)外事檔案的信息化建設(shè)

高校外事檔案管理不但是教學(xué)、對(duì)外收集資料的數(shù)據(jù)庫(kù)，而且也是高校和國(guó)內(nèi)外連接的一個(gè)窗口。所以，各大高校都應(yīng)該完善外事檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)工作，當(dāng)然也可以利用信息網(wǎng)絡(luò)來把那些分散的外事信息連接起來，目的是為了合理的使用檔案信息資源，然后通過穩(wěn)定、安全的渠道來提供相應(yīng)的服務(wù)，從而實(shí)現(xiàn)和國(guó)內(nèi)外機(jī)構(gòu)的合作和溝通。其次，高校的教師團(tuán)隊(duì)和學(xué)生也可以利用這些信息資源來和外界進(jìn)行溝通交流，這樣可以快速的了解到最新的科技知識(shí)和教育動(dòng)態(tài)，然后利用掌握的信息來創(chuàng)新自己的學(xué)習(xí)方案。外事信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)還可以擴(kuò)寬高校的宣傳范圍，即讓高校向世界進(jìn)行推廣，從而擴(kuò)大在國(guó)際上的知名度，這對(duì)于培養(yǎng)人才、學(xué)術(shù)研究等方面都有著非常重要的作用。

5、檔案痕跡化管理策略

5.1積極運(yùn)用信息化技術(shù)提升痕跡化管理水平

隨著我國(guó)信息技術(shù)的普及和推廣，其檔案痕跡管理工作在信息技術(shù)的背景下也實(shí)現(xiàn)了飛速發(fā)展，而利用信息技術(shù)來提升檔案痕跡管理質(zhì)量也成為工作人員的首選方法。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用可以讓管理工作變得更科學(xué)、更具體，甚至還能實(shí)現(xiàn)分類管理，在簡(jiǎn)化管理流程的同時(shí)也提升了工作的效率。需要注意的是，在利用新技術(shù)來展開工作時(shí)，其應(yīng)該根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求來調(diào)整管理重點(diǎn)，即要把日常的工作和管理工作結(jié)合到一起，這樣才能體現(xiàn)出痕跡管理的價(jià)值。

5.2強(qiáng)化制度機(jī)制建設(shè)確保檔案痕跡化管理成為常態(tài)

能影響檔案痕跡管理效果的因素非常多，而最需要相關(guān)人員提高重視的兩點(diǎn)是保障制度和機(jī)制是否合理。相關(guān)的管理人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案痕跡管理制度的創(chuàng)新和完善，要改變傳統(tǒng)的管理模式，也可以參考相關(guān)案例的成功經(jīng)驗(yàn)，目的是為了減少問題的產(chǎn)生，讓整個(gè)管理體系變得更科學(xué)、更規(guī)范，從而保障痕跡管理各項(xiàng)工作的順利開展[5]。其次，完善的管理制度不但能提升管理工作的效率，同時(shí)還能讓整個(gè)管理工作變得更加嚴(yán)謹(jǐn)。

5.3培養(yǎng)管理人才，確保檔案痕跡化管理取得長(zhǎng)效

由于檔案痕跡管理工作自身的專業(yè)性、嚴(yán)謹(jǐn)性非常強(qiáng)，所以培養(yǎng)高素質(zhì)、高技能的專業(yè)人才就變成開展檔案痕跡管理工作的前提。其次，在實(shí)際的管理過程中，高校不但要加強(qiáng)財(cái)力、物力等方面的投入，其最重要的還是人力方面的提供，所以只有培養(yǎng)一支具備檔案管理知識(shí)、技能水平、創(chuàng)新能力、計(jì)算機(jī)信息化技術(shù)等方面的綜合性人才，也只有這樣才能提升管理工作的質(zhì)量和效率。

6、結(jié)論

綜上所述，高校外事檔案管理工作的水平會(huì)直接影響到高校知名度、高?？蒲?、教學(xué)等方面，甚至嚴(yán)重時(shí)還會(huì)直接影響到高校國(guó)際化發(fā)展方面。所以，相關(guān)人員一定要重視外事檔案管理工作，要讓這些檔案成為能夠查閱和參考的核心資料。其次，在進(jìn)行檔案管理時(shí)還應(yīng)該重視痕跡管理，而這一項(xiàng)工作也已經(jīng)成為各事業(yè)單位提升管理質(zhì)量的關(guān)鍵措施，但是，在實(shí)際的管理過程中，工作人員必須要嚴(yán)格按照相關(guān)條例來展開，同時(shí)還要建立有管理體系來進(jìn)行約束，這樣才能保障管理工作的質(zhì)量和效率。

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作者簡(jiǎn)介：

第1作者：黃琛、性別：女、出生年月：1983年6月、單位：西南林業(yè)大學(xué)、地址：昆明市盤龍區(qū)白龍寺296號(hào)，郵編：650224，職稱：研究實(shí)習(xí)員、職務(wù)：對(duì)外合作交流處副主任科員、研究方向：國(guó)際合作交流管理，學(xué)歷：碩士研究生。

第2作者：段文婕，女，1985年1月 單位：西南林業(yè)大學(xué)、地址：昆明市盤龍區(qū)白龍寺296號(hào)，郵編：650224，職稱：助理研究員、職務(wù)：對(duì)外合作交流處主任科員，研究方向：國(guó)際合作交流管理，學(xué)歷：碩士研究生。

第3作者：詹卉，女，1982年10月，單位：西南林業(yè)大學(xué)、地址：昆明市盤龍區(qū)白龍寺296號(hào)，郵編：650224，職稱：講師、職務(wù)：副處長(zhǎng)，研究方向：國(guó)際合作交流管理，學(xué)歷：博士研究生。

第4作者：秦云帆，女，1984年6月單位：西南林業(yè)大學(xué)、地址：昆明市盤龍區(qū)白龍寺296號(hào)，郵編：650224，職稱：助教、職務(wù)：對(duì)外合作交流處副處長(zhǎng)，研究方向：國(guó)際合作交流管理，學(xué)歷：碩士研究生。