醫(yī)院軟件項(xiàng)目調(diào)研方法探討

蘇玉成，張亞娜，李想，汪愛勤，蔣昆

1.西京醫(yī) 院 a.數(shù)字化中心；b.門診部；c.數(shù)字化中心，陜西 西安 710032；2.解放軍總醫(yī)院 院辦，北京 100039

引言

隨著中國醫(yī)療水平的不斷發(fā)展，越來越多的醫(yī)院選擇醫(yī)療信息化來幫助醫(yī)院在醫(yī)療質(zhì)量、患者滿意度、床位周轉(zhuǎn)率以及醫(yī)療安全等多個(gè)方面進(jìn)行提升。但隨著信息化過程的不斷深入和醫(yī)院的不斷發(fā)展，原有的老舊程序由于廠家、本身架構(gòu)、業(yè)務(wù)需求無法滿足等原因，面臨著淘汰更新的命運(yùn)，另外一些沒有軟件支持的醫(yī)院業(yè)務(wù)也因?yàn)樾畔⑾到y(tǒng)的便捷性，逐漸開始試水信息化網(wǎng)絡(luò)化[1]。

但由于信息化建設(shè)的復(fù)雜性等原因，一方面具體業(yè)務(wù)科室往往僅僅著眼于業(yè)務(wù)需要，無法全面的認(rèn)知到信息系統(tǒng)是一個(gè)多層次相互依靠、軟硬結(jié)合的有機(jī)整體，另一方面目前大多數(shù)醫(yī)院往往采用申報(bào)預(yù)算、集中采購的招標(biāo)流程，而業(yè)務(wù)科室由于不了解產(chǎn)品之間的差異，導(dǎo)致劣質(zhì)產(chǎn)品低價(jià)中標(biāo)的結(jié)果產(chǎn)生。所以如何選擇一套適合醫(yī)院現(xiàn)有業(yè)務(wù)發(fā)展情況的、滿足信息化部門長期運(yùn)營的、運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)較小的信息系統(tǒng)就成為了大多數(shù)醫(yī)院信息化建設(shè)的重中之重。因此，本文設(shè)計(jì)一套醫(yī)院軟件項(xiàng)目調(diào)研方案，希望為醫(yī)院信息化及相關(guān)部門在信息化建設(shè)路上少走彎路做出貢獻(xiàn)[2]。

1 調(diào)研目標(biāo)

一般大型醫(yī)院都存在著集中采購的流程，而項(xiàng)目進(jìn)行集中采購的前提則是：① 業(yè)務(wù)科室申報(bào)項(xiàng)目調(diào)研的目標(biāo)；② 項(xiàng)目經(jīng)過醫(yī)院或上級(jí)部門審核；③ 公開招標(biāo)（通過參數(shù)打分和金額來確認(rèn)中標(biāo)情況）。而公開招標(biāo)往往需要3家或3家以上不同產(chǎn)品廠商參與競(jìng)標(biāo)才能完成招標(biāo)流程，而一般來說產(chǎn)品越好，價(jià)格越高，相對(duì)的中標(biāo)幾率也就越低。因此，調(diào)研的目標(biāo)也就是通過調(diào)研，一方面得出三家或多家能力優(yōu)秀、相差不遠(yuǎn)且符合院方和相關(guān)業(yè)務(wù)科室需求的廠家參與競(jìng)標(biāo)；另一方面完成項(xiàng)目參數(shù)表制作，保障高品質(zhì)產(chǎn)品中標(biāo)的可能性；最終實(shí)現(xiàn)無論哪一家中標(biāo)項(xiàng)目都能夠完成項(xiàng)目既定需求，將項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制在可控范圍內(nèi)的目標(biāo)[3]。

但如何得出這幾家廠商，則是我們?cè)趯?shí)現(xiàn)調(diào)研目標(biāo)的過程中需要詳細(xì)實(shí)現(xiàn)的具體步驟：① 目標(biāo)與需求；② 廠商鑒別；③ 詳細(xì)測(cè)試。

1.1 明確目標(biāo)與需求

目標(biāo)與需求是項(xiàng)目的基礎(chǔ)，也是項(xiàng)目最終實(shí)現(xiàn)的基石，只有明確了目標(biāo)和詳細(xì)需求的項(xiàng)目才有可能成功。另外大多數(shù)醫(yī)院在選擇信息化系統(tǒng)時(shí)往往抱著少花錢多辦事的心態(tài)，這本身是正確的，但如何在資金有限的前提下將好鋼用在“刀刃”上就成了項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵。因此在明確“刀”的范圍的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確“刀刃”的范圍也將為系統(tǒng)的選型、上線和長期運(yùn)營帶來意料之外的好處[4]。

1.2 尋找廠商，背景調(diào)研

由于軟件和設(shè)備不同，越是重要的軟件在其維保階段不但需要長期的運(yùn)行維護(hù)，而且經(jīng)常面臨不斷的新需求開發(fā)工作；而對(duì)于廠商來說，其業(yè)務(wù)深度情況（是否能滿足所有業(yè)務(wù)的需要）、醫(yī)院應(yīng)用情況（是否有良好的應(yīng)用案例）、本地服務(wù)情況（由于醫(yī)院特殊性重點(diǎn)系統(tǒng)需要7×24 h運(yùn)行）和其本身的實(shí)力情況（長期合作能力）往往影響著項(xiàng)目最終的成敗。

1.3 確認(rèn)方案，軟件測(cè)試

測(cè)試的目標(biāo)一方面驗(yàn)證廠家現(xiàn)有程序的需求符合情況、系統(tǒng)架構(gòu)的完整性、硬件架構(gòu)的穩(wěn)定性和產(chǎn)品整體的易用性，另一方面從側(cè)面驗(yàn)證廠家的實(shí)際運(yùn)營能力、相關(guān)人員配合度、項(xiàng)目渴望度等。最終結(jié)合廠商實(shí)際情況，為最終選擇上報(bào)候選廠商做好準(zhǔn)備。

2 調(diào)研流程

2.1 調(diào)研流程圖

調(diào)研流程圖，見圖1。調(diào)研從業(yè)務(wù)調(diào)研、廠商調(diào)研和產(chǎn)品測(cè)試三方面進(jìn)行。首先進(jìn)行的是“業(yè)務(wù)調(diào)研”，其目的是為了明確業(yè)務(wù)痛點(diǎn)，了解自身業(yè)務(wù)需求并進(jìn)行確認(rèn)；其次進(jìn)行的“廠商調(diào)研”，它是在完成“業(yè)務(wù)調(diào)研”的基礎(chǔ)上對(duì)候選產(chǎn)品進(jìn)行初篩。通過了解廠商信息、產(chǎn)品功能、產(chǎn)品應(yīng)用效果和實(shí)地回訪確認(rèn)候選產(chǎn)品的功能、穩(wěn)定性、可用性、可塑性和售后是否能滿足我方需要；最后進(jìn)行的“產(chǎn)品測(cè)試”是對(duì)入圍廠商的最后一道把關(guān)，其目的是對(duì)候選產(chǎn)品在我方實(shí)際業(yè)務(wù)環(huán)境中的部署方式、功能滿足度和實(shí)際應(yīng)用效果進(jìn)行評(píng)分。最終形成候選廠商名單和調(diào)研報(bào)告，并根據(jù)調(diào)研報(bào)告得出預(yù)算評(píng)估和參數(shù)表為醫(yī)院招標(biāo)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)[5]。

圖1 調(diào)研流程示意圖

2.2 需求調(diào)研

業(yè)務(wù)調(diào)研是項(xiàng)目的基礎(chǔ)，項(xiàng)目調(diào)研進(jìn)行的是否詳細(xì)和完備，這關(guān)系到調(diào)研階段測(cè)試結(jié)果、廠商的推薦和參數(shù)表的制定，繼而影響到項(xiàng)目招標(biāo)的最終結(jié)果。另一方面，在項(xiàng)目實(shí)施階段則直接關(guān)系到項(xiàng)目能否順利實(shí)施和驗(yàn)收（一般情況下項(xiàng)目實(shí)施階段只對(duì)項(xiàng)目需求做小幅度的調(diào)整和細(xì)化）[6]。

一般來說項(xiàng)目調(diào)研的開始是從項(xiàng)目產(chǎn)生的背景開始分析，一般來說大型項(xiàng)目上線不外乎以下兩個(gè)可能：① 現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程缺少信息系統(tǒng)支持，想通過信息系統(tǒng)提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量；② 現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)雖然已經(jīng)有業(yè)務(wù)支持，但是由于廠商、產(chǎn)品本身或需求無法滿足的情況，導(dǎo)致需要進(jìn)行升級(jí)或更換。因此，作為業(yè)務(wù)調(diào)研來說，項(xiàng)目背景主要是了解項(xiàng)目方向，是流程業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息化，還是說因?yàn)楦鞣N需求現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法滿足而進(jìn)行的系統(tǒng)升級(jí)或更換。如果是新系統(tǒng)，由于相關(guān)業(yè)務(wù)人員對(duì)信息化的概念并不深入，也不了解自身業(yè)務(wù)該如何實(shí)現(xiàn)信息化，因此項(xiàng)目的調(diào)研主要重心是放在業(yè)務(wù)流程和信息收集和信息化上；如果是升級(jí)換代，業(yè)務(wù)人員已對(duì)系統(tǒng)流有很深入了解，在后期測(cè)試階段可由業(yè)務(wù)人員直接對(duì)新系統(tǒng)進(jìn)行評(píng)測(cè)來確認(rèn)系統(tǒng)需求的滿足度，因此后期的調(diào)研重心應(yīng)該放到原有系統(tǒng)存在問題的改進(jìn)和新需求的滿足上[7]。

在確認(rèn)的項(xiàng)目目標(biāo)之后，需要對(duì)整體業(yè)務(wù)基本情況進(jìn)行調(diào)研，調(diào)研分為：

（1）業(yè)務(wù)調(diào)研，包括確認(rèn)業(yè)務(wù)聯(lián)系負(fù)責(zé)人（一般來說項(xiàng)目會(huì)由業(yè)務(wù)科室主任和信息科主任先行溝通，需求整體來說業(yè)務(wù)科室主任最熟悉，但是由于領(lǐng)導(dǎo)的時(shí)間不穩(wěn)定性、細(xì)節(jié)的不完全明晰等原因，需要業(yè)務(wù)科室制定調(diào)研負(fù)責(zé)人，先參與收集需求，在整理后由業(yè)務(wù)科室主任確認(rèn)），明確需要信息化的業(yè)務(wù)流程，涉及的部門。

（2）環(huán)境調(diào)研，包括現(xiàn)有業(yè)務(wù)系統(tǒng)情況（是否有現(xiàn)用的信息系統(tǒng)，是否代替現(xiàn)有系統(tǒng)，現(xiàn)有系統(tǒng)由哪些不足等）、設(shè)備情況（包括計(jì)算機(jī)、需要入網(wǎng)的一起設(shè)備等）、網(wǎng)絡(luò)情況（交換機(jī)情況，網(wǎng)絡(luò)容量情況）等。

（3）需求分析，包括需要項(xiàng)目所需硬件設(shè)備（服務(wù)器設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、業(yè)務(wù)人員操作計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備等），需要信息化的業(yè)務(wù)流程、需要與現(xiàn)有系統(tǒng)制作的接口、需要重點(diǎn)確認(rèn)的需求等。

（4）文檔記錄，對(duì)以上調(diào)研內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)記錄，形成需求文檔，最終交由業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人確認(rèn)簽字，完成整個(gè)需求調(diào)研階段。隨著項(xiàng)目需求調(diào)研文檔的形成，標(biāo)志著該項(xiàng)目主要業(yè)務(wù)需求已經(jīng)明確，它的明確有利于對(duì)下一步對(duì)廠商調(diào)研工作的開展，也有利于調(diào)研后期廠商對(duì)項(xiàng)目的報(bào)價(jià)，并對(duì)項(xiàng)目最終順利驗(yàn)收具有指導(dǎo)性的意義。

（5）廠商調(diào)研。隨著需求調(diào)研的結(jié)束，項(xiàng)目的目標(biāo)總算不再是云里霧里了，但如何實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)確是下一步我們要著手解決的問題。對(duì)于尋找廠商解決問題來說一般分為兩種情況，一是聯(lián)合開發(fā)，這種情況主要是因?yàn)獒t(yī)院在信息化方面的特殊信息化需求或是較為先進(jìn)的信息化需求，市場(chǎng)上還缺少成熟軟件的情況；二是采購修改，這種情況主要一般應(yīng)對(duì)于較為常見的信息系統(tǒng)如HIS、LIS、PACS等，由于業(yè)務(wù)需要或是現(xiàn)有系統(tǒng)的各類問題需要重新采購新的信息系統(tǒng)[8]。

第一種情況，一般來說主要選擇研發(fā)實(shí)力雄厚，對(duì)于相關(guān)醫(yī)療軟件有所建樹的廠商。他們?cè)卺t(yī)療行業(yè)的軟件開發(fā)有較強(qiáng)經(jīng)驗(yàn)，也有利于軟件后期實(shí)施和運(yùn)維，這種廠商的尋找方式一般是在于醫(yī)院現(xiàn)有資深合作的廠商中進(jìn)行進(jìn)一步溝通是否有相應(yīng)意愿（這些廠商一般情況下與醫(yī)院有較好的業(yè)務(wù)往來同時(shí)醫(yī)院對(duì)其開發(fā)實(shí)力、業(yè)務(wù)態(tài)度、開發(fā)能力有較深入的了解），故不再此次調(diào)研范圍之內(nèi)[9]。

第二種情況，主要面向?qū)I(yè)業(yè)務(wù)性較強(qiáng)的廠商，這類廠商常常在某一醫(yī)療業(yè)務(wù)上有較為深入的研究和技術(shù)積累，適合一般大中型醫(yī)院進(jìn)行系統(tǒng)快速上線。但是一般情況下對(duì)于成熟系統(tǒng)對(duì)應(yīng)的廠商來說數(shù)量較多，從中區(qū)分出哪些廠商更適合我方需求則是本次項(xiàng)目調(diào)研需要探討的重點(diǎn)[10]。

尋找廠商。廠商的資源來源一般分為以下3類：① 業(yè)務(wù)科室推薦，業(yè)務(wù)科室領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)常參加相應(yīng)會(huì)議，一般情況下對(duì)于現(xiàn)有業(yè)務(wù)的信息化情況較為熟悉；② 網(wǎng)上排名，網(wǎng)上沒有常見的某一業(yè)務(wù)的廠商排名，但有相應(yīng)醫(yī)院業(yè)務(wù)科室的排名（如復(fù)旦醫(yī)院排行榜前50醫(yī)院），通過溝通即可快速了解對(duì)方醫(yī)院現(xiàn)有該業(yè)務(wù)系統(tǒng)的情況、系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)情況、系統(tǒng)廠商情況；③ 兄弟醫(yī)院使用情況、其他廠商推薦情況等。該階段主要通過溝通了解不同廠商在各個(gè)醫(yī)院的分布情況，一般情況下收集前5名的廠商的銷售人員聯(lián)系信息進(jìn)行下一步工作[11]。

背景調(diào)研、產(chǎn)品調(diào)研和案例調(diào)研。在聯(lián)系上目標(biāo)廠商銷售人員之后，下一步主要工作就是對(duì)目標(biāo)廠商的廠商經(jīng)營背景、產(chǎn)品內(nèi)容和過往案例進(jìn)行調(diào)研。在經(jīng)營背景方面，主要了解廠商名稱、注冊(cè)信息、公司性質(zhì)、注冊(cè)資金、去年公司營收情況、服務(wù)能力、研發(fā)能力、在醫(yī)院所在城市是否有分公司（辦事處）、運(yùn)維機(jī)構(gòu)和產(chǎn)品研發(fā)機(jī)構(gòu)等公司信息。在產(chǎn)品內(nèi)容方面主要了解產(chǎn)品的軟硬件架構(gòu)信息和產(chǎn)品模塊信息，并與需求進(jìn)行逐一對(duì)照，初步確認(rèn)系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)的滿足程度和可能的修改程度。在過往案例上，主要由廠商提交其自身完成且正在運(yùn)營的項(xiàng)目信息，一個(gè)是能縱向?qū)Ρ雀鲝S商的服務(wù)能力，另一個(gè)是為下一階段的產(chǎn)品回訪做好準(zhǔn)備[12]。

產(chǎn)品回訪。對(duì)于重點(diǎn)項(xiàng)目組織業(yè)務(wù)人員和科室技術(shù)人員，對(duì)各廠家提供的醫(yī)院進(jìn)行業(yè)務(wù)訪問。主要用于確認(rèn)其業(yè)務(wù)開展情況、系統(tǒng)軟硬件架構(gòu)情況和系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)轉(zhuǎn)情況，為后期的測(cè)試與評(píng)價(jià)打下基礎(chǔ)。

通過以上廠商調(diào)研過程，醫(yī)院業(yè)務(wù)部門可以清楚的了解到目前國內(nèi)該項(xiàng)業(yè)務(wù)流程最新的信息化水平，另一方面，醫(yī)院需要在眾多候選廠商之中選定3～4家廠商進(jìn)行產(chǎn)品測(cè)試，并最終確認(rèn)上報(bào)的廠商和項(xiàng)目參數(shù)表[13]。

2.3 產(chǎn)品測(cè)試

對(duì)于產(chǎn)品測(cè)試的主要目標(biāo)，一是驗(yàn)證現(xiàn)有廠商產(chǎn)品哪個(gè)更符合現(xiàn)有醫(yī)院實(shí)際業(yè)務(wù)需求，二是對(duì)比不同廠商之間的產(chǎn)品優(yōu)劣程度，三是確認(rèn)廠商對(duì)項(xiàng)目的重視程度，四是通過測(cè)試得出最終上報(bào)的廠商，五是綜合測(cè)試結(jié)果和業(yè)務(wù)科室的實(shí)際意愿制定參數(shù)表，為該項(xiàng)目的立項(xiàng)和招標(biāo)做好準(zhǔn)備[6]。整個(gè)測(cè)試過程可以分成以下3個(gè)部分[14]：

（1）方案收集與評(píng)估：首先是向各個(gè)參與測(cè)試的廠商進(jìn)行方案收集，針對(duì)方案中的硬件架構(gòu)、軟件架構(gòu)和實(shí)際應(yīng)用所需的硬件是否具有醫(yī)療業(yè)務(wù)所需的安全性、穩(wěn)定性和可靠性進(jìn)行技術(shù)論證；特別是針對(duì)新架構(gòu)任意一點(diǎn)的軟件和硬件故障，系統(tǒng)整體需要仍然對(duì)外提供完整可靠的服務(wù)；同時(shí)系統(tǒng)需要有完善的系統(tǒng)報(bào)警機(jī)制，告知管理人員進(jìn)行及時(shí)的故障排除。

（2）環(huán)境搭建與產(chǎn)品測(cè)試：在方案論證的同時(shí)，就可以安排甲方在信息化部門進(jìn)行業(yè)務(wù)環(huán)境搭建，之后有業(yè)務(wù)部門各業(yè)務(wù)主管對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行實(shí)際測(cè)試。測(cè)試的目的有兩個(gè)：一是實(shí)際確認(rèn)產(chǎn)品的對(duì)醫(yī)院現(xiàn)有業(yè)務(wù)的覆蓋面；二是各廠家之間產(chǎn)品的易用性評(píng)估；三是尋找各廠商間的明顯差異點(diǎn)，為后期項(xiàng)目參數(shù)表制定做好準(zhǔn)備。

（3）結(jié)果匯總：對(duì)方案評(píng)估結(jié)果、產(chǎn)品測(cè)試結(jié)果、廠商情況和廠商配合度結(jié)果（廠家對(duì)醫(yī)院需要的響應(yīng)情況和測(cè)試配合情況）等資料進(jìn)行收集、整理和分?jǐn)?shù)換算，一般情況下分?jǐn)?shù)比例建議為3:5:1:1。最后再與業(yè)務(wù)科室進(jìn)行確認(rèn)后，對(duì)內(nèi)發(fā)布最終測(cè)試結(jié)果，為后期招標(biāo)廠商選擇和參數(shù)表制作打下基礎(chǔ)。

2.4 調(diào)研報(bào)告與候選名單

收集業(yè)務(wù)調(diào)研、廠商調(diào)研和產(chǎn)品測(cè)試的各項(xiàng)過程性文檔和結(jié)果性報(bào)告，形成最終的《項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告》。根據(jù)調(diào)研報(bào)告，由信息化部門和業(yè)務(wù)部門一起商討出項(xiàng)目的候選廠商名單（一般為3家）。

2.5 預(yù)算與參數(shù)表

依據(jù)《項(xiàng)目調(diào)研報(bào)告》（其他醫(yī)院的采購價(jià)格，我方的業(yè)務(wù)需求，廠家測(cè)試排名等），科室就能基于各候選廠商的報(bào)價(jià)制定出一個(gè)合理的項(xiàng)目預(yù)算和《項(xiàng)目參數(shù)表》，確保項(xiàng)目招標(biāo)結(jié)果的可控性和可用性，最大程度的減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)[15]。

3 總結(jié)

上述調(diào)研方案需要醫(yī)院方包括信息部門的深度介入，如果所有信息系統(tǒng)均采用以上方案，雖然能使得系統(tǒng)質(zhì)量得到保障，但因此會(huì)產(chǎn)生較大的時(shí)間成本和人力投入成本。所以建議對(duì)于單獨(dú)承載醫(yī)院某項(xiàng)重要業(yè)務(wù)（如EMR、LIS、PACS、UIS、PIS等）或該業(yè)務(wù)與HIS有較深入信息交互（CDR、數(shù)據(jù)總線平臺(tái)）的信息系統(tǒng)采用以上調(diào)研方案，其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)可對(duì)調(diào)研過程進(jìn)行部分刪減達(dá)到自身所需的目標(biāo)。

對(duì)于醫(yī)院來說，一個(gè)大型的業(yè)務(wù)軟件往往支撐著醫(yī)院一塊重要業(yè)務(wù)的對(duì)外服務(wù)，而醫(yī)院業(yè)務(wù)一般都是7×24 h運(yùn)行，因此如何選擇一款適合的系統(tǒng)軟件，它的安全性、穩(wěn)定性和可靠性是否符合要求，就成了醫(yī)院采購業(yè)務(wù)系統(tǒng)的重要前提。另外為防止現(xiàn)有醫(yī)院招標(biāo)模式低價(jià)中標(biāo)的可能，通過招標(biāo)參數(shù)詳細(xì)說明業(yè)務(wù)科室的實(shí)際需要，從而對(duì)廠家進(jìn)行參數(shù)規(guī)約也成了業(yè)務(wù)部門和信息化部門對(duì)抗低價(jià)中標(biāo)的唯一手段。

因此，為了醫(yī)院業(yè)務(wù)穩(wěn)定健康發(fā)展，保障醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、患者滿意度以及醫(yī)療安全水平不斷提高，項(xiàng)目前期調(diào)研已經(jīng)成為醫(yī)院大型信息系統(tǒng)采購之前的必經(jīng)之路。而所有的調(diào)研都是為了規(guī)避項(xiàng)目過程中的各類風(fēng)險(xiǎn)，只有在調(diào)研充分的基礎(chǔ)上，項(xiàng)目后期的招標(biāo)才不被動(dòng)，項(xiàng)目也才能順利的實(shí)施和驗(yàn)收[16]。

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