大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理轉(zhuǎn)型研究

張雷

[摘要]隨著社會不斷發(fā)展，高校整體管理工作水平也不斷提升，其中，高校檔案管理工作作為高校管理工作中的重要內(nèi)容也取得了長足進步。大數(shù)據(jù)時代下，科技的進步對高校檔案管理工作的開展提供了前所未有的機遇，傳統(tǒng)的檔案管理過程在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下也進一步優(yōu)化，據(jù)此分析大數(shù)據(jù)時代高校檔案管理工作轉(zhuǎn)型的有效途徑。

[關(guān)鍵詞]大數(shù)據(jù)時代;高校;檔案管理;工作轉(zhuǎn)型

[中圖分類號]G717??????????? ??????? [文獻標(biāo)志碼]? A???????? ?????? [文章編號]? 2096-0603（2018）34-0259-01

筆者認為，無論從個人、高校以及教育發(fā)展角度來說，高校檔案管理工作都是非常重要的。大數(shù)據(jù)時代下，高校檔案管理工作要實現(xiàn)轉(zhuǎn)型，就必須先總結(jié)當(dāng)下高校檔案管理工作的不足之處，從檔案歸檔、管理、保密、利用以及其他途徑進一步優(yōu)化檔案管理過程。

一、高校檔案管理工作的重要性分析

筆者根據(jù)多年的檔案管理經(jīng)驗，總結(jié)了以下三點，具體如下：（1）高校檔案保存著非常重要的教師、學(xué)生的相關(guān)信息，因此對保障其信息安全非常重要，一旦發(fā)生勞動糾紛或是義務(wù)糾紛，這些重要的檔案資料就成為重要的法律依憑;（2）從高校角度看，

檔案管理工作水平的提升也在很大程度上推動高校整體管理水平的提升;（3）從教育發(fā)展角度來看，檔案管理工作保存重要的教育教學(xué)資料，可為教育發(fā)展提供完備的參考資料。因此，無論從哪方面來看，高校檔案管理工作都是非常重要的。

二、當(dāng)下高校檔案管理工作的不足之處

首先，檔案歸檔過程不細致，常出現(xiàn)資料散亂排放的情況，這為后續(xù)的資料查找、檢查、借閱等工作造成了不小的阻礙，甚至?xí)z漏重要的教育教學(xué)資料;其次，檔案管理過程不完善，致使許多重要資料存在破損情況，對重要的印章、簽名來說，這樣的破損往往是致命的;再次，檔案的保密、利用機制不完善，不僅會導(dǎo)致重要資料的安全性降低，還會致使檔案的利用率降低，尤其對于非常重要的資源資料（高校建設(shè)資料，重要領(lǐng)導(dǎo)人員信息資料、教師和學(xué)生個人私密信息等），保密和利用機制不完善所造成的安全威脅是不容小視的;最后，檔案制作過程不仔細，不僅會導(dǎo)致檔案資料不美觀，更會致使部分重要資料出現(xiàn)缺頁、頁碼混亂等情況。

三、大數(shù)據(jù)時代下高校檔案管理工作轉(zhuǎn)型的有效途徑

檔案管理工作共分為如下幾個步驟：首先，制定歸檔管理制度，包括歸檔范圍，歸檔時間，歸檔責(zé)任人等;其次，制定檔案的管理制度，包括分類編號制度，檔案工作人員的具體職責(zé)等;再次，制定檔案的保密、利用等制度;最后，利用檔案制作工具整理檔案。本文擬從這幾個步驟入手，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為依托介紹高校檔案管理工作轉(zhuǎn)型途徑，具體如下。

（一）轉(zhuǎn)型檔案歸檔過程

檔案歸檔過程轉(zhuǎn)型共分為以下幾點：（1）歸檔工作要有專門的歸檔團隊負責(zé)，尤其是對某些高校來說，要組建專業(yè)大數(shù)據(jù)檔案歸檔團隊，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案進行自動化、智能化整理;（2）歸檔過程中做好掃描、拍照、記錄等工作，使每一份檔案的歸檔過程都有最原始的證據(jù)留存，而至于這些掃描的圖片資料，則可以放入大數(shù)據(jù)的后臺數(shù)據(jù)庫中進行分析和比較。

（二）轉(zhuǎn)型檔案管理過程

檔案管理過程轉(zhuǎn)型共分為以下幾點：（1）檔案要做好分類管理，這里所說的分類并不單純的指將資料按類別放好，而是按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)對不同資料進行二次整理，這就需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案進行多重分類;（2）進一步優(yōu)化大數(shù)據(jù)檔案管理流程，使每一環(huán)節(jié)都實現(xiàn)“高效保質(zhì)、專人專責(zé)、分流有序”。

（三）轉(zhuǎn)型檔案的保密、利用機制

檔案的保密、利用機制轉(zhuǎn)型共分為以下幾點：（1）對于不同檔案資料設(shè)定不同的保密級別，與之對應(yīng)的設(shè)置不同的管理工作流程，尤其對高級別的檔案資料來說，工作流程不僅要細、而且要精;（2）檔案利用機制旨在提升檔案的利用率，因此最好的方法是結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)打造“數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)利用、數(shù)據(jù)更新”的新型檔案利用機制。

（四）其他必要途徑

1.加強大數(shù)據(jù)人才建設(shè)，為工作轉(zhuǎn)型提供新思路

大數(shù)據(jù)時代下，強有力的大數(shù)據(jù)人才隊伍是保障高校檔案管理工作轉(zhuǎn)型的重要力量，因此，各大高校都要建立和完善大數(shù)據(jù)人才隊伍，發(fā)揮人才優(yōu)勢，為工作轉(zhuǎn)型提供新思路、新想法，從而探究檔案管理工作新途徑。

2.加強檔案管理制度建設(shè)，為工作創(chuàng)設(shè)保駕護航

完善的檔案管理制度是保障高校檔案管理工作轉(zhuǎn)型的重要基礎(chǔ)和前提，因此，各大高校要積極研究現(xiàn)有的檔案管理制度中的不足，認真聽取各方建議和意見，落實檔案管理制度改革辦法，為應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)提供多種便利途徑，從而為檔案工作轉(zhuǎn)型保駕護航。

綜上所述，高校檔案管理工作對學(xué)生、教師、高校以及我國高校教育事業(yè)的發(fā)展均發(fā)揮著非常重要的作用。隨著社會對高校檔案管理工作的要求越來越高，檔案管理流程也需不斷優(yōu)化和完善，從歸檔、管理、保密和利用等多個方面入手不斷改變工作方式，同時加強人才建設(shè)、制度建設(shè)，開創(chuàng)檔案管理工作新局面，開拓檔案管理工作新路徑。

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