企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求

權(quán)新芳

眾所周知，知識(shí)在任何時(shí)代都是十分重要的，而隨之知識(shí)經(jīng)濟(jì)的到來，知識(shí)已經(jīng)開始變成促進(jìn)人類發(fā)展的關(guān)鍵內(nèi)容。在這一時(shí)代的發(fā)展過程中，管理最主要的重心就是要統(tǒng)籌好知識(shí)管理，當(dāng)前最主要的競(jìng)爭(zhēng)從根本上來說都是圍繞人才競(jìng)爭(zhēng)進(jìn)行的，人力資源管理已經(jīng)成為知識(shí)管理重中之重，而人事檔案管理直接地影響到人力資源管理的效率?；诖?，人事檔案工作已經(jīng)逐漸成為企業(yè)人力資源管理的關(guān)鍵點(diǎn)。

目前來說，知識(shí)管理的中心就是人力資源的系統(tǒng)管理。而有效的人力資源管理能夠直接影響到人事檔案管理。人事檔案管理和人力資源管理兩者的關(guān)系是相互影響相互促進(jìn)的，人事檔案管理的發(fā)展會(huì)促進(jìn)企業(yè)人力資源管理的發(fā)展。在當(dāng)前新的發(fā)展形勢(shì)下，原有的人事檔案管理根本適應(yīng)不了新的時(shí)代需求，這就意味著人事檔案管理工作改革之路仍然還很長。本文主要圍繞就企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求作簡(jiǎn)要分析。

一、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的提出的新要求

根據(jù)目前新的發(fā)展形勢(shì)來看，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)的時(shí)代，人力資源管理需要擺脫原先的管理模式，應(yīng)用新的管理模式，這樣才能保證人力資源管理能夠適應(yīng)新時(shí)代的發(fā)展要求。在這樣的大背景下，人事檔案管理工作仍然還有很多需要進(jìn)一步完善的地方，也提出一些的要求。

（一）人事檔案是企業(yè)檔案的關(guān)鍵，應(yīng)突出企業(yè)文化的特點(diǎn)，以更好地服務(wù)于企業(yè)核心價(jià)值體系。

（二）人事檔案是企業(yè)價(jià)值評(píng)價(jià)體系最基本的工作，信息價(jià)值評(píng)價(jià)是人事檔案信息的主要參考對(duì)象，人事檔案人員所提供的信息應(yīng)該要由原先的單一評(píng)價(jià)向多層次綜合評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)變，并把這些信息記錄在案，與此同時(shí)，要保證個(gè)人信息和組織團(tuán)隊(duì)信息的關(guān)聯(lián)性。

（三）人事檔案工作是企業(yè)價(jià)值分配制度的基礎(chǔ)。在提供相關(guān)聯(lián)分配信息的同時(shí)，人事檔案還必須要記錄和更新價(jià)值分配結(jié)果的反饋信息。

（四）職業(yè)化是分析人力資源管理水平的主要參考依據(jù)?；诖?，人事檔案還需要收集并充分利用相關(guān)聯(lián)的職業(yè)化信息。

二、人事檔案管理對(duì)人力資源管理的重要性

（一）提供真實(shí)有效的數(shù)據(jù)和信息以方便整理和分析人事檔案，這樣才能夠?qū)T工的一些真實(shí)的工作經(jīng)驗(yàn)和經(jīng)歷有一定了解，從而可以分析出員工現(xiàn)在的工作能力。人事檔案管理能夠保證消息的即時(shí)有效，優(yōu)化人力資源管理的內(nèi)部環(huán)境，從而最大限度地提升人力資源管理工作的效率。依據(jù)人事檔案資料，合理安排員工，還能充分發(fā)揮出他們地優(yōu)勢(shì)，這樣才能留住企業(yè)人才?；诖耍耸聶n案管理能夠更好地發(fā)揮出人力資源管理的特點(diǎn)。

（二）有利于更好地把握預(yù)測(cè)人力資源的需求點(diǎn)，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人在整理和分析人事檔案后，可以針對(duì)企業(yè)發(fā)展需要了解需要的人才類別，這樣才能制定一個(gè)真實(shí)有效的人力資源計(jì)劃。

三、當(dāng)前我國企業(yè)人事檔案管理中主要問題的問題

（一）人事檔案材料不齊全，真實(shí)性不高

一般情況下，絕大多數(shù)的人事檔案所填寫的內(nèi)容主要都是贊揚(yáng)成分，很少會(huì)填寫過失或是其他方面的內(nèi)容，這就很難讓企業(yè)做到全方位的分析人力資源。甚至有些材料所描述的個(gè)人狀況會(huì)出現(xiàn)前后矛盾的現(xiàn)象，沒很多所描述的個(gè)人狀況存在很多虛假成分，這些所描寫的內(nèi)容僅僅是為了滿足個(gè)人需要。此類現(xiàn)象十分常見，很大程度上影響著人力資源正常的管理工作。

（二）企業(yè)檔案管理機(jī)制相對(duì)死板

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，絕大多數(shù)的企業(yè)用人機(jī)制都是十分靈活變通的，而那些仍然采用的是原先檔案管理機(jī)制根本無法滿足企業(yè)靈活人才機(jī)制的需要。企業(yè)在實(shí)際的招聘過程中會(huì)把重心放在員工的個(gè)人能力，而針對(duì)這個(gè)員工之前的職場(chǎng)信息不會(huì)特別重視，大部分企業(yè)主要通過合同或相關(guān)協(xié)議來管理和約束員工，而不再是側(cè)重于人事檔案。員工只要依據(jù)企業(yè)規(guī)章制度履行好企業(yè)合同、協(xié)議，就可以自主選擇合適自己的工作。而隨著用工制度的改革、人才的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境以及相關(guān)法律法規(guī)的限定，會(huì)有很多員工會(huì)考慮選擇更好的福利待遇或是更有興趣和提升空間的工作，這些人一旦回到原來的單位要求按照規(guī)章制度取走人事檔案時(shí)，部分企業(yè)往往會(huì)更多考慮自身企業(yè)的利益而拒絕這一合理要求，這樣長此與往就會(huì)有人檔脫節(jié)、人質(zhì)檔案、檔案克隆、虛假檔案等不良現(xiàn)象。與此同時(shí)，假設(shè)一個(gè)企業(yè)人才流動(dòng)很不穩(wěn)定的情況下，會(huì)影響到人力資源管理機(jī)制的作用。

（三）相對(duì)落后的企業(yè)人事檔案的管理方法

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，人們的社會(huì)生活水平有著很大的提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)正被廣泛應(yīng)用于眾多領(lǐng)域。然后仍然有部分企業(yè)或是某些單位采用的是手工填寫的方式、用檔案袋裝資料等行為進(jìn)行檔案管理，有部分企業(yè)即使已經(jīng)在人事檔案管理過程中運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，卻只是用于簡(jiǎn)單的整理，并沒有突出計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)。這種情況不僅很難適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要，更是加大管理著管理難度。

（四）人事檔案的開發(fā)使用率不高

目前來說，很多企業(yè)只是很被動(dòng)的利用員工人事檔案。具體來說假設(shè)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門并未主動(dòng)要求，基本上容易被忽略。而即使利用的材料也僅僅是黨團(tuán)材料以及工資調(diào)資方面的，真正運(yùn)用于人才選拔、培養(yǎng)開發(fā)及預(yù)算等方面的少之又少，很難真正體現(xiàn)出人事檔案應(yīng)有的價(jià)值。

（五）人事檔案整整理規(guī)范性不強(qiáng)

目前，有很多企業(yè)并沒有設(shè)立專門負(fù)責(zé)整理人事檔案的部門或是安排專職人員，而部分企業(yè)即使設(shè)立相關(guān)部門但缺乏實(shí)際的專職人員。很多情況下都缺乏認(rèn)真的審核和鑒定，也沒有真正意義上去鑒別檔案內(nèi)容的真實(shí)性，造成很時(shí)候一些企業(yè)的人事檔案管理十分混亂。

四、人事檔案管理工作的可行性策略研究

（一）改革創(chuàng)新檔案管理制度和方式，提升人事檔案整體的管理水平

一般來說，要重點(diǎn)圍繞管理人員缺失問題、管理資金不足問題、相關(guān)機(jī)器設(shè)備落后問題等現(xiàn)象進(jìn)行針對(duì)性的改革。

1.在管理體制上要實(shí)行集中化的管理模式。利用信息化技術(shù)和先進(jìn)的設(shè)備系統(tǒng)化的管理好人事檔案，以保證人事檔案的綜合化利用，這樣可以讓人事檔案能夠更好的服務(wù)于人力資源管理工作。

2.建立健全先進(jìn)的信息資源管理系統(tǒng)，這樣才能真正意義上提高企業(yè)人事管理的工作效率。

3.完善人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，要保證儲(chǔ)存在人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)要真實(shí)準(zhǔn)確全面。這樣企業(yè)的管理人員可以通過數(shù)據(jù)庫，進(jìn)行針對(duì)性的人員信息數(shù)據(jù)查詢和統(tǒng)計(jì)，這樣可以最大程度地保證人事檔案工作的利用率，還能更加深入地挖掘人事檔案的其他價(jià)值。

（二）采取實(shí)際方案保證人事檔案的真實(shí)性

1.針對(duì)人事檔案信息的收集這方面的工作，首要原則就是要實(shí)事求是，要保證所填寫的信息真實(shí)有效。

2.重視檔案法規(guī)的宣傳工作。人事檔案管理的工作人員要清醒地認(rèn)識(shí)到按規(guī)定程序和制度調(diào)用檔案是基礎(chǔ)，另外要對(duì)及時(shí)對(duì)一些規(guī)章制度修改完善，并做到貫徹落實(shí)，這樣就能夠最大限度地避免出現(xiàn)虛假檔案等不良現(xiàn)象。

（三）提升人事檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)

檔案工作的主體就是檔案管理的工作人員。人事檔案管理的工作人員不僅要有很好的道德價(jià)值觀，還要不斷充實(shí)自身的專業(yè)知識(shí)。另外還需要依據(jù)不同行業(yè)工作的特性，進(jìn)行針對(duì)性的培養(yǎng)。與此同時(shí)，要重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)各部分的分工和協(xié)作，從而才能更好地優(yōu)化人事檔案管理。

五、結(jié)束語

綜上所述，人事檔案可以為企業(yè)選拔人才，考察和提拔企業(yè)內(nèi)部員工提供一些參考和依據(jù)，在企業(yè)人力資源管理過程中顯得尤為重要。優(yōu)化人事檔案的管理能夠直接地影響到企業(yè)人力資源管理的水平和效率，更有甚者會(huì)影響到企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。就以目前來說，我國企業(yè)的人事檔案管理大多仍處于發(fā)展階段，存在著諸多問題?；诖?，企業(yè)要不斷改革和創(chuàng)新，最大限度地發(fā)揮出人事檔案管理的作用與價(jià)值。另外在信息技術(shù)和知識(shí)經(jīng)濟(jì)的大環(huán)境下，企業(yè)和相應(yīng)的管理人員要充分運(yùn)用新型技術(shù)，從而更好地實(shí)現(xiàn)人事檔案的有效管理，這樣才能保證企業(yè)的可持續(xù)性發(fā)展。（作者單位為洛陽石化醫(yī)院）