事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題與解決措施

李剛

摘 要：在當(dāng)前的新形勢下，規(guī)范化，高效化成為了檔案管理工作新的發(fā)展方向。這就需要事業(yè)單位的各個(gè)部門都對檔案管理工作有一個(gè)新的、更高的認(rèn)識。然而在當(dāng)前的一些事業(yè)單位的檔案管理工作中，還存在一些不適合新形勢的問題。本文通過對這些問題的總結(jié)分析，提出一些有關(guān)促進(jìn)新形勢下檔案管理工作的策略，供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：新形勢；檔案管理；規(guī)范化

檔案管理作為事業(yè)單位的重要工作內(nèi)容之一，其管理的規(guī)范化程度很大程度上代表了事業(yè)單位整體的規(guī)范化程度。在當(dāng)前新形勢的大背景下，檔案管理工作也面臨著一些需要轉(zhuǎn)型或改進(jìn)的問題，只有妥善解決這些問題，檔案管理工作才能真正發(fā)揮其應(yīng)有的作用。

1 檔案管理存在的一些問題

1.1 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

檔案管理工作作為事業(yè)單位日常工作的一個(gè)重要組成部分，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)、員工應(yīng)對其有足夠的重視。然而在當(dāng)前的很多事業(yè)單位對檔案管理工作漠不關(guān)心，檔案部門的從業(yè)者專業(yè)素養(yǎng)也難以達(dá)到工作要求。主要有以下幾個(gè)表現(xiàn)，首先，人員對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，將檔案管理工作當(dāng)做十分悠閑的工作，工作態(tài)度散漫，積極性不高。其次，人員專業(yè)性不強(qiáng)，人員上崗前沒有接受相關(guān)管理方法的培訓(xùn)，造成檔案分類、標(biāo)號、存放等工作管理混亂，給檔案的檢索與調(diào)用帶來極大麻煩。最后，有些管理人員甚至不知曉檔案調(diào)用相關(guān)手續(xù)及辦事流程，造成檔案外泄等工作事故，給相關(guān)工作人員的個(gè)人信息安全帶來極大危害。

1.2 檔案管理規(guī)章制度不夠健全

要做好檔案管理工作，一套行之有效的規(guī)章制度是不可缺少的。但在當(dāng)前的很多事業(yè)單位中，相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)工作還有待加強(qiáng)。主要體現(xiàn)在：首先，缺乏管理方案，沒有形成一套有效的檔案接納、存放、調(diào)用的管理方法。其次，主管領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作重視度不高，沒有責(zé)成相關(guān)部門制定規(guī)章制度，導(dǎo)致管理人員盲目地進(jìn)行相關(guān)工作，既加重了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也對檔案調(diào)用工作產(chǎn)生不利影響。最后，還有些事業(yè)單位不設(shè)置專人管理檔案，導(dǎo)致檔案工作混亂，影響了事業(yè)單位正常工作的進(jìn)行。

1.3 檔案管理設(shè)備落后

隨著人類進(jìn)入21世紀(jì)，互聯(lián)網(wǎng)及信息技術(shù)已經(jīng)廣泛應(yīng)用于各行各業(yè)。但在檔案管理方面，很多事業(yè)沒有及時(shí)引入信息化管理，給檔案的整理、存檔、查詢帶來很大麻煩，增加了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。有些單位雖然在工作中引入互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行管理，但沒有對檔案管理平臺及時(shí)更新，極大影響了檔案資料的收集與整理，降低了工作效率。

2 檔案管理工作問題的解決措施

科學(xué)的檔案管理要求按照檔案管理的基本規(guī)律研究出一套適應(yīng)本單位的科學(xué)的、高效的檔案管理制度。這項(xiàng)要求有兩點(diǎn)含義，首先它指的是按照檔案工作的一般規(guī)律來說，應(yīng)當(dāng)建立健全檔案的整理制度、文件的歸檔制度、檔案的鑒定制度和檔案的利用制度等，并通過這些有效可行的制度來規(guī)范事業(yè)單位中檔案的管理工作。其次是指建立檔案的管理制度時(shí)要結(jié)合本單位實(shí)際情況，并根據(jù)單位的具體情況，在檔案的管理形態(tài)、管理方式和管理手段上有所區(qū)分。一個(gè)有效的管理制度一定是在制度上、質(zhì)量上和科學(xué)上下的功夫，使得檔案管理走向現(xiàn)代化、服務(wù)化、信息化，有目的、有計(jì)劃地對用戶的需要進(jìn)行檔案資源的采集，并對相關(guān)的文獻(xiàn)資源進(jìn)行不斷優(yōu)化、合理組織、完美集成，使其變得系統(tǒng)、規(guī)范、和有序，并能針對登記檔案中要求的特點(diǎn)，積極進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理新模式的探索和實(shí)踐工作。

2.1 加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)

新形勢下，檔案管理工作需要有更高的工作要求，這就使得事業(yè)有必要組建一支優(yōu)秀的檔案管理團(tuán)隊(duì)，并具備一定的檔案管理工作從業(yè)經(jīng)驗(yàn)，這樣才能更好地處理好檔案管理的日常工作，并及時(shí)的解決一些工作中突發(fā)的狀況，避免工作事故及事業(yè)單位的財(cái)產(chǎn)損失。要想做到這些，首先需要事業(yè)在招聘相關(guān)崗位人員時(shí)要認(rèn)真篩選，適當(dāng)選擇一些有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的人員來從事該崗位，入職后，由其他工作經(jīng)驗(yàn)較多的管理人員指導(dǎo)新員工開展工作，采用"師帶徒"的模式，培養(yǎng)崗位梯隊(duì)，建立區(qū)分年齡層次的管理人員梯隊(duì)。其次，還應(yīng)定期組織檔案管理人員進(jìn)行工作內(nèi)容培訓(xùn)，采用優(yōu)秀員工介紹經(jīng)驗(yàn)或外聘行業(yè)內(nèi)優(yōu)秀管理人員進(jìn)行講座等方式，將行業(yè)內(nèi)先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)及單位發(fā)展的變化等信息及時(shí)傳遞給檔案管理人員，保證管理方法的及時(shí)更新，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.2 健全檔案管理工作制度

檔案管理工作的順利進(jìn)行，一套完善的檔案管理工作規(guī)章制度必不可少。這首先需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)給予檔案管理工作足夠的重視，要親自指導(dǎo)相關(guān)部門制定檔案管理工作的相關(guān)規(guī)章制度，并監(jiān)督其有效地在工作中予以實(shí)施。同時(shí)，在制定相關(guān)規(guī)章制度時(shí)，要充分考慮其實(shí)際性、科學(xué)性，確保其符合檔案管理工作的日常工作內(nèi)容，能夠真正應(yīng)用到工作中去，并對提高工作效率，簡化辦事流程起到積極作用，避免出現(xiàn)一紙空文的情況。此外，還要根據(jù)社會(huì)發(fā)展趨勢及檔案管理的最新理念方法及時(shí)對規(guī)章制度進(jìn)行修改，使規(guī)章制度更好的符合工作要求。

2.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

為了給檔案管理的各項(xiàng)工作提供更為便利的檔案閱覽、摘錄、登記條件，充分的發(fā)揮出登記檔案的使用價(jià)值，應(yīng)當(dāng)建立起現(xiàn)代化的電子管理檔案，通過掃描將所有的事業(yè)單位的登記檔案輸入到計(jì)算機(jī)中，為各個(gè)單位建立信息齊全且易于保存的電子檔案。

在傳統(tǒng)的檔案管理手段中，每一個(gè)工作流程都需要由工作人員人工完成，工作繁瑣復(fù)雜，工作效率較低，出現(xiàn)一些失誤的幾率也很高，這些不利的因素決定了傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不適應(yīng)當(dāng)今的工作要求，檔案管理信息化才是在新形勢下檔案管理發(fā)展的趨勢。做好檔案管理信息化建設(shè)，首先，需要建立好一個(gè)科學(xué)、有效、實(shí)用的檔案管理平臺，確保信息化的檔案依舊能起到原有功能，并做好平臺安全建設(shè)，防止因檔案信息外泄給員工及單位帶來損失。同時(shí)，要做好檔案管理人員的培訓(xùn)工作，使他們了解并掌握相關(guān)平臺的使用方法，并應(yīng)用于各個(gè)工作流程中，確保平臺能真正在日常工作中起到提高工作效率，減少辦事流程的作用。能夠讓信息化建設(shè)在檔案管理工作中發(fā)揮較大的作用。

2.4 加強(qiáng)檔案管理中約束的雙向性建設(shè)

檔案的管理制度要時(shí)刻堅(jiān)持雙向性約束，既能夠約束到單位職工的工作內(nèi)容，又能有效的約束領(lǐng)導(dǎo)的制度建設(shè)行為。作為事業(yè)單位主體成員，職工應(yīng)當(dāng)是檔案管理的制度約束中的主要對象，也是其主要執(zhí)行者，但是事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)具體的形象和行為肯定會(huì)影響檔案的管理制度的執(zhí)行效果。因此，檔案的管理制度應(yīng)時(shí)刻堅(jiān)持雙向性約束。

3 結(jié)束語

綜上所述，作為事業(yè)單位基本的工作內(nèi)容之一，檔案管理工作的規(guī)范化不僅對事業(yè)的健平穩(wěn)健康發(fā)展起著至關(guān)重要的作用，也對整體經(jīng)濟(jì)環(huán)境的向好起到積極作用。檔案管理從業(yè)者應(yīng)該認(rèn)識到檔案管理規(guī)范化的重要性，并充分利用互聯(lián)網(wǎng)等新型信息技術(shù)簡化工作內(nèi)容，相關(guān)部門也應(yīng)該及時(shí)制定相關(guān)規(guī)章制度，推動(dòng)檔案管理工作在新形勢下迎來嶄新的發(fā)展。

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