關于新時期人事檔案管理信息化建設探析（二）

張蕾

摘 要：隨著社會的進步與發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的時代已經(jīng)到來，信息技術正突飛猛進，并且被應用在各個領域中。企業(yè)的人事檔案管理作為一個企業(yè)的重要組成部分，其管理的信息化建設，越來越受到重視。但是企業(yè)在實施人事檔案管理的信息化建設中仍存在部分問題，使得人事檔案的管理無法享用信息化帶來的便利。本文分析了企業(yè)在人事檔案管理中存在的一些常見問題，并提出了關于新時期人事檔案管理信息化建設的一些可行性措施。

關鍵詞：管理制度；人員儲備；基礎建設

1 前言

隨著經(jīng)濟、貿(mào)易的全球化，我國相繼出現(xiàn)了外商獨資企業(yè)和中外合資企業(yè)，這對我國本土的企業(yè)造成了巨大的沖擊，也使得市場的競爭日益激烈。企業(yè)若想緊跟時代的腳步，加強在市場中的競爭力，就必須進行改革與創(chuàng)新，充分運用信息化的管理方式。人事檔案管理作為企業(yè)的核心更是應該將其進行充分運用。信息化的管理人事檔案，可以更省空間，電子檔案比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更節(jié)約地方，也可以避免由于保存時間過久導致的字跡模糊等問題。管理起來也更加便捷，可以快速的進行檔案的錄入與提取和查詢。極大的減少管理人員的工作量，并且信息化的管理也可以相應的減少檔案管理工作人員，避免人員冗雜，使人員配置更合理，節(jié)省企業(yè)開支。

2 新時期企事業(yè)人事檔案管理還存在的問題

2.1 缺乏完善的人事檔案管理制度

人事檔案管理作為企業(yè)的核心部分，理應得到重視，然而部分企業(yè)對其的重視程度不夠，使之沒有單獨的部門及人員進行管理。部分企業(yè)讓其他職位的工作人員，在做好本職工作的同時進行檔案管理工作，這就導致員工無法良好的兼顧兩個工作內(nèi)容。部分企業(yè)雖然建立了專門的部門，并任用單獨人員進行人事檔案的管理，但是并沒有建立一個完整的人事檔案管理制度。對人事檔案需要收集的信息范圍沒有明確規(guī)定，導致管理人員在收集信息時資料的不完整，以致在工作崗位調(diào)換，員工離職時，人事檔案無法正常交接。因此應完善人事檔案的管理制度，對檔案資料需收集的范圍、檔案的錄入標準等進行明確規(guī)定。

2.2 相關制度落實不到位

隨著我國家對于是企業(yè)單位的改革不斷深入，面對新的環(huán)境和形勢，企業(yè)或者事業(yè)單位應具備較為完善的機構，并在經(jīng)營管理的過程中，不斷完善各項規(guī)章制度以及考核目標等。但這些要求在實際的執(zhí)行過程中，并沒有達到理想的效果。各項設置在達到相關標準及要求后卻沒能執(zhí)行到位，落到實處，有的因執(zhí)行力度不夠，在實際的企事業(yè)經(jīng)營活動中沒能發(fā)揮人事檔案管理工作的實際作用。其實，人事檔案管理工作需要企事業(yè)各個職能部門的相互溝通，因各個職能部門除了要處理很多經(jīng)營或者生產(chǎn)活動外，還要處理很多公共服務工作，這也間接給企事業(yè)單位的人事檔案管理信息化建設帶來了較大的挑戰(zhàn)。

2.3 缺乏信息化建設的人員和意識

信息化技術的高度發(fā)展，是推動社會不斷進步與發(fā)展的重要動力。企業(yè)的信息化進程受到多方面因素的阻礙，人員便是其中一個重要因素。許多從事人事檔案管理的管理人員多是企業(yè)的老員工，在該企業(yè)工作時間久，對企業(yè)有認同感。然而新時期的人事檔案管理信息化的建設需要檔案的管理工作人員具備一些專業(yè)的知識和技能。然而許多老員工因為傳統(tǒng)觀念的影響，短時間內(nèi)很難接受管理方式的變革，專業(yè)知識技能和綜合素質(zhì)上也很難符合新要求。因此加強管理人員的專業(yè)知識和技能，改變舊有的理念使之接受并適應信息化的管理方式十分重要。因此，要定期對管理人員進行培訓。

3 新時期加強企事業(yè)人事檔案管理信息化建設的具體措施

3.1 提高管理人員對信息化建設的意識，對信息化建設隊伍做好專業(yè)技術人員儲備

企業(yè)人事檔案管理人員是實現(xiàn)檔案管理信息化的重要因素，新時期人事檔案管理信息化的建設，除了對設備的要求外，相關管理人員必須擁有與之相匹配的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)。企事業(yè)單位可以通過相關手段來增強人事檔案管理員的管理意識。首先，企業(yè)應加大宣傳力度，提高職工對于人事檔案管理重要性的認識，以積極配合相關部門對資料的收集和整理。其次，從制度層面上來說，要保證企事業(yè)單位人事檔案信息化建設的順利進行，根據(jù)國家相關政策及法律法規(guī)來進行建設，這也是保障信息資源安全與企事業(yè)單位職工基本權益的基礎。必須依據(jù)企事業(yè)人事檔案管理工作的實際情況出發(fā)，建立相應的管理機制，并不斷從制度上來改進和促進人事檔案管理的規(guī)范性與科學性。同時，企業(yè)應加大對人事檔案管理信息化的建設，做好企業(yè)信息化建設隊伍中專業(yè)人才的培育和儲備，通過定期的培訓以及學習活動，提高管理人員的專業(yè)能力以及基本素質(zhì)，以進一步推動企業(yè)人事檔案管理信息化的實現(xiàn)。

3.2 加強基礎建設，為信息化建設打下基礎

近幾年來，很多企事業(yè)單位開始走上信息化人事檔案的建設進程中，為實現(xiàn)人事檔案信息化建設，首先就是要加強人事檔案信息化建設的基礎。一方面，要強化檔案庫房的檔案保存環(huán)境，為電子檔案的保存與信息化的設備提供環(huán)境基礎。針對新建的檔案庫房制定新的標準，加大其信息化的設備建設，針對已有的建房應著重其改造。對紙質(zhì)檔案的庫房管理應保證溫度和濕度以及防塵因素，為人事檔案的保存提供良好的環(huán)境。對于信息化的檔案，應加強對信息化設備運營要求的環(huán)境建設，對網(wǎng)絡中心機房、服務器、電子檔案庫房等基礎設施進行完善。包括一些基本的防靜電設施、防磁等基本設施，更要完善防信息泄露以及保密技術等。而對已建成的庫房和已有的紙質(zhì)檔案，一定要分區(qū)進行保存，做好功能型結構的改造，并逐步完善相應設施。

3.3 進一步實現(xiàn)自動化的人事檔案管理

檔案管理工作發(fā)展至今，由單一的檔案管理方式發(fā)展為多類型的綜合檔案。隨著企事業(yè)單位的改革不斷深入，傳統(tǒng)的企事業(yè)單位人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足每天極速增加的人事檔案數(shù)量。事實上，人事檔案管理向信息化、網(wǎng)絡化發(fā)展是未來的必然發(fā)展趨勢，也必然是實現(xiàn)人事檔案現(xiàn)代化的方向。所以，在實際的人事檔案信息化建設工作中，應將現(xiàn)代化信息技術充分運用起來，切實從計算機技術、網(wǎng)絡技術等方面來指導檔案管理工作，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

4 結束語

在克服了人事檔案管理制度的不規(guī)范、信息化人事檔案管理制度落實的不到位、管理人員知識和綜合素質(zhì)較低與崗位不符等困難后，企業(yè)逐步加強基礎設施的建設，提高人員的意識，以及人事檔案管理人員的專業(yè)知識和技能以及對計算機的應用，重視對人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)的提升，從而做好新時期人事檔案管理信息化的建設。

參考文獻

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