淺談檔案管理網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)

王瑾宏

摘 要：檔案管理隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展有了新的形式，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用，檔案管理的效率和質(zhì)量都得到了提高，對(duì)檔案管理的發(fā)展也起到了推進(jìn)作用，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化還需要不斷的完善和加強(qiáng)，同時(shí)提高對(duì)檔案信息的保護(hù)性，才能使檔案管理網(wǎng)絡(luò)化更加發(fā)揮作用。文章對(duì)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和保護(hù)進(jìn)行了分析，為相關(guān)的部門(mén)提供參考建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；保護(hù)

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理的需求逐漸提高，檔案管理的效率和模式在現(xiàn)代的社會(huì)中出現(xiàn)了越來(lái)越多的不適應(yīng)，需要根據(jù)時(shí)代特點(diǎn)和需求進(jìn)行改善，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理開(kāi)始發(fā)展，將檔案管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合，加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量和效率是促進(jìn)檔案發(fā)展的重要方式，同時(shí)將檔案管理中的各部門(mén)的管理水平得到提高，發(fā)揮檔案的重要價(jià)值。

1 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化的概念

網(wǎng)絡(luò)化指的是使用數(shù)據(jù)設(shè)備將大范圍內(nèi)的計(jì)算機(jī)進(jìn)行連接并建立傳輸網(wǎng)的方式，這種技術(shù)可以使信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行自由的傳遞，實(shí)現(xiàn)資源的共享功能。檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化指的是將檔案管理按照標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定和原則進(jìn)行，結(jié)合網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，使檔案管理具有網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)又具有檔案管理的原本特點(diǎn)的概念，檔案管理在利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行工作的過(guò)程中，可以提高檔案管理的靈活性和便捷性，從而不斷將檔案收集整理等的效率提高。

2 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化的優(yōu)勢(shì)

2.1 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化能夠保護(hù)檔案資料和信息

檔案管理需要遵守國(guó)家相關(guān)的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案的內(nèi)容進(jìn)行保護(hù)加密，注意檔案的隱私性，同時(shí)還要進(jìn)行檔案的有效管理，我國(guó)的檔案服務(wù)需要根據(jù)檔案發(fā)展特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行，檔案管理中存在對(duì)大量的檔案資料的整理，還要選擇性的進(jìn)行加密保護(hù)，檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化可以簡(jiǎn)化這一過(guò)程，使檔案能夠得到高效的處理，同時(shí)保證檔案的安全性，對(duì)檔案管理工作起到整體的質(zhì)量提升的作用。

2.2 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化能夠符合時(shí)代發(fā)展的特點(diǎn)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)的廣泛發(fā)展，檔案管理的部門(mén)開(kāi)始建立檔案的網(wǎng)上查詢使用平臺(tái)，同時(shí)加強(qiáng)了檔案服務(wù)的便利性，檔案管理可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的系統(tǒng)進(jìn)行管理，然后將檔案系統(tǒng)和查詢使用平臺(tái)連接，形成信息共享的形式，這種方式不僅可以提高檔案的利用率，還能夠順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展特點(diǎn)，使檔案信息具有數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，更加符合時(shí)代的發(fā)展。

2.3 檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化可以提高技術(shù)的應(yīng)用水平

目前，我國(guó)的檔案管理部門(mén)大部分都配置了計(jì)算機(jī)設(shè)備，使用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，這樣可以將檔案管理的過(guò)程更加簡(jiǎn)化，還能夠加強(qiáng)工作人員的技術(shù)應(yīng)用水平，同時(shí)，其他的部門(mén)也使用網(wǎng)絡(luò)建立資源共享的平臺(tái)，這使信息的傳遞和使用更加快捷，檔案管理工作人員使用技術(shù)來(lái)完善檔案管理中間的信息傳遞工作，加強(qiáng)了檔案管理的技術(shù)應(yīng)用性。

3 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展現(xiàn)狀

3.1 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)意識(shí)薄弱由于受傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，當(dāng)前我國(guó)很多檔案管理機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的意識(shí)還比較薄弱，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到電子檔案管理工作在檔案管理機(jī)構(gòu)中的重要地位，導(dǎo)致當(dāng)前相當(dāng)一部分檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)設(shè)施簡(jiǎn)陋，也未設(shè)置專職電子檔案信息資源的管理人員，造成很多檔案文件資料遭到損壞甚至丟失。

3.2 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化制度缺失

在很多檔案管理機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)時(shí)，缺乏科學(xué)合理的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化規(guī)章制度、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)和建設(shè)模式，這直接影響了電子檔案信息資源的正常管理工作，導(dǎo)致檔案管理機(jī)構(gòu)檔案信息資源的有效利用率低下，失去了檔案文件資料本身所具有的使用價(jià)值。

3.3 網(wǎng)絡(luò)化檔案管理人員素質(zhì)欠缺

目前，大部分檔案管理機(jī)構(gòu)中的檔案管理人員都沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行電子檔案信息資源管理的手段不甚不了解，導(dǎo)致其檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的專業(yè)素質(zhì)參差不齊，日常電子檔案信息資源的管理工作處于一種被動(dòng)狀態(tài)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，無(wú)法達(dá)到現(xiàn)代化電子檔案資源管理的科學(xué)化、規(guī)范化與自動(dòng)化目標(biāo)。

4 檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的保護(hù)措施

4.1 要保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的完整

在各大檔案管理機(jī)構(gòu)中，各種檔案信息資源都存在著一致性的邏輯關(guān)系，其在錄入計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)以后就會(huì)成為數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)據(jù)庫(kù)之間、數(shù)據(jù)字段與運(yùn)行程序之間相互依存的邏輯關(guān)系，從而共同組成計(jì)算機(jī)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的數(shù)據(jù)序，其關(guān)系到整個(gè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的完整性與安全性。因此，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的管理人員應(yīng)該熟悉檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)之間的邏輯關(guān)系，能夠在使用和維護(hù)過(guò)程中出現(xiàn)完整性錯(cuò)誤時(shí)及時(shí)啟動(dòng)檢查、維護(hù)等相關(guān)程序，消除數(shù)據(jù)庫(kù)所面臨的各種有意或者無(wú)意的破壞與威脅。此外，在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的實(shí)際運(yùn)行當(dāng)中，我們可以采用諸如數(shù)據(jù)拷貝、磁盤(pán)陣列、雙機(jī)熱備份以及雙擊異地?zé)醾浞莸确绞皆O(shè)計(jì)數(shù)據(jù)備份方案定期進(jìn)行數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)儲(chǔ)，以避免出現(xiàn)檔案信息資源的完整性錯(cuò)誤問(wèn)題。

4.2 要保證檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的安全

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)的安全性是保證檔案信息資源安全的關(guān)鍵，一般包括檔案管理網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行安全與網(wǎng)上檔案信息安全兩個(gè)基本方面。所謂檔案管理網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全性就是指檔案管理信息資源通過(guò)網(wǎng)絡(luò)軟硬件系統(tǒng)的合理設(shè)計(jì)以及檔案信息網(wǎng)絡(luò)管理人員的規(guī)范操作等實(shí)現(xiàn)整個(gè)檔案信息資源管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行，發(fā)揮其應(yīng)有的預(yù)定功能。所謂網(wǎng)上檔案信息安全則是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，在利用、管理與保護(hù)網(wǎng)上檔案信息資源的過(guò)程中保證檔案信息資源的存儲(chǔ)與傳輸安全。在檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的實(shí)際操作過(guò)程中，我們可以通過(guò)加強(qiáng)健全內(nèi)部管理體制、防范計(jì)算機(jī)病毒新變化、加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)電子檔案范圍權(quán)限管理以及完善電子檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)器審計(jì)制度等措施來(lái)維護(hù)電子檔案信息的真實(shí)完整與安全有效。

4.3 提升檔案管理人員的技術(shù)和素質(zhì)

檔案管理工作者應(yīng)該加強(qiáng)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，使用計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案處理和信息上傳等過(guò)程需要具有計(jì)算機(jī)思維邏輯，能夠完成各種處理方式，并且需要不斷的提升計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，還要對(duì)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)中的問(wèn)題解決有所掌握，避免檔案信息在網(wǎng)絡(luò)中受到暴露和濫用，謹(jǐn)慎的使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行工作。同時(shí)，提升工作者的素質(zhì)，堅(jiān)持保護(hù)檔案的隱私性，對(duì)檔案管理有認(rèn)真的態(tài)度，將檔案管理的重要性深入到觀念之中。

5 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化使檔案的管理更加便捷，提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，使傳統(tǒng)的檔案管理更加靈活，減少了繁瑣復(fù)雜的處理過(guò)程，減輕了檔案工作者的負(fù)擔(dān)，還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的快速信息傳遞，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)使用檔案，提高了檔案的利用率，便于人們的查詢和使用，使其的價(jià)值得到更大的發(fā)揮，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用能夠進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理發(fā)展。

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