關(guān)于新時期人事檔案管理信息化建設(shè)探析

康玉芳　李明

摘 要：人事制度上的深化改革讓人才在各個企業(yè)組織中的重要性得到凸顯，人才儲備在組織生存與發(fā)展中的作用越來越突出。人事檔案是人才參與各類實踐活動的基礎(chǔ)記錄，綜合且全面的反應(yīng)著人才在組織與工作中的狀態(tài)與原始數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)在人才的成長過程中扮演著重要的價值，可以對人們成長的各方面狀態(tài)、能力、優(yōu)勢進行全面的反應(yīng)，所以這些信息是重要的人才信息資源。人事檔案在經(jīng)濟社會的發(fā)展過程中屬于重要的基礎(chǔ)性資源，所以加強檔案信息化建設(shè)在新時期發(fā)展中屬于客觀性要求。文章將針對新時期人事檔案上的信息化建設(shè)進行分析。

關(guān)鍵詞：新時期；人事檔案；管理信息化建設(shè)；網(wǎng)絡(luò)安全

時代發(fā)展的新時期到來，讓人事檔案的信息化管理工作發(fā)生了很大改變，開始時這些改變是被動的，是為了適應(yīng)時代發(fā)展的需要。但是隨著時間的推移，人事檔案管理工作想要獲得更多的發(fā)展，就必須將被動轉(zhuǎn)變轉(zhuǎn)換為主動改變，主動學(xué)習(xí)信息管理手段上的相關(guān)方法讓人事檔案的工作得到效率上的提升，幫助企業(yè)更好更快的發(fā)展。

1 新時期人事檔案信息化建設(shè)的意義

在信息時代，無論是什么行業(yè)都需要適應(yīng)時代的發(fā)展，應(yīng)用信息技術(shù)協(xié)助整個行業(yè)的前進。只有這樣才能讓企業(yè)的發(fā)展在激烈的市場競爭中獲得優(yōu)勢。原因是現(xiàn)代城市的發(fā)展讓檔案工作的傳統(tǒng)處理模式無法適應(yīng)時代需要。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作也受到了很多因素的影響，實際應(yīng)用價值一直在不斷地下降。無法適應(yīng)信息化時代實際運轉(zhuǎn)上的需要。所以針對這個問題，只有迎合時代的發(fā)展，不斷加強信息化建設(shè)的力度。其次，是檔案工作本身具備持續(xù)性的特點，檔案管理工作上具備的價值也直接決定了人事檔案的管理需要落實的更加系統(tǒng)化，確保其準(zhǔn)確無誤。信息化工作最為突出的一個優(yōu)勢是可以將紙質(zhì)檔案管理工作上的安全性提升上來，通過設(shè)置人事檔案信息管理上的相關(guān)權(quán)限，讓信息上的準(zhǔn)確性得到保證。

2 新形勢下建設(shè)人事檔案管理信息化的必要性

2.1 構(gòu)建現(xiàn)代化人事檔案的管理形式

信息時代的到來已經(jīng)是大勢所趨，信息技術(shù)在人們生活與工作中的不斷滲透，讓人們的生活發(fā)生了很多的改變，所以盡快適應(yīng)當(dāng)前的時代發(fā)展模式促使企業(yè)或事業(yè)單位獲得更為長久的發(fā)展，就必須將人事檔案信息化、建設(shè)現(xiàn)代化檔案管理模式等工作上的銜接問題進行解決，運用先進的信息管理與處理技術(shù)讓人們可以從繁重的事物運行中得以解脫。首先，工作人員要緊緊跟隨信息時代的發(fā)展節(jié)奏，提高信息收集上的處理能力，讓人事信息上的動態(tài)變化可以全面得到掌握。其次，運用現(xiàn)代的信息化技術(shù)將人事檔案管理上的工作重點與難點進行劃分，從源頭上將人事檔案工作效率進行提升。讓信息化技術(shù)上的優(yōu)勢可以發(fā)揮的更加全面。

2.2 推動人事檔案信息的資源共享

信息化時代將各大領(lǐng)域聯(lián)系在了一起，讓不同的信息得以交叉匯總，整合成更為系統(tǒng)的信息庫，這就創(chuàng)造了信息資源的商機。也就是說，信息資源已逐漸成了現(xiàn)代化市場經(jīng)濟條件下的重要戰(zhàn)略資源。為了能夠?qū)崿F(xiàn)人才價值開發(fā)的最大化，我們必須開展人事檔案管理信息化建設(shè)，使得人事資源得到共享，為人事工作提供服務(wù)。同時也應(yīng)該運用科學(xué)管理對人事管理信息實施加密措施，保障人事信息資源的安全運用環(huán)境，推動人才的發(fā)展。

2.3 開發(fā)人事檔案資源的運用價值

信息化時代的標(biāo)志--計算機的廣泛運用在人事檔案信息資源的管理方面發(fā)揮了巨大作用。這一新型的管理模式將會帶來人事檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，尤其會提升人事檔案信息的利用率。計算機的開發(fā)與運用推動了立體化、全面化、多層次人事檔案資源集成模式的構(gòu)建，充分發(fā)揮了人事檔案在人事工作中的服務(wù)功能。

3 新時期人事檔案管理信息化建設(shè)路徑

3.1 創(chuàng)新信息化檔案管理理念

信息化檔案管理技術(shù)屬于新型技術(shù)，人事檔案管理工作中的應(yīng)用的經(jīng)驗還比較少。所以在信息時代中的管理工作中將工作上的應(yīng)用模式進行創(chuàng)新是工作人員事物運作中的重點。首先工作人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)專業(yè)技術(shù)，然后利用專業(yè)技術(shù)上的處理優(yōu)勢將人事檔案管理工作朝著數(shù)字化、現(xiàn)代化、以及質(zhì)量化的方向發(fā)展。在人事檔案管理工作中，管理工作人員應(yīng)以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，充分重視檔案管理工作上的穩(wěn)定運行。最后是檔案管理工作人員要樹立出創(chuàng)新意識，敢于拼搏與研發(fā)，利用信息技術(shù)對工作上的相關(guān)事務(wù)進行針對性處理，讓工作過程中可能遇到的問題得到有效避免。

3.2 落實動態(tài)化檔案管理機制

人事檔案的信息化管理工作雖然有著相關(guān)的要求，但并不局限于一個固定模式當(dāng)中，原則上要求檔案管理應(yīng)當(dāng)以全面反映出組織內(nèi)部的各種綜合情況與動態(tài)變化歷程。因此，有必要以此為目標(biāo)構(gòu)建動態(tài)化檔案管理的信息化機制。利用信息化平臺做好人事檔案的同步更新與共享，確保人事檔案信息可以真實地反映出組織所需的各種數(shù)據(jù)資料。對于企業(yè)而言，對人事檔案的管理應(yīng)當(dāng)將其原始資料詳盡整理，并構(gòu)建專屬檔案，并加大對人事檔案管理的關(guān)注力度，借信息化手段推動檔案材料的不斷更新。

3.3 強化檔案管理信息化水平

在新時期，人事檔案管理對信息化技術(shù)的應(yīng)用實為必要舉措，也是實現(xiàn)辦公室現(xiàn)代化檔案管理的必由之路。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足新形勢下人事檔案管理的現(xiàn)實要求，自然也就難以有效提升人事檔案管理的工作質(zhì)量和效率。因此，人事檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)正確認(rèn)識到檔案管理信息化系統(tǒng)應(yīng)用的重要性，將信息化系統(tǒng)盡善開發(fā)并充分利用，在創(chuàng)新思維的引導(dǎo)之下，要建立檔案共享平臺，實現(xiàn)各單位資源的有效共享，打破傳統(tǒng)檔案管理工作中時間和空間的限制。不斷提升人事檔案管理的信息化水平，最大程度確保檔案信息的真實性和準(zhǔn)確性。

3.4 大力推進人事檔案信息化數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)

充分運用現(xiàn)代化技術(shù)，加強網(wǎng)絡(luò)與人事檔案管理信息化的輔助軟件建設(shè)，給予安全性高、可信度高的信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，擴大人事檔案信息化所涉及的范圍。除此之外，還應(yīng)根據(jù)不同的部門性質(zhì)差異，分別規(guī)劃出不同的信息模塊，整合相關(guān)部門的數(shù)據(jù)，打造出全面的計算機網(wǎng)絡(luò)化管理模式，實現(xiàn)人事檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的整體化、智能化、多層次的建設(shè)，為人事工作提供真實可靠的參考數(shù)據(jù)。

4 結(jié)束語

通過以上對新時期人事檔案管理信息化建設(shè)工作上的探究，可以從中獲得的經(jīng)驗是人事檔案工作在信息化時代的發(fā)展中應(yīng)得到管理人員的重視，抓住時代機遇，讓技術(shù)得到全面創(chuàng)新，并對檔案工作上的管理信息技術(shù)重點進行統(tǒng)計，讓工作的管理效率得到不斷提升，減輕工作人員的任務(wù)負(fù)擔(dān)。

參考文獻

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