淺談醫(yī)院檔案資料管理工作的規(guī)范化

黃路強

摘 要：醫(yī)院檔案，具體指的就是為醫(yī)院提供服務(wù)的醫(yī)療文件材料與醫(yī)院建設(shè)發(fā)展過程中所產(chǎn)生的歷史資料。其中，醫(yī)院內(nèi)部行政管理、科技交流、法律糾紛以及學(xué)術(shù)研究等都需要有醫(yī)院檔案管理工作作為支撐，注重依法管理醫(yī)院檔案管理工作的重要作用，進一步推進醫(yī)院檔案資料管理的規(guī)范性發(fā)展。基于此，文章將醫(yī)院檔案資料管理工作作為重要研究對象，闡述發(fā)展規(guī)范性的有效路徑，希望有所幫助。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案資料管理工作；規(guī)范化；研究

在醫(yī)院長期發(fā)展的過程中，其檔案資料的內(nèi)容也愈加豐富。為了充分發(fā)揮醫(yī)院檔案資料的作用與價值，就要高度重視檔案資料管理工作的規(guī)范化發(fā)展。由此可見，深入研究并分析醫(yī)院檔案資料管理工作的規(guī)范化問題具有一定的現(xiàn)實意義。

1 醫(yī)院行政檔案資料管理工作的規(guī)范化路徑

在醫(yī)院行政檔案資料管理工作開展的過程中，應(yīng)積極成立檔案管理部門，并確定具體辦公場所、安排相關(guān)工作人員。通過有效地建立檔案管理部門，可以統(tǒng)一且全面地領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作[1]。但需要注意的是，檔案管理部門要求接受統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，進而集中管理行政檔案資料。構(gòu)建醫(yī)院檔案管理部門能夠為醫(yī)院檔案管理工作的專業(yè)化和科學(xué)化發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)，而且在部門工作規(guī)劃之下，也可以為醫(yī)院內(nèi)部其他部門檔案的歸檔以及整理提供必要的指導(dǎo)與建議，進而發(fā)展成醫(yī)院檔案資料信息。也正是檔案管理部門的構(gòu)建，使得隊伍的專業(yè)化特征得以彰顯，深入分析并研究檔案資料內(nèi)容，進而為醫(yī)院各項工作的順利開展提供了必要的參考依據(jù)。

2 醫(yī)院科研檔案資料管理工作的規(guī)范化路徑

眾所周知，要想有效提高醫(yī)療技術(shù)與醫(yī)療水平，醫(yī)院科研活動的作用不容小覷，而關(guān)于科研的檔案資料管理也十分重要[2]。

一方面，針對醫(yī)院所接收的科研類型檔案資料應(yīng)展開細化歸類整理，而且檔案管理部門需要規(guī)范登記并編目已經(jīng)整理好的科研檔案資料。與此同時，在接收科研檔案以后，要針對檔案資料進行統(tǒng)計、分類以及加工，如果是科研成果亦或是絕密檔案資料內(nèi)容，一定要獨立登記與管理，確保其封存的保密性。針對已經(jīng)完成收錄的科研檔案資料亦或是既有科研檔案資料接收以后，應(yīng)積極開展后期鑒定工作，與科研內(nèi)容相互結(jié)合，積極組織醫(yī)院內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)層、科研人員以及檔案管理工作人員，針對科研期限延長與否、保密等級變動與否予以確定，并在意見保證一致的情況下，在有權(quán)主體批準以后開展科研檔案資料再管理工作[3]。

另一方面，在科研檔案資料開發(fā)方面應(yīng)提供必要的服務(wù)。開發(fā)科研檔案資料的現(xiàn)實意義深遠，特別是醫(yī)院內(nèi)部檔案管理部門，針對所接收存放科研資料應(yīng)當為醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)與科研工作人員提供相應(yīng)的服務(wù)，以保證醫(yī)療技術(shù)水平得以提升，為人們提供資料方面的支持。醫(yī)院科研檔案資料管理的任務(wù)并僅僅只是保存，而是要整理并加工所接收的檔案內(nèi)容，科學(xué)合理地分類并歸檔科研檔案資料，完成檢索工具的編制，與各檔案資料所總結(jié)的摘要、簡介與關(guān)鍵詞等進行有效地配合[4]。開展醫(yī)院檔案管理工作的主要目的就是為內(nèi)部查閱提供必要的服務(wù)，而如果是其他單位亦或是部門查閱，一定要出具部門的介紹信，在醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)人員認可并批準以后才能夠查詢。其中，查詢的內(nèi)容只能是一般的科研檔案資料，如果是絕密類型科研檔案資料，不僅要經(jīng)由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)特別批準與審查，而且不允許摘抄。

3 醫(yī)院病例檔案資料管理工作的規(guī)范化路徑

對于醫(yī)院病例檔案資料而言，真實地記錄了患者病情的發(fā)展與治療功能，同樣也是在面對醫(yī)療糾紛亦或是法律問題情況下最有力的證據(jù)資料。目前階段，醫(yī)療糾紛的數(shù)量明顯增加，具體表現(xiàn)在民事糾紛、刑事案件以及傷殘鑒定等方面的取證、人身保險等法律程序，都要求醫(yī)院出具報告亦或是資料。由此可見，積極貫徹并落實病歷檔案資料管理工作具有一定的現(xiàn)實意義[5]。

首先，病例檔案資料要單獨管理，因為在醫(yī)院檔案中，病歷檔案的管理工作量較大，所以有必要設(shè)置專業(yè)數(shù)據(jù)庫單獨進行管理。在資料庫管理方面，主要涵蓋了場所地點管理和資料庫檔案保管工作管理。在管理資料庫房間的時候，要保證建筑標準和檔案保管具體要求相吻合，而且資料庫這一專項用途是不允許改變的，不允許將其他設(shè)備設(shè)施存放于其中。除此之外，要高度重視火災(zāi)與水災(zāi)防范，進而為檔案管理工作的開展營造理想且適宜的場地。一般情況下，在火災(zāi)與水災(zāi)防范的過程中，應(yīng)合理運用除濕器、加濕器、通風(fēng)、滅火以及溫度計等多種方式，貫徹并落實防護管理的工作[6]。

其次，應(yīng)針對病例檔案資料進行嚴格查閱，加大借閱管理的力度。因為醫(yī)院內(nèi)部病例管理工作會涉及到患者個人隱私，同樣與醫(yī)院檔案資料管理制度存在緊密的聯(lián)系，所以一定要高度重視查閱管理與借閱管理工作，貫徹落實資料庫出入管理工作。另外，不從事檔案管理工作的人員不允許隨意進出資料庫，如果有必要對檔案資料進行查詢，一定要有檔案管理人員引導(dǎo)與監(jiān)督，查詢相關(guān)檔案資料信息。如果要借閱檔案，需要嚴格遵循借閱管理機制的要求，詳細登記，特別是借閱時間與方式等，必須保證記錄內(nèi)容的全面性。

最后，整理并歸檔病例檔案資料。在醫(yī)院日常經(jīng)營與發(fā)展的過程中，每天的都會形成諸多檔案資料，且內(nèi)容也在不斷更新。為此，在實踐方面，病例檔案資料整理與歸檔工作量極大，同時要求整理與存檔的規(guī)范性。在整理的時候，要求事先編號才能夠保管，建立并健全體系化檔案資料庫。這樣一來，在后期有需要的情況下，即可在相關(guān)檔案資料中進行查詢。但值得注意的是，雖然工作的內(nèi)容簡單，實際的工作量極大，要求檔案管理工作人員高度認真地開展管理工作。

4 結(jié)束語

綜上所述，醫(yī)院檔案資料管理工作的開展要求與新醫(yī)改相適應(yīng)，將醫(yī)院建設(shè)發(fā)展以及中心任務(wù)作為核心內(nèi)容，加強醫(yī)院檔案資料管理規(guī)范化的力度，貫徹并落實各種類型檔案資料管理工作，進而構(gòu)建健全且系統(tǒng)化的檔案資料體系，為醫(yī)院醫(yī)療與科研工作提供必要的服務(wù)。只有這樣，才能夠使醫(yī)院檔案管理工作支持功能得以提高，進一步推動醫(yī)院的全面可持續(xù)發(fā)展。文章通過行政檔案、科研檔案以及病例檔案三個方面闡述了檔案資料管理工作的規(guī)范化發(fā)展路徑，以供參考。

參考文獻

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[2]薛冰.淺談醫(yī)院文書檔案管理的規(guī)范化和信息化[J].卷宗，2017

（19）：19-19，20.

[3]潘海燕.談醫(yī)院檔案資料管理工作的規(guī)范化[J].黑龍江檔案，2017（3）：105.

[4]田熹.醫(yī)院中藥房規(guī)范化管理及其改進措施[J].醫(yī)藥前沿，2017（9）：343-344.

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[6]楊毅，廖瑜鑫，劉夢雅.醫(yī)院科研檔案規(guī)范化管理淺析[J].求醫(yī)問藥（學(xué)術(shù)版），2012（10）：445-446.