新時(shí)代檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

摘 要：檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；隊(duì)伍建設(shè)；信息安全

1 當(dāng)前檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

1）當(dāng)下檔案信息化建設(shè)工作基本上處于盲目推進(jìn)的情形，缺少科學(xué)合理的理論指導(dǎo)，信息系統(tǒng)與管理系統(tǒng)建設(shè)不完善（契合度較低），同時(shí)也沒(méi)有明確的建設(shè)目標(biāo)，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，流程不夠清晰、操作辦法不夠規(guī)范、工作目的性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案工作不能順利進(jìn)行。譬如在檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)儲(chǔ)存方式與檔案調(diào)取的接口就存在明顯的差異，這就是致使檔案的調(diào)取及共享活動(dòng)被極大的掣肘，面對(duì)這樣的情形，檔案信息化建設(shè)自然也就無(wú)從談起。

2）當(dāng)下檔案信息化建設(shè)過(guò)程遭遇到操作規(guī)程問(wèn)題，需要通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范來(lái)解決，普及優(yōu)秀的檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，統(tǒng)一管理辦法，減少低水平重復(fù)，促進(jìn)信息共享和交換。數(shù)字檔案的管理較之傳統(tǒng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化要求更高，否則可能面臨更多風(fēng)險(xiǎn)。例如，若沒(méi)有統(tǒng)一的檔案信息交換格式標(biāo)準(zhǔn)，檔案館各自采用不同的格式建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，就會(huì)形成一個(gè)個(gè)信息孤島，無(wú)法或難以交換、共享；若沒(méi)有電子文件存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)，檔案信息將面臨因無(wú)法輸出而丟失，可能會(huì)導(dǎo)致重要記憶的空白。因此，檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

3）當(dāng)下檔案管理工作人員的專業(yè)技能還有待加強(qiáng)。在檔案部門(mén)有著這樣一個(gè)共同的慨嘆：“既懂信息技術(shù)又精通檔案專業(yè)的人才太少了！”這個(gè)問(wèn)題是許多單位信息化水平徘徊不前、檔案管理軟件發(fā)揮作用不明顯的根源所在。在檔案信息化工作所需要的人才并不僅限于復(fù)合型人才，也需要更為專業(yè)的檔案人才、技術(shù)人才。目前，許多檔案管理人員都存在專業(yè)不對(duì)口的現(xiàn)象，在這樣的情況下，工作人員的職業(yè)能力不能得到保證，職業(yè)能力的參差不齊，很大程度上也影響了檔案信息化建設(shè)。

2 新時(shí)代檔案信息化建設(shè)策略

1）完善檔案法規(guī)政策的健全。檔案信息化是一項(xiàng)新的工作，管理對(duì)象是具有新特點(diǎn)的檔案類型，采用的是新的技術(shù)手段，在檔案信息化管理過(guò)程中，其電子化、自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化的工作內(nèi)容和方法也較以前發(fā)生很大的改變。這個(gè)過(guò)程中必然會(huì)產(chǎn)生許多新的問(wèn)題，其中涉及權(quán)利和義務(wù)關(guān)系的問(wèn)題需要通過(guò)法律法規(guī)來(lái)調(diào)整和規(guī)范，比如電子文件的憑證作用、保存要求、信息開(kāi)放原則和內(nèi)容等，而涉及事業(yè)定位、發(fā)展途徑的問(wèn)題則需要政策引導(dǎo)和支持。目前最迫切的政策需求就是將檔案信息化建設(shè)納入到檔案管理工作升級(jí)發(fā)展戰(zhàn)略行動(dòng)之中，并制訂好與信息社會(huì)發(fā)展要求相適應(yīng)的檔案科學(xué)管理和科學(xué)制度建設(shè)之中。

2）完善檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。為了確保檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性、合理性、科學(xué)性，我們就要加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化，要及時(shí)配備檔案管理現(xiàn)代化所需的計(jì)算機(jī)、掃描儀、光盤(pán)刻錄機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，要充分發(fā)揮現(xiàn)代科技、縮微技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。為此，各級(jí)黨委政府應(yīng)加大財(cái)政投入的力度，檔案部門(mén)要努力提高自身的工作水平，爭(zhēng)取更多的經(jīng)費(fèi)支持；同時(shí)，檔案部門(mén)要充分利用存有大量檔案資源的優(yōu)勢(shì)，挖掘各方面潛力，重點(diǎn)加強(qiáng)檔案信息資源的利用工作，及時(shí)開(kāi)發(fā)豐富的檔案信息來(lái)滿足社會(huì)各界的需要，將各類檔案的潛在價(jià)值轉(zhuǎn)化為經(jīng)濟(jì)利益?，F(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門(mén)的廣泛運(yùn)用，又將為檔案工作注入新的活力，將極大地提高檔案利用工作水平，創(chuàng)造出更為可觀的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為檔案工作現(xiàn)代化的發(fā)展提供有力保證。除此之外，為了確保檔案管理工作的便捷性，也應(yīng)該完善檔案管理的信息系統(tǒng)，如信息化驗(yàn)證系統(tǒng)、智能化歸類系統(tǒng)、自動(dòng)存檔歸檔系統(tǒng)等，以此滿足檔案信息的收集、分類、存儲(chǔ)和查閱等功能。

3）完善檔案管理人員隊(duì)伍的素質(zhì)建設(shè)。檔案管理人員素質(zhì)在很大程度上決定著檔案信息化工作的好壞。當(dāng)前檔案管理部門(mén)的相關(guān)管理人員存在著能力與當(dāng)前檔案管理現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)還有很大差距，因此做好檔案信息化建設(shè)工作，就必須要加強(qiáng)完善檔案管理人員的素質(zhì)教育，（1）在檔案信息化工作建設(shè)中，各單位在現(xiàn)有條件的基礎(chǔ)上，進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，建立檔案人才目標(biāo)培養(yǎng)，圍繞檔案管理隊(duì)伍建設(shè)來(lái)進(jìn)行組織檔案管理隊(duì)伍培訓(xùn)工作，幫助檔案管理人員更新觀念，樹(shù)立科學(xué)管理檔案的理念，提高科學(xué)管理檔案水平。時(shí)代在不斷向前發(fā)展，各行各業(yè)都在不斷進(jìn)行蛻變，檔案信息化建設(shè)工作更需要檔案管理人員不斷更新傳統(tǒng)觀念，緊跟時(shí)代步伐，使用先進(jìn)的技術(shù)手段來(lái)提高工作效率。檔案管理人員要在工作中不斷更新知識(shí)和理念，做到與時(shí)俱進(jìn)，科學(xué)發(fā)展。（2）引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才到檔案管理隊(duì)伍中。專業(yè)檔案管理人才的引進(jìn)，可以為檔案管理部門(mén)注入新鮮的血液。它不僅有助于檔案管理崗位不同工作之間進(jìn)行分工，而且能夠促進(jìn)檔案管理人才專業(yè)化程度的不斷推進(jìn)。在檔案管理過(guò)程中要進(jìn)行必要的專業(yè)檔案管理人才引進(jìn)，可以吸納更多的優(yōu)秀人才進(jìn)入檔案的科學(xué)管理中?？梢詫?shí)現(xiàn)人盡其才、各司其職。

4）完善檔案信息安全管理。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，我們同樣不能忽視信息安全系統(tǒng)的建設(shè)，因?yàn)樵阱e(cuò)綜復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)世界中，信息安全的可控性會(huì)受到極大的挑戰(zhàn)。因此檔案信息的安全性，是一個(gè)值得重視的問(wèn)題，其中對(duì)原始文件內(nèi)容的保護(hù)，應(yīng)該遵循不可隨意篡改的基本要求，以此來(lái)保證檔案信息的安全性與完整性。除此之外，為了進(jìn)一步確保檔案信息的安全，還應(yīng)該設(shè)置有關(guān)的密碼和訪問(wèn)權(quán)限，可以采取指紋認(rèn)證、數(shù)字簽名等保密技術(shù)。與此同時(shí)，科學(xué)的檔案信息備份是確保文件丟失的有效措施，因此在檔案信息化建設(shè)中也是不可忽視的。

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案信息化建設(shè)工作也必將面臨更大的挑戰(zhàn)，檔案信息化建設(shè)工作必須要與時(shí)俱進(jìn)，為了檔案信息化建設(shè)工作順利開(kāi)展，應(yīng)該完善政策法規(guī)的健全，以及培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)技術(shù)能力強(qiáng)的復(fù)合型人才，使檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)和信息安全建設(shè)工作全面展開(kāi)，最終確保檔案信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]中國(guó)檔案出版社《檔案信息化導(dǎo)論》，作者：楊公之主編

作者簡(jiǎn)介：

李秋菊，女，1980年出生，漢族，中共中央黨校函授學(xué)院畢業(yè)，現(xiàn)任黑龍江省綏化市北林區(qū)地方志編纂辦公室檔案管理員，主要從事地方志編纂和檔案管理工作。