關(guān)于事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的探討

方曉華

摘 要：在事業(yè)單位的發(fā)展中，做好檔案文件管理與整理工作至關(guān)重要，這不僅關(guān)系到事業(yè)單位的后期發(fā)展，也為其他人員提供資料數(shù)據(jù)查詢的方便性。在新時(shí)期需要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的重視，并從本質(zhì)出發(fā)，遵循實(shí)際的現(xiàn)狀，嚴(yán)格按照基本的原則與準(zhǔn)則，采取有效的歸檔文件整理方式，如此才能真正推動(dòng)事業(yè)單位的有效運(yùn)行與持續(xù)發(fā)展。故此本文著重從理論角度分析，對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位檔案歸檔文件整理中所采取的原則與整理方法展開論述。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案歸檔文件；整理；原則；方法

理論上分析，在事業(yè)單位的發(fā)展中檔案工作至關(guān)重要，其對(duì)象便是檔案，是通過(guò)收集工作中的各項(xiàng)文件資料所獲得，并且只有保證檔案收集質(zhì)量的有效性，才能推動(dòng)今后各項(xiàng)工作的有效開展。在事業(yè)單位檔案歸檔文件整理過(guò)程中，一般是在收到文件資料之后，按照日期或者類型對(duì)其展開歸類與整理，形成文件資料，并且將文件資料收集到檔案室之后，要采取科學(xué)有效的方法進(jìn)行立案、歸案、編號(hào)上架等，所以要想真正做好檔案工作的歸檔工作，需要將文件進(jìn)行整理與歸納，只有從根本上保證檔案歸檔文件整理的科學(xué)性，才能提高檔案文件管理的全面性，因此要加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位檔案歸檔文件整理方法的研究，為檔案價(jià)值鑒定提供更加準(zhǔn)確的依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)。

一、做好檔案歸檔文件整理工作需遵循的原則

在新時(shí)期要想保證事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的有效性與全面性，則需從本質(zhì)出發(fā)，遵循以下幾種原則：第一是遵循檔案保存文件整理的原則，眾所周知，事業(yè)單位檔案多以日常工作產(chǎn)生的各類信息為主，能夠?qū)⑹聵I(yè)單位的實(shí)際情況與歷史面貌加以反映，在對(duì)事業(yè)單位文件進(jìn)行整理的時(shí)候，需要保證其整體性與完整性，比如，文件的正文、附件等都要包含在內(nèi)，并且在整理的過(guò)程中要做到不拆卷整理，還有一點(diǎn)是對(duì)部門整理歸檔文件，要對(duì)原來(lái)的卷宗加以調(diào)查與分析，嚴(yán)格按照充分利用的基本原則，保證檔案符合其原狀，如果其中存在明顯的錯(cuò)誤，需要及時(shí)修正。第二是遵循方便保管與利用的原則，在進(jìn)行檔案整理的過(guò)程中，要滿足安全性與利用性，尤其是在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展下，計(jì)算機(jī)技術(shù)成為了事業(yè)單位檔案管理與整理中不容或缺的工具與手段，并且大多數(shù)文件也多以電子檔的形式進(jìn)行存在，積極運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)文件進(jìn)行保存，能夠采取不同的方式將同一文件進(jìn)行檢索，并保證檔案形成成套體系，這樣一來(lái)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的有效管理，也能夠?qū)n案充分利用。第三要嚴(yán)格按照檔案文件整理準(zhǔn)則，在事業(yè)單位進(jìn)行檔案歸檔文件整理的過(guò)程中，需要遵循相應(yīng)的規(guī)章制度，其中《歸檔文件整理規(guī)則》便是文件整理時(shí)需要嚴(yán)格遵循的文件之一，具有指導(dǎo)性意義，其內(nèi)容中包含了文件整理與檔案歸檔的方法，比如，事由原則，簡(jiǎn)而言之便是同一事由的相關(guān)文件進(jìn)行排列與歸納的原則，或者是盡量不破壞原有文件排列的原則等等，這一規(guī)則的制定能夠進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的規(guī)范性與科學(xué)性，也也可減輕歸檔人員的工作量，提高工作效率。第四要遵循文件形成的基本規(guī)律，因大多數(shù)文件都是事業(yè)單位在進(jìn)行學(xué)習(xí)與活動(dòng)中產(chǎn)生的，所以具有其自身的特點(diǎn)與規(guī)律，比如在整理文件材料的時(shí)候，需要保證其整體性，具有代表性的有會(huì)議文件、活動(dòng)文件。除此之外還要分析文件材料之間所存在的聯(lián)系，在進(jìn)行分類與排列的時(shí)候，保證符合自然次序，比如按照會(huì)議通知、報(bào)告、重要文件的初稿、討論稿、最終稿等進(jìn)行排列與整理。

二、做好事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的方法

無(wú)論從宏觀角度還是微觀角度分析，均可以清楚地認(rèn)識(shí)到，積極做好檔案歸檔文件整理是推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵因素，并且需要遵循相應(yīng)的原則，按照科學(xué)有效的方法，筆者經(jīng)過(guò)歸納與總結(jié)，將其文件整理方法概述為以下幾點(diǎn)。

（一）文件資料整理的方法

事業(yè)單位具有特殊性，文件整理的方法包括多樣性，第一是要對(duì)文件的保存價(jià)值進(jìn)行區(qū)分，并且分類立卷，嚴(yán)格按照相應(yīng)的檔案管理規(guī)定與條例對(duì)保管期限不同的文件材料進(jìn)行分類保管；第二是針對(duì)事業(yè)單位內(nèi)的黨委文件已經(jīng)形成文件材料進(jìn)行立卷建檔；第三要根據(jù)年度不同的文件進(jìn)行整理，保證不能共同立卷；第四是需要將加密文件與普通文件進(jìn)行區(qū)分，因?yàn)楸Ｃ芪募哂幸欢ǖ拈喿x要求，如果不采取分開例證的方式，才會(huì)泳衣引發(fā)泄漏事件的發(fā)生，對(duì)單位的整體發(fā)展造成損失；第五是需要的具有特殊載體的文件進(jìn)行歸檔整理。

（二）檔案所采取的歸檔方式

第一是做好檔案的整理工作，要保證檔案整理具有形式化與規(guī)范化，將歸檔的文件整理成檔案，并做好保管工作，方便他人查閱。比如請(qǐng)示文件需要有批復(fù)，重要文件涉及到討論稿、定稿、修改稿等等；第二是要做好檔案編目工作，這是對(duì)案卷級(jí)別進(jìn)行整理的手段之一，在案卷中文件整理結(jié)束之后，需要對(duì)卷宗的封面進(jìn)行標(biāo)注，編目工作涉及到歸檔文件目錄，包含題號(hào)、日期備注檔號(hào)的編制。第三是做好檔案分類工作，檔案的分類需要嚴(yán)格按照相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)，比如檔案的來(lái)源、檔案時(shí)間、形式等，并且進(jìn)行有層次的區(qū)分，形成相應(yīng)的體系。從另外一個(gè)角度分析，主要是對(duì)整理好的文件進(jìn)行保管與存放，這樣能夠?qū)n案進(jìn)行分類管理，其中需要注意的一點(diǎn)是，在本文中所提到的檔案分類主要是指實(shí)體分類，并分為三層含義，第一層屬于國(guó)家檔案的宏觀分類，需要按照檔案的基本屬性以及級(jí)別進(jìn)行分類；第二層是檔案室內(nèi)區(qū)分全宗，第三層是全宗內(nèi)檔案進(jìn)行分類，主要是將文件資料的來(lái)源、時(shí)間、主進(jìn)行劃分，并使其形成系統(tǒng)化，并建立案卷。

（三）做好信息化歸檔工作

時(shí)代在不斷發(fā)展，社會(huì)在不斷進(jìn)步，要想事業(yè)單位檔案管理工作的有序與全面，則離不開信息化技術(shù)，加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化管理，其中利用電子計(jì)算機(jī)檔案管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案的全面管理與分類處理，并且還可以按照文件的時(shí)間、來(lái)源等形成電子檔，做好檔案的有效管理，從實(shí)踐角度分析，采取信息化檔案歸檔文件整理方式，能夠減輕工作人員的歸檔勞動(dòng)量，并且符合時(shí)代發(fā)展的要求，減少現(xiàn)實(shí)文件所需要的時(shí)間空間縮短，縮減檢索時(shí)間，并在潛移默化中提高事業(yè)單位檔案歸檔文件整理的有效性與科學(xué)性。

總而言之，事業(yè)單位檔案歸檔文件整理意義重大，是推動(dòng)事業(yè)單位發(fā)展的關(guān)鍵因素之一，在進(jìn)行檔案歸檔文件整理的時(shí)候，需要遵循相應(yīng)的原則，按照科學(xué)有效的方法進(jìn)行有條理的管理，除此之外，在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展下，需要一改傳統(tǒng)歸檔方式，加強(qiáng)對(duì)信息化、電子化、智能化的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)文檔管理的現(xiàn)代化，提高檔案管理工作質(zhì)量與效率，為事業(yè)單位的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙桂香. 淺談事業(yè)單位檔案的歸檔文件的整理[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012（35）：193.

[2]張薇. 淺談事業(yè)單位檔案裝訂整理工作[J]. 科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012（36）：202.

[3]譚愛屏. 事業(yè)單位檔案歸檔材料的整理[J]. 黑龍江史志，2015（09）：114.

[4]劉智強(qiáng). 對(duì)歸檔文件整理工作的認(rèn)識(shí)[J]. 機(jī)電兵船檔案，2013（02）：38-39.

[5]黃飛. 事業(yè)單位檔案整理工作淺談[J]. 勞動(dòng)保障世界（理論版），2013（04）：50-51.