煤炭行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及對策

王凱

摘 要：作為我國國民經(jīng)濟(jì)發(fā)展資源的重要來源行業(yè)，煤炭行業(yè)一直受到社會各界的關(guān)注，要想保證它的發(fā)展能夠給整個社會帶來源源不斷的動力，就要保證管理方面一切工作的順利進(jìn)行，其中檔案管理工作的信息化建設(shè)煤炭企業(yè)管理工作中的一部分，本文對信息化建設(shè)中存在的一些問題進(jìn)行簡單介紹，并提出一些建議。

關(guān)鍵詞：煤炭企業(yè)；檔案管理；

1煤炭企業(yè)檔案管理的含義

隨著我國對外開放程度的不斷加深和社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和發(fā)展，煤炭企業(yè)面臨的內(nèi)外部挑戰(zhàn)越來越多，為了能夠提高綜合競爭力，就要保證煤炭企業(yè)能夠?qū)芾砉ぷ髦械母鞣N信息進(jìn)行分析和整合，實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案管理的體系的構(gòu)建目標(biāo)。它包括對資料和信息的收集整理保管統(tǒng)計(jì)和調(diào)取等一系列環(huán)節(jié)。要想提高我國煤炭行業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的水平，就要制定出符合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀的檔案管理制度。煤炭行業(yè)檔案不僅起到記錄企業(yè)發(fā)展歷程的作用，更主要的是對于傳承企業(yè)文化、保護(hù)企業(yè)效益以及獲取經(jīng)濟(jì)利益等方面都有著不可替代的作用。煤炭行業(yè)在發(fā)展過程中受到自身因素和外部環(huán)境的沖擊，導(dǎo)致行業(yè)出現(xiàn)種種危機(jī)，通過對煤炭行業(yè)檔案管理的分析就能夠幫助管理者分析出現(xiàn)如今的發(fā)展現(xiàn)狀，為他們處理各種問題提供了難得的依據(jù)。但我國煤炭行業(yè)的檔案管理信息化建設(shè)工作中還存在著一些有待解決的問題。

2檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

2.1管理工作人員意識薄弱

我國現(xiàn)階段的煤炭行業(yè)在發(fā)展過程中，還比較重視經(jīng)濟(jì)效益，這必然導(dǎo)致對檔案管理信息化建設(shè)工作的重視程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，這就影響了整個管理工作的技術(shù)支持、資金投入以及人員配置工作的實(shí)際效果，檔案管理信息化，作為信息化資源建設(shè)的重要組成部分，要求檔案管理人員在工作內(nèi)容與形式上不斷進(jìn)行創(chuàng)新，爭取與信息化建設(shè)發(fā)展步調(diào)一致。但是，在日常檔案管理中，由于管理人員思想守舊，對檔案信息化建設(shè)持觀望態(tài)度，認(rèn)為信息化建設(shè)繁瑣，沒有給予足夠的重視，完全忽略了檔案管理信息化的重要作用。此外，檔案管理人員年齡結(jié)構(gòu)老化，學(xué)歷層次參差不齊，都是思想觀念落后的主要源頭。

2.2資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后

煤炭行業(yè)在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)過程中受到各種因素的影響，直接導(dǎo)致了息化建設(shè)的硬件、專用軟件及專職技術(shù)人員投入不足，嚴(yán)重制約了檔案管理信息化發(fā)展建設(shè)。一方面，主要對檔案管理投入力度不大。另一方面，是由于電子產(chǎn)品更新?lián)Q代較快，基礎(chǔ)設(shè)施落后?；A(chǔ)設(shè)施日常的維護(hù)，也是資金投入消耗過大引起的原因，領(lǐng)導(dǎo)由于觀念落后，更愿意將資金投入到科研中，而不愿意進(jìn)行信息技術(shù)維護(hù)，嚴(yán)重制約了檔案管理信息化建設(shè)的正常發(fā)展。

2.3檔案信息化建設(shè)復(fù)合型人才不足

信息化建設(shè)需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困，難消耗精力較大，影響工作效率。就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、熟練掌握計(jì)算機(jī)使用知識、能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求、與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。

2.4檔案信息安全保障體系還有待完善

要加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強(qiáng)對電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離，要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識，防止失密、泄密的發(fā)生。

3煤炭行業(yè)檔案管理提高信息化建設(shè)水平的措施

3.1強(qiáng)化對檔案管理信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識

想保證煤炭行業(yè)檔案管理信息化建設(shè)水平的不斷提高，因此，我們必須加強(qiáng)宣傳，讓更多的人認(rèn)識到數(shù)字化檔案建設(shè)的重要性。從自身特色出發(fā)，明確檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)和意義，針對檔案管理階段發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行有針對性的解決，從科學(xué)的角度出發(fā)，發(fā)現(xiàn)問題解決問題，逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案建設(shè)。對于相關(guān)部門和其他部門的工作人員來說，要加強(qiáng)檔案管理服務(wù)意識培養(yǎng)，以高度的責(zé)任感和使命感去為大眾服務(wù)，也為了數(shù)字化檔案的開展做出更大的努力與貢獻(xiàn)。

3.2規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)，確保檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)常態(tài)化、合法化、穩(wěn)定化

檔案信息化的首要前提，是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化。要結(jié)合實(shí)際，對現(xiàn)有的工作進(jìn)行一次梳理。對于不適應(yīng)、不符合的，堅(jiān)決予以整改。要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則，再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺。

3.3對檔案管理信息化建設(shè)加大投入

檔案管理工作的信息化建設(shè)離不開資金和技術(shù)的保障，要保證對其進(jìn)行的資金投入能夠符合企業(yè)財(cái)政順利工作的要求，對于檔案管理工作建立專門的管理和保護(hù)基金，這部分基金還可以用來對工作人員管理工作順利進(jìn)行的獎勵。煤炭企業(yè)還要對檔案管理工作人員實(shí)施一些政策保障，對于工作能力較強(qiáng)、工作態(tài)度端正的工作人員可以進(jìn)行適當(dāng)?shù)男劫Y或者福利獎勵，也可以進(jìn)行升職獎勵，保證管理工作人員有著飽滿的熱情進(jìn)行日常管理工作。還要加強(qiáng)對檔案管理工作計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的投入力度，無論是對資料信息的收集工作，還是在實(shí)際的管理使用和檢索過程中，都要采用先進(jìn)的信息分析技術(shù)，提高管理工作的效率。對于新型的計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在經(jīng)過仔細(xì)認(rèn)真的高分析之后再采用，保證數(shù)據(jù)庫的不斷更新和檢索方式的不斷完善。

3.4多方籌措，加強(qiáng)保障，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理專人化、專職化、專業(yè)

一是要加大機(jī)制保障。要將檔案信息化作為各部門業(yè)務(wù)建設(shè)的重要內(nèi)容，各方齊抓共管，共同推進(jìn)。二是要加大財(cái)力保障。要積極爭取財(cái)政支持，以財(cái)力立項(xiàng)、信息化資助項(xiàng)目等多種形式申請經(jīng)費(fèi)。同時，在每年信息化專項(xiàng)資金中，確定一定的比例投入檔案信息化工作，確保此項(xiàng)工作健康、穩(wěn)定、持續(xù)地發(fā)展。三是要加大人才保障。要適時引進(jìn)檔案專業(yè)人才，為檔案信息化提供必要的人力資源和智力支持。

總結(jié)：實(shí)現(xiàn)煤炭行業(yè)檔案管理的信息化發(fā)展，對我國進(jìn)行全方位的信息化發(fā)展具有重要的意義。應(yīng)加強(qiáng)檔案在社會與生活中的地位，逐漸建立更加先進(jìn)的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，加大信息化建設(shè)力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、信息化，為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，實(shí)現(xiàn)信息化資源共享的目標(biāo)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王盈.淺談如何優(yōu)化陜西煤炭行業(yè)檔案管理[J].陜西煤炭，2012（2）.

[2]王英杰.淺談新形勢下煤炭企業(yè)檔案管理的幾個問題[J].華章，2013（22）.

[3]張靜.論檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與對策[J].東方企業(yè)文化，2015（15）.