事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革探討

白璐娜

摘 要：事業(yè)單位與國(guó)家政府機(jī)構(gòu)有所不同，但組織形式上有著很強(qiáng)的相似性。加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案管理工作，既有利于提高事業(yè)單位管理服務(wù)水平，又有利于提高事業(yè)單位的整體工作效率。因此，積極開(kāi)展事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革工作，對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)行和發(fā)展有著十分重要的意義?；诖耍疚氖紫汝U述了事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，然后提出現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題，最后就事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革提出自己的建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新；改革

引言

作為事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，檔案管理的工作水平不僅關(guān)系到日常管理的管理效率和規(guī)范化程度，同時(shí)對(duì)事業(yè)單位的行政管理水平有著重要的影響。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展以及科學(xué)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，檔案管理工作內(nèi)容越來(lái)越多，范圍越來(lái)越廣，傳統(tǒng)事業(yè)單位的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法保證管理工作的有效性，因此，檔案的管理方式也應(yīng)有所改變。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的反思和改進(jìn)，提高檔案的管理水平是當(dāng)前事業(yè)單位亟待解決的問(wèn)題。

1事業(yè)單位檔案管理的重要性

事業(yè)單位檔案是對(duì)事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)情況的記錄，不僅包含員工的各項(xiàng)信息，也包含了單位發(fā)展過(guò)程中所取得的成績(jī)和總結(jié)，因此事業(yè)單位檔案可以說(shuō)是事業(yè)單位所有信息的整合?？茖W(xué)合理的檔案管理模式既有利于提高事業(yè)單位的檔案管理水平，同時(shí)對(duì)于提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位健康發(fā)展有重要作用。事業(yè)單位檔案可以幫助職工提高對(duì)崗位的正確認(rèn)識(shí)，加快對(duì)崗位工作的適應(yīng)能力，從而有效發(fā)揮自身的職能，強(qiáng)化職工的責(zé)任意識(shí)，提高職工的工作效率。另一方面，事業(yè)單位檔案能夠幫助職工了解單位以及崗位的發(fā)展歷程，幫助職工對(duì)單位的歷史文化產(chǎn)生積極正確的認(rèn)識(shí)，有利于企業(yè)文化的塑造以及思想政治工作的開(kāi)展。除此之外，當(dāng)面對(duì)一些突發(fā)性和難以解決的問(wèn)題時(shí)，事業(yè)單位檔案可以為問(wèn)題的解決思路提供正確的指導(dǎo)方向，以便更好地解決問(wèn)題。因此，事業(yè)單位的檔案管理工作對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展有著十分重要的意義。

2事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

2.1管理理念落后

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)管理理念落后，對(duì)檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識(shí)，他們認(rèn)為檔案只是資料的堆砌，檔案管理工作在員工進(jìn)行資料查詢的過(guò)程中即可完成，無(wú)需對(duì)其投入過(guò)多的精力，然而在實(shí)際工作中，檔案管理理念的落后會(huì)導(dǎo)致員工在查詢檔案資料的過(guò)程中浪費(fèi)大量的時(shí)間，使員工產(chǎn)生負(fù)面的工作情緒，嚴(yán)重影響員工的工作積極性和工作效率。除此之外，領(lǐng)導(dǎo)檔案管理理念的落后會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中沒(méi)有充足的人力、物力和財(cái)力作為保障，隨著時(shí)間的推移和檔案的堆積，檔案管理工作的難度會(huì)越來(lái)越大。管理人員在領(lǐng)導(dǎo)的影響下無(wú)法進(jìn)行有效的檔案管理，在檔案整理過(guò)程中只是機(jī)械的整理檔案，導(dǎo)致檔案的使用情況十分不理想，在進(jìn)行檔案的使用時(shí)仍需經(jīng)過(guò)多次的篩選。因此，管理理念的落后嚴(yán)重制約了檔案管理工作改革和發(fā)展的進(jìn)程。

2.2管理手段不足

隨著社會(huì)的發(fā)展，事業(yè)單位的檔案資料在不斷增多，檔案的數(shù)量也在隨之增多。然而在目前，事業(yè)單位的檔案管理工作硬件水平落后，設(shè)施建設(shè)難以滿足新環(huán)境下檔案管理工作的具體要求，再加上領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，對(duì)檔案管理工作的投入十分有限，導(dǎo)致檔案室的基礎(chǔ)設(shè)施配比嚴(yán)重不足，一旦發(fā)生火災(zāi)、爆炸等意外事故，會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)毀滅性的影響。另外，檔案管理工作的現(xiàn)代化水平也有很大的提升空間。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)運(yùn)用到各個(gè)行業(yè)當(dāng)中，給人們的生活和工作帶來(lái)了極大的便利，使人們的工作效率得到了有效的提升。然而在事業(yè)單位檔案管理工作中，信息化水平明顯不足，很大一部分事業(yè)單位仍然處在傳統(tǒng)的檔案管理階段，基本沒(méi)有接觸數(shù)字化管理。傳統(tǒng)檔案管理手段無(wú)法提升資料整理工作的效率，因而導(dǎo)致檔案管理工作的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)偏低，在進(jìn)行資料的查閱時(shí)也會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。

2.3管理制度不完善

完善的制度是檔案管理工作的重要基礎(chǔ)。然而在目前，許多事業(yè)單位的檔案管理制度都存在著不同程度的問(wèn)題，給管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了極大的困難。一方面事業(yè)單位的檔案管理制度落實(shí)程度較差，制定制度的過(guò)程只是走一走形式，無(wú)法發(fā)揮制度在管理過(guò)程中的正常效用。另一方面，事業(yè)單位在建立管理制度的過(guò)程中沒(méi)有將責(zé)任落實(shí)到職工身上，職工對(duì)自身的責(zé)任認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致工作缺乏積極性，一旦發(fā)生問(wèn)題時(shí)，職工就會(huì)相互推卸責(zé)任，影響管理工作的正常進(jìn)行。除此之外，檔案管理制度缺乏動(dòng)態(tài)性。隨著時(shí)代的變革，信息的更新速度越來(lái)越快，管理制度也應(yīng)隨著工作內(nèi)容的變化而做出不斷的改進(jìn)。然而在實(shí)際工作中，管理制度無(wú)法根據(jù)現(xiàn)有情況做出有效的調(diào)整，影響管理工作的開(kāi)展。

2.4管理人員素質(zhì)偏低

管理人員的素質(zhì)對(duì)管理工作的順利開(kāi)展有著重要的影響。高素質(zhì)的管理人員有著科學(xué)的管理理念以及良好的職業(yè)素質(zhì)，能夠合理有效地對(duì)事業(yè)單位檔案進(jìn)行管理；管理人員素質(zhì)過(guò)低，不僅影響事業(yè)單位檔案管理工作的工作效率，同時(shí)也會(huì)對(duì)企業(yè)文化的建設(shè)產(chǎn)生負(fù)面影響。然而在實(shí)際工作中，大部分事業(yè)單位在進(jìn)行招聘時(shí)缺乏嚴(yán)格的選拔機(jī)制，對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)、學(xué)歷等方面沒(méi)有要求或要求很低，因而存在招聘的人員的整體素質(zhì)有著很大程度的不足的問(wèn)題。另外，事業(yè)單位中部分職工存在拉關(guān)系現(xiàn)象，其工作水平無(wú)法達(dá)到相應(yīng)的要求，導(dǎo)致檔案管理工作嚴(yán)重受到影響。

3事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革方向

3.1完善檔案管理制度

事業(yè)單位檔案工作的首要一項(xiàng)就是領(lǐng)導(dǎo)的重視，健全制度，帶動(dòng)從事檔案管理工作的每一個(gè)員工的熱情與責(zé)任心，保障檔案管理工作的正常運(yùn)行。在此基礎(chǔ)上，實(shí)行崗位責(zé)任制，并做為考核單位員工工作業(yè)績(jī)的內(nèi)容之一，在檔案的收集、歸檔、借閱、交流等方面，有規(guī)可循，加大檔案制度的執(zhí)行力度，進(jìn)一步完善檔案管理制度。

3.2提高檔案管理人員素質(zhì)

事業(yè)單位中檔案管理人員直接從事檔案的管理工作，其人員的素質(zhì)高低直接關(guān)系著檔案管理的質(zhì)量的好壞。尤其是在新形勢(shì)下，對(duì)檔案工作有了更高的要求，檔案工作人員在掌握基本管理技能的基礎(chǔ)上，還需要掌握更多的電子檔案管理技能，隨著檔案管理工作的逐步完善，管理人員的綜合素質(zhì)要求顯得越來(lái)越重要。因此對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高專業(yè)技能，是當(dāng)前迫在眉睫的事情。這就要求每一個(gè)檔案在崗工作人員努力提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和綜合能力，才能在檔案管理的實(shí)際過(guò)程中充分利用專業(yè)知識(shí)，以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案電子化管理。

3.3事業(yè)單位檔案管理要不斷創(chuàng)新思路

經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展帶動(dòng)了事業(yè)單位的發(fā)展，檔案管理工作的復(fù)雜性也隨之提升，原有的事業(yè)單位檔案管理方式，已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下的要求，這就要求事業(yè)單位對(duì)已有的檔案管理不斷進(jìn)行創(chuàng)新，有效的利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，強(qiáng)化搜索與交流的便捷性，并以制度的形式固定下來(lái)，便于檔案工作人員的操作。另外依據(jù)法律法規(guī)進(jìn)行事業(yè)單位的檔案管理，包括事業(yè)單位編制、職能等都需要依規(guī)辦理，除去人為的隨意性。

結(jié)束語(yǔ)

總而言之，事業(yè)單位在檔案管理工作中仍在存在著很多的問(wèn)題。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)存在的問(wèn)題給予足夠的重視，堅(jiān)持管理制度的改革和管理思路的創(chuàng)新，提高管理人員的素質(zhì)，保證檔案管理工作水平的有效提高，以此促進(jìn)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

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