新媒體在溝通管理中的應用

解叢君　于舉瑞

摘要：隨著新媒體時代的到來，溝通工具的信息化水平越來越高，新媒體溝通工具對于行政管理的作用也越來越大，本文從溝通管理的涵義入手，以新媒體尤其是微信工作群為例，通過真實案例，分析了在管理工作中，管理溝通的作用以及新媒體工具溝通的有效性和利弊，為組織管理工作者提供思考的方向。

關(guān)鍵詞：溝通管理；信息化；新媒體；微信工作群

一、溝通管理的涵義

溝通具有兩個方面的涵義：首先，溝通是指人與人之間信息的交換和意義的傳達；其次，溝通也是人與人之間感情表達和交流的過程。這兩層涵義構(gòu)成了溝通的本質(zhì)特征。

溝通管理是指管理者為了實現(xiàn)組織目標，在履行管理職責、實現(xiàn)管理職能過程中有計劃的、規(guī)范性的職務溝通活動和過程。從內(nèi)容來說，盡管溝通管理與其他溝通一樣，也是信息、思想、觀點、感情、意見等內(nèi)容的交流，但這些交流與組織目標、任務和要求等密切相關(guān)。溝通管理的實施和展開，都是受組織目標引導并且是一種有計劃的、自覺的、規(guī)范性的活動和過程。這意味著溝通管理不僅是一種活動，也是一種有效溝通和符合組織特定管理溝通要求的制度或體制。溝通是管理工作的重要組成部分與手段，是管理藝術(shù)的精髓，溝通是為了實現(xiàn)組織行為的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，通過彼此信息的交流，實現(xiàn)高效率管理，促使管理目標的實現(xiàn)。

二、溝通在管理工作中的作用

管理學大師彼得·德魯克說：溝通和團隊合作是管理的基礎(chǔ)，管理的過程就是溝通和合作的過程。

首先，溝通能使決策更加正確、科學、合理。在管理過程中，領(lǐng)導者可以從管理的溝通中獲取大量的信息情報來提升判斷力，然后進行決策。下屬人員也可以主動提出自己的建議，供領(lǐng)導者做出決策時參考，管理的溝通使決策更加正確、科學、合理。

其次，溝通促使員工協(xié)調(diào)有效地工作。在日常工作中，工作目標、工作進程、工作方式方法、工作要求等因素只有通過溝通達成共識，才能使工作不折不扣的完成。

第三，溝通有利于激勵員工。在實際生活和工作中，適時的表揚、認可或者滿意能夠通過溝通及時傳遞給員工，就會對員工形成激勵，激發(fā)他們的工作熱情和潛力，從而充分發(fā)揮其積極性、創(chuàng)造性與智慧，更加勤奮地工作。

第四，通過與外界的溝通交流，塑造良好外部形象。與外界交流可以說是一個必然趨勢，通過不斷的溝通，建立有利于部門發(fā)展的外部環(huán)境，在社會上取得良好聲譽。

三、新媒體時代管理溝通的特點

所謂新媒體是相對于傳統(tǒng)媒體而言的，它是一個隨著社會經(jīng)濟發(fā)展和科學技術(shù)進步而不斷變化的概念。比較常見的新媒體形態(tài)包括網(wǎng)絡(luò)媒體、手機媒體、移動媒體。新媒體的出現(xiàn)使得管理溝通出現(xiàn)了新的特點：

方便快捷。新媒體的出現(xiàn)使得溝通交流不再局限于地域性的實時接觸，而是演變升級為虛擬時空中進行的、數(shù)字化的跨文化交流使溝通交流能夠超越時間、空間的限制，為溝通交流提供了迅捷、可靠的交流平臺。

高效順暢。由于溝通過程的復雜性，管理溝通過程中會發(fā)生言語或非言語障礙。新媒體通過多種形式與技術(shù)手段，例如視頻、聲音或文字來進行溝通，這樣既避免了非言語溝通障礙的出現(xiàn)，又可以對溝通的言語進行深思熟慮，使管理溝通更有效順暢地進行。

協(xié)作水平更高。新媒體溝通技術(shù)，在同一個媒體平臺下，不同部門之間的交流和溝通沒有阻礙，更加順暢，因此更加便于高效協(xié)作完成一致的目標。

四、新媒體時代管理溝通的利弊分析

隨著微信的出現(xiàn)及其廣泛的應用，作為一個新興的交流工具，微信工作群已經(jīng)悄然升起，并且在日常管理工作中占據(jù)了重要的地位。微信與傳統(tǒng)的溝通方式相比，更靈活、便捷、智能。

例如某單位的管理部門遇到這樣棘手的情況：該單位要申報一個A部門項目，該項目需要在規(guī)定時間（一天以內(nèi)）提交網(wǎng)上材料，但是該項目的支撐材料中，必須提交一個上級部門B的批示文件。但這個文件批復周期為三個月，在規(guī)定日期內(nèi)批復不下來。如果按照以往的傳統(tǒng)的管理溝通策略，需要該單位相關(guān)部門出具“公函”給B部門，要求加急辦理，之后B部門加急辦理的文件再利用“機要”通道寄回給該單位。但是“公函”和“機要”都需要非常長的時間，在這個情況下，顯然傳統(tǒng)的溝通工具已經(jīng)失效。

于是管理人員開始尋求新的解決渠道。他們建立了微信工作群，在群里進行明確的分工，分頭合作，不同的人找不同的部門，第一時間電話聯(lián)系了A部門和B部門，提交材料審核及寄送、申請加急審核及寄送；并在今后的2周內(nèi)持續(xù)跟進進展，直到獲得批示文件，該項目申報完成。在此過程中，很多文件的傳遞直接用微信完成，節(jié)省了大量時間和人力，并且將不可能完成的工作變成了可能。

這個案例說明了微信工作群的巨大優(yōu)勢：可以克服時間與空間的壁壘，員工之間溝通更為方便、快捷、高效，且節(jié)省資費，有利于部門之間的協(xié)同，快速有效的解決工作上遇到的問題，提高工作效率。

當然，沒有任何東西是完美的，微信工作群也是如此。它們的主要缺點主要表現(xiàn)為溝通管理中信息保密性差、溝通者識別難、定向溝通困難、群體事件頻發(fā)；同時，信息量巨大，甄別困難，不確定信息多，造成信息的選擇困難；微信工作群使用泛濫，也給管理者造成了極大的負擔，從另一方面影響工作效率。

五、小結(jié)

總之，管理是一門藝術(shù)，溝通是其必備的技術(shù)手段?，F(xiàn)代的管理者，必須緊跟時代步伐，要深刻認識到新媒體發(fā)展對溝通工作起到的重要意義，認識到用好新媒體對凝聚團隊起到的促進作用，對如何運用新媒體來加強溝通管理工作進行積極探索。管理者要從自身需要出發(fā)，發(fā)揮新媒體的特征優(yōu)勢，客服其缺點，不斷掌握和使用新的工具，使管理溝通方式多樣化，利用新媒體來充實更新管理組織的發(fā)展，適應時代發(fā)展并謀求生存和發(fā)展的空間，不斷適應、不斷調(diào)整、不斷創(chuàng)新，積極利用新媒體下的信息所帶來的優(yōu)勢，通過管理策略的轉(zhuǎn)變和加強，不斷提升管理水平。

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