大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策

邊琦

摘 要：檔案管理對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展，有著非常重要的影響，而隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案管理也不再只局限于傳統(tǒng)的發(fā)展模式了，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在逐漸的被應(yīng)用到檔案管理中來(lái)，也使得檔案管理的效率變得更高，更加的適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展，但在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的過程中，也存在著諸多的問題。本文就大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，希望能夠找到檔案管理的對(duì)策，對(duì)檔案管理的發(fā)展有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；時(shí)代背景；大數(shù)據(jù)

大數(shù)據(jù)從根本上來(lái)講，就是各種類型的數(shù)據(jù)組成，一個(gè)規(guī)模比較大的數(shù)據(jù)集合體，傳統(tǒng)的軟件根本無(wú)法對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，必須要用更加先進(jìn)的軟件，來(lái)對(duì)其進(jìn)行管理、存儲(chǔ)和截取。大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，對(duì)于每一個(gè)行業(yè)的發(fā)展，都是一種沖擊，同時(shí)也預(yù)示著一種機(jī)會(huì)，而在這種背景下，事業(yè)單位檔案管理，也在經(jīng)受著非常大的挑戰(zhàn)，事業(yè)單位檔案管理的水平，對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展，有著非常嚴(yán)重的影響，而利用高科技信息技術(shù)管理下的檔案存儲(chǔ)、更新等也必將給事業(yè)單位的發(fā)展帶來(lái)新的契機(jī)。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理現(xiàn)狀

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們也越來(lái)越重視有關(guān)管理方面的問題，檔案管理就是其中的一種，對(duì)單位及社會(huì)的發(fā)展都具有重要的意義。但是基于大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理工作還存在很多的問題，且這些問題的出現(xiàn)極不利于我國(guó)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。在實(shí)際的人事檔案管理過程中，并不能做好檔案的收集與管理工作，或者過于注重檔案的保管，忽略了對(duì)于檔案資料的利用，進(jìn)而使得事業(yè)單位在發(fā)展過程中白白浪費(fèi)了不少的資源，這對(duì)單位的發(fā)展產(chǎn)生了一定的阻礙，就具體問題而言，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。

1.1 檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)不高

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，檔案管理如果不想成為事業(yè)單位發(fā)展的阻礙，就必須對(duì)現(xiàn)有的檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析，找出檔案管理中存在的問題，并針對(duì)這些問題提出相應(yīng)的解決辦法，而在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)的背景下，檔案管理要想得到發(fā)展，就必須對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員的素質(zhì)進(jìn)行提升，讓檔案管理人員能夠做到與時(shí)俱進(jìn)，跟上時(shí)代發(fā)展的潮流，盡快的適應(yīng)檔案管理的新的方式，只有這樣才能進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展；同時(shí)針對(duì)我國(guó)事業(yè)單位檔案發(fā)展的現(xiàn)狀來(lái)講，急需專業(yè)的檔案管理人才，也因此必須同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理模式的創(chuàng)新，在加強(qiáng)創(chuàng)新的同時(shí)加大對(duì)檔案管理人才的專業(yè)培養(yǎng)，盡快掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案專業(yè)管理知識(shí)，只有這樣才能緩解現(xiàn)在檔案管理的壓力。

1.2 檔案管理風(fēng)險(xiǎn)大

由于現(xiàn)代社會(huì)人才流動(dòng)性比較大的原因，使得雖然大部分事業(yè)單位非常重視人才，對(duì)人才進(jìn)行綜合能力的培養(yǎng)、了解和引進(jìn)，首先往往是通過檔案來(lái)體現(xiàn)，這就使得對(duì)人才信息檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，是有一定風(fēng)險(xiǎn)的，這就需要讓事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)于檔案信息安全性的重視，只有這樣才能讓檔案管理更適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展。

1.3 人事檔案管理手段落后

事業(yè)單位的檔案管理工作目前正面臨著重要的階段，在大數(shù)據(jù)的時(shí)代背景下，檔案管理工作不僅僅只是局限于人工操作，有關(guān)單位應(yīng)該注重引進(jìn)新的技術(shù)管理手段來(lái)提高檔案管理的水平，這是時(shí)代發(fā)展的要求，也是人們的需求，只有引進(jìn)計(jì)算機(jī)、多媒體等技術(shù)，才能實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，減少人力的投入，同時(shí)還能提高工作的效率，這具有積極的作用和意義。但是目前看來(lái)，在檔案管理手段的利用上，還是普遍存在落后的問題，即使有些單位已經(jīng)引進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理手段，但是人們也難以掌握和應(yīng)用，這就嚴(yán)重制約了管理工作的有效開展。

1.4 檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

檔案管理意識(shí)不強(qiáng)也是事業(yè)單位檔案管理過程中的主要問題，由于人們對(duì)于此類工作的不重視，導(dǎo)致文件的丟失等現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，使得檔案信息的有效性、保真性、全面性等都受到影響。但是在如今大數(shù)據(jù)的背景下，每天都會(huì)出現(xiàn)龐大的信息，這些信息都需要人們進(jìn)行技術(shù)的處理，如果檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，就會(huì)造成管理效率的下降，資源的浪費(fèi)，難以發(fā)揮人事檔案真正的作用。

1.5 利用率得不到提高

只有不斷的提高檔案資源的利用率，事業(yè)才能得到真正的發(fā)展，從而有助于事業(yè)單位在市場(chǎng)中能夠有一席之地，這是資源整合的表現(xiàn)，也是檔案管理水平提高的作用。但是目前由于人們思想、態(tài)度、方法等原因，絕大多數(shù)事業(yè)單位在這個(gè)問題上還是遲遲得不到解決，進(jìn)而浪費(fèi)了大量的資源，在一定程序上制約了事業(yè)單位的發(fā)展。

2 檔案信息化建設(shè)的意義

檔案管理需要通過檔案工作者的整理和劃分來(lái)進(jìn)行，這個(gè)過程所需要的時(shí)間比較長(zhǎng)，且效率比較低，在處理較大信息量和數(shù)據(jù)的檔案時(shí)會(huì)遇到很大的困難，而信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中能夠解決這個(gè)問題，使檔案管理能夠較快的完成整理和分類，并且能夠便于查詢和使用，將檔案管理的效率有效提升，還能夠增加檔案的利用率，使檔案具有較大的價(jià)值。這對(duì)檔案管理部門和檔案使用者都有著一定的幫助，使檔案的信息化建設(shè)水平得到提升，從而加強(qiáng)檔案管理的質(zhì)量。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理對(duì)策

3.1 培養(yǎng)綜合型檔案管理人才

現(xiàn)代社會(huì)的競(jìng)爭(zhēng)，從根本上來(lái)講就是對(duì)于人才的競(jìng)爭(zhēng)，這無(wú)論對(duì)哪個(gè)行業(yè)來(lái)講，都是非常重要的，而在檔案管理行業(yè)來(lái)講，人才更是非常的稀缺，盡管近幾年來(lái)，政府已經(jīng)積極鼓勵(lì)高校，去培養(yǎng)檔案管理的專業(yè)型人才，像是在信息和檔案管理這個(gè)專業(yè)，就要求在對(duì)人才進(jìn)行培養(yǎng)的時(shí)候，要更加側(cè)重檔案管理，同時(shí)更是要求高校，必須加強(qiáng)檔案管理人才的重視力度，要積極的建立一支，檔案管理的團(tuán)隊(duì)，要對(duì)學(xué)生進(jìn)行定期的培養(yǎng)，各個(gè)部門之間也要做好配合。

3.2 合理優(yōu)化我國(guó)檔案管理人員結(jié)構(gòu)，灌輸新鮮血液

目前，我國(guó)檔案管理人員結(jié)構(gòu)普遍面臨“老齡化多、中年人少、年輕人無(wú)”的局面，其主要原因在于檔案管理工作得不到人們的高度重視，投入到其工作中的人才較少，幾乎沒有年輕人投入到檔案管理工作中來(lái)。

3.3 加強(qiáng)檔案信息管理的安全性

由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，極大地增加了檔案信息的高風(fēng)險(xiǎn)性，加強(qiáng)檔案管理工作的安全性極為重要。大數(shù)據(jù)時(shí)代大量數(shù)據(jù)可以通過一個(gè)較小的優(yōu)盤或內(nèi)存卡完成保存，最大的優(yōu)勢(shì)在于方便快捷，然而存在較大的安全風(fēng)險(xiǎn)，如：內(nèi)存卡丟失或損壞、電腦病毒入侵等。因此，針對(duì)這樣問題需要高度重視數(shù)據(jù)保存的安全性。檔案管理人員需要時(shí)刻保持?jǐn)?shù)據(jù)保存的安全意識(shí)，電腦經(jīng)常進(jìn)行殺毒，規(guī)避一些數(shù)據(jù)丟失問題。

3.4 完善檔案信息化建設(shè)體系

事業(yè)單位的檔案信息化建設(shè)需要通過有效的途徑來(lái)進(jìn)行實(shí)施，要具有完善的體系和制度來(lái)提供幫助，檔案管理工作者需要對(duì)檔案信息化建設(shè)有一定的深入了解，從而能夠認(rèn)識(shí)到檔案的重要性，并且在檔案的信息化建設(shè)上將制度進(jìn)行完善和補(bǔ)充，同時(shí)對(duì)建設(shè)進(jìn)行大力投入，加強(qiáng)檔案建設(shè)的水平。

3.5 加大事業(yè)單位中檔案信息化建設(shè)力度

為了全面落實(shí)事業(yè)單位中的檔案信息化建設(shè)管理，其主要前提是要提高對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，并且加大檔案信息化建設(shè)力度，加強(qiáng)相關(guān)管理人員對(duì)于信息化建設(shè)了解，以此提升對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視程度。事業(yè)單位中的檔案管理人員只有充分認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)的必要性，才會(huì)真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，在此基礎(chǔ)上提高檔案管理的效率，為事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

4 總結(jié)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理，要想在大數(shù)據(jù)時(shí)代，得到更好地發(fā)展，就必須對(duì)管理人員的技能進(jìn)行培訓(xùn)，對(duì)于現(xiàn)有檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新，只有這樣才能抓住機(jī)遇，讓檔案的安全性得到保證，讓檔案管理中的，不安全因素得以剔除，讓檔案管理的時(shí)效性得到保障，讓事業(yè)單位的檔案管理得到更好的發(fā)展，這些都是需要得到極大重視的，只有事業(yè)單位努力建設(shè)檔案管理發(fā)展的平臺(tái)，才能讓檔案管理的發(fā)展，更加適應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展的需求。