“與時俱進(jìn)，合理運用”

林平

摘 要：當(dāng)今時代，互聯(lián)網(wǎng)已滲透到國家政治、經(jīng)濟、文化的各個領(lǐng)域，成為人們生活中不可缺少的一部分，網(wǎng)絡(luò)檔案管理化作為一種新興的網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用已經(jīng)大眾化。尤其這對于技工學(xué)校學(xué)生檔案管理來說，既帶來了檔案工作模式改革的便利及機遇，又帶給檔案信息資源的安全問題較大的挑戰(zhàn)。本文針對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)在技工學(xué)校學(xué)生檔案管理中的運用進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：技工學(xué)生檔案 網(wǎng)絡(luò)化 管理 探討

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已逐漸成為現(xiàn)代信息技術(shù)的主流。網(wǎng)絡(luò)管理的應(yīng)用，對于技工學(xué)校學(xué)生檔案管理來說，既帶來了工作模式改革的機遇，又給檔案信息資源的安全問題帶來了較大的挑戰(zhàn)。下面對技工學(xué)校學(xué)生檔案管理合理運用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行探討。

一、技校生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要性和必要性

1.網(wǎng)絡(luò)化技校生檔案管理的時效性和安全性。

傳統(tǒng)的技校生檔案歸檔方式一般是在次年初才收集整理上一年的檔案資料，并形成歸檔，使得當(dāng)年形成學(xué)生檔案的新材料分散在各部門形成者手中，這樣，一方面會造成檔案信息歸檔的滯后，教師和學(xué)生查詢只能靠公示或個別查詢；另一方面可能會使檔案由于長時間分散并且不是專人保管導(dǎo)致流失或被攥改。采用了網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)，檔案室能及時通過網(wǎng)絡(luò)收到新信息，確保了檔案信息的時效性，避免由非專業(yè)人員長時間保管而流失或被攥改。

2.網(wǎng)絡(luò)化技校生檔案管理的高效率性。

技工學(xué)校在教育教學(xué)工作中形成了大量的學(xué)生檔案，實現(xiàn)學(xué)生檔案信息化，能沖破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案開發(fā)利用的借閱、調(diào)動、存放等種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從傳統(tǒng)的手工操作走向現(xiàn)代化管理，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為教育教學(xué)工作提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.網(wǎng)絡(luò)化技校生檔案管理的便利性。

技校生檔案的信息化管理，可一次投入，多次產(chǎn)出，各種檔案管理權(quán)限的授予，實現(xiàn)錄入多元化，同時，通過遠(yuǎn)程服務(wù)，多用戶查詢的功能，又使得資源能夠共享。如一是可以授權(quán)給學(xué)校各部門將本部門形成的重要電子文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送到檔案室，或直接將數(shù)據(jù)信息向檔案室數(shù)據(jù)庫錄入，既方便又省力；二是在數(shù)據(jù)庫設(shè)置上設(shè)定用戶的查詢或修改權(quán)限，既保證數(shù)據(jù)庫的安全，又方便用戶查詢了解檔案內(nèi)容；三是利用學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理，上傳至教育網(wǎng)等教育服務(wù)網(wǎng)站，可供用人單位查詢驗證；也可以直接由學(xué)生用戶利用在互聯(lián)網(wǎng)上求職的便利，將其檔案資料以超連接形式掛在求職簡歷上供用人單位驗證；一些具年限、履歷證明的材料也用于為學(xué)生報考職稱、更高等教育等的證明。

4.網(wǎng)絡(luò)化技校生檔案管理的長遠(yuǎn)效益性。

技工學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理，既可以應(yīng)用在在校生的檔案管理中，利用數(shù)據(jù)庫管理和技術(shù)平臺，設(shè)置不同的管理權(quán)限，使其獎懲審批皆能在網(wǎng)絡(luò)上完成，實現(xiàn)無紙化檔案管理；同時，也可預(yù)留接口和友好數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能，選擇部分身份、履歷、證明等學(xué)生檔案上傳至就業(yè)、職稱等專業(yè)化服務(wù)網(wǎng)站中去，使學(xué)生檔案成為終生檔案的一部分。這樣，技工學(xué)校學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理不僅是只為學(xué)校服務(wù)，而變成集學(xué)生生涯、求職、就業(yè)等綜合服務(wù)者了。

二、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行學(xué)校學(xué)生檔案管理的可行性分析。

1.技術(shù)可行性。

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提高，也帶動了計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展及通信平臺技術(shù)的提高。利用操作系統(tǒng)Windows XP/ Windows 7的接口能力強、界面友好等特點，加上采用C#技術(shù)開發(fā)的Web應(yīng)用程序，以SQL Server 2000作為系統(tǒng)開發(fā)后臺數(shù)據(jù)庫，加上OA平臺的應(yīng)用，能有效存儲和管理數(shù)據(jù)，并且實現(xiàn)無紙化辦公，亦可以預(yù)留數(shù)據(jù)出入口通道，為學(xué)生職業(yè)生涯作后續(xù)服務(wù)。所以完成在技術(shù)上是可行的。

2.經(jīng)濟可行性。

利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)前期投入有限資金后，后期只須簡捷的管理費用，而且學(xué)生檔案管理系統(tǒng)建成后，除系統(tǒng)初始化需要較大的錄入工作量外，后續(xù)添加或維護就可以大大節(jié)省時間，直接提高檔案管理的工作效率，且其存儲空間需要不大，大大節(jié)省財力人力。

3.操作可行性。

學(xué)生檔案管理系統(tǒng)，后期維護和保養(yǎng)要求不高，除系統(tǒng)升級由專業(yè)人員完成后，學(xué)校計算機維護員可以勝任其他維護保養(yǎng)工作，基于其介面的友好性和易操作性，在今天計算機普及的時代也較易為管理人員或其他教師、學(xué)生們或其他使用者所接受，作為計算機應(yīng)用的一部分，學(xué)生和老師或其他使用者使用計算機對學(xué)生檔案信息進(jìn)行查閱，具有手工查閱所無法比擬的優(yōu)點，檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大，在信息時代的今天傳統(tǒng)的查閱方法必然被計算機為基礎(chǔ)的在線查閱所取代。

三、應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行學(xué)校學(xué)生檔案管理的制約因素的思考。

1.規(guī)范性不夠。

在技工學(xué)校進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化學(xué)生檔案的建立時，應(yīng)該做到從文檔的收集、整理、輸入、保存和使用的全程規(guī)范性，應(yīng)根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定，制訂學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的相對應(yīng)制度規(guī)定，保證檔案管理的合法性、有效性和檔案收集的及時性。

2. 專業(yè)性不強。

目前，學(xué)校檔案管理人員欠缺，多數(shù)是兼職，不夠?qū)I(yè)，需要組織培訓(xùn)，不斷加強檔案管理人員自身能力的培養(yǎng)，強化計算機軟件運用和網(wǎng)絡(luò)運用的知識，管理人員要嚴(yán)格按照制度進(jìn)行管理和使用，明確相應(yīng)授權(quán)，要注意定期對檔案實施備份，保證檔案在未來使用的過程原始性不受到破壞。對秘密檔案要進(jìn)行保密處理，如文件加密等，防止不必要信息的泄露事故。

3. 效率與效益性極低。

目前，在不少技工學(xué)校學(xué)生案管理系統(tǒng)都是單機的 MIS，甚至有的還是手工方式。這種確實存在許多弊端，主要包括：（1）檔案錄入效率低下：例如每學(xué)期開學(xué)，數(shù)以千計的學(xué)生檔案都由學(xué)生處負(fù)責(zé)錄入，這個工程量之大，可想而知。（2）查詢不便：例如，某個年級要調(diào)出某個學(xué)生的檔案，由于學(xué)生沒有管理檔案的權(quán)限，他就必須到學(xué)生處去調(diào)這個學(xué)生的檔案。（3）畢業(yè)生轉(zhuǎn)檔不便：每年大量畢業(yè)生，他們都要轉(zhuǎn)走自已的檔案。在這個過程中，若沒有管理信息系統(tǒng)的參與，工作繁重不可言喻。

4.安全性威脅大。

目前，網(wǎng)絡(luò)病毒縱橫恣肆、操作系統(tǒng)存在漏洞等等，所以在利用的過程中，為了保證信息安全同時保護資料的完整性，電子檔案應(yīng)利用安全保密措施，特別是涉及學(xué)校機密和有關(guān)專利以及學(xué)生隱私或研究數(shù)據(jù)的檔案。通過對文件進(jìn)行加密設(shè)置，使文件的閱讀對象受到控制，視利用者的身份給予相應(yīng)授權(quán)或提供相應(yīng)資料；依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次，利于對涉密檔案進(jìn)行有效的管理。對于生成的紙質(zhì)文檔，要使使用者限定在允許范圍內(nèi)，在使用完畢后還應(yīng)按規(guī)定保管或者銷毀。對保密的檔案應(yīng)該進(jìn)行脫網(wǎng)管理，防止檔案通過互聯(lián)網(wǎng)被破壞或者泄露。

四、結(jié)束語

不管怎樣，只要與時俱進(jìn)，合理運用，網(wǎng)絡(luò)運用于技工學(xué)校學(xué)生檔案管理絕對是利大于弊的。它是值得我們探討的，但要強調(diào)這種探討不要“大躍進(jìn)”，這是技工學(xué)校檔案工作者遇到的新課題，只有做好這方面的工作，才能準(zhǔn)確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務(wù)，滿足用戶的需求，從而推動檔案一體化管理工作的發(fā)展，促進(jìn)技工學(xué)校教育事業(yè)的跨步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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