淺析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及優(yōu)化策略

于麗娟

摘 要：隨著改革的開放，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)技術(shù)水平的提高，事業(yè)單位對(duì)檔案的管理也越來越嚴(yán)格，做好這方面的工作可以很好地幫助事業(yè)單位快速發(fā)展。在當(dāng)前社會(huì)形勢(shì)下，事業(yè)單位內(nèi)部的管理工作越來越復(fù)雜化、多樣化，同時(shí)檔案管理工作則更趨向于信息化和網(wǎng)絡(luò)化。需要根據(jù)它們的特點(diǎn)，找到相對(duì)應(yīng)的人員來完成工作。這樣才能提高管理水平，同時(shí)對(duì)這一方面工作的要求也大大提高，這順應(yīng)了時(shí)代的需求，滿足規(guī)范化管理的需求。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化

隨著我國(guó)社會(huì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理改革勢(shì)在必行。但因?yàn)槠涮厥庑缘拇嬖?，影響其檔案規(guī)范化的不定因素眾多，包括主客觀因素、內(nèi)外部人員的影響等。為解決這些問題，使檔案管理工作做到嚴(yán)謹(jǐn)化、規(guī)范化，我們需要?jiǎng)?chuàng)新發(fā)展，完成檔案管理工作規(guī)范化的目標(biāo)。

1推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理的意義

檔案是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的一種對(duì)客觀歷史事實(shí)進(jìn)行真實(shí)記錄的信息數(shù)據(jù)文件。比如：其中具有確鑿的歷史證件、原始資料信息等等。對(duì)于事業(yè)單位來講，推進(jìn)檔案的規(guī)范化管理具有重要意義。具體來講，第一，事業(yè)單位需要更好地進(jìn)步和發(fā)展，需要對(duì)單位人員的以往經(jīng)歷進(jìn)行更加深入的了解、分析，掌握第一手資料。而檔案信息是提供第一手資源的重要文件信息。因此，需要專業(yè)化的人員進(jìn)行相關(guān)管理工作，進(jìn)行檔案信息的高效化、科學(xué)化、規(guī)范化管理。第二，事業(yè)單位的檔案信息材料集中包含了事業(yè)單位某一個(gè)歷史發(fā)展時(shí)期的成果總結(jié)情況。因此，有關(guān)人員對(duì)于檔案信息進(jìn)行規(guī)范化管理工作，有利于事業(yè)單位對(duì)這些重要?dú)v史數(shù)據(jù)信息進(jìn)行有效性查詢、分析、應(yīng)用，為今后的工作提供重要的數(shù)據(jù)信息參考，提升事業(yè)單位工作的效率，實(shí)現(xiàn)良好的效益和價(jià)值。第三，從檔案管理人員的角度進(jìn)行分析，在檔案管理科學(xué)化進(jìn)程中，他們的思想觀念得到轉(zhuǎn)變，業(yè)務(wù)水平得到提高，促進(jìn)了檔案管理現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展要求。比如：對(duì)原有的檔案管理模式進(jìn)行了全面性改變，應(yīng)用了新型的模式，提高了有關(guān)人員工作效率和水平。

2事業(yè)單位開展檔案管理工作中的問題分析

2.1不重視檔案的規(guī)范化管理

雖然我國(guó)的檔案管理工作日趨完善，然而，目前事業(yè)單位的規(guī)范化管理工作還稍有欠缺，形成這一現(xiàn)狀的主要原因在于一些單位過于重視經(jīng)濟(jì)效益，缺乏對(duì)于檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵性認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作在短時(shí)期內(nèi)無法產(chǎn)生明顯的經(jīng)濟(jì)效益，因此減少或是忽視事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作中本應(yīng)需要的人才和資金投入，阻礙了事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化的進(jìn)展。

2.2缺乏完善的檔案管理制度

許多事業(yè)單位為了提高檔案管理效率，控制檔案管理工作的規(guī)范性，建立了較為完善的檔案管理制度，然而這些制度很多都只在檔案管理部門內(nèi)實(shí)施，對(duì)于事業(yè)單位內(nèi)部其他的部門和單位人員并沒有約束作用。這就使得檔案管理工作得不到事業(yè)單位內(nèi)部其他部門人員的支持和合作，進(jìn)而不利于檔案管理規(guī)范化的有效開展。

2.3檔案管理方式落后

機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案資料仍然沿用著以往比較老舊的紙質(zhì)資料的方式，將其存放于特定的場(chǎng)所，在需要使用時(shí)去進(jìn)行查閱，這種方式在以往的工作中能夠發(fā)揮一定的作用，但是現(xiàn)在隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作細(xì)化，檔案的數(shù)量會(huì)越來越多，在這種情況下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存和查閱的方式就難以滿足社會(huì)發(fā)展和機(jī)關(guān)事業(yè)發(fā)展的需要，會(huì)嚴(yán)重降低檔案管理的效率，從而降低整個(gè)單位的工作效率。

2.4檔案管理人員專業(yè)能力不足

檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力不足，缺乏主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，沒有與時(shí)俱進(jìn)的對(duì)自身檔案管理能力進(jìn)行培訓(xùn)，造成所開展的檔案管理工作與時(shí)代發(fā)展需求契合度偏低，對(duì)檔案資源的利用產(chǎn)生消極影響。

3機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的措施

3.1加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化的認(rèn)識(shí)

基于檔案管理工作的重要性，事業(yè)單位要在內(nèi)部進(jìn)行強(qiáng)化認(rèn)識(shí)，尤其針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)層人員，要不斷使其明確進(jìn)行規(guī)范化檔案管理的重要性，這樣一來才會(huì)從根本上更多的投放人力、財(cái)力以及物力資源，加快規(guī)范化檔案管理工作的建設(shè)進(jìn)程。

3.2明確工作職責(zé)，構(gòu)建完善的檔案管理機(jī)制

檔案管理機(jī)制的建設(shè)和管理制度的完善能夠?yàn)闄n案管理工作的全面優(yōu)化提供相應(yīng)的保障。所以事業(yè)單位在加強(qiáng)檔案管理工作的過程中，應(yīng)該對(duì)檔案管理人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確，借助合理分工促進(jìn)整體工作效率的提高，進(jìn)而在檔案管理機(jī)制和制度的作用下，形成系統(tǒng)化的檔案管理模式，真正突出檔案管理人員的優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化檔案管理效果。這樣就能夠構(gòu)建完善檔案管理機(jī)制和系統(tǒng)化較強(qiáng)的檔案管理實(shí)際效果，促進(jìn)檔案管理工作中各項(xiàng)任務(wù)的完成，為檔案管理的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

3.3運(yùn)用科學(xué)管理理念

提高我國(guó)各個(gè)事業(yè)單位檔案管理部門對(duì)檔案管理的水平和效率，需要充分提高管理人員的素質(zhì)，轉(zhuǎn)變他們管理檔案的觀念。具體來講，第一，需要全面樹立起正確的檔案管理工作意識(shí)，具有積極的工作態(tài)度、充分發(fā)揮出他們的能力，更好地為檔案事業(yè)進(jìn)步而服務(wù)。第二，需要應(yīng)用有效方式對(duì)這些人員進(jìn)行思想意識(shí)培訓(xùn)，提高他們的精神狀態(tài)，可以掌握和應(yīng)用好檔案管理的有效方式，提升管理質(zhì)量和水平。比如：培訓(xùn)人員需要依據(jù)檔案管理人員不同的思想動(dòng)向和思維方式，尊重他們各自的喜怒哀樂情緒，切合他們不同的學(xué)習(xí)心理動(dòng)機(jī)和需求，分別進(jìn)行指導(dǎo)和分析，更好地幫助他們成長(zhǎng)，即“因地制宜、因勢(shì)利導(dǎo)”，使得他們?cè)诮窈蟮墓ぷ髦芯哂辛己玫臋n案管理意識(shí)，解決工作中存在的問題，進(jìn)行專業(yè)化、科學(xué)化、精細(xì)化的檔案工作方式，更好地為單位人員提供檔案信息服務(wù)。

3.4優(yōu)化人資管理，提高檔案管理人員綜合素質(zhì)

在事業(yè)單位檔案管理工作中，管理人員的素質(zhì)會(huì)對(duì)管理工作的開展產(chǎn)生重要的影響。所以基于檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化的現(xiàn)實(shí)需求，十分有必要對(duì)人力資源管理工作進(jìn)行優(yōu)化，一方面引入先進(jìn)的管理人才，促進(jìn)檔案管理工作的改進(jìn)和創(chuàng)新；另一方面對(duì)在職人員實(shí)施有效教育和培訓(xùn)，提高在職人員的檔案管理業(yè)務(wù)能力和服務(wù)意識(shí)，保障檔案管理工作的創(chuàng)新開展，為檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)創(chuàng)造良好的條件。

3.5充分利用現(xiàn)代化的設(shè)備

隨著經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)逐漸普及，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的辦公設(shè)備越來越先進(jìn)，更新越來越快，辦公越來越便利，工作的效率顯著提高，所以為了促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理效率，使用新進(jìn)的設(shè)備是極為重要的措施，也是提高工作效率的重要舉措。機(jī)關(guān)事業(yè)單位可以使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，建立單獨(dú)的數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)資料進(jìn)行整理，不但能夠提高檔案整理的效率，還方便后期檔案資料的查閱。除此之外，還可以通過計(jì)算機(jī)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的查詢力度，用圖像、文字、影音等形式加強(qiáng)檔案信息的全面性，并加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理人員的專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)，強(qiáng)化他們的專業(yè)技能和素質(zhì)，訓(xùn)練他們使用現(xiàn)代化的設(shè)備進(jìn)行檔案管理，這樣能夠最大限度地提高檔案管理工作的效率。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)于其自身的可持續(xù)發(fā)展尤為關(guān)鍵，所以，在現(xiàn)代化發(fā)展需求不斷加快的形勢(shì)下，必須開展檔案管理規(guī)范化建設(shè)，并采取有效措施加快推進(jìn)其發(fā)展進(jìn)程。

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