如何做好新形勢(shì)下社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作

祁勇

摘 要：伴隨著整個(gè)社會(huì)的發(fā)展，必須加大對(duì)于社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，這對(duì)于整個(gè)社保體系發(fā)展具有重要意義。在社保管理工作里，社會(huì)保險(xiǎn)檔案是其中關(guān)鍵的一環(huán)，它不僅記錄了投保人的個(gè)人義務(wù)，還記載了投保人的職責(zé)，所以對(duì)于有關(guān)部門(mén)來(lái)說(shuō)這樣的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作具有重要意義。文章通過(guò)分析現(xiàn)在的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀，進(jìn)一步分析在新形勢(shì)下做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作的措施，為相關(guān)的工作人員提供合理參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì) 社會(huì)保險(xiǎn)檔案 管理

在新的歷史發(fā)展階段，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作必須做出相應(yīng)的改革，在實(shí)際的改革過(guò)程里必須簡(jiǎn)化相關(guān)的流程，進(jìn)一步提高工作效率。在這樣的背景下，必須充分研究社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，這對(duì)于整個(gè)社會(huì)發(fā)展具有重要意義，下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的具體分析。

1、社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1社會(huì)保障檔案管理形式不一致

從目前來(lái)看，社會(huì)保險(xiǎn)的類型十分豐富，其中所包含的形式也比較多，這樣一來(lái)，目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)就會(huì)形成很多分支，如果保險(xiǎn)檔案類型不同，那么就會(huì)歸屬于不一個(gè)部門(mén)當(dāng)中，這樣在進(jìn)行管理時(shí)就很難統(tǒng)一起來(lái)，如果把投保人的多個(gè)材料放到了多個(gè)部門(mén)，這無(wú)疑加大了管理的難度，不僅會(huì)造成各部門(mén)之間信息溝通傳遞不及時(shí)，嚴(yán)重的情況下還會(huì)對(duì)投保人的個(gè)人利益造成損害，最后，如果缺乏完善一致的管理原則，那么一旦有事故糾紛就很難找到實(shí)際的負(fù)責(zé)人，不利于整個(gè)社保部門(mén)發(fā)展。

1.2社會(huì)保障檔案缺乏統(tǒng)一的管理規(guī)范

從目前來(lái)看，我國(guó)的社保檔案管理工作并沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，這樣一來(lái)，不同地區(qū)的社保檔案管理都會(huì)按照當(dāng)?shù)匾?guī)定進(jìn)行管理，不管是具體的要求還是實(shí)際管理水平都存在很大的差別，對(duì)于需要保存的投保人材料和不需要的相關(guān)證明并沒(méi)有一個(gè)明確的界限，這使得社保檔案的管理工作效率十分低下，工作質(zhì)量也一直無(wú)法提高。

1.3社會(huì)保障檔案管理手段比較落后

在最近幾年來(lái)，我國(guó)的社保制度改革不斷推進(jìn)，不過(guò)還有一些社保部門(mén)管理手段并不先進(jìn)。雖然現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，但是很多社會(huì)保障檔案管理部門(mén)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)利用率不高，沒(méi)有發(fā)揮其本應(yīng)該發(fā)揮的作用，軟件，硬件，人員三者相互之間的輕重比例不配合導(dǎo)致社保檔案的管理工作效率一直不能提上去，管理手段也遲遲處于滯后狀態(tài)。

1.4.思想意識(shí)水平不高

對(duì)于部分領(lǐng)導(dǎo)和員工來(lái)說(shuō)，他們都沒(méi)有從根本上意識(shí)到檔案管理工作的重要性，他們認(rèn)為，檔案管理工作就是簡(jiǎn)單的檔案管理工作，就是把過(guò)去的檔案材料進(jìn)行整理而已，并沒(méi)有太多的實(shí)際價(jià)值。不僅如此，還有一些工作人員沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)完整的檔案知識(shí)培訓(xùn)指導(dǎo)工作，在檔案材料收集、分類、整理、歸檔等具體的工作當(dāng)中存在明顯的缺陷，未能展示良好的職業(yè)道德與高度的工作責(zé)任感，缺乏系統(tǒng)而成熟的檔案管理工作理論體系的指導(dǎo)。

2、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理工作措施分析

通過(guò)上面的分析可以得知，要想提高社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作水平必須加大重視力度，下面是筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行的具體分析。

2.1加強(qiáng)投保人的檔案管理意識(shí)

要想管理好現(xiàn)在的社保檔案，必須從投保人的檔案管理意識(shí)提高開(kāi)始，讓他們注意到檔案的重要性，而對(duì)于每一個(gè)工作人員來(lái)說(shuō)，必須耐心的講解檔案資料的作用，促進(jìn)投保人積極配合工作展開(kāi)，不斷提高檔案工作的工作效率，一旦出現(xiàn)任何問(wèn)題就要做好核對(duì)工作，不至于出現(xiàn)較大的工作漏洞。最后，必須重視對(duì)于工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)，不斷提高其綜合素質(zhì)，通過(guò)多重激勵(lì)方式提高工作人員工作積極性。要抓好基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)工作，以高效，安全為基本原則，搞好基礎(chǔ)社保檔案管理工作。

2.2建立完善的規(guī)章制度

社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作過(guò)程中必須要具備完善統(tǒng)一的規(guī)章制度，借助于法律的強(qiáng)制力進(jìn)行合理管理，保障每一個(gè)投保人的檔案都要合法，這樣可以簡(jiǎn)化中間不必要的步驟，同時(shí)還可以規(guī)范工作流程，對(duì)相關(guān)辦事人員的職業(yè)技能進(jìn)行培訓(xùn)，力爭(zhēng)高效無(wú)誤；加強(qiáng)已提交檔案的管理流程，對(duì)同一投保人的所有檔案進(jìn)行集中管理，避免檔案丟失，篡改事件的發(fā)生，充分保障責(zé)任落實(shí)到位。

2.3靈活使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，使管理流程現(xiàn)代化

從當(dāng)今社會(huì)來(lái)看，計(jì)算機(jī)技術(shù)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作里具有重要的意義，一方面可以大大提高工作的效率和水平，另一方面還可以控制出錯(cuò)率，對(duì)于有關(guān)的投保人來(lái)說(shuō)，他們必須上交大量的材料，而這就對(duì)一些工作人員提高了工作壓力，若一味的利用紙質(zhì)和人工，那材料的保存和查找都是大問(wèn)題，但是若社保部門(mén)利用現(xiàn)代技術(shù)，將數(shù)據(jù)的保存智能化，不僅可以免去檔案長(zhǎng)時(shí)間的保存問(wèn)題，還極大的提高了工作效率，具有一定的現(xiàn)實(shí)意義，具體分析如下所示：

（1）完善內(nèi)部檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案可以實(shí)現(xiàn)永久保存，這樣的轉(zhuǎn)化使得檔案材料免受自然環(huán)境影響，同時(shí)方便檔案資料的調(diào)閱與外借，實(shí)現(xiàn)檔案資料在允許的范圍之內(nèi)實(shí)現(xiàn)共享，防止檔案材料的破損。

（2）提高所創(chuàng)建的檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性。

要想使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，就要加大對(duì)于安全問(wèn)題的重視力度，防止病毒和黑客盜取檔案材料信息，鑒于此，需要安裝與系統(tǒng)高度兼容的殺毒軟件，同時(shí)安排專業(yè)人士定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行檢修與維護(hù)，保證檔案管理信息數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全性與穩(wěn)定性。

2.4加強(qiáng)社保檔案管理人員職業(yè)培訓(xùn)

要想在新形勢(shì)下做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，首先必須重視對(duì)于檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)，只有這樣才可以提高其工作能力。在進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，要著重提高工作人員的專業(yè)水平，為后期的檔案管理工作奠定基礎(chǔ)。除此之外，要在培訓(xùn)過(guò)程中提高工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)的使用能力，為檔案的管理打下良好的基礎(chǔ)。 在新形勢(shì)之下，部分檔案管理人員綜合素質(zhì)低下的弊端逐漸突顯，作為新時(shí)代的檔案管理工作人員，必須要具備多元化的知識(shí)以及較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)運(yùn)用能力，以期更好地適應(yīng)實(shí)際工作的需求?？偟膩?lái)說(shuō)，檔案管理工作水平高低會(huì)對(duì)檔案管理工作整體水平產(chǎn)生重要的影響，所以必須通過(guò)多重途徑建設(shè)高水平的檔案管理隊(duì)伍，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，需要從如下幾個(gè)方面著手：

（1）及時(shí)開(kāi)展培訓(xùn)活動(dòng)，引導(dǎo)相關(guān)的社會(huì)保險(xiǎn)蛋糕管理人員參與其中，優(yōu)化當(dāng)前的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，指導(dǎo)其如何將現(xiàn)代科學(xué)成果運(yùn)用到檔案管理工程當(dāng)中，提高檔案管理工作的水平。

（2）在新的歷史發(fā)展階段，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為學(xué)習(xí)工作必不可少的工具，所以必須進(jìn)行計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)課程，進(jìn)一步提高其綜合素質(zhì)。分檔案管理工作人員對(duì)如何操作計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行檔案管理尚不十分時(shí)熟，創(chuàng)辦計(jì)算機(jī)培訓(xùn)提高課程向其灌輸計(jì)算機(jī)技術(shù)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)的數(shù)字化技術(shù)，進(jìn)而提高檔案管理工作的效率。

3、結(jié)束語(yǔ)

綜合上面的所有分析可以得知，只有做好社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作，才可以更好的推動(dòng)社會(huì)發(fā)展，通過(guò)完善制度體系建設(shè)可以進(jìn)一步規(guī)范工作流程，更好的推動(dòng)社保檔案管理改革，對(duì)于有關(guān)的工作部門(mén)來(lái)說(shuō)，必須借助于科學(xué)技術(shù)的作用，抓好工作人員的職業(yè)技能，健全社保檔案的管理體制，為社保制度的改革打下良好基礎(chǔ)。 文章通過(guò)分析現(xiàn)在社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理現(xiàn)狀，進(jìn)一步分析了加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的措施，為相關(guān)工作人員提供參考和借鑒。

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