做好基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理工作的思考

閆春揚(yáng)

摘 要：當(dāng)前，在基層工作中，對(duì)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的升級(jí)和優(yōu)化來(lái)說(shuō)醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案的管理顯得相當(dāng)?shù)年P(guān)鍵。但由于多種原因，基層單位檔案管理中還存在一些問(wèn)題，需要有針對(duì)性地加以解決，以便使基層單位檔案管理更好地為本單位持續(xù)健康發(fā)展服務(wù)。所以一定要對(duì)相關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案管理進(jìn)行系列研究和分析，切實(shí)加強(qiáng)和提高檔案管理的靈活性和嚴(yán)謹(jǐn)性，真正給醫(yī)療衛(wèi)生檔案的全方位管理提供科學(xué)合理的參考憑據(jù)。

關(guān)鍵詞：基層 醫(yī)療衛(wèi)生 單位 檔案管理

1 基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.1歸檔材料不夠齊全完整

在日常收集工作中，某些項(xiàng)目的審批文件、審批手續(xù)不齊全、不完整，造成檔案資料缺失。一些大型的工程建設(shè)往往需要持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間，如果沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的人員負(fù)責(zé)跟蹤收集，很容易出現(xiàn)文件收集不全、丟失的情況，更談不上完整歸檔了。非正常收發(fā)渠道的文件材料歸檔更加困難，諸如合同、協(xié)議、備忘錄等文件材料，文書(shū)處理部門(mén)很難控制，這些材料的歸檔要比紅頭文件難得多。

1.2檔案整理不規(guī)范

在檔案整理過(guò)程中隨意性較大、分類(lèi)不科學(xué)、組卷不合理、保管期限劃分不準(zhǔn)確、卷內(nèi)資料漏失等現(xiàn)象比較普遍。此外，紙質(zhì)文件和電子文件歸檔不配套，多數(shù)基層單位沒(méi)有使用現(xiàn)代化設(shè)備開(kāi)展檔案管理工作。

1.3檔案保管條件落后

有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)，財(cái)力投入少，沒(méi)有專(zhuān)人負(fù)責(zé)。有的單位甚至沒(méi)有檔案室，檔案分散在工作人員手中。有些單位雖然購(gòu)買(mǎi)了不少先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，但由于檔案管理人員操作不熟練，導(dǎo)致先進(jìn)設(shè)備沒(méi)有起到應(yīng)有的作用。

1.4檔案利用水平低

隨著信息管理的不斷深入，越來(lái)越多的基層單位建立了檔案信息管理系統(tǒng)，但基層單位建立的是文件級(jí)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，其在方便利用方面也存在著很大的局限性。利用者只能查到檔案的目錄，要查閱檔案原文還需到檔案室，影響了檔案的利用水平。

2 加強(qiáng)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的措施

2.1增強(qiáng)檔案管理的意識(shí)

要增強(qiáng)檔案意識(shí)，提高對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)勢(shì)在必行，它是搞好檔案管理的基礎(chǔ)和前提。為此必須通過(guò)學(xué)習(xí)與宣傳檔案法律、法規(guī)和有關(guān)管理規(guī)定，使大家充分認(rèn)識(shí)檔案是基層單位的寶貴財(cái)富，是基層單位持續(xù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是不可再生和替代的信息資源，進(jìn)一步明確檔案管理是基層單位義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。基層單位要充分認(rèn)識(shí)檔案管理的必要性和重要性，并將此項(xiàng)工作列入年度工作計(jì)劃和領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍，擺上議事日程，及時(shí)分析研究解決檔案管理中遇到的問(wèn)題，為推動(dòng)檔案管理創(chuàng)造一個(gè)良好的發(fā)展環(huán)境。

2.2不斷提高醫(yī)療檔案管理人員的素質(zhì)

現(xiàn)如今世界的發(fā)展離不開(kāi)人才的發(fā)展，社會(huì)進(jìn)步需要人才。同樣的，人才對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的作用也至關(guān)重要。所以，想要提升醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理的水平，加強(qiáng)人員的綜合能力是必要的條件。通?？梢詮膬蓚€(gè)方面進(jìn)行提升。一方面，提升醫(yī)療單位對(duì)各部門(mén)兼職檔案員的業(yè)務(wù)能力。通過(guò)高效的方式提升對(duì)各個(gè)部門(mén)兼職檔案員的業(yè)務(wù)能力，以為未來(lái)各部門(mén)檔案轉(zhuǎn)移和檔案使用及借閱工作能更好地展開(kāi)提供便捷。同時(shí)，專(zhuān)職檔案員也要盡可能快的將檔案管理相關(guān)工作內(nèi)容向兼職檔案員傳授，以不同部門(mén)間形成的檔案能夠滿(mǎn)足中心檔案室的要求；另一方面，要定期對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)。社會(huì)在持續(xù)的發(fā)展，時(shí)代在不斷地進(jìn)步，這也促使了檔案管理工作的內(nèi)容更加繁雜；所以，醫(yī)療衛(wèi)生單位應(yīng)當(dāng)定期對(duì)檔案員進(jìn)行培訓(xùn)，進(jìn)而使得其業(yè)務(wù)能力和專(zhuān)業(yè)知識(shí)能夠持續(xù)的提升。

2.3加強(qiáng)醫(yī)療病案統(tǒng)計(jì)信息管理質(zhì)量

對(duì)醫(yī)療病案統(tǒng)計(jì)信息進(jìn)行全面管理的工作是目前醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理過(guò)程中的一個(gè)相當(dāng)核心的構(gòu)成要素，其具體管理質(zhì)量的好壞直接關(guān)系到醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理工作的實(shí)際效果。從最近幾年的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，我國(guó)醫(yī)療體制正在進(jìn)行較為深入的改革，而醫(yī)療病案統(tǒng)計(jì)信息的管理工作已經(jīng)被提高到一定的高度，顯示出較為強(qiáng)烈的必要性和緊迫性。與此同時(shí)，醫(yī)院的各方領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)漸漸對(duì)醫(yī)療病案統(tǒng)計(jì)信息管理投入更多的重視。所以一定要落實(shí)切實(shí)合理的措施來(lái)加強(qiáng)醫(yī)療病案統(tǒng)計(jì)信息管理的質(zhì)量。而要真正把這一點(diǎn)做好能夠充分利用計(jì)算機(jī)管理統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及形成病歷檔案的模式來(lái)加強(qiáng)醫(yī)療病案統(tǒng)計(jì)信息管理的質(zhì)量。

2.4實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

在新的歷史條件下，檔案管理必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，更新管理觀(guān)念，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式和手段，積極推進(jìn)檔案管理信息化，逐步實(shí)現(xiàn)基層單位檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化。信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢(shì)，檔案管理必須適應(yīng)信息化要求，基層單位檔案部門(mén)要知難而上，積極參與信息化建設(shè)。檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，然后按不同的要求，利用庫(kù)內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專(zhuān)題目錄、分類(lèi)目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫(kù)與出庫(kù)數(shù)量、庫(kù)存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)，使檔案管理成為信息化管理的一個(gè)重要組成部分。

3 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，醫(yī)院的發(fā)展離不開(kāi)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理的提升。并且，這也是醫(yī)療衛(wèi)生檔案事業(yè)發(fā)展不可缺的前提?；鶎俞t(yī)療單位應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，查找問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)不足，并積極尋求合理有效的應(yīng)對(duì)措施，促進(jìn)基層單位檔案工作的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]梁肖虹.對(duì)基層醫(yī)療衛(wèi)生單位檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）

[2]張君山.基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016（28）

[3]劉曉紅.新形勢(shì)下提高基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案利用率的幾點(diǎn)思考[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2016（04）

[4]周紅，孫翠玉.關(guān)于寧陽(yáng)縣基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)檔案管理工作的調(diào)查報(bào)告[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（28）