基于企業(yè)云盤應(yīng)用的辦公模式探索與創(chuàng)新

王飛

[摘 要]隨著煙草行業(yè)業(yè)務(wù)水平的不斷提升，文件傳輸開始呈現(xiàn)出類型多、數(shù)量大、共享頻繁等特點(diǎn)。面對海量且多樣的數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的郵箱、即時(shí)通訊、FTP等工具在辦公中具有不同程度的局限性，使企業(yè)共享文件方面面臨著挑戰(zhàn)。近幾年，隨著企業(yè)云盤技術(shù)的日益成熟，企業(yè)云盤的應(yīng)用也逐漸進(jìn)入各行各業(yè)，但煙草行業(yè)對企業(yè)云盤的使用卻不多，本文基于企業(yè)云盤應(yīng)用對行業(yè)辦公模式進(jìn)行了探索與創(chuàng)新。

[關(guān)鍵詞]云盤；辦公模式；創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.08.025

[中圖分類號]F273；TP317.1 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1673-0194（2018）08-00-02

隨著知識在電子化時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部文檔每6～8個(gè)月以雙倍或更快的速率急劇增長，傳統(tǒng)的郵箱、即時(shí)通訊、FTP等工具由于其功能的局限性已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代辦公的需要，同時(shí)海量的無序文檔為企業(yè)組織及系統(tǒng)硬件帶來了沉重壓力，從而會嚴(yán)重影響企業(yè)的運(yùn)營效率。目前，企業(yè)在文檔管理方面還面臨如下問題：文檔存儲分散、文檔管控困難、協(xié)作效率低下和知識分享不暢。企業(yè)云盤能夠很好地解決此類問題，結(jié)合行業(yè)辦公的特點(diǎn)，本文針對企業(yè)云盤進(jìn)行了探索和研究。

1 辦公模式的現(xiàn)狀

目前，行業(yè)內(nèi)普遍應(yīng)用辦公自動化系統(tǒng)（OA）進(jìn)行辦公，其中公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，主要進(jìn)行紅頭文件等政策性、指導(dǎo)性文件的上傳下達(dá)以及分發(fā)工作。電子郵件系統(tǒng)（E-mail），主要用于文本、圖片、視頻等資料的接收發(fā)送以及處理工作。部分需要即時(shí)通訊的部門，主要應(yīng)用免費(fèi)的飛秋軟件，作為實(shí)時(shí)的交流工具。FTP系統(tǒng)主要應(yīng)用于較大文本、圖片、視頻的分享與實(shí)時(shí)修改。

1.1 電子郵件系統(tǒng)存在的問題

一些電子郵件會有大附件，不但占用空間還占用網(wǎng)絡(luò)，帶寬壓力較大，當(dāng)全員進(jìn)行接收時(shí)，空間會瞬間乘以N，從而會占用大量的空間。電子郵件來回多次，可能導(dǎo)致附件文檔出現(xiàn)多個(gè)副本，會出現(xiàn)存在數(shù)據(jù)不一致的風(fēng)險(xiǎn)。目前，行業(yè)內(nèi)每人分配30 M的存儲空間，每次發(fā)送郵件大小不能超過8 M，因此大部分PPT、音頻、視頻和圖片等文件無法使用電子郵件系統(tǒng)進(jìn)行傳輸。

1.2 即時(shí)通信工具不順暢

目前，行業(yè)普遍應(yīng)用飛秋即時(shí)通信軟件進(jìn)行辦公實(shí)時(shí)溝通，帶來便利的同時(shí)也存在一些不足。該軟件為免費(fèi)軟件，存在版本更新慢、兼容性差等問題，使用起來不夠順暢。同時(shí)，該軟件僅限于局域網(wǎng)內(nèi)使用，從而無法滿足移動辦公的需要。此外，局域網(wǎng)內(nèi)搜索往往會由于網(wǎng)絡(luò)質(zhì)量等諸多原因，導(dǎo)致通信錄更新不全，需要通訊時(shí)有時(shí)會找不到對方。

1.3 FTP系統(tǒng)存在的問題

FTP系統(tǒng)可以進(jìn)行大文件的共享傳輸，但也存在諸多問題。具體包括以下幾個(gè)方面：①容易出現(xiàn)文件混亂的問題：②每個(gè)人都具有上傳權(quán)限，導(dǎo)致文件雜亂且沒有任何組織分類；③找文件非常麻煩；④上傳或下載的過程經(jīng)常因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)或文件限制導(dǎo)致中斷；⑤當(dāng)需要修改一個(gè)文件時(shí)，需要下載下來，在本地修改后再上傳，會很浪費(fèi)時(shí)間；⑥文件不安全；⑦每個(gè)人都有上傳權(quán)限，因此都能夠刪除文件，往往會誤刪重要文檔。

2 企業(yè)云盤概述

2.1 企業(yè)云盤的涵義

企業(yè)云盤是基于云計(jì)算理念推出的企業(yè)數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)存儲和管理解決方案，利用互聯(lián)網(wǎng)或局域網(wǎng)后臺數(shù)據(jù)中心的海量計(jì)算和存儲能力為企業(yè)提供數(shù)據(jù)匯總分發(fā)、存儲備份和管理等服務(wù)。與免費(fèi)的個(gè)人網(wǎng)盤相比，企業(yè)網(wǎng)盤具有更好的數(shù)據(jù)安全性，非單位人員一般無法獲得系統(tǒng)登錄地址，更不可能進(jìn)入。同時(shí)企業(yè)網(wǎng)盤與個(gè)人網(wǎng)盤相比具有更強(qiáng)的團(tuán)隊(duì)協(xié)同功能，在組織架構(gòu)、共享權(quán)限上能適應(yīng)企業(yè)的需求，在多人共享、協(xié)作日常辦公文檔時(shí)能有效地提高工作效率。

2.2 企業(yè)云盤的發(fā)展前景

企業(yè)云盤在國外已經(jīng)發(fā)展成熟，也證明企業(yè)云盤模式的可行性。隨著社會對云計(jì)算以及企業(yè)云盤的認(rèn)知度不斷提升，再加上兩會提出了“互聯(lián)網(wǎng)+”概念，推動企業(yè)要與互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行融合，因此企業(yè)云盤的用戶也將隨之增加，具有廣闊的發(fā)展前景。

2.3 企業(yè)云盤分類

目前，云盤企業(yè)提供的產(chǎn)品主要有公有云、私有云、混合云3種模式。公有云通常指第三方提供商為用戶提供的云盤，具有免費(fèi)或成本低廉的特點(diǎn)。私有云（Private Clouds）是為客戶量身打造的，能夠?qū)?shù)據(jù)、安全性和服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行控制。為了獲得最佳的效果，混合云融合了公有云和私有云，能夠達(dá)到既省錢又安全的目的。

3 行業(yè)企業(yè)云盤應(yīng)用的探索和研究

3.1 企業(yè)云盤類型選擇

鑒于行業(yè)內(nèi)部的分辦公數(shù)據(jù)具有不宜公開的特點(diǎn)，企業(yè)云盤可以選擇混合云的方式進(jìn)行存儲和管理，將對公開安全程度要求不高、交互性不頻繁、存儲空間大的數(shù)據(jù)放置于公有云中，需要查閱時(shí)只需在互聯(lián)網(wǎng)查看或下載即可。針對其他交互性頻繁、存儲空間相對較小的數(shù)據(jù)，企業(yè)可以將其放置于私有云端進(jìn)行存儲和管理。這種個(gè)性化的解決方案，能夠達(dá)到既省錢又安全的目的。公有云產(chǎn)品有很多，如百度云、阿里云等，均為成熟產(chǎn)品，本文不再闡述。本文主要針對企業(yè)內(nèi)部私有云展開研究。

3.2 功能簡介

3.2.1 文檔訪問設(shè)置不同權(quán)限

企業(yè)云盤可針對不同用戶為文件和文件夾配置不同權(quán)限，共享者可以基于不同權(quán)限訪問和使用文檔，而共享方式也有多種，如權(quán)限共享、內(nèi)網(wǎng)鏈共享等。權(quán)限共享：企業(yè)云盤使用者可以把權(quán)限共享給使用人，讓其擁有共享者的部分或者全部權(quán)限瀏覽和使用文檔，屬于共享者的文檔，在不分享顯示、預(yù)覽、下載、復(fù)制、新建、修改和刪除等權(quán)限時(shí)，其他人無法進(jìn)行相應(yīng)操作。內(nèi)網(wǎng)鏈共享：共享者只是把鏈接提供給使用人，并不會像電子郵件系統(tǒng)一樣產(chǎn)生額外的復(fù)制文檔，這種文檔分享方式可大大節(jié)省空間，從而節(jié)省成本。

3.2.2 快速檢索功能

海量復(fù)雜的文檔存儲，需要一個(gè)強(qiáng)大的文檔檢索功能。FTP也可以通過Ctrl+F進(jìn)行檢索，但僅僅能檢索到文檔名稱，卻不能檢索文檔內(nèi)容。企業(yè)云盤內(nèi)部嵌入了一個(gè)小搜索引擎，通過輸入關(guān)鍵字就可以檢索到相關(guān)的文檔列表。另外，企業(yè)云盤可以根據(jù)辦公文檔的自動標(biāo)簽、手工標(biāo)簽或者第三方應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)標(biāo)簽等功能，對文檔進(jìn)行快速分類，從而能夠達(dá)到快速檢索的目的。此外，企業(yè)云盤能夠通過辦公文檔的自動摘要功能，自動提取文件主要和核心內(nèi)容，概要性表達(dá)文檔，方便用戶預(yù)覽。

3.2.3 移動辦公

用戶可通過多種途徑訪問企業(yè)云盤，除了支持Web網(wǎng)頁和PC客戶端訪問外，還可以通過移動端訪問企業(yè)云盤。企業(yè)云盤支持Windows、Mac、Linux、iOS、Blackberry和Android等操作系統(tǒng)，在多種操作系統(tǒng)的支持下幾乎可以在任意的移動終端中進(jìn)行操作。企業(yè)云盤也為PC端和移動端賦予了不同的權(quán)限，PC端囊括了云盤的所有功能，而移動端的功能則相對簡化，這樣也比較有利于在移動端對云盤進(jìn)行操作。

3.2.4 回收站

企業(yè)云盤也提供了回收站功能。刪除的文件可以從回收站中批量還原或者清空回收站中的文件達(dá)到永久刪除的目的?；厥照疽蔡峁┧阉鞴δ埽梢园凑瘴臋n名、原位置、刪除者進(jìn)行關(guān)鍵字搜索，為用戶提供了快速查找并還原文件的功能?；厥照竞芎玫乇苊饬擞捎谡`刪除而導(dǎo)致的文檔丟失，是文檔保護(hù)的一項(xiàng)重要功能。

3.2.5 常用聯(lián)系人管理

企業(yè)云盤可對常用聯(lián)系人進(jìn)行分組管理，對共享文檔進(jìn)行權(quán)限配置時(shí)，可以快速便捷地添加常用聯(lián)系人。同時(shí)，用戶可以通過郵箱或用戶名，添加組織外部的人員，實(shí)現(xiàn)跨組織的分享和協(xié)作。另外，企業(yè)云盤可以采用辦公自動化（OA）中的用戶域，使得企業(yè)云盤登錄名與登錄密碼與辦公自動化一致，這樣使得企業(yè)云盤與辦公自動化融為一體，從而可以更好地進(jìn)行聯(lián)系人管理。

3.2.6 在線或離線編輯

企業(yè)云盤還提供了在線或離線編輯功能。第一，企業(yè)云盤可以進(jìn)行在線編輯，能夠直接在線打開網(wǎng)盤中的文檔，且經(jīng)過編輯保存后可以直接上傳到網(wǎng)盤中。第二，即使在沒有網(wǎng)絡(luò)的情況下，企業(yè)云盤也可以對文檔進(jìn)行編輯，等連接網(wǎng)絡(luò)后再提交到網(wǎng)盤即可。

3.2.7 歸檔

企業(yè)云盤還具有歸檔功能。對于定稿的文檔或長期不用的文檔，用戶可將其放入歸檔庫進(jìn)行歸檔處理，任何人（包括所有者）都無法對存放到歸檔庫的文件進(jìn)行修改。文件存放到歸檔庫時(shí)需要記錄創(chuàng)建者、創(chuàng)建時(shí)間（上傳者、上傳時(shí)間）以及該文件的MD5值，MD5值用于在讀取時(shí)驗(yàn)證文件是否與存入時(shí)一致。企業(yè)云盤能夠?qū)w檔庫中的文件提供文件識別功能，調(diào)取出文件的初始MD5值和創(chuàng)建時(shí)間、創(chuàng)建者信息，供用戶查看。在歸檔庫中的所有文檔操作都記錄日志，不能進(jìn)行修改和刪除；在控制臺新增對歸檔庫的管理功能，支持查看、新建、編輯、配額設(shè)置，不支持刪除。企業(yè)云盤的以上功能充分保障了歸檔文檔的安全性。

4 結(jié) 語

由于企業(yè)云盤具有諸多優(yōu)勢，很多企業(yè)已經(jīng)將其應(yīng)用在日常的辦公中。鑒于企業(yè)云盤應(yīng)用的諸多益處，行業(yè)辦公模式可以采用企業(yè)云盤混合云的模式進(jìn)行創(chuàng)新，并結(jié)合企業(yè)云盤具有安全、易編輯的特點(diǎn)，可大大提高行業(yè)辦公的效率，更好地為行業(yè)的健康持續(xù)發(fā)展提供動力。

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