新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理研究

呂德智

【摘要】人事檔案是新時(shí)期事業(yè)單位了解在編及合同聘用制人員學(xué)習(xí)生活環(huán)境、工作發(fā)展經(jīng)歷及評估工作能力的主要途徑，直接關(guān)系到單位內(nèi)部人事調(diào)動及崗位競聘上崗結(jié)果，與單位全體人員薪酬待遇水平及晉升空間等都緊密相關(guān)，更對單位業(yè)務(wù)系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)及管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等產(chǎn)生了積極的促進(jìn)作用。本文針對現(xiàn)階段人事檔案管理難題提出一些能有效提高其管理效果的新建議與新措施。

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期;事業(yè)單位;人事檔案;檔案管理;策略

人事檔案管理工作看似無關(guān)緊要，實(shí)則對事業(yè)單位內(nèi)部崗位調(diào)整、人員管理策略及崗位招聘計(jì)劃等都至關(guān)重要，客觀反映了其工作能力與專業(yè)特長，但是在部門領(lǐng)導(dǎo)不重視、檔案所有人不配合、檔案存儲風(fēng)險(xiǎn)較大等多種因素混合影響下，其管理效率與管理水平普遍不高，以至于其實(shí)際管理效果與預(yù)期目標(biāo)之間的差距越來越大，因此，創(chuàng)新管理模式是刻不容緩的，采取必要的措施來推進(jìn)人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。

一、分析人事檔案管理事業(yè)發(fā)展的制約因素

（一）主觀輕視。相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)將人事檔案管理排除在重點(diǎn)工作范圍之外，一度成為行政部門的附屬工作，而管理人員則將認(rèn)為這項(xiàng)工作是沒有發(fā)展前途可言的工作，將其劃分為養(yǎng)老型工作崗位。從思想層面來講，管理人員沒有認(rèn)識到這項(xiàng)工作對事業(yè)單位及整個(gè)社會國家發(fā)展的重要意義;從心理層面來講，排斥這項(xiàng)工作;從情感層面來講，得過且過的應(yīng)付工作。這些負(fù)面情緒與消極思想也導(dǎo)致了管理人員很少甚至根本不會主動學(xué)習(xí)工作相關(guān)的知識技能及借鑒他人工作經(jīng)驗(yàn)，甚至有些管理人員只有在上級檢查或檔案所有人查找檔案時(shí)，才會整理一小部分檔案，加劇了人事檔案管理工作的形式化與膚淺化。另外，領(lǐng)導(dǎo)層的輕視也導(dǎo)致了減少人事檔案管理相關(guān)的各種費(fèi)用，比如，人員工資福利開支、設(shè)備軟件的采購及壓縮辦公空間等等。最后，也有少數(shù)檔案所有人因沒時(shí)間、懶惰心理、忽視心理等而在調(diào)動到其他地區(qū)或部門工作時(shí)沒有去調(diào)檔案，經(jīng)常出現(xiàn)人員調(diào)動卻檔案不動的情況，降低了人事檔案資源的完整性與時(shí)效性。

（二）信息化水平不高。雖然部門也購買許多電腦等現(xiàn)代辦公軟件設(shè)備，但是因管理人員不熟悉現(xiàn)代化管理系統(tǒng)的操作方法、拒絕改變原有的工作模式及軟件設(shè)備故障頻出等原因而造成了這些現(xiàn)代化辦公軟件設(shè)備的綜合利用率普遍不高。原有紙質(zhì)檔案數(shù)量過多，檔案內(nèi)容信息太多，檔案電子轉(zhuǎn)化速度較慢，不同區(qū)域人事檔案管理系統(tǒng)仍未聯(lián)網(wǎng)，這些都降低了人事檔案資源的共享性與完整性。

（三）管理隊(duì)伍專業(yè)能力有待提升。以往崗位招聘中并沒有要求必須檔案管理專業(yè)的高校大學(xué)生才能報(bào)考，對報(bào)考人員的專業(yè)要求較低，但是部分地區(qū)卻對該崗位報(bào)考人員的年齡、學(xué)歷及身份等進(jìn)行了嚴(yán)格限制。比如，有的地區(qū)要求報(bào)考該崗位的人員必須是應(yīng)屆畢業(yè)生，非檔案管理專業(yè)、沒有豐富工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的應(yīng)屆畢業(yè)生對檔案管理工作較為陌生，沒有掌握人事檔案管理工作的基本技能與方法，缺少檔案管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，需要花費(fèi)大量的時(shí)間來學(xué)習(xí)相關(guān)知識技能。另外，部分剛上崗的管理人員因性格好動、粗心大意、性情浮躁等原因而頻發(fā)出錯(cuò)，很少主動利用業(yè)余時(shí)間來學(xué)習(xí)檔案管理知識技能。

（四）管理機(jī)制較為落后。事業(yè)單位人員調(diào)動較大，人員崗位編制也各不相同，人事檔案管理難度較大，降低了其對檔案管理工作的指導(dǎo)促進(jìn)與監(jiān)督約束作用，加劇了人事檔案管理體系的落后性。

二、提高新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理效果的措施

（一）提高檔案管理理念的先進(jìn)性。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及管理人員要從思想上重視、情感上認(rèn)可檔案管理工作，行動上要適當(dāng)?shù)卦黾尤耸聶n案管理資金技術(shù)投入，及時(shí)淘汰和更換陳舊落后的檔案管理設(shè)備，擴(kuò)展檔案管理崗位編制，提高管理人員薪酬福利待遇，促使其認(rèn)識到做好本職工作是其未來晉升發(fā)展的前提條件，強(qiáng)化檔案管理人員責(zé)任意識與工作成就感，引導(dǎo)其以更積極認(rèn)真的態(tài)度開展檔案管理工作。對檔案管理工作進(jìn)行定期或突擊檢查，既要明確當(dāng)前工作的難點(diǎn)與重點(diǎn)，也要根據(jù)行政組織框架與管理目標(biāo)的變化來變更管理方向，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并徹底解決檔案管理難題，主動找出信息不完整、信息失實(shí)等的檔案，并通過聯(lián)系檔案所有人及查找人事調(diào)動通知等來加以糾正與完善。另外，還應(yīng)對往年人事檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)分析，并結(jié)合檔案管理內(nèi)外部環(huán)境與管理要求的變化，來實(shí)現(xiàn)其工作重點(diǎn)，從收集整理檔案資料到有效運(yùn)用檔案資料的轉(zhuǎn)變。不再像以往那樣被動地等待相關(guān)人員提交檔案信息，而是主動去整理與完善檔案信息，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作從被動到主動、從管理到服務(wù)的根本性轉(zhuǎn)變。

（二）提高檔案管理系統(tǒng)的先進(jìn)性。事業(yè)單位應(yīng)辯證地看待現(xiàn)代信息技術(shù)對人事檔案管理工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，既要購買現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)與設(shè)備，加快人事檔案數(shù)據(jù)信息庫的建立速度，推動全國事業(yè)單位人事檔案信息系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)進(jìn)程，同時(shí)，使用電子檔案，既可以解決紙質(zhì)檔案保存難、空間占用大等難題，也提高了檔案信息資源的數(shù)字性與共享性。另外，還應(yīng)經(jīng)常測試管理系統(tǒng)的安全性能，提高檔案數(shù)據(jù)信息管理的安全性，提高對病毒等篩選、預(yù)防以及應(yīng)對能力，降低了人事檔案數(shù)據(jù)信息被泄露等情況的發(fā)生率。人事檔案管理部門應(yīng)準(zhǔn)確劃分不同崗位或人員的工作內(nèi)容，篩選出2到3位工作能力強(qiáng)且細(xì)致認(rèn)真的管理人員來專門負(fù)責(zé)紙質(zhì)檔案電子化工作，利用復(fù)印機(jī)、相機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備來將每一位人員的紙質(zhì)檔案進(jìn)行完整的復(fù)制，整理成以人員姓名、身份證號命名的文檔，其中添加檔案室說明文檔來記錄其檔案整理核查過程中遇到的問題，通過與檔案所有人電話核對及查找相關(guān)的文書資料等方式來解決這些問題，保證紙質(zhì)檔案電子化工作得以有序開展。最后，還要加強(qiáng)不同地區(qū)檔案管理系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)進(jìn)程，讓時(shí)間與空間不再是檔案管理工作的障礙，提高了檔案管理工作的信息化與共享化。

（三）加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)力度。首先，事業(yè)單位應(yīng)建立完善檔案管理人員相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度，尤其是與管理人員切身利益相關(guān)的績效考核機(jī)制及晉升機(jī)制，將其參加職業(yè)技能培訓(xùn)次數(shù)與考核成績等納入其晉升考核標(biāo)準(zhǔn)之一，對于經(jīng)常以工作繁忙、身體不適、已經(jīng)掌握培訓(xùn)內(nèi)容等理由拒絕參與培訓(xùn)活動的或多次培訓(xùn)考核不合格的人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐u或懲罰，創(chuàng)設(shè)職業(yè)技能學(xué)習(xí)小組，拓寬管理人員學(xué)習(xí)掌握最新人事檔案管理的技巧與方法，提升其政治素養(yǎng)與職業(yè)道德水平。其次，還應(yīng)轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理人員招聘機(jī)制，擴(kuò)招檔案管理專業(yè)或互聯(lián)網(wǎng)專業(yè)的高校大學(xué)生，提高對應(yīng)聘人員實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的要求。最后，還應(yīng)調(diào)整該項(xiàng)崗位報(bào)考招聘機(jī)制與標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)限制報(bào)考人員專業(yè)范圍，延長崗前培訓(xùn)時(shí)間，補(bǔ)充與延伸崗前培訓(xùn)內(nèi)容，靈活運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備及教學(xué)設(shè)備等來創(chuàng)新培訓(xùn)方法，對于連續(xù)三次崗前培訓(xùn)考核不合格的人員采取留崗觀察或辭退等處理措施。

（四）完善人事檔案管理制度體系。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展變化、事業(yè)單位體制改革訴求以及人事檔案相關(guān)法律等來調(diào)整檔案管理機(jī)制，簡化檔案管理流程，提高檔案審核標(biāo)準(zhǔn)，定期抽查檔案內(nèi)容，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并改正檔案內(nèi)容的錯(cuò)誤之處。根據(jù)《檔案法》《保密法》《干部檔案工作條例》等法律規(guī)章制度來提高事業(yè)單位人事檔案管理體系的先進(jìn)靈活性與全面立體性，始終堅(jiān)持集中與統(tǒng)一管理的基本原則，明確人事檔案轉(zhuǎn)遞、保管、歸檔、查閱、核對等流程，其中人事檔案轉(zhuǎn)遞機(jī)制要求轉(zhuǎn)出檔案必須完整齊全，在人員職務(wù)變動或工作調(diào)動任命通知下達(dá)之后，應(yīng)按照相關(guān)的規(guī)定對其所有的檔案資料進(jìn)行統(tǒng)一整理裝訂，通過機(jī)要交通轉(zhuǎn)遞或派遣專人取送，而不能自行郵寄或本人轉(zhuǎn)送，檔案接收單位需要在回執(zhí)單上簽名蓋章，避免檔案轉(zhuǎn)遞過程中發(fā)生丟失等情況;人事檔案保管保密機(jī)制要求檔案存儲室要配備齊全消防栓、滅火器等設(shè)施，做好防潮放水及防蛀防盜等措施，提高檔案存儲室內(nèi)環(huán)境的干凈整潔性與干燥適宜性，要求專人管理屬于機(jī)密、絕密的人事檔案資料，非管理人員不能隨意進(jìn)出檔案管理室。最后，管理人員應(yīng)至少6個(gè)月核對一次檔案材料，要從第一張開始核對其剛收回的檔案材料，反復(fù)核驗(yàn)無誤之后才能進(jìn)行歸檔保存，這些有助于幫助管理人員及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案資料中需要進(jìn)一步補(bǔ)充或更新的內(nèi)容。

（五）挖掘人事檔案資源的價(jià)值。邀請互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、檔案管理、人力資源等方面的專家學(xué)者共同研制功能更加強(qiáng)大的人事檔案管理系統(tǒng)，提高檔案數(shù)據(jù)庫的建立速度，提高人事檔案自動核查能力，快速準(zhǔn)確篩選出存有空白區(qū)域的人事檔案，并在對照人事任命或調(diào)動通知的基礎(chǔ)上來篩選出需要進(jìn)一步補(bǔ)充完善或轉(zhuǎn)遞的檔案，提高了人事檔案的真實(shí)準(zhǔn)確性與時(shí)效性。將人員工作成績、工作失誤及日常表現(xiàn)等填寫到人事檔案資料之中，幫助相關(guān)人員全面準(zhǔn)確了解該人員的工作能力與工作狀況，為其作出更為正確合理的判斷奠定了基礎(chǔ)。

（六）創(chuàng)新宣傳力度。在事業(yè)單位內(nèi)部定期組織開展人事檔案管理相關(guān)的宣傳活動，比如，創(chuàng)建微信公眾號、內(nèi)部宣傳欄及主題講座等方式在內(nèi)部形成人事檔案管理氛圍，拓寬人員學(xué)習(xí)掌握人事檔案相關(guān)法律及規(guī)章制度的途徑，強(qiáng)化其人事檔案管理意識，主動配合管理人員的要求。

三、總結(jié)

正確看待創(chuàng)新管理模式與人事檔案管理效果、行政管理目標(biāo)等之間的關(guān)系，通過完善機(jī)制、提升素養(yǎng)、更新設(shè)備軟件等方式來提高其管理質(zhì)量與管理效率，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位工作人員價(jià)值最大化以及重要決策的科學(xué)化奠定了基礎(chǔ)。

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