校院兩級(jí)教學(xué)管理體制下高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書工作性質(zhì)初探

王雅新

摘 要：隨著原有的單一、直線式的教務(wù)管理模式越來越不能夠適應(yīng)新形勢高校教務(wù)管理工作，學(xué)?！獙W(xué)院兩級(jí)管理模式漸漸成為目前各大高校紛紛改革的新模式。在新的教務(wù)管理模式下，高校教學(xué)秘書的工作性質(zhì)呈現(xiàn)出復(fù)雜性、具體性、難度大、延續(xù)性等等特點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：復(fù)雜性 ；具體性； 難度大；延續(xù)性

基金項(xiàng)目：內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)2017年度校級(jí)教育教學(xué)課題立項(xiàng)項(xiàng)目階段性成果（課題名稱： 校院兩級(jí)教學(xué)管理體制下高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀調(diào)查及建設(shè)研究——以內(nèi)蒙古財(cái)經(jīng)大學(xué)為例；課題編號(hào)JXZC1705）

一、高校二級(jí)學(xué)院教務(wù)管理體系與運(yùn)行模式——學(xué)校—學(xué)院兩級(jí)教務(wù)管理體系

隨著我國高校擴(kuò)招政策的實(shí)施，各個(gè)高校的招生和辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，相應(yīng)的高校內(nèi)部學(xué)科、專業(yè)也逐步增加，原有的單一、直線式的教務(wù)管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新形勢的高校教務(wù)管理工作，各高校紛紛進(jìn)行改革，積極構(gòu)建教務(wù)工作學(xué)校—學(xué)院兩級(jí)管理的新模式。

在原有的單一、直線式的教務(wù)管理模式下，教務(wù)處集中了學(xué)校教務(wù)管理的主要職責(zé)和權(quán)限，二級(jí)學(xué)院的教務(wù)秘書只是簡單的對教務(wù)處的各項(xiàng)工作任務(wù)上傳下達(dá)，不需要也沒有權(quán)限結(jié)合本院的實(shí)際情況進(jìn)行特色化的改進(jìn)，這種管理模式在在校生人數(shù)適當(dāng)、辦學(xué)規(guī)模一般的情況下，是可行的，但是在在校生人數(shù)與日俱增的情況下，這種管理模式的種種弊端就顯現(xiàn)的尤為突出。它人為地增加了管理環(huán)節(jié)，導(dǎo)致信息流動(dòng)的不暢和管理效率的低下，由于二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書沒有相應(yīng)的權(quán)限和職能，在工作中很容易出現(xiàn)與教務(wù)處工作人員責(zé)任不清的矛盾，導(dǎo)致出了問題互相推卸責(zé)任的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，這樣嚴(yán)重影響了學(xué)校整體教務(wù)管理工作的有序進(jìn)行，也不能發(fā)揮教務(wù)處宏觀規(guī)劃和指導(dǎo)的功能，因此必須要進(jìn)行改革。

將教務(wù)管理的重心從教務(wù)處逐步下移到二級(jí)學(xué)院，并重新定位和明確學(xué)校、學(xué)院兩級(jí)教務(wù)管理部門和科室的職責(zé)、分工和權(quán)限，賦予了二級(jí)學(xué)院教務(wù)科更多的權(quán)限，形成了學(xué)校教務(wù)處宏觀規(guī)劃和指導(dǎo)、學(xué)院教務(wù)科負(fù)責(zé)各項(xiàng)具體教務(wù)管理工作的學(xué)?！獙W(xué)院兩級(jí)教務(wù)管理體系，從而確保高校整體教學(xué)管理工作的順利進(jìn)行。

二、高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書的工作性質(zhì)

（一）復(fù)雜性

教學(xué)秘書所從事的教務(wù)管理工作，是在教務(wù)處以及二級(jí)學(xué)院院長、教學(xué)副院長的領(lǐng)導(dǎo)下，將領(lǐng)導(dǎo)的決策、指令具體組織實(shí)施的管理工作。從表層來看，這種工作看似只是簡單的上傳下達(dá)，沒有什么復(fù)雜性可言，可是在實(shí)際的操作工作中就會(huì)發(fā)現(xiàn)，它涉及到方方面面的協(xié)調(diào)和溝通，是一個(gè)極其復(fù)雜的過程。舉一例以說明。例如，每學(xué)期期末下達(dá)下學(xué)期的開課任務(wù)書。首先，教學(xué)秘書需要熟悉自己學(xué)院每個(gè)專業(yè)的人才培養(yǎng)方案，并從日常歸檔的教學(xué)檔案中查看并核對針對某個(gè)專業(yè)或某個(gè)年級(jí)下學(xué)期的教學(xué)方案（課程）有無調(diào)整，若有調(diào)整，及時(shí)修正。第二步，對下學(xué)期每一級(jí)、每一個(gè)專業(yè)的教學(xué)方案進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)。教學(xué)秘書要明白哪一級(jí)的學(xué)生下學(xué)期上的是哪一學(xué)期的課，對照紙質(zhì)的人才培養(yǎng)方案核對系統(tǒng)里的課程。有些課程在系統(tǒng)里會(huì)沒有對應(yīng)該學(xué)分、學(xué)時(shí)、課號(hào)的課程，這時(shí)就需要教學(xué)秘書臨時(shí)在系統(tǒng)里添加課程。看似一個(gè)簡單的課程代碼，其實(shí)就已經(jīng)包含了非常多的內(nèi)涵，如果不是在平時(shí)大量的工作中積累經(jīng)驗(yàn)，是很難快速地編制出來的。如果某門課程的課程歸屬是本學(xué)院的，教學(xué)秘書直接添加即可，若是其他兄弟學(xué)院開設(shè)給本院學(xué)生的課程，就需要教學(xué)秘書與其他兄弟學(xué)院的教學(xué)秘書溝通。教學(xué)秘書的個(gè)人交際能力、合作協(xié)同能力以及為人處世的方式方法會(huì)體現(xiàn)在平時(shí)的工作和工作之余，良好和諧的人際關(guān)系和樂于助人的性格會(huì)使教學(xué)秘書在遇到與其他學(xué)院工作交集的時(shí)候能高效、快捷地完成溝通與協(xié)調(diào)，保證本學(xué)院的教學(xué)事務(wù)能順利地進(jìn)行。第三步，教學(xué)秘書對導(dǎo)出后的開課任務(wù)書進(jìn)行必要的整理，經(jīng)學(xué)院分管教學(xué)副院長同意后方可下發(fā)給各教研室主任進(jìn)行任課教師的安排。

通過以上的贅述，可以發(fā)現(xiàn)，教學(xué)秘書的工作的確相當(dāng)復(fù)雜。僅此一項(xiàng)工作就包含多個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)就牽涉到不止一個(gè)部門一個(gè)人，而且主要是和人打交道，要在當(dāng)中充當(dāng)溝通與協(xié)調(diào)的橋梁和紐帶的角色，有時(shí)需要下情上傳，有時(shí)需要上令下達(dá)，需要各個(gè)部門之間、老師之間、同行之間、學(xué)生們的相互理解相互支持，給予教學(xué)秘書充足的時(shí)間和寬容，才能把一項(xiàng)工作圓滿而順利地完成。

（二）具體性

教學(xué)秘書的工作主要包括五大部分：學(xué)籍管理、教務(wù)管理、實(shí)踐教學(xué)管理、考務(wù)管理、成績管理。其中每一個(gè)大的部分下面又包括若干小部分。而每一個(gè)小部分都是具體性的工作，每一項(xiàng)工作都要通過一個(gè)個(gè)具體的通知、落實(shí)、反饋、檢查、核對、匯總、請示、匯報(bào)等等一系列的環(huán)節(jié)來完成，程序非常繁瑣。例如，大學(xué)英語四六級(jí)考試管理。在接到教務(wù)處關(guān)于大學(xué)英語四六級(jí)報(bào)名等有關(guān)事項(xiàng)的通知后，領(lǐng)會(huì)通知內(nèi)容，通知到本學(xué)院每個(gè)班級(jí)的學(xué)習(xí)委員，開始組織報(bào)名工作。一般來說，教務(wù)處對于每一年級(jí)各班級(jí)的報(bào)名人數(shù)有一定的限制規(guī)定，各班學(xué)委要上交報(bào)名考生學(xué)籍表。這時(shí)就會(huì)出現(xiàn)某些班級(jí)符合報(bào)名條件的學(xué)生人數(shù)大于限制人數(shù)，而某些班級(jí)卻出現(xiàn)報(bào)名人數(shù)空余的情況，教學(xué)秘書就需要綜合考慮各班的實(shí)際情況，將部分班級(jí)的報(bào)名名額在本學(xué)院內(nèi)部進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)報(bào)名的優(yōu)化配置。

（三）難度大

教學(xué)秘書日常的大部分時(shí)間和精力都主動(dòng)或被動(dòng)地投入到了各種繁瑣的事務(wù)性的工作中，工作量大、工作節(jié)奏快、精神壓力大，是教學(xué)秘書的常規(guī)工作狀態(tài)。加之，目前，高校二級(jí)學(xué)院的教學(xué)秘書在整個(gè)學(xué)校的管理人員隊(duì)伍中也處于比較特殊的身份，即，他既在行政上屬于本學(xué)院，由學(xué)院管理，接受學(xué)院行政領(lǐng)導(dǎo)日常工作安排和臨時(shí)性的工作安排，又在業(yè)務(wù)上接受教務(wù)處的指導(dǎo)，直接服從教務(wù)處下達(dá)各項(xiàng)任務(wù)安排，同時(shí)，他還接受其他職能部門等的交叉間接指導(dǎo)，此外，還與其他兄弟學(xué)院有工作協(xié)作關(guān)系，這樣，教學(xué)秘書在工作中就處于多頭緒、多上司的工作境地，往往會(huì)感到無所適從，不知道該先完成哪個(gè)部門的任務(wù)，而每個(gè)任務(wù)都時(shí)間緊迫，要求嚴(yán)格，教學(xué)秘書要想保質(zhì)保量按時(shí)完成諸多事務(wù)，且協(xié)調(diào)各種關(guān)系，其難度可想而知也是相當(dāng)之大。

（四）延續(xù)性

教學(xué)秘書和二級(jí)學(xué)院其他兩個(gè)行政管理崗位（辦公室和學(xué)團(tuán)辦）的不同之處在于，他的工作內(nèi)容具有極強(qiáng)的延續(xù)性，非專人長期從事此項(xiàng)工作是不能很好地將學(xué)院的教務(wù)管理工作順暢、高效地進(jìn)行下去，也就不能更好地促進(jìn)學(xué)院教學(xué)活動(dòng)的有序進(jìn)行。教學(xué)秘書的工作涉及的內(nèi)容相當(dāng)廣泛，包括本院教師和學(xué)生的所有教學(xué)信息和材料，且十分瑣碎。有些教務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)和方法，教學(xué)活動(dòng)的組織和教學(xué)管理規(guī)律等等，是要靠在平時(shí)工作中一點(diǎn)一滴地積累才能形成系統(tǒng)和體系的，而這種思維的系統(tǒng)管理體系會(huì)漸漸地?zé)o形中根植于教學(xué)秘書的頭腦中，隨著時(shí)間的延續(xù)，在日常的繁冗的教務(wù)管理中，教學(xué)秘書便會(huì)熟練地將這種思維管理體系運(yùn)用到實(shí)際的操作中，游刃有余地完成各項(xiàng)工作。另一方面，在許多細(xì)節(jié)性的教學(xué)信息的把握上，教學(xué)秘書也遠(yuǎn)比其他非專職教學(xué)秘書掌握的多得多。

三、小結(jié)

教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的最基層管理者，其工作質(zhì)量和效率，直接影響著整個(gè)學(xué)校的教學(xué)管理工作。分解和研究二級(jí)學(xué)院教學(xué)秘書工作的特殊性，對于調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作激情、建設(shè)一支精干、高效的教學(xué)秘書隊(duì)伍、促進(jìn)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量提升等諸多方面都具有十分重要的意義。

參考文獻(xiàn)

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