校院兩級教學(xué)管理體制下高校二級學(xué)院教學(xué)秘書工作性質(zhì)初探

王雅新

摘 要：隨著原有的單一、直線式的教務(wù)管理模式越來越不能夠適應(yīng)新形勢高校教務(wù)管理工作，學(xué)?！獙W(xué)院兩級管理模式漸漸成為目前各大高校紛紛改革的新模式。在新的教務(wù)管理模式下，高校教學(xué)秘書的工作性質(zhì)呈現(xiàn)出復(fù)雜性、具體性、難度大、延續(xù)性等等特點。

關(guān)鍵詞：復(fù)雜性 ；具體性； 難度大；延續(xù)性

基金項目：內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)2017年度校級教育教學(xué)課題立項項目階段性成果（課題名稱： 校院兩級教學(xué)管理體制下高校二級學(xué)院教學(xué)秘書隊伍現(xiàn)狀調(diào)查及建設(shè)研究——以內(nèi)蒙古財經(jīng)大學(xué)為例；課題編號JXZC1705）

一、高校二級學(xué)院教務(wù)管理體系與運行模式——學(xué)?！獙W(xué)院兩級教務(wù)管理體系

隨著我國高校擴招政策的實施，各個高校的招生和辦學(xué)規(guī)模不斷擴大，相應(yīng)的高校內(nèi)部學(xué)科、專業(yè)也逐步增加，原有的單一、直線式的教務(wù)管理模式已經(jīng)不適應(yīng)新形勢的高校教務(wù)管理工作，各高校紛紛進行改革，積極構(gòu)建教務(wù)工作學(xué)校—學(xué)院兩級管理的新模式。

在原有的單一、直線式的教務(wù)管理模式下，教務(wù)處集中了學(xué)校教務(wù)管理的主要職責(zé)和權(quán)限，二級學(xué)院的教務(wù)秘書只是簡單的對教務(wù)處的各項工作任務(wù)上傳下達，不需要也沒有權(quán)限結(jié)合本院的實際情況進行特色化的改進，這種管理模式在在校生人數(shù)適當、辦學(xué)規(guī)模一般的情況下，是可行的，但是在在校生人數(shù)與日俱增的情況下，這種管理模式的種種弊端就顯現(xiàn)的尤為突出。它人為地增加了管理環(huán)節(jié)，導(dǎo)致信息流動的不暢和管理效率的低下，由于二級學(xué)院的教學(xué)秘書沒有相應(yīng)的權(quán)限和職能，在工作中很容易出現(xiàn)與教務(wù)處工作人員責(zé)任不清的矛盾，導(dǎo)致出了問題互相推卸責(zé)任的現(xiàn)象時有發(fā)生，這樣嚴重影響了學(xué)校整體教務(wù)管理工作的有序進行，也不能發(fā)揮教務(wù)處宏觀規(guī)劃和指導(dǎo)的功能，因此必須要進行改革。

將教務(wù)管理的重心從教務(wù)處逐步下移到二級學(xué)院，并重新定位和明確學(xué)校、學(xué)院兩級教務(wù)管理部門和科室的職責(zé)、分工和權(quán)限，賦予了二級學(xué)院教務(wù)科更多的權(quán)限，形成了學(xué)校教務(wù)處宏觀規(guī)劃和指導(dǎo)、學(xué)院教務(wù)科負責(zé)各項具體教務(wù)管理工作的學(xué)?！獙W(xué)院兩級教務(wù)管理體系，從而確保高校整體教學(xué)管理工作的順利進行。

二、高校二級學(xué)院教學(xué)秘書的工作性質(zhì)

（一）復(fù)雜性

教學(xué)秘書所從事的教務(wù)管理工作，是在教務(wù)處以及二級學(xué)院院長、教學(xué)副院長的領(lǐng)導(dǎo)下，將領(lǐng)導(dǎo)的決策、指令具體組織實施的管理工作。從表層來看，這種工作看似只是簡單的上傳下達，沒有什么復(fù)雜性可言，可是在實際的操作工作中就會發(fā)現(xiàn)，它涉及到方方面面的協(xié)調(diào)和溝通，是一個極其復(fù)雜的過程。舉一例以說明。例如，每學(xué)期期末下達下學(xué)期的開課任務(wù)書。首先，教學(xué)秘書需要熟悉自己學(xué)院每個專業(yè)的人才培養(yǎng)方案，并從日常歸檔的教學(xué)檔案中查看并核對針對某個專業(yè)或某個年級下學(xué)期的教學(xué)方案（課程）有無調(diào)整，若有調(diào)整，及時修正。第二步，對下學(xué)期每一級、每一個專業(yè)的教學(xué)方案進行系統(tǒng)維護。教學(xué)秘書要明白哪一級的學(xué)生下學(xué)期上的是哪一學(xué)期的課，對照紙質(zhì)的人才培養(yǎng)方案核對系統(tǒng)里的課程。有些課程在系統(tǒng)里會沒有對應(yīng)該學(xué)分、學(xué)時、課號的課程，這時就需要教學(xué)秘書臨時在系統(tǒng)里添加課程。看似一個簡單的課程代碼，其實就已經(jīng)包含了非常多的內(nèi)涵，如果不是在平時大量的工作中積累經(jīng)驗，是很難快速地編制出來的。如果某門課程的課程歸屬是本學(xué)院的，教學(xué)秘書直接添加即可，若是其他兄弟學(xué)院開設(shè)給本院學(xué)生的課程，就需要教學(xué)秘書與其他兄弟學(xué)院的教學(xué)秘書溝通。教學(xué)秘書的個人交際能力、合作協(xié)同能力以及為人處世的方式方法會體現(xiàn)在平時的工作和工作之余，良好和諧的人際關(guān)系和樂于助人的性格會使教學(xué)秘書在遇到與其他學(xué)院工作交集的時候能高效、快捷地完成溝通與協(xié)調(diào)，保證本學(xué)院的教學(xué)事務(wù)能順利地進行。第三步，教學(xué)秘書對導(dǎo)出后的開課任務(wù)書進行必要的整理，經(jīng)學(xué)院分管教學(xué)副院長同意后方可下發(fā)給各教研室主任進行任課教師的安排。

通過以上的贅述，可以發(fā)現(xiàn)，教學(xué)秘書的工作的確相當復(fù)雜。僅此一項工作就包含多個環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)就牽涉到不止一個部門一個人，而且主要是和人打交道，要在當中充當溝通與協(xié)調(diào)的橋梁和紐帶的角色，有時需要下情上傳，有時需要上令下達，需要各個部門之間、老師之間、同行之間、學(xué)生們的相互理解相互支持，給予教學(xué)秘書充足的時間和寬容，才能把一項工作圓滿而順利地完成。

（二）具體性

教學(xué)秘書的工作主要包括五大部分：學(xué)籍管理、教務(wù)管理、實踐教學(xué)管理、考務(wù)管理、成績管理。其中每一個大的部分下面又包括若干小部分。而每一個小部分都是具體性的工作，每一項工作都要通過一個個具體的通知、落實、反饋、檢查、核對、匯總、請示、匯報等等一系列的環(huán)節(jié)來完成，程序非常繁瑣。例如，大學(xué)英語四六級考試管理。在接到教務(wù)處關(guān)于大學(xué)英語四六級報名等有關(guān)事項的通知后，領(lǐng)會通知內(nèi)容，通知到本學(xué)院每個班級的學(xué)習(xí)委員，開始組織報名工作。一般來說，教務(wù)處對于每一年級各班級的報名人數(shù)有一定的限制規(guī)定，各班學(xué)委要上交報名考生學(xué)籍表。這時就會出現(xiàn)某些班級符合報名條件的學(xué)生人數(shù)大于限制人數(shù)，而某些班級卻出現(xiàn)報名人數(shù)空余的情況，教學(xué)秘書就需要綜合考慮各班的實際情況，將部分班級的報名名額在本學(xué)院內(nèi)部進行調(diào)整，實現(xiàn)報名的優(yōu)化配置。

（三）難度大

教學(xué)秘書日常的大部分時間和精力都主動或被動地投入到了各種繁瑣的事務(wù)性的工作中，工作量大、工作節(jié)奏快、精神壓力大，是教學(xué)秘書的常規(guī)工作狀態(tài)。加之，目前，高校二級學(xué)院的教學(xué)秘書在整個學(xué)校的管理人員隊伍中也處于比較特殊的身份，即，他既在行政上屬于本學(xué)院，由學(xué)院管理，接受學(xué)院行政領(lǐng)導(dǎo)日常工作安排和臨時性的工作安排，又在業(yè)務(wù)上接受教務(wù)處的指導(dǎo)，直接服從教務(wù)處下達各項任務(wù)安排，同時，他還接受其他職能部門等的交叉間接指導(dǎo)，此外，還與其他兄弟學(xué)院有工作協(xié)作關(guān)系，這樣，教學(xué)秘書在工作中就處于多頭緒、多上司的工作境地，往往會感到無所適從，不知道該先完成哪個部門的任務(wù)，而每個任務(wù)都時間緊迫，要求嚴格，教學(xué)秘書要想保質(zhì)保量按時完成諸多事務(wù)，且協(xié)調(diào)各種關(guān)系，其難度可想而知也是相當之大。

（四）延續(xù)性

教學(xué)秘書和二級學(xué)院其他兩個行政管理崗位（辦公室和學(xué)團辦）的不同之處在于，他的工作內(nèi)容具有極強的延續(xù)性，非專人長期從事此項工作是不能很好地將學(xué)院的教務(wù)管理工作順暢、高效地進行下去，也就不能更好地促進學(xué)院教學(xué)活動的有序進行。教學(xué)秘書的工作涉及的內(nèi)容相當廣泛，包括本院教師和學(xué)生的所有教學(xué)信息和材料，且十分瑣碎。有些教務(wù)管理經(jīng)驗和方法，教學(xué)活動的組織和教學(xué)管理規(guī)律等等，是要靠在平時工作中一點一滴地積累才能形成系統(tǒng)和體系的，而這種思維的系統(tǒng)管理體系會漸漸地?zé)o形中根植于教學(xué)秘書的頭腦中，隨著時間的延續(xù)，在日常的繁冗的教務(wù)管理中，教學(xué)秘書便會熟練地將這種思維管理體系運用到實際的操作中，游刃有余地完成各項工作。另一方面，在許多細節(jié)性的教學(xué)信息的把握上，教學(xué)秘書也遠比其他非專職教學(xué)秘書掌握的多得多。

三、小結(jié)

教學(xué)秘書作為高校教學(xué)管理隊伍中的最基層管理者，其工作質(zhì)量和效率，直接影響著整個學(xué)校的教學(xué)管理工作。分解和研究二級學(xué)院教學(xué)秘書工作的特殊性，對于調(diào)動教學(xué)秘書的工作激情、建設(shè)一支精干、高效的教學(xué)秘書隊伍、促進學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量提升等諸多方面都具有十分重要的意義。

參考文獻

[1]申沛、 馮興偉；從需求理論看教學(xué)秘書隊伍建設(shè)[J]；中國電力教育CEPE；2009年1月上

[2] 周慶蓮、許爾湘；試析高校教學(xué)秘書如何保持工作激情[J]；烏魯木齊職業(yè)大學(xué)學(xué)報；2008年第3期

[3]田萍；從高校教學(xué)秘書的工作現(xiàn)狀看教學(xué)秘書隊伍建設(shè)[J；教育時空；2009年9月