從建設(shè)單位角度談固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目監(jiān)理資料的規(guī)范化

摘 要：建設(shè)工程監(jiān)理資料是建筑工程技術(shù)資料的重要組成部分，是監(jiān)理單位管理活動(dòng)的記錄，是工程質(zhì)量的內(nèi)在反映，是工程延期、索賠、質(zhì)量、安全事故原因分析及責(zé)任認(rèn)定的重要憑證。本文主要從建設(shè)方的角度出發(fā)，分析監(jiān)理資料規(guī)范化中出現(xiàn)的問(wèn)題，并提出相應(yīng)的對(duì)策和建議。

關(guān)鍵詞：固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目 監(jiān)理資料 規(guī)范化

一、監(jiān)理資料的重要性

建設(shè)工程監(jiān)理資料是建筑工程技術(shù)資料的重要組成部分，是監(jiān)理單位管理活動(dòng)的記錄，是工程質(zhì)量的內(nèi)在反映，是工程延期、索賠、質(zhì)量、安全事故原因分析及責(zé)任認(rèn)定的重要憑證。監(jiān)理資料反映了監(jiān)理工作的整個(gè)過(guò)程，對(duì)建設(shè)單位來(lái)說(shuō)它與施工資料具有同等的重要性。本文所指的國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目（以下簡(jiǎn)稱(chēng)項(xiàng)目）是國(guó)防科學(xué)技術(shù)工業(yè)委員會(huì)審批可行性研究報(bào)告或初步設(shè)計(jì)的項(xiàng)目，本文所指的監(jiān)理資料也就是國(guó)防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目所產(chǎn)生的監(jiān)理資料（以下簡(jiǎn)稱(chēng)監(jiān)理資料）。項(xiàng)目所產(chǎn)生的監(jiān)理資料驗(yàn)收以DA/T28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》為標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)監(jiān)理單位大部分按照建設(shè)行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)來(lái)形成監(jiān)理資料，所以對(duì)于建設(shè)方來(lái)說(shuō)，如何做到既滿(mǎn)足驗(yàn)收規(guī)范化又能夠兼顧監(jiān)理資料的行業(yè)規(guī)范成為一個(gè)難題。

二、監(jiān)理資料管理中的問(wèn)題

1、監(jiān)理資料整理規(guī)則不一致

監(jiān)理資料在移交給建設(shè)方的時(shí)候要裝訂成冊(cè)，并按一定規(guī)則進(jìn)行分冊(cè)。但是不同的監(jiān)理單位面對(duì)同一工程有不同分類(lèi)組織規(guī)則，所以裝訂成冊(cè)的監(jiān)理資料也是五花八門(mén)。《建筑工程資料管理規(guī)程》（JGJ/T185-2009）將監(jiān)理資料分為進(jìn)度控制資料、質(zhì)量控制資料、造價(jià)控制資料、合同管理資料和竣工驗(yàn)收資料五大類(lèi)。《四川省關(guān)于GB50300-2001系列建筑工程施工質(zhì)量驗(yàn)收規(guī)范實(shí)施指導(dǎo)意見(jiàn)》將監(jiān)理資料分為監(jiān)理管理資料、監(jiān)理工作記錄、竣工驗(yàn)收記錄和其他資料四類(lèi)。在實(shí)際工作中，一些監(jiān)理單位又把監(jiān)理資料分為監(jiān)理管理資料、進(jìn)度控制資料、質(zhì)量控制資料、投資控制資料、技術(shù)文件。雖然這幾個(gè)分類(lèi)差別不是太大，但是監(jiān)理資料要裝訂成冊(cè)，所以按照不同分類(lèi)規(guī)則進(jìn)行裝訂的監(jiān)理資料有差異，對(duì)于建設(shè)單位來(lái)說(shuō)是一種不規(guī)范的表現(xiàn)。

2、監(jiān)理資料與施工資料重復(fù)

監(jiān)理資料中除了監(jiān)理管理文件、日常監(jiān)理記錄、溝通協(xié)調(diào)記錄、質(zhì)量檢查記錄等監(jiān)理單位自身形成的資料外，其余多數(shù)資料來(lái)自施工方，特別是質(zhì)量控制資料以及技術(shù)資料等與施工方密切相關(guān)的資料。不管是相關(guān)規(guī)定還是行業(yè)默認(rèn)的行規(guī)，監(jiān)理資料中包含施工資料相關(guān)內(nèi)容已經(jīng)是約定俗成的模式。從監(jiān)理單位自身來(lái)看，保存一套完整的監(jiān)理資料是必要的，因?yàn)橹挥幸惶兹娴谋O(jiān)理資料才能反映一項(xiàng)工程監(jiān)理工作的全過(guò)程。但是對(duì)于建設(shè)單位來(lái)說(shuō)，監(jiān)理資料與施工資料二者不僅要完整，更要相輔相成，共同反映工程的施工情況和監(jiān)理情況。重復(fù)的資料對(duì)建設(shè)單位可能還會(huì)是一種負(fù)擔(dān)：第一，施工資料與監(jiān)理資料重復(fù)的部分都是工程資料的主體部分，數(shù)量眾多，如果建設(shè)方都?xì)w檔，勢(shì)必造成脹庫(kù)；第二，監(jiān)理資料中施工方提供的相關(guān)資料大部分都為復(fù)印件，不符合文件歸檔要求原件的規(guī)定；第三，監(jiān)理資料與施工資料的組織和裝訂不同，非專(zhuān)業(yè)人士不容易將二者一一對(duì)應(yīng)。

3、監(jiān)理資料中有不符合歸檔要求的地方

監(jiān)理資料中的原始記錄如旁站記錄、試驗(yàn)報(bào)告等，大部分需要監(jiān)理人員手填和手簽。對(duì)于關(guān)鍵部位和重要試驗(yàn)，監(jiān)理人員比較重視，相關(guān)記錄填寫(xiě)較為規(guī)范。但是其他一些非關(guān)鍵部位或者試驗(yàn)的相關(guān)記錄就不是很規(guī)范，常出現(xiàn)筆記潦草不好辨認(rèn)相關(guān)內(nèi)容、簽署不齊全、簽名不簽日期等問(wèn)題。雖然這些在監(jiān)理單位看來(lái)是小事情，但是對(duì)于建設(shè)單位來(lái)說(shuō)，有很多專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)如果不描寫(xiě)清楚，這些記錄就無(wú)法發(fā)揮其憑證作用。并且監(jiān)理原始記錄的簽署是其有效性的證明，如果簽署不齊全、字跡潦草，相關(guān)責(zé)任就得不到落實(shí)。歸檔的監(jiān)理資料一定要滿(mǎn)足真實(shí)性、有效性、準(zhǔn)確性這檔案三個(gè)特性，才能作為檔案保存。

三、監(jiān)理資料規(guī)范化的建議

筆者從建設(shè)單位的角度出發(fā)，針對(duì)以上的問(wèn)題提出監(jiān)理資料規(guī)范化管理的一些建議。

1、建設(shè)方對(duì)監(jiān)理資料的規(guī)范化管理提要求

建設(shè)方作為業(yè)主，在和監(jiān)理單位簽訂合同的時(shí)候，建設(shè)方可在合同中明確規(guī)定監(jiān)理方移交的監(jiān)理資料必須達(dá)到的要求，包括監(jiān)理資料的收集、整理、裝訂以及監(jiān)理資料員的相關(guān)要求等。這樣從根本上約束了監(jiān)理方對(duì)監(jiān)理資料的規(guī)范化管理。

1）統(tǒng)一收集、整理、裝訂標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于同一個(gè)工程，建設(shè)方可以統(tǒng)一監(jiān)理資料的收集范圍、整理規(guī)則和裝訂標(biāo)準(zhǔn)；對(duì)于不同的工程，建設(shè)方可要求不同的監(jiān)理單位根據(jù)實(shí)際情況參照?qǐng)?zhí)行。筆者認(rèn)為監(jiān)理方移交給建設(shè)方的監(jiān)理資料除了監(jiān)理管理資料、監(jiān)理工作記錄、溝通協(xié)調(diào)記錄、報(bào)驗(yàn)表等監(jiān)理方產(chǎn)生的原始記錄以外，其他和施工方重復(fù)的資料，則可以由施工方和監(jiān)理方協(xié)定由施工方移交監(jiān)理方審查通過(guò)的原件，監(jiān)理方可以不移交。

2）監(jiān)理方移交的資料必須符合相關(guān)歸檔要求。建設(shè)方在合同中可以要求監(jiān)理方移交的監(jiān)理資料必須符合相關(guān)要求。由于建設(shè)方是整個(gè)建設(shè)過(guò)程資料最終的保管者，所以建設(shè)方一般按照DA/T28-2002《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》對(duì)監(jiān)理資料作規(guī)范化要求。

3）監(jiān)理資料員要進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)。對(duì)于兼任的非專(zhuān)業(yè)的監(jiān)理資料員，建設(shè)方可以要求監(jiān)理方要對(duì)資料員進(jìn)行相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，并要提供相應(yīng)的考核證書(shū)或者培訓(xùn)記錄。

2、監(jiān)理方嚴(yán)格把關(guān)，重視監(jiān)理資料的規(guī)范化管理

1）將責(zé)任落實(shí)到人員，明確獎(jiǎng)懲。為了規(guī)范管理監(jiān)理資料，監(jiān)理方要建立監(jiān)理資料管理制度，崗位職責(zé)明確，并將監(jiān)理資料的管理納入各級(jí)相關(guān)人員的職責(zé)范圍。對(duì)于沒(méi)有盡到責(zé)任的人員要進(jìn)行懲罰，對(duì)為監(jiān)理資料規(guī)范化管理作出貢獻(xiàn)的人員要進(jìn)行嘉獎(jiǎng)。監(jiān)理專(zhuān)業(yè)人員要將監(jiān)理資料的規(guī)范化具體到各自的專(zhuān)業(yè)工作中去，比如生成的資料簽署齊全、書(shū)寫(xiě)符合歸檔要求，使用規(guī)范的表格等，并且要納入其工作考核中。監(jiān)理資料員要定期對(duì)監(jiān)理專(zhuān)業(yè)人員產(chǎn)生的資料進(jìn)行檢查，及時(shí)提出不符合項(xiàng)，并要監(jiān)督相關(guān)人員完成整改。同時(shí)監(jiān)理資料員還要接受建設(shè)方對(duì)監(jiān)理資料管理工作的檢查以及監(jiān)理方管理人員對(duì)其工作的考核。

2）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。監(jiān)理方不僅要對(duì)資料員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，還要對(duì)監(jiān)理專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行培訓(xùn)，加強(qiáng)技術(shù)人員的歸檔意識(shí)，從源頭控制監(jiān)理資料的規(guī)范化。同時(shí)監(jiān)理方還可以通過(guò)與各方檔案管理人員的交流以及資料員業(yè)務(wù)水平考核等方式，提高監(jiān)理資料員的業(yè)務(wù)水平。

3、監(jiān)理方與建設(shè)方積極溝通互動(dòng)，及時(shí)解決問(wèn)題

建設(shè)方與監(jiān)理方簽訂監(jiān)理委托合同以前，監(jiān)理方要及時(shí)和建設(shè)方溝通，將擬簽訂合同中監(jiān)理資料的相關(guān)要求分析清楚，如果有達(dá)不到的要求可以和建設(shè)方協(xié)商解決辦法。合同一旦簽訂，監(jiān)理方除了不可抗的因素以外，必須要達(dá)到合同中監(jiān)理資料的要求。監(jiān)理方要參與建設(shè)方組建的檔案網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)與各方溝通，確保監(jiān)理資料及時(shí)準(zhǔn)確歸檔。在工程建設(shè)中，建設(shè)方要定期（不定期）組織檔案人員對(duì)監(jiān)理方的檔案工作進(jìn)行檢查和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極與監(jiān)理資料員溝通，及時(shí)解決監(jiān)理資料管理中的問(wèn)題。在工程竣工驗(yàn)收后，建設(shè)方要按照合同要求對(duì)監(jiān)理方提交的資料進(jìn)行檢查，對(duì)于不符合要求的資料要監(jiān)理方整改，直到符合相關(guān)要求為止。

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[2]吳煥魚(yú)，從檔案審驗(yàn)角度看監(jiān)理資料中存在的問(wèn)題，城建檔案，2008，（12）

作者簡(jiǎn)介

劉婷婷（1984-），女，四川宜賓人，碩士研究生，館員，設(shè)備檔案管理方向