摘 要:近年來,伴隨著機關(guān)事務(wù)職權(quán)的逐步清晰,機關(guān)事務(wù)檔案管理正朝著信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方向發(fā)展。筆者結(jié)合長期從機關(guān)事務(wù)工作的經(jīng)驗,就當(dāng)前下機關(guān)事務(wù)的檔案管理進(jìn)行探析研究,以資借鑒。
關(guān)鍵詞: 機關(guān)事務(wù)檔案 管理
當(dāng)前,伴隨經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展,機關(guān)事務(wù)辦公條件和設(shè)備與時俱進(jìn),檔案門類逐步齊全,有文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、實物檔案等,雖然機關(guān)事務(wù)檔案管理工作逐步得到重視,現(xiàn)代化管理逐步實行,但由于種種原因,其信息化還有待提高。
一、當(dāng)前機關(guān)事務(wù)檔案管理現(xiàn)狀
(一)機關(guān)事務(wù)檔案管理機制不夠健全
由于檔案工作的效用不能在短期內(nèi)充分體現(xiàn),許多機關(guān)事務(wù)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重要基礎(chǔ)性作用缺乏清晰的認(rèn)識,因此對機關(guān)事務(wù)檔案管理缺乏合理的重視。沒有將機關(guān)事務(wù)檔案管理規(guī)范化建設(shè)提上議事日程,對機關(guān)事務(wù)檔案管理的投入也缺乏有效的保障機制,機關(guān)事務(wù)檔案管理開展的外部條件保障相對欠缺。與此同時,機關(guān)事務(wù)檔案管理的制度建設(shè)也不夠完善,存在有制度不執(zhí)行或執(zhí)行不嚴(yán)格等問題。
(二)機關(guān)事務(wù)檔案人員素質(zhì)不能滿足工作需要
機關(guān)事務(wù)檔案管理人員一般都是兼職,檔案工作只不過是其眾多工作任務(wù)中的一小部分,檔案管理人員很難把工作重心放到檔案管理上來。在日常工作中,許多機關(guān)事務(wù)單位都不太重視此工作,不能適應(yīng)現(xiàn)代化行政管理工作的要求,導(dǎo)致了機關(guān)事務(wù)檔案工作整體滑坡。另外,機關(guān)事務(wù)單位檔案工作人員很多都沒有經(jīng)過正規(guī)的、系統(tǒng)的檔案培訓(xùn),缺少檔案專業(yè)知識。這也是機關(guān)事務(wù)檔案管理成效不顯著的一個重要原因。
(三)機關(guān)事務(wù)檔案管理信息化水平不高
在機關(guān)事務(wù)中,對紅頭文件的收集有較為固定的渠道,有比較完善的管理制度,而“賬外檔案”的管理是一個薄弱環(huán)節(jié);對機關(guān)事務(wù)形成的應(yīng)歸檔電子文件缺乏規(guī)范的管理;工作中,存在只注重結(jié)果性材料的收集,而忽視有保存價值的過程性、依據(jù)性資料的收集,歸檔意識淡薄,使機關(guān)事務(wù)檔案資料的完整性、齊全性有一定的影響。同時,基層機關(guān)檔案工作由于硬件條件相對簡陋,機關(guān)整體信息化水平不高,導(dǎo)致檔案管理的信息化水平也相對滯后。
二、創(chuàng)新機關(guān)事務(wù)檔案管理的措施
機關(guān)事務(wù)檔案反映了基層各項工作的客觀進(jìn)程,也反映了機關(guān)事務(wù)單位整體管理水平,是實踐中的第一手材料。隨著社會發(fā)展,法制建設(shè)加強,機關(guān)事務(wù)職能權(quán)責(zé)明確,機關(guān)事務(wù)檔案管理越來越體現(xiàn)它不可或缺的重要一面。
(一)健全機關(guān)事務(wù)檔案管理制度
要真正做好機關(guān)事務(wù)檔案管理,必須提高全員檔案意識。首先要加強領(lǐng)導(dǎo)、明確責(zé)任,健全機關(guān)事務(wù)檔案管理制度。一是實行檔案領(lǐng)導(dǎo)小組例會制,每年至少兩次,研究分析本單位檔案管理及其發(fā)展問題,從而從制度上保障就干事務(wù)檔案工作的開展。二是完善機關(guān)事務(wù)檔案管理制度,逐步實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。如檔案立卷、
歸檔制度、檔案保管制度、檔案安全、保密制度、檔案借閱制度、檔案移交、銷毀制度、崗位管理責(zé)任制等。同時,根據(jù)本單位職能及權(quán)力清單、責(zé)任清單,科學(xué)編制以科室或部門為責(zé)任主體的歸檔范圍,依法落實每個人員的歸檔責(zé)任,檔案材料的收集實行責(zé)任人負(fù)責(zé)制,真正做到應(yīng)歸盡歸。
(二)加強事務(wù)檔案隊伍建設(shè)
檔案工作人員的自身素質(zhì)是搞好機關(guān)事務(wù)檔案工作的一個重要條件。機關(guān)事務(wù)檔案工作人員在工作中要不斷鉆研業(yè)務(wù),取長補短,精心操作,加強自身建設(shè),不斷提高工作能力。一是加強學(xué)習(xí),機關(guān)事務(wù)檔案管理是一門學(xué)科,有許多專業(yè)化的要求。各機關(guān)事務(wù)檔案管理人員缺少檔案專業(yè)知識,工作中碰到問題、有疑惑的時候要多問、多請教,相互探討,不斷積累工作經(jīng)驗。既要學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理制度、工作方式、專業(yè)知識,又要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化管理手段,更要學(xué)習(xí)勤奮、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和奉獻(xiàn)、服務(wù)的精神風(fēng)貌。二是積極創(chuàng)新。機關(guān)事務(wù)檔案管理者不能做一名簡單的“檔案保管者”,而應(yīng)是一位探索者和創(chuàng)造者,一方面要主動打破過去的陳規(guī)陋習(xí),設(shè)計新的管理目標(biāo)、管理制度、管理內(nèi)容、管理方法和管理風(fēng)格,推動機關(guān)事務(wù)檔案管理事業(yè)的發(fā)展;另一方面要研究機關(guān)事務(wù)檔案的規(guī)律和特點,并對它們進(jìn)行總結(jié)和歸納,編研出有利于機關(guān)事務(wù)發(fā)展的系列性的有價值的參考資料,以達(dá)到檔案利用價值的最大化。
(三)加快信息化管理
隨著無紙化辦公的推行,網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,智慧城市的建設(shè),必然要求機關(guān)事務(wù)檔案管理實行信息化。機關(guān)事務(wù)檔案管理信息化首先是物質(zhì)條件的現(xiàn)代化,主要包括檔案工作設(shè)備與技術(shù)的現(xiàn)代化,體現(xiàn)為檔案管理軟件在檔案管理中的廣泛應(yīng)用,以提高檔案管理工作存儲、處理、開發(fā)檔案信息的效率;其次是管理思想、觀念和目標(biāo)的現(xiàn)代化,只有以現(xiàn)代化的管理方式和管理手段來提高檔案工作的效率和質(zhì)量,機關(guān)事務(wù)檔案工作才能獲得應(yīng)有的地位,發(fā)揮應(yīng)有的作用。一是推進(jìn)機關(guān)事務(wù)辦公無紙化建設(shè)和信息公開。在機關(guān)事務(wù)辦公數(shù)字系統(tǒng)中將機關(guān)事務(wù)檔案管理納入建設(shè)范疇,進(jìn)一步滿足社會的需要和依法管理。同時,在系統(tǒng)網(wǎng)站建設(shè)時將有關(guān)政策文件、行政職能執(zhí)行情況等檔案信息及時公開,便于社會知悉和監(jiān)督。二是創(chuàng)建機關(guān)數(shù)字化檔案室。有序開展室藏檔案全文數(shù)字化加工,全面實行機關(guān)事務(wù)檔案信息化管理,積極做好涉各類檔案的登記備份工作,便于快捷有效地開展檔案利用服務(wù)。
總之,機關(guān)事務(wù)的檔案管理,只有扎實做好各項檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè),在實踐中積極探索,深化檔案信息開發(fā)利用,才能適應(yīng)新形勢下機關(guān)事務(wù)檔案工作的新常態(tài),才能實現(xiàn)走向現(xiàn)代化的時代要求,為機關(guān)事務(wù)管理的發(fā)展服務(wù)。
參考文獻(xiàn)
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[2]李偉旭:《新形勢下提升機關(guān)事務(wù)管理檔案價值的思考》,中國機關(guān)后勤,2016年第7期
作者簡介
韓呈鎮(zhèn)(1978.06—),男,漢族,山東鄒城市機關(guān)事務(wù)管理局