新時代背景下檔案管理的規(guī)范化研究分析

李麗燕　王亞楠

摘 要：伴隨著中國國民經(jīng)濟(jì)的復(fù)蘇和改革開放的深入發(fā)展，中國的科學(xué)技術(shù)發(fā)展可以說是日新月異。檔案管理的方法也得到了一定程度的改進(jìn)，從前陳舊的檔案化管理手法顯然已經(jīng)不適合科學(xué)技術(shù)迅速發(fā)展的今天了。所以眾部門和眾單位急需一套規(guī)范完善的檔案管理方法。對一些工作單位來說，一套行之有效的現(xiàn)代化檔案管理方法可以大大提高工作單位的工作效率；而對檔案管理自身來說，也可以促進(jìn)自身行業(yè)的發(fā)展和完善?？梢哉f好處是非常非常多的。實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化，也可以為社會主義的現(xiàn)代化建設(shè)盡自己的一份綿薄之力。本文對新時代背景下檔案管理的規(guī)范化研究作了簡要分析，也提出了自己的一些看法，僅供參考。

關(guān)鍵詞：新時代；檔案管理；規(guī)范化。

檔案工作的起源是比較早的，也是比較繁瑣的一項(xiàng)工作，分為很多具體步驟，主要有檔案的收集，鑒定，保管，統(tǒng)計(jì)，檢索，利用等八項(xiàng)工作。檔案基本上記錄了國家，部門和工作單位的歷史變革，通過檔案工作，我們可以對國家和工作單位的歷史有一個大體的認(rèn)識和了解。通過檔案，也可以充分認(rèn)識到自身工作的不足之處，為以后的工作提供正確的借鑒，所以說是非常有利于一個行業(yè)或者單位的發(fā)展的。新時代背景下的檔案管理不僅要注重科學(xué)合理的原則和方法，同時也要改進(jìn)檔案管理工作的技術(shù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的全面進(jìn)步。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，使其與新時代下社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展模式相適應(yīng)。

1 規(guī)范化檔案管理的作用

如果將一個單位的財(cái)富分為物質(zhì)財(cái)富和精神財(cái)富，那么檔案可以說是一個工作單位或者部門的精神財(cái)富，通過檔案不僅僅可以反映部門和工作單位的發(fā)展歷史，同時也可以為行業(yè)的信息收集和處理提供有力的技術(shù)支撐和信息支持，所以說規(guī)范化檔案管理是非常有必要而且非常有利的。

2 檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問題

2.1 管理理念較為落后

中國的檔案管理起源是比較早的，但是這也導(dǎo)致了檔案管理工作的一個弊端，中國的檔案管理人員的管理觀念相較之西方先進(jìn)國家是比較落后的，大多數(shù)的檔案管理人員都認(rèn)為自己的工作就是負(fù)責(zé)一下信息的管理和整理，沒有認(rèn)識到新時代背景下社會對檔案管理工作的要求，更沒有給予檔案管理工作基本的重視，這種隨波逐流的心態(tài)是非常不利于檔案事業(yè)的發(fā)展的，再加上檔案管理工作人員缺乏當(dāng)代社會最需要的創(chuàng)新心理，這些因素都限制了檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展，所以說，如果想要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，如何實(shí)現(xiàn)管理人員管理觀念的革新是應(yīng)該引起領(lǐng)導(dǎo)階層重視的。

2.2 檔案管理人員素質(zhì)較低

檔案管理工作不僅是一項(xiàng)繁瑣的的工作，同時也是一項(xiàng)較為嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?。大量的文獻(xiàn)資料和信息數(shù)據(jù)需要進(jìn)行整理和分類，這就對檔案管理人員提出了較高的文化素質(zhì)要求。但是當(dāng)今大部分檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)階層對于檔案管理工作也沒有給予基本的重視，錄用年齡較大，素質(zhì)較低的工作人員，另外給予的報(bào)酬也較低，這不僅降低了檔案管理工作的工作效率，同時也大大降低了檔案管理人員的工作積極性。這些情況也導(dǎo)致檔案管理行業(yè)流失了大量的專業(yè)人才，總的來說是非常不利于檔案管理的規(guī)范化發(fā)展的，所以說相關(guān)管理人員必須充分認(rèn)識到檔案管理工作中的這一個短板。

2.3 管理技術(shù)和設(shè)施較為落后

由于得不到領(lǐng)導(dǎo)階層的重視，也導(dǎo)致了管理技術(shù)和設(shè)施的落后。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，如果仍然固守那套陳舊的管理技術(shù)和技術(shù)設(shè)施，那么毋庸置疑是不利于檔案管理行業(yè)的發(fā)展的。另外雖然有些工作單位配備了先進(jìn)的技術(shù)設(shè)施，但是由于管理人員的素質(zhì)較低，無法對技術(shù)設(shè)施進(jìn)行行之有效的利用，導(dǎo)致先進(jìn)的技術(shù)設(shè)施擱置，這些因素都是嚴(yán)重影響檔案管理的規(guī)范化發(fā)展的。

3 如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

3.1 實(shí)現(xiàn)對案卷的普查

實(shí)現(xiàn)對案卷的普查工作，可以說是檔案管理規(guī)范化的首要工作，也是其基礎(chǔ)。多年來，因?yàn)楹芏鄦挝粵]有對案卷實(shí)現(xiàn)較為全面的普查，所以導(dǎo)致案卷混亂等情況的出現(xiàn)，所以說要對這一類無用案卷進(jìn)行系統(tǒng)合理的處理，這樣不僅可以避免案卷重復(fù)的出現(xiàn)，同時也能防止計(jì)算機(jī)在進(jìn)行檔案管理時出現(xiàn)不必要的問題，這些措施可以大大提高檔案管理工作的工作效率。

3.2 提高案卷的質(zhì)量

檔案管理工作人員可以在實(shí)現(xiàn)對案卷普查的基礎(chǔ)上，再對案卷的質(zhì)量進(jìn)行提高。這項(xiàng)工作也是有利于檔案管理的規(guī)范化的。值得注意的是，在案卷的處理過程中，不僅要注意案卷的處理方法，同時也要注意解決案卷立卷過程中的問題，譬如立卷問題，譬如分類裝訂問題，這些都是應(yīng)該引起檔案管理人員的重視的。

3.3 提高管理人員的素質(zhì)

管理人員可以說是檔案管理過程中的主心骨，所以是非常有必要加強(qiáng)這根主心骨的。因?yàn)楣ぷ鞯男枰詸n案管理人員必須要有較高的文化素質(zhì)，一方面是專業(yè)素質(zhì)，另一方面是政治素質(zhì)。而要提高管理人員的這些素質(zhì)并不是一件簡單的事情，首先可以提高檔案管理人員的錄用標(biāo)準(zhǔn)，從源頭提高檔案管理人員的素質(zhì)水平，其次可以對在職檔案管理人員實(shí)施有效的再培訓(xùn)。培訓(xùn)目的不僅僅是為了提高檔案管理人員的專業(yè)文化素養(yǎng)，同時也要提高檔案管理人員的政治文化素養(yǎng)，要制定好合理的培訓(xùn)計(jì)劃，只有這樣才能有效提高檔案管理人員的素質(zhì)水平。

4 結(jié)語

從上述敘述可以看出，檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展對工作單位乃至整個社會都是大有好處的，而且檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜并且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，不僅對技術(shù)設(shè)施，管理人員有著較高的要求，同時也要求領(lǐng)導(dǎo)階層必須給予足夠的重視和扶持力度。只有這些因素兼具的時候，才能為檔案管理的規(guī)范化發(fā)展?fàn)I造出一個良好的發(fā)展環(huán)境?？梢哉f，新時代背景下檔案管理的規(guī)范化發(fā)展任重而道遠(yuǎn)，要想實(shí)現(xiàn)預(yù)期目標(biāo)，還需要很多部門進(jìn)行通力合作，從管理工作人員來說，必須要切實(shí)加強(qiáng)自身的文化素質(zhì)，無論是科學(xué)文化素質(zhì)還是專業(yè)素質(zhì)；從領(lǐng)導(dǎo)階層來說，必須要加強(qiáng)對檔案管理工作的扶持力度，無論是人力資源還是物質(zhì)資源。各部門要攜起手來，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，為社會主義現(xiàn)代化建設(shè)貢獻(xiàn)自己的一份力量。

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