新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理強(qiáng)化措施探討

周傳會(huì)

摘 要：檔案管理部門的支持是事業(yè)單位得以順利發(fā)展的重要前提，由此可見(jiàn)檔案管理工作在事業(yè)單位發(fā)展道路上所起到的重要作用。隨著時(shí)代的變遷，社會(huì)發(fā)展中對(duì)信息的需求量逐漸加大，事業(yè)單位應(yīng)積極建立起完整的檔案管理機(jī)制，引入先進(jìn)的檔案管理理念，提升檔案管理工作人員的專業(yè)檔案管理技術(shù)。本文從事業(yè)單位的檔案管理工作實(shí)際出發(fā)，就新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理的強(qiáng)化措施展開(kāi)探討。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；事業(yè)單位；檔案管理；強(qiáng)化措施

隨著社會(huì)、經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位發(fā)展也隨之迎來(lái)了發(fā)展的新時(shí)期，檔案管理急需進(jìn)行改革，這要求事業(yè)單位檔案管理不僅要做好資料、文件收集，還應(yīng)為事業(yè)單位的發(fā)展規(guī)劃做好指導(dǎo)，對(duì)此，新時(shí)期下事業(yè)單位的檔案管理應(yīng)從設(shè)備、手段、產(chǎn)品以及檔案管理人員的綜合素質(zhì)著手，以實(shí)現(xiàn)新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理水平的全面提升，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

一、創(chuàng)新理念，提升重視程度

新社會(huì)形勢(shì)下，事業(yè)單位要確保檔案管理的高效運(yùn)行，其前提應(yīng)就檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，也就是事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，確保讓每個(gè)員工都能夠?qū)n案管理的重要性形成正確的認(rèn)識(shí)，鼓勵(lì)員工主動(dòng)提出自己對(duì)檔案管理的建議與意見(jiàn)，在提升員工參與度的同時(shí)，也有效激發(fā)了員工的工作積極性與主動(dòng)性。其次，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)提升對(duì)檔案管理的重視程度，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對(duì)每個(gè)員工的作用予以充分認(rèn)識(shí)，針對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異、突出的員工予以嘉獎(jiǎng)以此營(yíng)造良好的工作氛圍，讓每個(gè)員工都能清楚地認(rèn)識(shí)到雖然自己只是平凡的一員，但是也能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案管理的發(fā)展與進(jìn)步貢獻(xiàn)力量，在實(shí)現(xiàn)自身價(jià)值的同時(shí)，為事業(yè)單位的發(fā)展發(fā)光發(fā)熱。最后，事業(yè)單位應(yīng)積極就檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，多借鑒國(guó)際上國(guó)內(nèi)檔案管理成功的案例，并結(jié)合單位實(shí)際進(jìn)行改進(jìn)，創(chuàng)新建檔模式、建立電子檔案等等，有效避免紙質(zhì)檔案破損、不完整。

二、創(chuàng)新機(jī)制，確保檔案安全

新時(shí)期事業(yè)檔案管理制度的提出是確保檔案管理工作是否高效運(yùn)行的重要基礎(chǔ)，這就要求了事業(yè)單位檔案管理機(jī)制的完善與創(chuàng)新應(yīng)以事業(yè)單位特點(diǎn)及實(shí)際為前提。首先，檔案管理制度的完善與創(chuàng)新應(yīng)與國(guó)家法律條文相符合，在廣泛平等的基礎(chǔ)上，確保能對(duì)單位內(nèi)部員工進(jìn)行約束，也能夠?qū)挝活I(lǐng)導(dǎo)予以約束，有效杜絕檔案管理機(jī)制淪為形式。一方面，檔案管理機(jī)制的制定要符合大多數(shù)員工的利益需求，最好是能由員工自由討論制定，另一方面檔案管理機(jī)制還應(yīng)具備有靈活、機(jī)動(dòng)的特點(diǎn)，為機(jī)制的改進(jìn)與創(chuàng)新創(chuàng)造前提。其次，檔案管理機(jī)制的完善與創(chuàng)新，應(yīng)具體到檔案管理的每個(gè)環(huán)節(jié)與每個(gè)分工中，也就是說(shuō)檔案管理的完善與創(chuàng)新應(yīng)包含具體的工作準(zhǔn)則、管理要求、應(yīng)急預(yù)案、人性化的獎(jiǎng)懲措施等，以此促進(jìn)檔案管理人員警惕性的提升，確保檔案的保密與妥善處理，有效降低檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)性[1]。最后，檔案管理制度的完善與創(chuàng)新應(yīng)加大對(duì)信息安全管理制度的建設(shè)，信息時(shí)代下電子文檔極易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的入侵、攻擊，而完善的檔案信息安全制度能對(duì)檔案起到全方位的保護(hù)，比如電子檔案禁止移動(dòng)端對(duì)其進(jìn)行輸入、輸出，禁止使用非規(guī)定的計(jì)算機(jī)訪問(wèn)電子檔案網(wǎng)站等，以多樣化的保護(hù)手段確保檔案信息的安全。

三、強(qiáng)化素質(zhì)，促進(jìn)檔案管理水平的提升

檔案管理相關(guān)人員的工作能力、綜合素質(zhì)直接影響到檔案管理工作的效果、效率，對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)做到以人為本的管理理念，切實(shí)提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。一方面，打造專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。事業(yè)單位在聘用檔案管理人員時(shí)應(yīng)確保檔案管理人員具備有較高的專業(yè)能力，上崗工作前統(tǒng)一組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保其對(duì)單位檔案管理工作有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定開(kāi)展工作。另一方面，強(qiáng)化對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)與職業(yè)道德培養(yǎng)。通過(guò)專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)讓檔案管理工作人員進(jìn)一步理解、深化檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，確保在工作中有效利用檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)。比如，在對(duì)檔案進(jìn)行分類、匯總、整理過(guò)程中都需要對(duì)檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)的有效利用為前提[2]。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德的培養(yǎng)，檔案管理人員不僅要有過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力，還應(yīng)具備有較高的道德情操，能以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度開(kāi)展檔案管理工作。此外，事業(yè)單位在強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)知識(shí)與道德素養(yǎng)的過(guò)程中，還應(yīng)適當(dāng)引入競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，不斷完善檔案管理人員的晉升通道，以此激發(fā)檔案管理人員的工作積極性，從而為事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展、進(jìn)步發(fā)揮正面的積極作用。

總而言之，檔案管理作為事業(yè)單位管理中不可或缺的一部分，占據(jù)著十分重要的地位，對(duì)事業(yè)單位今后發(fā)展有著極大的影響。對(duì)此，事業(yè)單位首先因加大對(duì)檔案管理的重視，針對(duì)檔案管理中存在的問(wèn)題展開(kāi)分析，不斷完善、創(chuàng)新檔案管理制度，組織參加檔案管理相關(guān)培訓(xùn)提升檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)與業(yè)務(wù)能力，積極引入、應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，切實(shí)提升新時(shí)期下事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量與效率。

參考文獻(xiàn)

[1]李海兵，董俊英.淺議行政事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新路徑[J].中國(guó)衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2017，8（02）：13-15.

[2]李玉艷.事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策分析[J].科技資訊，2016，14（12）：76-77.