關(guān)于對(duì)檔案管理工作的思考

摘 要：檔案，是人類文明的載體和結(jié)晶，是社會(huì)活動(dòng)的記錄和物證。它是前人傳給后人的一份寶貴遺產(chǎn)，是歷史留給未來的一筆無價(jià)資源。新的歷史時(shí)期，新的工作需要，如何做好檔案管理工作顯得更加重要。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 教育培訓(xùn)

當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展，檔案管理作為一種知識(shí)管理的方式在社會(huì)發(fā)展中表現(xiàn)出來的重要性越來越明顯。面對(duì)社會(huì)新形勢(shì)的發(fā)展、新時(shí)期檔案工作的需要，怎樣將檔案管理工作做好，促進(jìn)檔案事業(yè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，并以此來指導(dǎo)檔案管理工作。我認(rèn)為應(yīng)從以下幾個(gè)方面抓起：

一、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視

一個(gè)單位的任何一項(xiàng)工作，都必須有領(lǐng)導(dǎo)的重視，才能使這項(xiàng)工作順利開展；領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作的價(jià)值和認(rèn)識(shí)程度，決定著他們對(duì)檔案工作的態(tài)度，從而在很大程度上決定著檔案工作的發(fā)展。因此，把檔案工作列入議事日程，是規(guī)范檔案工作的需要。對(duì)檔案管理人員來說，則應(yīng)該充分發(fā)揮其主觀能動(dòng)性，以自己的實(shí)際行動(dòng)去影響、去爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視。如何發(fā)揮主觀能動(dòng)性，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案人員應(yīng)做到如下幾點(diǎn)：

（一）愛崗敬業(yè)，讓領(lǐng)導(dǎo)肯定自己的工作。領(lǐng)導(dǎo)是否重視檔案工作，很大程度上取決于對(duì)檔案工作人員的工作是否滿意。因此，作為一名檔案工作人員首先要熱愛本職工作，讓領(lǐng)導(dǎo)看到實(shí)實(shí)在在的工作效果。

（二）積極宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。任何工作的成功，都離不開有效的思想教育與輿論引導(dǎo)，檔案管理工作自然也不例外。有些單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不夠，很多都是因?yàn)槿狈n案意識(shí)，認(rèn)為檔案工作在一個(gè)單位可有可無，因此，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)有關(guān)檔案方面的宣傳是十分必要的。檔案管理人員要經(jīng)常向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，多談一些搞好檔案工作對(duì)單位的益處，使領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作。

二、綜合利用各種資源，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案管理面臨著許多亟待解決的問題，諸如檔案數(shù)量越來越多，數(shù)量的龐大給保管和提供利用帶來困難，管理方面手段的落后直接影響檔案的質(zhì)量，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問題。

（一）增強(qiáng)責(zé)任感，提高管理意識(shí)。檔案管理是一門專業(yè)性很強(qiáng)的工作，管理人員既要有高度的工作責(zé)任感，良好的職業(yè)道德，辦事細(xì)心的工作態(tài)度，樂于奉獻(xiàn)的工作精神，又要有扎實(shí)的檔案管理的方法，管理檔案的基本技能。簡(jiǎn)而言之，就是要有“五心”：熱心、細(xì)心、耐心、信心、恒心。因此，檔案管理工作者只有涉獵廣博的專業(yè)知識(shí)，開拓視野，優(yōu)化知識(shí)機(jī)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能做好新時(shí)期的檔案管理工作。

（二）掌握管理技能，提高綜合素質(zhì)。以前，檔案材料的形成從文件的起草、修改、刪減到定稿打印、傳閱、整理、歸檔都是以手工抄寫為主。而電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，這種現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)操作管理技術(shù)，都迫切需要檔案管理工作者去掌握和運(yùn)用。檔案管理數(shù)字化、信息化都是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別是要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息文化的學(xué)習(xí)掌握，努力使自己具備信息知識(shí)和網(wǎng)絡(luò)文化的綜合型檔案管理人才。

（三）利用現(xiàn)有資源，整理檔案。檔案匯集著大量的指示，也記載著豐富的信息，成為一種豐富的信息資源。但檔案的整理工作繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。而利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。因此，要發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少手工操作，提高工作效率。

三、加強(qiáng)教育培訓(xùn)，提高管理人員綜合素質(zhì)

科技發(fā)展，人才為本。做好檔案管理工作，人才同樣是基礎(chǔ)，是關(guān)鍵。當(dāng)前從事檔案管理的人員流動(dòng)性較大，檔案業(yè)務(wù)方面的針對(duì)培訓(xùn)較少，業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平得不到提高，精通檔案工作業(yè)務(wù)、懂計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)操作、熟悉檔案管理工作的復(fù)合型檔案管理人才匱乏，已經(jīng)成為制約檔案管理工作發(fā)展的瓶頸，必須下大力加以解決。為了檔案信息化建設(shè)發(fā)展形勢(shì)，檔案部門要高度重視這方面專業(yè)人才的培養(yǎng)和保留。要采取多種形式，進(jìn)一步提高檔案管理人員的專業(yè)水平和業(yè)務(wù)技能，促進(jìn)檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高。

（一）提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育。發(fā)展繼續(xù)教育需要解決的問題很多。首先，要解決思想認(rèn)識(shí)問題。要充分認(rèn)識(shí)到檔案人員繼續(xù)教育在檔案事業(yè)發(fā)展中的戰(zhàn)略作用和實(shí)際意義，其根本出路在于檔案人員整體素質(zhì)的不斷提高。其次，21世紀(jì)的檔案管理工作者，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，必須真正啟動(dòng)檔案人才工程，培養(yǎng)世紀(jì)人才，將檔案管理工作者的教育培訓(xùn)列入重要的議事日程。

（二）加強(qiáng)制度建設(shè)，建立運(yùn)行機(jī)制。首先，要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計(jì)、考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)制度。其次，要建立繼續(xù)教育的約束和激勵(lì)機(jī)制。約束和激勵(lì)機(jī)制可以促使檔案管理工作者產(chǎn)生緊迫感和危機(jī)感，主動(dòng)地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識(shí)，提高業(yè)務(wù)能力和水平。

（三）開展綜合培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平。應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，按崗位、分層次、多渠道、多形式的進(jìn)行教育培訓(xùn)。要堅(jiān)持“學(xué)用結(jié)合，按需施教，重視實(shí)效”的方針，切實(shí)遵守學(xué)以致用的原則。第一，要給檔案專業(yè)人員提供全面系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)的機(jī)會(huì)，盡快提高其專業(yè)水平。第二，要普及相關(guān)學(xué)科知識(shí)。檔案工作融匯了許多相關(guān)學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)、心理學(xué)、行為學(xué)、公共關(guān)系學(xué)等，檔案工作者的繼續(xù)教育應(yīng)注重對(duì)相關(guān)學(xué)科知識(shí)的補(bǔ)充和更新。第三，要強(qiáng)化現(xiàn)代科技知識(shí)的學(xué)習(xí)?，F(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的廣泛應(yīng)用是檔案工作的特征之一，也是檔案現(xiàn)代化的標(biāo)志之一，檔案工作者應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)、科技軟件等新技術(shù)的學(xué)習(xí)，并靈活運(yùn)用到實(shí)際工作之中。

（四）建立獎(jiǎng)懲機(jī)制，細(xì)化考核監(jiān)督。要進(jìn)一步提高檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，要通過各種形式對(duì)他們進(jìn)行《檔案法》和國(guó)家有關(guān)檔案工作規(guī)定的宣傳教育，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到搞好檔案管理工作是自己應(yīng)盡的法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺性，為提高效率創(chuàng)造條件。把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責(zé)任制，加強(qiáng)對(duì)檔案材料的控制、積累并進(jìn)行檢查考核，做到獎(jiǎng)懲分明。要建立一個(gè)檔案管理組織的領(lǐng)導(dǎo)體系，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、檢查和考核，不斷提高檔案管理工作水平。

四、結(jié)論

隨著信息社會(huì)的到來，現(xiàn)代科技發(fā)展的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的系統(tǒng)檔案管理模式面臨著越來越嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，檔案工作人員應(yīng)積極地將現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法結(jié)合起來，為促進(jìn)檔案事業(yè)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展，使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

張鋼，（1978.11），男，廣東省云浮市人，漢族，學(xué)歷：本科，單位：肇慶市人力資源和社會(huì)保障局 研究方向：科室文件檔案管理